Описание дел. Составление архивной описи

План лекции:

1. Архивная опись как базовый архивный справочник. Этапы описательных работ при составлении описи

2. Описание дел на карточках

3. Оформление описи, формирование описательных статей

4. Создание справочного аппарата описи

5. Переработка и усовершенствование описей

1. Архивная опись как базовый архивный справочник. Этапы описательных работ при составлении описи. Архивные справочники состоят из информации о составе и содержании документов и фондов, их поисковых данных (вторичной информации) созданной путем аналитико-синтетической переработки первичной документной информации в ходе описательных работ. В зависимости от того, какой тип справочника готовится (подокументная опись, опись дел фонда, каталог, путеводитель, указатель и

др.), проводится описание документов (части документа, группы документов, дела, группы дел, фонда, части фонда, группы фондов, всех фондов архива, фондов группы архивов). Однако первым архивным справочником, который составляется при научно-технической обработке и описании неупорядоченной массы документов и дел, является архивная опись дел фонда. С ее помощью и на ее базе в дальнейшем создаются другие типы и виды НСА архива. На основе описей также осуществляется государственный учет документов. Ему подлежат все документы НАФ – как государственной, так и негосударственной его части.

Архивная опись (далее – опись) – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Она представляет собой систематизированный перечень заголовков и других сведений о составе и содержании дел архивного комплекса (архивного фонда, объединенного архивного фонда, коллекции) с самостоятельной порядковойнумерацией.

Таблица 10.3.1. Опись дел фонда Совета Народных Комиссаров КССР,

ЦГА РК (фрагмент)

Порядковый

номер

Делопроизводственный

номер

Заголовок дела Дата начала и

окончания

Кол-во листов

Примечание

423 Протоколы заседаний

СНК КССР

3 ноября 1927 г. –

5 января 1929 г.

818

424 Циркуляры и

распоряжения СНК

КССР

12 января –

23 декабря 1927 г.

135

425 Протоколы заседаний

Комиссии

законодательных

проектов при СНК

КССР

26 января –

20 декабря 1927 г.

120

Согласно «Правил работы архивов государственных органов, иных организаций», описи на дела постоянного хранения, временного свыше 10 лет, по личному составу, дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и др.) составляются в структурных подразделениях госорганов и иных организаций. На этапе хранения документов в архивах госорганов и иных организаций они формируются в сводные и законченные описи. После истечения временных сроков хранения документы с постоянным сроком хранения передаются в государственный архив. При передаче документов вместе с делами передаются три экземпляра описи дел постоянного хранения на бумажном носителе (и ее электронный вариант) и три экземпляра историко-архивной справки к фонду. Один экземпляр описи и историко-архивной справки остается в организации-фондообразователе.

В государственном архиве описи составляются на неописанные документы учреждений, организаций, предприятий, на фонды личного происхождения, а также в процессе переработки и усовершенствования устаревших либо некачественных описей по причине несоответствия их информационного уровня современным запросам пользователей и подходам к описанию.

К каждому фонду государственного архива должно быть создано четыре экземпляра описи: один контрольный и три рабочих, в том числе один рабочий вариант описи на внешнем электронном носителе. Контрольный экземпляр находится в подразделении архива, ведущем централизованный учет; рабочие – в соответствующем хранилище и в читальном зале. Хранение, учет и использование описей дел в электронном виде осуществляются аналогично требованиям к хранению, учету и использованию цифровых копий архивных документов.

Описательные работы и составление описи включают несколько этапов:

1) собственно описание – изучение дел и документов и занесение сведений о них на карточки;

2) систематизация карточек в соответствии со схемой систематизации фонда и их редактирование;

3) оформление архивной описи, включающее оформление собственно описи

(формирование описательных статей и оформление итоговой записи) и создание справочного аппарата описи;

4) завершение оформления обложки дела и присвоение делу постоянного архивного шифра.

В государственном архиве, в случае поступления документов того или иного

фондообразователя в неупорядоченном состоянии описанию предшествуют работы по фондированию, составление схемы систематизации фонда, научно-техническая обработка документов и формирование дел.

2. Описание дел на карточках. Первый этап описания дел (изучение дел и документов и занесение сведений о них на карточки) включает:

1) установление названия структурной части фондообразователя;

2) установление делопроизводственного номера или старого инвентарного номера (индекса дела по номенклатуре);

3) составление заголовка дела;

4) определение крайних дат документов дела;

5) установление количества листов в деле, их нумерация;

6) составление листа-заверителя дела

7) оформление обложки дела с указанием заголовка, крайних дат документов,

количества листов дела, временного рабочего номера дела (наносится простым карандашом).

Все эти сведения заносятся в карточку. Каждая карточка получает порядковый номер, который выносится карандашом на обложку дела и становится его временным рабочим номером до окончания описания всех дел фонда либо той его части, на которую составляется опись. Постоянный архивный шифр на обложке дела проставляется только после утверждения описи.

На последующем этапе карточки систематизируются и редактируются. Систематизация карточек с описанием дел осуществляется на основании схемы систематизации фонда, в соответствии с которой в описи выделяются разделы и подразделы. В зависимости от схемы систематизации, объема и завершенности комплектования фонда на дела одного фонда составляются одна или несколько описей.

3. Оформление описи, формирование описательных статей. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, заверительной надписи и справочного аппарата к описи. На данном этапе оформления описи из данных о деле, занесенных в карточки формируются описательные статьи. Описательная статья описи – это совокупность сведений о деле (единице хранения), включающая следующие элементы:

1) порядковый номер;

2) делопроизводственный индекс дела или номер по старой описи;

3) заголовок дела и указание на подлинность, способ воспроизведения, степень полноты документов и внешние особенности дела;

4) дата (крайние даты) дела (число, месяц, год);

5) количество листов в деле.

Данный набор элементов описательной статьи имеет место в описи дел

постоянного хранения фондов учреждений, организаций, предприятий, составляемой в государственном архиве. В описи дел личного происхождения состав сведений несколько отличается: отсутствуют сведения о индексе дела; вместе с заголовком дела указывается название раздела описи; дополнительно указывается количество документов в деле. В каждом из вариантов описи в состав описательной статьи входит графа «Примечание».

При составлении заголовков для повышения их информационного уровня применяется аннотирование документов. Аннотация к заголовку дела является краткой характеристикой отдельных документов, группы документов дела. Аннотируются представляющие интерес для пользователей уникальные, особо ценные и иные документы, наличие которых в деле не может быть определено по его заголовку.

Аннотация пишется после заголовка с новой строки с указанием номеров листов аннотируемых документов.

В графе «Примечание» описи приводятся сведения о выбытии дел, наличии

уникальных, особо ценных документов, их репрографировании, наличии фонда пользования.

Завершает оформление собственно описи итоговая запись, которая включает

информацию о количестве дел, внесенных в опись, что обеспечивает контроль за сохранностью документов. Итоговая запись дается в конце описи. В ней указываются цифрами и прописью количество и номера дел, внесенных в опись, фиксируется наличие литерных дел и пропущенных номеров, должность и фамилия составителя, а также заведующего архивохранилищем (отделом), дата, например:

В опись внесено 809 (восемьсот девять) дел с № 1 по № 807, в том числе

Литерные номера 180а, 338а, 563а;

пропущено 761.

Опись составила

Заведующая хранилищем Подпись

Заведующая отделом обеспечения

сохранности Подпись

12.04.1986 г.

4. Создание справочного аппарата описи. После оформления собственно описи составляется справочный аппарат, в который входят: титульный лист; оглавление (содержание), если опись имеет разделы; историко-архивная справка; список сокращений; переводные таблицы шифров (в случае переработки описи); указатели.

Титульный лист оформляется к каждой описи. На нем помещаются:

1) полное наименование архива;

2) название фонда;

3) номер фонда;

4) номер описи;

5) название описи;

6) крайние даты документов, внесенных в опись.

Обязательным является проставление на титульном листе описи ее порядкового номера по реестру описей при взятии описи на учет, а также отметок об утверждении описи ЭПК структурного подразделения по архивам и документации областного исполнительного комитета или ЭМК республиканского архива.

Оглавление (содержание) помещается в описи после титульного листа. В оглавлении к описи перечисляются: названия разделов и подразделов, элементы справочного аппарата с указанием соответствующих листов описи. При построении описи по структурно-хронологическому принципу ее разделами являются названия структурных частей и годы в пределах каждой структурной части. При хронологически-структурном принципе построения описи в оглавлении вначале дается год, затем – названия структурных частей в пределах каждого года. В описях, построенных по хронологическому принципу, в оглавлении указываются только годы.

К небольшим по объему описям оглавления не составляются, так как пользование ими без такового не затруднено.

Историко-архивная справка составляется на каждую организацию, документы которой передаются на постоянное хранение и состоит из истории организации-фондообразователя и ее фонда, характеристики описей (фонда), информации о составе и полноте документов, особенностях их группировки, состоянии дел, составе справочного аппарата к описи и порядке пользования им.

До конца 1990-х гг. аналогом историко-архивной справки выступали: 1) историческая справка учреждения-фондообразователя, которая составлялась отдельно при описании как самостоятельный вид научно-справочного аппарата и хранилась в составе дела фонда; 2) предисловие к описи (фонды первой и второй категории), как вариант исторической справки, кратко освещающий историю фондообразователя и фонда, и более подробно – состав конкретной описи. В отличие от историко-архивной справки данные

документы были более информативны. История организации-фондообразователя в историко-архивной справке представляет собой краткое изложение сведений об исторических условиях, в которых возникла и действовала организация-фондообразователь, о дате создания (со ссылкой на

соответствующие нормативные документы) и подчиненности организации-

фондообразователя, ее структуре, функциях и направлениях деятельности, о дате ликвидации или реорганизации фондообразователя (со ссылкой на соответствующие нормативные документы) с указанием наименования организации, унаследовавшей его функции.

История фонда и характеристика его состояния включают в себя сведения о

времени поступления дел в архив, полноте документов в описи; о наличии дел, выходящих за хронологические границы фонда или относящихся к профилю данного фонда в составе других фондов, с указанием их названий и номеров; о проведенных в архиве описании документов, переработке или усовершенствовании описей с указанием причин, вызвавших необходимость этих работ.

В краткой аннотации состава и содержания дел в описи указываются наиболее типичные группы дел по их содержанию, видам и разновидностям документов.

В историко-архивной справке должны быть отмечены приемы раскрытия содержания документов, принципы формирования дел и построения описи, особенности описания и оформления дел.

Историко-архивная справка к фонду подписывается составителем и помещается в начале описи после оглавления (содержания). В случае выявления дополнительных данных по истории организации-фондообразователя или по истории фонда в историко-архивную справку вносятся дополнения (изменения) или она пересоставляется. На каждое последующее поступление документов фонда составляется продолжение к историко-архивной справке.

Список сокращений представляет собой перечень сокращенных понятий и названий, применяемых в тексте описи. Он не выполняет самостоятельной информационной функции. Его основное назначение – уменьшить объем и

унифицировать приемы описания текста описи. В список не включаются общепринятые сокращения слов, хорошо известные сокращенные наименования организаций, например: «г.» – год, «р.» – река, «ЦК» – Центральный комитет. Слова в списке располагаются в алфавитном порядке. Слева помещаются сокращения, затем через тире следует их полное

написание, например:

РК – республиканский комитет

Наркомат – Народный комиссариат

Облисполком – Исполнительный комитет областного Совета

Список сокращений помещается в описи после историко-архивной справки. Переводные таблицы шифров составляются в государственных архивах в случаях переработки описей, которая включает пересистематизацию и перешифровку дел. Готовятся они в виде вертикальных колонок цифр, где слева помещаются старые порядковые номера дел, справа – соответствующие им новые. Если новая опись включает в себя дела нескольких переработанных описей, то в переводную таблицу включаются не только номера дел, но и описей, например:

Оп. 1;

д. 1 – оп. 1, д. 4;

д. 2 – оп. 2, д. 6;

д. 3 – оп. 1, д. 4а;

д. 4 – оп. 1, д. 12

Если в новую опись включены дела из других фондов, то в переводной таблице первыми помещаются номера дел основного фонда, а вслед за ними (по порядку номеров) – других фондообразователей.

Переводная таблица может составляться:

ко всем описям фонда, если его материалы были пересистематизированы и количество описей изменилось;

к каждой описи, когда пересистематизация проводилась внутри одной описи.

Единая переводная таблица ко всем описям фонда переплетается в один том и помещается вслед за последней описью фонда. Переводные таблицы, составленные к каждой описи, прилагаются (или подшиваются) к этим описям. К описям фондов первой и второй категорий для ускорения поиска информации как правило, готовятся указатели.

После снабжения описи справочным аппаратом все ее составные части сшиваются.

По завершении описания неописанных документов составляется акт, утверждаемый директором архива и служащий основанием для внесения необходимых изменений в учетную документацию. Составленные в результате описания документов или переработанные описи рассматриваются на ЦЭПК республиканского архива или ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного

комитета. В качестве завершающего этапа описательных работ и оформления описи после ее утверждения оформляются обложки дел описи. На обложки указываются заголовки дел, крайние даты и количество листов (окончательный вариант). Делам присваивается постоянный архивный шифр, состоящий из сокращенного названия архива, номеров фонда, описи и дела. Архивные шифры на обложках проставляются специальным штампом. При горизонтальном способе хранения документов шифр проставляется на лицевой стороне обложки в нижнем левом и в верхнем правом углах, при этом верхняя часть обоих изображений шифра должна быть обращена к середине обложки. При вертикальном способе хранения шифр дела проставляется на корешке обложки, если корешок достаточно широк, и в нижнем левом углу лицевой стороны обложки; на ценных или художественных переплетах дел шифр проставляется на обороте переплета; на темных переплетах для проставления шифра делаются наклейки из светлой бумаги.

5. Переработка и усовершенствование описей. Для устранения недостатков некачественных описей, при работах по оптимизации состава фонда (фондов), с целью повышения информационного уровня описей в государственных архивах проводятся их переработка и усовершенствование. Переработка описи представляет собой составление новой описи взамен старой, не отвечающей необходимым требованиям в качестве поискового и учетного документа. Переработка описей включает в себя: изучение дел в ходе проведения экспертизы их ценности; уточнение фондовой принадлежности дел; составление или редактирование заголовков дел; определение или уточнение датировки дел; систематизацию дел по вновь разработанной схеме.

Усовершенствование описей представляет собой комплекс работ, направленных на повышение их информационно-поискового уровня. Усовершенствование описей включает проверку правильности фондирования, пересоставление и редактирование заголовков, (Поскольку указатели выступают также в качестве самостоятельного типа НСА порядок их составления описан отдельно, см. ниже лекцию 10.6.) составление необходимого справочного аппарата к описи, оформление и перепечатку описей. По завершении переработки описей составляется акт, утверждаемый директором архива и служащий основанием для внесения необходимых изменений в учетную документацию. Составленные в результате переработки описи рассматриваются на ЦЭПК республиканского архива или ЭПК структурного подразделения по архивам и документации  областного исполнительного комитета.

Вопросы и задания для самоконтроля:

1. Что представляет собой архивная опись, какие функции она выполняет и когда составляется?

2. Назовите основные этапы описательных работ и составления описи.

3. Какие сведения о деле заносятся на карточки?

4. Что такое «описательная статья описи», из каких элементов она состоит?

5. Чем отличаются описательные статьи описей дел учреждений от описей дел личного происхождения?

6. Какую функцию в описи выполняет итоговая запись и каков порядок ее оформления?

7. Что входит в состав справочного аппарата описи?

8. Какие сведения помещаются на титульном листе описи?

9. Какие функции выполняет историко-архивная справка в описи, какие сведения она содержит и как оформляется?

10. Что такое переводные таблицы шифров, как они оформляются?

11. В каком порядке утверждаются новые либо переработанные описи дел и что происходит на завершительном этапе описания дел?

12. Что включает в себя переработка и усовершенствование описей?

Архивные каталоги

План лекции:

1. Определение, виды и разновидности каталогов

2. Каталогизация архивных документов