Организация как открытая система.

Современный подход артикулирует иные характеристики организации. Он основан на понимании организации как открытой системы, которая находится в постоянном взаимодействии с внешней средой. Последняя характеризуется высокой степенью неопределенности. Внутренняя и внешняя среда организации отличаются наличием большого числа неопределенностей, которые трудно прогнозировать, пред­сказывать и контролировать. Высшая цель организации, согласно современному подходу, заключается в обеспечении ее выживаемости в ситуации быстрой смены внешних и внутренних условий функционирования.

Традиционный подход в теории организации представлен идеями первопроходцев школы "научного менеджмента": Фредериком Тейлором, Генри Файолом. Максом Вебером. Первые два автора рассматривали организацию как пространство для управленческой деятельности. Функция организации была определена Г.Файолом как одна из основных функций менеджмента. Строгое и узко специализированное определение трудовых задач работника Ф.Тейлором определяло и проектирование им жесткой организационной структуры. Другими словами, пионеры теории менеджмента были сторонниками жестко управляемых, механистических организаций. К примеру, менеджеру предписывалось иметь не более шести непосредственных подчиненных. Постоянный контроль и подчинение работников считались важными и необходимыми элементами управления. Властные отношения строились сверху вниз и реализовывались преимущественно в форме приказов, поручений и санкционированных правил. Ими же были сформулированы следующие основные "законы" механистической организации:

1. Четко определенная иерархическая власть, которая призвана обеспечивать достижение целей организации путем координации деятельности работников.

2. Единоначалие, которое должно свести к минимуму выдачу подчиненным противоречивых приказов и распоряжений. Предполагалось, что у каждого подчиненного должен быть только один руководитель, перед которым тот отчитывается.

3. Объем властных полномочий должен соответствовать объему ответственности руководителя.

4. Сверху вниз должна делегироваться власть, а не ответственность. Руководитель, передавая часть своих властных полномочий нижестоящим работникам, продолжает нести главную ответственность за реализацию принятого решения и достижение целей организации.

Макс Вебер - создал оригинальную теорию "рациональной бюрократии" и концепцию "бюрократической организации". Такую организацию и такую организационную власть он считал наиболее оптимальными и эффективными благодаря следующим качествам:

- разделению труда;

- иерархической власти;

- четко определенным процедурам и правилам;

- формализации отношений между работниками, подчиненными и руководителями (каждый оценивается по току, что он знает, а не по тому, КОГО он знает).

Идеальной бюрократической организацией М.Вебер считал прусскую армию. Термин ''бюрократия" приобрел у нас почти криминальные очертания. Поэтому нелишне сказать, что большинство организаций построены и сегодня по веберовской модели. Поэтому крайне необходимо различать функциональную и дисфункциональную бюрократию. Рассмотрим качественные характеристики этих типов бюрократической организации.

Для функциональной бюрократической организации характерны:

- средний уровень бюрократизации;

- разделение труда на относительно простые задачи, которые легко осваиваются работниками, поэтому больший объем работы выполняется меньшим количеством людей с большими результатами;

- система управления направляет индивидуальные усилия для достижения организационных целей;

- работа каждого работника направляется и координируется строгой системой установленных правил, которые регламентируют наиболее важные процедуры;

- подбор, продвижение кадров и другие вопросы, связанные с персоналом, решаются на основе объективной оценки заслуг, а не на основе фаворитизма или предубеждений.

Для дисфункциональнои бюрократической организации характерны следующие черты:

- высокий уровень бюрократизации;

- рабочие операции разделены на примитивные функции, в результате чего люди страдают от монотонной и скучной работы, что ведет к высокому уровню текучести кадров, прогулов, опозданий, трудовых конфликтов, низкому качеству выпускаемой продукции;

- люди работают под страхом увольнения, на рабочем месте культивируется атмосфера слепого подчинения приказам руководства;

- совместная работа для достижения общей цели подменяется частными, партикулярными целями, что создает атмосферу неуверенности, неопределенности, "размытой" ответственности;

- работники и потребители выражают недовольство тем, что бюрократы обращаются с ними как с предметом и не принимают в расчет их потребности и интересы.

Современный взгляд на организацию связи с пониманием ее как открытой системы, В основе такого подхода лежат основные идеи теории систем.

Основоположником этой теории является Людвиг фон Берталанфи. Он родился в 1901 г. в Вене. В 1926 г. защитил докторскую диссертацию в Венском университете. В 1934 г. получил ученое звание профессора этого университета. В 1949 г. он эмигрировал в Канаду, где стал работать профессором кафедры теоретической биологии университета в провинции Альберта. Берталанфи вел многостороннюю научно-исследовательскую деятельность в области физиологии, биологии, философии, методологии познания в естествознании и истории. Ему принадлежат такие важные научные открытия как формула роста организма животных, ранняя диагностика раковых опухолей, исследования почтовой службы Италии 15 века. Но главное его научное достижение - это созданная им общая теория систем. Еще в конце 20-х годов молодой биолог Людвиг фон Берталанфи начал изучать организмы как определенные системы. В книге "Современные теории развития'', изданной в 1928 г., он разработал системный подход к изучению биологических организмов. В книге "Роботы, люди и сознание" (1967г.) он перенес теорию систем на анализ общественной жизни. Эти работы положили начало теории систем, которая нашла широчайшее применение во всех отраслях человеческого познания и практики. Книга фон Берталанфи "Общая теория систем" (1969) стала библией для научных исследований в области системного анализа, а теория систем превратилась в междисциплинарную науку.

Этот талантливейший ученый умер в 1972 г. Печально, но факт: теория систем вначале нашло наиболее широкое применение в военном деле. В годы второй мировой войны на основе системного анализа союзники по антигитлеровской коалиции рассчитывали оптимальные модели бомбардировок Германии с британских военных баз в северной Атлантике. Американцы использовали теорию систем при реализации Манхэттенского проекта, связанного с созданием атомной бомбы. Эта теория использовалась ими при конструировании оборонных комплексов Поларис и Минитмен. Она помогла им совершить успешную экспедицию на Луну. Многие научные достижения ученых нашей страны были бы также невозможны без использования системного подхода.

Что же такое система? В наиболее общем смысле система - это некая совокупность внутренне взаимосвязанных частей. При этом целое не сводимо к простой арифметической сумме составляющих его элементов. Сам термин "система" происходит от греческого слова "sistema", что означает организованное, упорядоченное отношение между компонентами. Оно означает также план, порядок, метод.

Основные элементы организации (фирмы), включают производство, финансы, маркетинг, информацию, персонал. Взаимосвязи между этими элементами создают систему и позволяют организации добиваться реализации намеченных целей. Организационная система, таким образом, является упорядоченной целостностью частей, компонентов, подсистем, связанных в соответствии с определенным планом для достижения заранее поставленных целей.

Антитезой системы выступает хаос. Для нормального функционирования системы необходимо упорядоченное скоординированное развитие ее компонентов.

Каковы же основные характеристики открытых организационных систем?

Открытая система - это такая система, которая, в отличие от закрытой, активно взаимодействует с внешней средой. Открытые системы доминируют в живых объектах, где имеет место эволюция структуры во времени и взаимодействие с внешней средой. Такие системы не являются детерминистскими, их развитие трудно прогнозировать, ими трудно управлять.

Открытая система характеризуется несколькими сущностными чертами. Даниэл Кан и Роберт Кан определили их следующим образом. Во-первых, такая система связана с циклом событий, т.е. она получает ресурсы на входе из внешней среды, перерабатывает их и производит товары или услуги, которые используются другими людьми или организациями. После этого цикл повторяется.

Вторая характеристика открытой системы - негативная энтропия. Под энтропией в теории систем понимается тенденция системы к упадку, дезорганизации, дезинтеграции. Путем заимствования ресурсов из внешней среды открытая система способна противодействовать этой тенденции: более того, она оказывается в состоянии развиваться. Системы, которые проявляют свою жизнеспособность на продолжительном промежутке времени, демонстрируют негативную энтропию. Все открытые системы должны обладать способностью к самовосстановлению, выживанию, развитию, росту. Для деловой организации главным критерием негативной энтропии выступает устойчивая прибыльность на значительном временном интервале.

Третья характеристика открытой системы - обратная связь. Под обратной связью понимается информация, которая используется системой для контроля собственной деятельности. Обратная связь информирует организацию о возможных отклонениях от намеченной цели и помогает ей вовремя вносить необходимые коррективы в процесс ее развития.

Четвертая характеристика открытой системы - динамический гомеостаз. Все организмы проявляют тенденцию к гомеостазу, т.е. к равновесию, балансу. Так, нормальная температура человеческого тела 36,6 градусов Цельсия. Возможны некоторые отклонения в ту или иную сторону от нормы, но приемлемые отклонения незначительны. Значительные же отклонения от нормы могут привести к смерти человека. Организм человека обладает определенными физиологическими механизмами для поддержания оптимальной температуры независимо от температуры внешней среды. Если температура внешней среды низкая, человек начинает дрожать от холода: если она слишком высокая, человек покрывается потом.

Процесс, при котором организация поддерживает себя в сбалансированном, оптимальном состоянии, называется гомеостазом.

Пятая характеристика открытой системы - дифференциация. Дифференциация - это тенденция организационной системы к росту, специализации и разделению функций между различными компонентами, формирующими систему. Дифференциация - это ответ на изменения внешней среды и усложнение структуры системы в связи с ее ростом.

Последняя характеристика открытой системы - эквифинальность. Ее суть состоит в том, что открытые системы могут достигать своих целей различными путями. Это означает, что нет единого метода или единого и наилучшего пути достижения целей. Система может достигать какого-либо состояния, двигаясь к нему различными путами и от различных стартовых условий. Принцип эквифинальности требует от руководителя организации гибкости в определении конкретных средств достижения целей. Он не должен заниматься бесконечным поиском "одного единственного и наилучшего пути" достижения цели. Лидер, принимающий управленческие решения в открытых организационных системах, должен исходить из того (как это делал Гекльберри Финн), что всегда существует "несколько способов содрать шкуру с кошки". Современный руководитель должен обладать системным мышлением. Это необходимо ему по трем главным причинам:

1 Системное мышление нужно ему для того, чтобы он мог принимать и перерабатывать огромное количество информации и знаний, которые необходимы для эффективного управления.

2. руководителю необходима системная методология, с помощью которой он смог бы соотносить и связывать одно направление деятельности организации с Другим.

3. Он должен обладать способностью видеть "за деревьями лес", подниматься над повседневностью и понимать, какое место его организация в целом занимает во внешней среде, как она взаимодействует с другой, большей системой, частью которой она является.

Взгляд на организацию как на целостную систему, состоящую из множества взаимосвязанных частей, позволяет управленцам более продуктивно реализовывать свои основные функции - планирование, организацию, руководство и контроль.

ЛИТЕРАТУРА

1. Менеджмент организации. Учебное пособие/ Под ред. проф. 3. П. Румянцевой. М.:Инфра-М., 1995.

2. Шепель В.М. Настольная книга бизнесмена и менеджера. М., 1992.

3. Вебер М. Избранные произведения. М., 1990.

4. История и статус общей теории систем // Системные исследования. Ежегодник. М.,1973.