Инструментальные средства информационных технологий

Инструментарий информационной технологии – один или несколько взаимосвязанных надлежащим образом программных продуктов, в совокупности предназначенных для реализации того или иного комплекса информационных задач. В качестве инструментария используются следующие распространенные виды информационных технологий и программных продуктов для персонального компьютера.

4.1. Компьютерные технологии подготовки текстовых документов

Удобство и эффективность применения компьютеров для подготовки текстовых документов привели к созданию множества программ, называемых текстовыми процессорами (Word Processors) или редакторами. Возможности этих программ разнообразны – от программ, предназначенных для подготовки небольших документов простой структуры, до программ для набора, оформления и полной подготовки к типографскому изданию книг и журналов (издательские системы).

Существует несколько сотен редакторов текста. Наиболее распространены Microsoft Word (версии для DOS и Windows), WordPerfect, WordStar.

Текстовые редакторы позволяют набирать текст, редактировать его: удалять, копировать, перемещать слова, строки, абзацы, и, вообще, любые фрагменты текста. Они обеспечивают установку форматов и гарнитуры шрифтов, произвольных межстрочных интервалов, автоматический перенос на новую строку, автоматическую нумерацию страниц, сортировку текстов и данных, манипулирование режимами, контекстный поиск и замену, автоматический контроль грамматики и синтаксиса. Текстовые редакторы дают возможность создания колонтитулов, оглавлений и структуры документов, таблиц, табуляций, рисунков и т.д. Кроме того, например, Microsoft Word, имеет ряд так называемых Мастеров, позволяющих автоматически создавать по готовым стандартам различные типы документов различных стилей: отчеты, письма, факсы, календари, WEB-страницы и т. п. Во многих редакторах предусмотрены возможности переноса и вставки данных и фрагментов документов из других программ.

Когда документ готов, пользователь имеет возможность переписать его во внешнюю память информационной системы и при необходимости передать его по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении пользователя текстового процессора имеется эффективный инструмент подготовки текстовой документации.

Для подготовки рекламных буклетов, оформления журналов и книг используются специальные издательские системы. Они позволяют готовить и печатать на лазерных принтерах или выводить на фотонаборные автоматы сложные документы высокого качества.

Имеются два вида издательских систем, обеспечивающих верстку текста. Издательские системы первого вида, например, Aldus PageMaker, очень удобны для подготовки небольших материалов с иллюстрациями, графиками, диаграммами. Издательские системы второго вида более подходят для подготовки больших документов, например, книг. Одной из самых распространенных таких систем является система Ventura Publisher. Многим пользователям для издательских работ оказывается вполне достаточно возможностей Microsoft Word для Windows.

Обработка экономической информации на основе табличных процессоров

Множество задач, которые решают фирмы и предприятия, носят учетно-аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например по составлению баланса, справок для налоговых органов, финансовых отчетов и т. п. Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме, используют электронные таблицы (ЭТ).

Программные средства для создания документов с информацией в табличной форме называют табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. С помощью ЭТ можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, графики, тренды, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций, и многое другое. Типичным и наиболее распространенным табличным процессором является программа Excel фирмы Microsoft.

Функции табличных процессоров весьма разнообразны и включают:

· Создание и редактирование ЭТ;

· Оформление и печать ЭТ;

· Создание многотабличных документов, объединенных формулами;

· Построение диаграмм, их модификацию и решение экономических задач графическими методами;

· Работу с электронными таблицами как с базами данных (сортировка таблиц, выборка данных по запросам);

· Создание итоговых и сводных таблиц;

· Импорт информации из внешних баз данных и других программ;

· Экспорт информации во внешние базы данных;

· Решение экономических задач типа «что – если» путем создания различных сценариев и подбора параметров;

· Решение оптимизационных задач;

· Статистическую обработку информации;

· Разработку микрокоманд, настройку среды под потребности пользователя;

· Создание слайд-шоу и т.п.

Табличные процессоры различаются набором выполняемых функций и удобством интерфейса. Например, фирма Microsoft уделяет главное внимание совершенствованию функциональных средств программы Excel. В Excel многие функции разработаны более тщательно, чем в других табличных процессорах. Возможность использования массивов в Excel обеспечивают большую гибкость при работе с таблицами.

Фирма Lotus основные усилия сконцентрировала на разработке инструментов групповой работы. Последние версии пакета Lotus 1-2-3 снабжены Version Manager для моделирования по принципу «что – если» и средствами маршрутизации и связи с Notes, что позволяет создавать приложения в других пакетах. Программа Lotus 1-2-3 имеет ряд преимуществ, к которым можно отнести простоту создания и редактирования графиков, а также логическую структуру трехмерных таблиц. Использование Team Consolidate предоставляет возможность группе пользователей редактировать копии ЭТ, а затем объединять их. В пакет включен язык программирования Lotus Script.