Ведение каталога. Учет работ по каталогизации и использованию каталогов

1. Определение, виды и разновидности каталогов. Среди архивных справочников каталоги занимают одно из ведущих мест. Они являются подсистемой НСА, выполняющей информационно-поисковую функцию и позволяющей в наиболее доступной и удобной форме раскрывать содержание документов. Каталоги дают возможность собрать в одном месте сведения по одному и тому же лицу, учреждению или вопросу, находящиеся в документах различных фондов, и тем самым облегчают работу, как исследователей, так и сотрудников архивов.

Архивный каталог – межфондовый архивный справочник (как правило, карточный), в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по темам (предметам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.

В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на:

1) систематические;

2) тематические, их разновидности:

по истории учреждений,

по истории административно-территориального деления;

3) предметные, их разновидности:

именной,

географический,

объектный.

Каталоги могут быть внутриархивными и (или) межархивными. Объектом описания в каталоге может выступать документ (часть документа, группа документов), опись (группа описей), фонд (группа фондов), содержащие информацию по определенной теме (вопросу).

Совокупность различных каталогов образует систему каталогов архива. Ее основу составляют систематический и именной каталоги.

В настоящее время в большинстве казахстанских государственных архивов созданы систематические и именные, в некоторых имеются предметные, географические и другие каталоги. При определении их состава архивисты исходят из профиля архива, его статуса, структуры, состава и содержания его фондов, степени их разработанности, интенсивности и задач использования документов, наличия других архивных справочников и их качества, материально-технических возможностей архивного учреждения. В ЦГА РК, например, имеются систематический и именной каталоги, а также предметно-тематический каталог на документы периода Великой Отечественной войны и картотека участников войны.

Систематический каталог занимает ведущее место среди каталогов архива.

Систематический каталог – это каталог, в котором документная информация систематизирована по отраслям знаний и направлениям деятельности общества и располагается в логической последовательности. В нем содержатся сведения по конкретным вопросам, отражаются связи между событиями и явлениями. К систематическому каталогу или его подразделам могут быть составлены предметный, географический и именной указатели. Систематические каталоги организуются на основании схемы единой классификации документной информации в систематических каталогах архивов. В казахстанских архивах систематические каталоги построены преимущественно по «Схеме единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР» (XVIII – начало XX в.) (М., 1983 г.) и «Схеме единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР» (советский период) (2-е издание. М., 1978). В основе схем лежит сочетание двух способов раскрытия явлений действительности – логического и исторического. Все общие понятия, образующие структуру схем, организованы в основном по логическому принципу: применяется деление от общего к частному и от высшего к низшему. Схемы единой классификации состоят из главных, основных таблиц и таблиц общих определителей. Главные таблицы – стержень структур схем, концентрированно раскрывают всю совокупность понятий о содержании поисковых систем.

Так, например, в «Схеме... (XVIII – начало XX в.)» выделены следующие отделы:

1) Б/З Государственная власть. Государственное управление. Самоуправление. Охрана существующего строя;

2) И – Общественно-политическое движение. Революционная борьба;

3) К – Природные условия;

4) Л/Т – Экономическое развитие;

5) У/Н – Культура. Наука. Быт. Религия.

Схема советского периода также состоит из пяти отделов:

1) А – Великая Октябрьская социалистическая революция. Установление и упрочнение Советской власти;

2) Б/З – Государственное строительство. Государственная власть. Охрана государственности;

3) И/К – Общественно-политическая жизнь. Общественно-политическое движение;

4) Л/Т – Народное хозяйство;

5) У/Н – Культура. Наука. Здравоохранение.

Существенным недостатком разработанных специалистами ВНИИДАД и Главархива СССР классификационных схем является то, что в них в недостаточной степени отражены исторические события, происходившие в стране, и особенности развития союзных республик. Поэтому в отечественных архивах вошло в практику составление дополнений к отдельным разделам общепринятых схем с учетом информации, накопленной в систематических каталогах.

В тематическом каталоге документная информация по теме группируется по

подтемам, рубрикам и подрубрикам в логической последовательности. Самостоятельный тематический каталог создается в архиве в том случае, когда группировка информации в нем ведется по признаку, отсутствующему в систематическом каталоге.

В каталоге по истории учреждений (разновидности тематического) документная информация классифицируется по отраслям, затем – по подведомственности, а далее – по типам организаций в алфавитном порядке.

В каталоге по истории административно-территориального деления (разновидности тематического) документная информация классифицируется по видам административно-территориальных единиц в алфавитном порядке.

В предметном каталоге документная информация классифицируется в алфавитном порядке предметных понятий (фактов, событий, географических названий) и лиц. Дальнейшая систематизация проводится в логической или хронологической последовательности. Разновидностями предметного каталога являются именной, географический, объектный каталоги.

В именном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация внутри разделов и подразделов осуществляется по алфавитному, хронологическому или жанровому признакам.

В географическом каталоге документная информация классифицируется по алфавиту географических и топографических названий. Основой классификации может являться административно-территориальное деление. Дальнейшая систематизация осуществляется по хронологическому или тематическому признаку.

2. Каталогизация архивных документов. В государственных архивах постоянно ведется работа по пополнению каталогов новой документной информацией.

Каталогизация архивных документов – это комплекс работ по созданию архивных каталогов, включающий разработку схем классификации, выявление и отбор документов для тематической разработки, описание их на специальных карточках, редактирование, индексирование, систематизацию и включение их в каталог, оформление и ведение каталогов. В архивах республики каталогизация проводиться как самостоятельный вид работы (тематическая разработка, целевая каталогизация) и при проведении других работ, связанных с выявлением и описанием документов, например, в процессе исполнения тематических запросов, подготовки документальных публикаций, путеводителей, усовершенствования описей и т.д. (попутная каталогизация).

В основу методики каталогизации положен дифференцированный подход, который проявляется в порядке отбора документов и методах их описания. Очередность тематической разработки фондов определяется их категорийностью, перспективами и интенсивностью использования документов, состоянием научно-справочного аппарата архива и задачами, которые он решает в данный момент. В первую очередь каталогизируются фонды первой и второй категорий.

В некоторых архивах практикуется комплексная каталогизация фондов одной

системы учреждений, иногда разных категорий. Так, в областных архивах после тематической разработки документов фондов облисполкомов начали работу с фондами райисполкомов. В госархиве комплексно каталогизировались фонды областного и районных финансовых отделов, областного управления и районных отделов сельского хозяйства. Такой метод позволяет взять на учет наиболее ценный массив информации по данной отрасли при меньших затратах времени и сокращении дублетности.

Одним из этапов каталогизации является разработка схемы классификации. Важнейший вклад в вопросы создания классификационных схем архивных каталогов был сделан советским архивоведом К.И. Рудельсон. Классификационная схема раскрывает внутреннюю связь между явлениями. Связь выражается в структуре классификационной схемы последовательностью расположения классов, разделов, подразделов, тем рубрик и подрубрик.

Рубрика объединяет группу конкретных родственных описательных статей, в ней указываются: название вопроса, предмета, фамилия лица, о котором имеются сведения.

Подрубрика – отражает характер события, действия, относящегося к вопросу, дает возможность показать наиболее близкие, непосредственные связи предмета.

Рубрика и подрубрики отражают конкретные данные документа. Степень детализации зависит: от задач классификации; от объема и разнообразия информации; от вида каталога (в предметном – рубрика является высшим делением; тематический включает темы и подтемы).

При подготовке к каталогизации проводится анализ дел с точки зрения целесообразности их разработки и определения методов описания. Например, в ЦГА РК  еще до начала тематической разработки фонда Наркомата рабоче-крестьянской инспекции КССР было решено не описывать авансовые отчеты инспекторов, акты инвентаризации, сведения о высылке форм, бланков статотчетности и др.

Применяются три способа описания документов на карточках:

1) подокументный;

2) поединичный;

3) групповой.

Подокументно описываются дела, содержащие многоаспектную информацию и освещающие несколько вопросов. Каждый документ или его часть заносится на отдельную карточку.

Поединичный способ описания применяется при каталогизации дел, сформированных по одному вопросу. Все дело заносится на одну карточку, например:

Статистический отчет Министерства культуры КССР о количестве спектаклей и репертуаре театров и музыкальных учреждений за 1961 г.

Групповым способом описываются однотипные дела или группа документов

одного дела по одному вопросу (предмету). На них составляется одна карточка. Например, в госархиве Алматинской области таким образом разработаны планы развития сельского хозяйства области за послевоенный период.

В каталог включаются сведения, содержащие информацию о деятельности лица, сущности событий и фактов, отраженных в документах, раскрывающие закономерности их развития, показывающие характерные особенности их проявления. Отобранные сведения описываются на каталожных карточках, для автоматизированных каталогов – в описательных статьях. Для автоматизированных каталогов отобранные сведения вводятся в описательные статьи согласно формам соответствующего программного модуля автоматизированной информационной системы.

Различают две формы каталожных карточек:

(См.: Рудельсон К.И., Сесина Л.И. Классификационные схемы каталогов документальных материалов и методика их составления / под ред. К.Г. Митяева, М. 1961, 56 с.)

1) именная;

2) тематическая.

Обе карточки – двухсторонние. В именной каталожной карточке содержаться

следующие графы: лицевая сторона – название архива, фамилия, имя, отчество, дата события, место события, содержание; оборотная сторона – название фонда, поисковые данные (номера фонда, описи, единицы хранения и листов), язык документа, способ воспроизведения, данные о составителе карточки (наименование должности, подпись, расшифровка подписи), дата составления карточки.

На тематической каталожной карточке имеются графы: лицевая сторона – название архива, дата события, место события, индекс, рубрика, подрубрика, содержание; оборотная сторона – название фонда, поисковые данные (номера фонда, описи, единицы хранения и листов), язык документа, способ воспроизведения, данные о составителе карточки (наименование должности, подпись, расшифровка подписи).

Для систематического и предметного каталогов основой при описании является вопрос или тема, предмет (графа «Содержание» каталожной карточки). В графе «Содержание» кратко излагается суть вопроса, вид документа, автор, адресат, дата, делается оговорка о подлинности документа.

После заполнения графы «Содержание» выносится информация в графы «Дата события» и «Место события». В графе «Дата события» каталожной карточки даты приводятся полностью в цифровом обозначении, например:

10.09.1772.

17.05.1999.

В графе «Место события» название местности или населенного пункта, в котором происходили события, изложенные в документе, приводится в соответствии с административно-территориальным делением того времени, от мелкого к крупному, например:

с. Талды  Лепсинского у. Джетысуйской губернии

Графа «Язык документа» каталожной карточки заполняется, если документ написан на языке, не являющемся государственным.

Графа «Способ воспроизведения документа» каталожной карточки заполняется, если способ воспроизведения является необычным для документов данного периода или имеет значение для их характеристики.

Затем заполняются графы «Поисковые данные», указываются фамилия составителя и дата составления карточки.

Готовые тематические каталожные карточки систематического или тематического каталога индексируются. Индексирование представляет собой процесс выбора или составления индекса (индексов) в соответствии со схемой классификации и отнесение его к информации каталожной карточки. Индексирование осуществляется на основе анализа содержания каталожной карточки и отнесения ее к определенному структурному подразделению схемы классификации.

В отличие от тематических карточек систематического и тематического видов каталогов порядок составления именных каталожных карточек, а также в целом предметных каталогов несколько отличается. В предметном каталоге и его разновидностях карточки не индексируются, а располагаются в алфавитном порядке.

Именной каталог – разновидность предметного каталога, содержащего информацию о лицах, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Каждый архив, исходя из состава хранящихся документов, определяет список лиц, информация о которых включается в каталог. Так, в именном каталоге ЦГА РК содержится информация о видных государственных, партийных и общественных деятелях республики, наркомах и министрах, их заместителях, депутатах ЦИК и Верховного Совета КССР, писателях, ученых и т.д. Для него отбираются сведения биографического характера (автобиографии, биографии, характеристики, анкеты и др.), материалы о производственной, творческой и общественной деятельности, автографы выдающихся деятелей и т.д.

Карточки для именного каталога составляются аналогично тематическим каталожным карточкам систематического или тематического каталога, только основу информации в них составляют фамилии, например:

Дело об аресте ……… за революционную агитацию среди крестьян.

В именном каталоге карточки систематизируются строго по алфавиту фамилий, имен и отчеств.

Заполненные тематические или именные каталожные карточки редактируются и систематизируются по индексам и рубрикам либо по алфавиту и размещаются в каталоге.

Для связи каталожных карточек с другими разделами каталога или с другими архивными справочниками применяется система отсылок, которая включает: полную отсылку (от понятия без индекса к понятию с индексом), частичную отсылку (дополняющую) для связи двух или нескольких родственных понятий. В отсылочных карточках графы «Рубрика» и «Подрубрика» заполняются в обычном порядке, а в графе «Содержание» указывается «см. также ___», даются индексы названий соответствующих подразделов каталога или других архивных справочников, к которым дается отсылка.

3. Ведение каталога. Учет работ по каталогизации и использованию каталогов. После создания каталога работа над данным типом НСА не заканчивается.

Каталогизация архивных документов – это совокупность работ по созданию и ведению каталогов. Ведение каталога представляет собой комплекс работ, обеспечивающий его функционирование и включающий научно-методическое обеспечение работы, индексирование, систематизацию каталожных карточек по индексам и рубрикам, распределение карточек в каталоге, составление отсылочного аппарата к каталогу, усовершенствование каталога, ведение учетных форм работ по каталогизации документов и использованию каталогов, оформление каталога.

Научно-методическое обеспечение предполагает разработку методических пособий по каталогизации отдельных фондов (или их групп), рабочих схем классификации каталогов, которые периодически уточняются и дополняются.

Периодически проводится усовершенствование каталога, включающее в себя

совершенствование схемы классификации, принятой для данного каталога, проверку содержания и оформления каталога, проверку описаний (редактирование, объединение описаний с однородной информацией по одному фонду или описи, уточнение их систематизации).

Важнейшим направлением в каталогизации является учет работы по каталогизации архивных документов и использованию каталогов. В данных целях в листе-заверителе дел, прошедших тематическую разработку для каталога ставится штамп: «каталог» или отмечается: «лл. ___ описаны для каталога». Отметки о завершении каталогизации документов по отдельным описям делаются в заверительных надписях описей, например:

Документы данной описи разработаны тематически.

Старший научный сотрудник ЦГА РК А.Ф. Сейтова

20.08.95.

Завершение каталогизации документов архивного фонда оформляется справкой, которая включается в дело фонда. В справке указывается номер и название фонда, кто и когда проводил каталогизацию, количество составленных карточек, делается отметка о включении карточек в каталог архива, проставляется дата, должность лица, составившего справку, и его подпись. Если проводилась каталогизация части архивного фонда, в справке вслед за номером и названием фонда указываются номера и названия описей, по которым осуществлялась разработка. Отметки о завершении каталогизации документов делаются также в журнале (картотеке) учета и анализа НСА.

Учет поступлений карточек в каталог, как правило, ведется по каждому каталогу отдельно в специальных журналах, в которые включаются: дата поступления карточек в каталог, название и номер фонда, фамилия составителя, отметка о включении массива карточек в каталог.

В архиве ведется журнал учета работ по каталогизации документов.  Его функция – централизованный пофондовый (по каждой описи) учет дел, подвергнутых каталогизации (с указанием номеров дел). Один раз в год (в декабре) на основании данных журнала учета работ по каталогизации документов готовятся сведения о состоянии каталогизации документов. Они позволяют получить исчерпывающую информацию как о проделанной работе за год, так и о состоянии каталогов архива и документов, прошедших тематическую разработку за все годы на 01.01. наступающего года.

Представление результатов работ автоматизированной информационной системы, выполняющей функции каталога, осуществляется в форме журнала учета работ по каталогизации, разработанного с учетом требований автоматизированной обработки информации и являющейся электронным вариантом бумажного аналога.

В архиве ведется также журнал учета использования каталогов. В нем записывается фамилия обратившегося в каталог, тема его работы и ее результат: положительный или отрицательный. Журналы дают возможность судить об эффективности работы по каталогизации документов.

Вопросы и задания для самоконтроля:

1. Что представляет собой такой тип справочника как архивный каталог, что может выступать в нем объектом описания?

2. Какие виды и разновидности каталогов могут создаваться в госархивах, чем они отличаются?

3. Что в себя включает комплекс работ по каталогизации документов, как проявляется дифференцированный подход при каталогизации, что такое комплексная каталогизация?

4. Назовите три способа описания документов при каталогизации? Какие виды каталожных карточек могут оформляться при этом и какова их структура?

5. Что входит в комплекс работ по ведению архивных каталогов?

6. Как организован учет работ по каталогизации архивных документов и использованию каталогов, какие учетные документы при этом оформляются?

Путеводители

План лекции:

1. Типы, виды, разновидности путеводителей

2. Состав описательной статьи и структура путеводителей

3. Путеводитель по архиву

4. Путеводитель по фондам архива (архивов)

5. Путеводитель по архивам

6. Тематические путеводители и краткие справочники