Организационные документы архива. Работа с кадрами

План лекции:

1. Понятие «управление архивом»

2. Правовая база работы архива

3. Планирование и отчетность в архиве

4. Распределение должностных обязанностей и разработка должностных инструкций

5. Подготовка специалистов

1. Понятие «управление архивом». Архивы различных видов, на сегодняшний день являются учреждениями осуществляющими прием, кратковременное или долговременное хранение и использование документов в интересах пользователей. В его основные задачи входит: комплектование документами; обеспечение сохранности и учет документов; информационное обеспечение общества необходимыми данными; проведение научной, исследовательской и методической работы в области архивного дела, архивоведения, документоведения, археографии и других специальных исторических дисциплин.

Управление архивом как и управление в целом направлено на изменение состояния объекта управления – переведение его с первоначальной формы существования в заданную, в соответствии с целью управления. Для эффективной деятельности архивов в современных условиях необходимо использование современных методов и технологий управления, т. наз. архивного менеджмента. Под управлением архивом понимается организация деятельности по выполнению работниками задач и функций архива.

Основными функциональными областями управления архивами на сегодняшний день являются:

1) структурная организация архива как учреждения с целью выполнения поставленных задач на основе нормативных документов;

2) прогнозирование работы, которое выявляется в планирования и отчетности архивов;

3) научная и методическая работа, инновационная деятельность;

4) работа с персоналом в архивах, решение кадровых вопросов, подготовка

специалистов;

5) маркетинг – изучение уровня спроса на услуги, что исполняются архивом;

6) пропагандирование деятельности архивов, связь с общественностью (т. наз. «паблик рилэйшэнс»).

2. Правовая база работы архива. Работа архива обеспечивается созданием локальных нормативных правовых актов (организационных документов архива) к которым относятся:

положение об архиве (или устав архива). Определяет его юридический статус (юридическое лицо или структурное подразделение, вид архива (государственный – республиканский, областной, территориальный; архив организации или пр.), профиль комплектования (источники комплектования, состав документов, которые принимаются на хранение), задачи, функции архива как учреждения или структурного подразделения, права и обязанности, организационные основы деятельности;

положения о структурных подразделениях – определяет задачи, функции права и организацию деятельности структурных подразделений архива;

положения о временно действующих совещательных органах (дирекции,

экспертной комиссии, научного совета и др.);

штатное расписание – содержит перечень служебных должностей учреждения с определением размеров зарплаты;

смета расходов на год;

должностные инструкции – определяют обязанности, права и ответственность сотрудников архива, составляются на все должности, которые существуют в архиве, включая обслуживающий персонал, для директора и заместителя директора не составляются.

Все организационные документы за исключением положения подписываются

руководителем архива. Положение утверждается органом руководящим архивным делом, государственным архивом или вышестоящей организацией.

Структура архива разрабатывается на базе типовой структуры архивных учреждений с учетом профиля архива и состава документов. Как правило, в архивах отделы создаются в соответствии с направлениями работы: обеспечения сохранности документов и фондов; создания информационно-поисковых систем; комплектования; использования и др. Возглавляет архив и управляет его деятельностью директор или заведующий. Он несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач, распределяет обязанности между заместителями. В архиве на правах совещательного органа создается дирекция для коллегиального обсуждения основных вопросов деятельности. Положение о дирекции и ее состав утверждаются директором.

Решения дирекции вводятся в действие приказами директора архива.

В архиве на правах научно-совещательных органов с приглашением представителей других организаций и научной общественности могут создаваться:

ученый совет для коллегиального рассмотрения вопросов научно-

исследовательской и публикационной работы, положение о научном совете и его состав утверждаются директором архива;

экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) для рассмотрения вопросов

экспертизы ценности документов, проведения оценки стоимости материальных историко-культурных ценностей, которые попадают на хранение в архив, научно-методического обеспечения деятельности архива, положение о ЭПК и ее состав утверждаются директором архива, решения ЭПК вступают в силу после утверждения директорам архива протокола заседания комиссии;

комиссия по рассекречиванию архивных документов для рассекречивания и отмены ограничений на использование документов архива в соответствия с законодательством Республики Казахстан, положение о комиссии по рассекречиванию архивных документов и ее состав утверждаются директором архива, решения комиссии вступают в силу после утверждения директорам архива протокола заседания комиссии по рассекречиванию архивных документов.

Могут создаваться другие научно-совещательные органы.

3. Планирование и отчетность в архиве. Работа архивов, особенно государственных, как правило, строится на плановой основе. Разработка годовых планов осуществляется в соответствия с указаниями руководящими органами с учетом задач архивов в указанный период. Планирование работы архива осуществляется архивом самостоятельно на основе анализа итогов деятельности, перспективных планов развития архивного дела (программа «Архивы Казахстана» на 2001–2005 гг.), указаний и рекомендаций руководящих органов. Работу по планированию и контроль за выполнением плановых заданий, подготовке отчетных документов организует руководитель архива или его заместитель.

План работы архива составляется на год. При этом определяются приоритетные направления, виды работ, их объем и исполнители, учитываются штатные, финансовые и материально-технические возможности, решаются вопросы координации деятельности структурных подразделений архива. План работы архива на год складывается с разделов, которые соответствуют направлениям работы архива, и включает названия и виды работ, выполнение которых контролируется вышестоящим органом управления по архивам и документации. К плану разрабатывается пояснительная записка, в которой обосновываются и конкретизируются виды и объем планируемых работ, определяется их окончательный итог, показываются основные организационно-методические мероприятия, сроки и исполнители. Складывается также расчетная часть, в которой на основе планового штатного количества архива и норм времени делается расчет бюджета рабочего времени, необходимого для выполнения определенных работ, предусматривается также резерв времени на выполнение внеплановых заданий. План работы архива на год включает дополнения: планы организационных мероприятий, научно-исследовательской работы, занятий по повышению квалификации работников.

План работы архива на год рассматривается на заседания дирекции и утверждается вышестоящим органом управления по архивам и делопроизводству. План работы структурного подразделения архива включает профильные показатели плана работы архива на год, а также виды и объем работ. План работы структурного подразделения утверждается руководителем архива. Индивидуальный план сотрудника архива составляется на основе плана работы структурного подразделения и утверждается руководителем структурного подразделения.

Отчет о выполнении плана работы архива за год (полугодие, квартал) составляется по схеме плана работы архива на год. К отчетам прилагаются пояснительная записка, приложения и дополнения. Органами управления по архивам и документации устанавливаются порядок, сроки предоставления и состав дополнений, и отчеты о работе архива за соответствующий период. Отчеты о выполнении плана работы структурного подразделения, индивидуального плана сотрудников складываются по форме плана работы структурного подразделения на год и индивидуального плана сотрудников в

сроки, устанавливаемые директорам архива.

4. Распределение должностных обязанностей и подготовка должностных

инструкций. Категории управленческого персонала и его служебный состав нормативно закреплены классификацией, представленной в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих», «Должности служащих для всех отраслей экономики». КСД – это нормативный документ предназначенный для рационального разделения работы между руководителями, специалистами и техническими исполнителями, обеспечения единства при определении их служебных обязанностей. КСД употребляется в организациях независимо от их организационно-правовых форм в целях:

1) определения наименования должности служащего и его рабочих функций;

2) решения вопросов тарификации и оплаты работы;

3) решения вопросов подготовки и повышения квалификации;

4) аттестации служащих и присвоение им квалификационных категорий;

5) разработки служебных инструкций, регламентирующих правовое положение гослужащих.

В соответствии с представленным в справочнике делением специалисты – это

лица, которые обладают специальными знаниями, навыками, опытом работы в определенной отрасли экономики, которые получили специальность по высшему (специалисты высшего звена) или среднему специальному (специалисты среднего звена) образованию, подтвержденному присвоением определенной квалификации.

Наименования должностей специалистов классифицируются в зависимости характера исполняемых ими функций или сферы деятельности. Другие служащие (технические исполнители) – лица, которые исполняют регламентированные и методически проработанные, повторяющиеся работы. Требования к квалификации – профессионально-техническое или общее среднее образование, при этом требования к стажу работы не предъявляются. Руководители – это лица, которые в рамках установленных полномочий организуют, направляют, контролируют, координируют деятельность исполнителей.

Наименования должности руководителя классифицируются в зависимости от объекта руководства: организации или структурного подразделения.

Необходимо отличать понятие должность от понятия специальность: должность – служебное положение сотрудника, обусловленное кругом его обязанностей, служебными правами и характерам ответственности. Специальность – вид профессиональной деятельности, требующий определенных знаний, навыков и компетенции, приобретаемых путем обучения и практического опыта. Должности и специальности могут совпадать.

Одним из существенных критериев общей оценки эффективности работы сотрудника тоже является должностная инструкция (правовой акт, который издается организацией с целью определения служебного статуса сотрудника, закрепляет его обязанности, устанавливает ответственность, регламентирует организационно-правовые нормы). С другой стороны должностная инструкция – это нормативная основа употребления к сотруднику мер воздействия. При разработке должностных инструкций на всех сотрудников архива (согласно штатному расписанию) необходимо обеспечить единообразный подход к их структуре на основе КСД. Допускается внесение

оригинальных элементов, когда это требует специфика исполняемых сотрудником функций. При составлении должностных инструкций необходимо учитывать иерархический уровень управления и ведомственную подчиненность. Основой инструкции может служить личностная спецификация должности, в которой излагаются требования к сотруднику, его знаниям, опыту, навыкам. Требования складываются после анализа процедур и операций, которые исполняются на данной должности.

В государственных архивах существуют должности ведущих научных сотрудников, ведущих архивистов, главных архивистов (специалисты с высшим образованием), архивистов 1-ой и 2-ой категории (технические исполнители без высшего образования и требований к опыту работы).

5. Подготовка специалистов. Подготовка специалистов в области архивного дела в Казахстане до 1990-х гг. производилась на общесоюзном уровне в Московском государственном историко-архивном институте. Она тесно связана с подготовкой специалистов в области документоведения. С обретением независимости подготовка специалистов с высшим образованием в архивной и документоведческой сфере стала осуществляется на историческом факультете Казахского национального университета по двум специальностям с 2010 г.  По специальностям выпускникам присваивается квалификация историк-архивист, преподаватель истории; документовед, организатор документационного обеспечения управления; документовед, организатор информационного обеспечения управления; документовед, специалист по защите информации.

Вопросы и задания для самоконтроля:

1. Охарактеризуйте сущность понятия «архивный менеджмент».

2. Назовите основные организационные документы необходимые для работы архивов.

3. Каким образом осуществляется планирование работы архивов?

4. Каким образом производится отчетность по результатам работы архивов?

5. Назовите основной нормативный документ в соответствии с которым происходит распределение обязанностей между сотрудниками архива.

6. Охарактеризуйте отличие в требованиях, предъявляемых к различным категориям служащих?

7. Где осуществляется подготовка специалистов в области архивного дела и

делопроизводства?