Структура и основные компоненты информационных технологий обеспечения управленческой деятельности

Функции ИТ определяют ее структуру, которая включает следующие процедуры: сбор и регистрацию данных, подготовку информационных массивов, обработку, накопление и хранение данных, формирование результатной информации, передачу данных и результатов к месту обработки и принятия управленческих решений. Рассматривая реализации этих функций, можно выделить наиболее важные составляющие информационной технологии.

Структура информационной технологии обработки данных

Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, обеспеченных необходимыми входными данными, алгоритмами и стандартными процедурами обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации рутинных, постоянно повторяющихся операций. Внедрение компьютерных информационных технологий и систем на этом уровне позволяет существенно повысить производительность труда персонала.

На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи.

· Обработка первичных данных об операциях, производимых фирмой.

· Создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел.

· Получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде отчетов по установленной форме.

Технологию первичной обработки данных отличают несколько особенностей.

· Каждой фирме предписано законом иметь и хранить данные о своей деятельности для обеспечения и поддержания контроля.

· Решаются хорошо структурированные задачи, для которых можно разработать алгоритм.

· Существующие стандарты определяют типовые процедуры обработки данных и предписывают их соблюдение всеми организациями.

· Основные работы выполняются в автоматическом режиме с минимальным участием человека.

· Записи о деятельности фирмы имеют детальный характер, допускающие проведение проверок и ревизий.

Типичная схема технологии обработки первичных данных представлена на рисунке.

О Б Р А Б О Т К А Д А Н Н Ы Х
ГРУППИРОВКА	СОРТИРОВКА	АГРЕГИРОВАНИЕ	ВЫЧИСЛЕНИЕ

СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ
ПЕРИОДИЧЕСКИХ	ПО ЗАПРОСУ

Сбор данных. Поступающие в информационную систему данные из внешней среды подвергаются следующим операциям обработки.

· Классификация или группировка. Некоторые реквизиты первичных данных имеют вид кодов. Эти коды, отражающие определенные признаки объектов, используются для идентификации и группировки записей.

· Сортировка. Посредством этой операции записи упорядочиваются по одному или последовательности признаков.

· Укрупнение или агрегирование служит для уменьшения объема массива информации. Агрегированные данные представляются обычно в форме итоговых или средних значений.

· Вычисления, включающие арифметические и логические операции, дают возможность получать требующиеся новые данные.

Хранение данных. Данные, обрабатывающиеся на операционном уровне, сохраняются для последующего использования. Для их хранения создаются базы данных, организованные по определенным стандартам.

Создание отчетов. Информационная технология обработки данных включает алгоритмы создания документов для руководства и другого персонала предприятия, а также для внешних пользователей. При этом документы могут создаваться периодически и по запросам.

Основные компоненты информационной технологии управления

Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей сотрудников, имеющих дело с принятием решений.

Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде таким образом, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. Данные подвергаются обработке для обеспечения выполнения следующих задач.

· Оценка планируемого состояния объекта управления.

· Оценка отклонений от планируемого состояния.

· Выявление причин отклонений.

· Анализ возможных решений и действий.

Информационные технологии управления направлены на создание различных видов отчетов. Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, например, месячный анализ продаж компании. Специальные отчеты создаются по запросам управляющего персонала или в случае каких-либо особых обстоятельств. Оба вида отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов. В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям. Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам, и используются для целей сравнения. Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.

Использование отчетов для поддержки управления оказывается особенно эффективным при реализации так называемого управления по отклонениям. Оно предполагает, что главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения хозяйственной деятельности от некоторых установленных стандартов или планов. При использовании принципов управления по отклонениям к создаваемым отчетам предъявляются следующие требования.

· Отчет создается тогда, когда отклонение произошло.

· Сведения в отчете должны быть отсортированы по значению критического для данного отклонения показателя.

· Все отклонения желательно показать вместе, чтобы менеджер мог уловить существующую между ними связь.

· В отчете необходимо показать количественное отклонение от нормы.