Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности

Большое значение при разработке информационной системы и информационной технологии придается правильной организации документооборота, то есть последовательности прохождения документа от момента выполнения первой записи до сдачи его в архив. Документооборот выявляется на стадии обследования экономического объекта. Любая экономическая задача обрабатывается на основании определенного количества первичных документов, проходящих различные стадии обработки. Документ, как правило, возникает в ходе выполнения производственно-хозяйственных операций, в различных подразделениях экономического объекта. В его составлении могут участвовать исполнители многих подразделений. Преобладают ручной способ формирования документа, низкая степень механизации и автоматизации при его составлении. Зачастую появляется несколько копий, которые в дальнейшем имеют свои схемы движения. Наблюдается дублирование реквизитов в разных документах, излишняя многоступенчатость и длительность пребывания у исполнителей. Все перечисленное и делает сложным документооборот и увеличивает сроки обработки.

Критериями выбора системы автоматизации документооборота являются масштабы предприятия, степень технической и технологической подготовки к компьютерной обработке, структура управления, наличие или отсутствие других систем автоматизации управления.

Предприятия с небольшим документооборотом для его автоматизации могут ограничиться применением широко распространенными и удобными текстовыми редакторами. Предприятия, использующим большие объемы документов, должны применять специализированные системы управления документооборотом. При этом следует позаботиться об интеграции с другими автоматизированными системами и базами данных, обеспечении работы в сетях, надежности системы и защите от несанкционированного доступа. Любая система должна пройти специальную сертификацию и тестирование.

Основными носителями информации при автоматизированной обработке являются входные и выходные документы, то есть утвержденной формы носители информации, имеющие юридическую силу. Входная документация содержит необработанную информацию, отражающую состояние объекта управления. Выходная информация включает сводные, сгруппированные данные, полученные в результате обработки.

Разработка форм первичных и сводных документов выполняется на стадии составления рабочего проекта автоматизированной обработки экономической информации и находит отражение в проектной документации, связанной с разработкой информационного обеспечения.

Для разработки новых документов используются типовые пакеты на основе табличных процессоров. Объектом обработки этих пакетов является крупномасштабная электронная таблица в виде матрицы. При преобразовании этой таблицы могут создаваться различные финансовые, учетные, статистические и другие документы. В качестве табличных процессоров наибольшее применение находят пакеты Excel, Lotus 1-2-3, Quattro Pro, SuperCalc и др.

На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления документационного обеспечения управленческой деятельности. Например, программа «1С: Электронный документооборот» предназначается для автоматизации движения в организации потоков документов, их обработки и хранения. Программа позволяет:

· разработать шаблоны документов и установить правила их заполнения пользователями;

· формализовать жизненные циклы документов;

· установить маршрутные схемы прохождения документов;

· контролировать работу исполнителей и выполнение их временных графиков;

· обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте;

· автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов;

· отправлять и принимать документы;

· вести хранилище документов.

Документы хранятся в памяти компьютера в папках, имеющих древовидную структуру. Система поиска позволяет формировать простые и сложные запросы и сохранять результаты поиска на период работы. Большинство операций выполняется автоматически. Система поддерживает несколько списков документов: «на контроле», «пришедшие», «несохраненные» и др. Предусмотрен пароль на вход в систему и выбор способа шифрования личных документов.

Справочник организации позволяет вести иерархическую структуру отделов, поддерживать информационную связь начальника с подчиненными, вести списки рассылки документов и пр.

Внешний отладчик позволяет моделировать прохождение документа по маршруту. Редактор маршрута настраивает маршрут прохождения документов, определяет точки маршрута, в которых нужно рассылать копии документов другим пользователям. Каждому участнику маршрутной схемы можно установить право на редактирование или только просмотр определенных полей документа.

В программе «Галактика» модуль «Управление документооборотом» предназначен для учета, хранения и обработки документов (договоров, приказов, писем, протоколов совещаний) в электронной форме. Документы могут быть получены сканированием, по электронной почте или подготовлены с помощью различных текстовых редакторов. Модуль обеспечивает создание и ведение перечня дел фирмы, создание классификации документов и использование ее в процессе работы, продвижение документов по маршруту обработки, обработку и контроль исполнения документов, поиск, массовую рассылку и т.п.

Технический прогресс в области развития вычислительной техники и передачи данных, организация вычислительных сетей позволил существенно изменить подход к автоматизации потоков информации и документопотоку. Стало обычным явлением, когда при компьютерной обработке экономических задач на предприятиях (организациях, фирмах, банках) с помощью компьютеров выполняются самые трудоемкие операции в процессе обработки информации: формируются и рассылаются первичные документы (платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, накладные, счет-фактуры).

При использовании вычислительных сетей происходят значительные изменения и в документообороте. Например, система «клиент – сервер» изменяет способы общения пользователя с банком, позволяет ему решать свои задачи, минуя операциониста и не выходя из своего офиса. Ноутбук позволяет осуществлять платежи в любом месте, где есть телефонная связь. Совершенствование документооборота происходит также на основе электронной почты и электронной подписи, что значительно повышает, например, эффективность банковских операций.