Асу предназначена выполнить новую работу, которую без нее сделать невозможно. Асу должна помочь руководителю принять обоснованное Решение и свести к минимуму опасность ошибочных действий.

Если автоматизируемый процесс управления персоналом связан в основном с обработкой информации, то такая система называется автоматизированной системой управления персоналом (АСУП).

АСУП предназначены для оптимизации работы, в первую очередь, руководства и персонала кадровых служб предприятий (помимо бухгалтерии и некоторых других подразделений) и играют большую роль в повышении производительности их труда. В частности, менеджеры по персоналу при помощи таких систем избавляются от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке и учете приказов (существуют оценки, что только на работу с документацией по персоналу кадровики тратят до 60% своего рабочего времени). Автоматизированное хранение и обработка полной кадровой информации также позволяет эффективно осуществлять подбор и перемещение сотрудников. Кроме того, автоматизированный расчет заработной платы с учетом информации о позициях штатного расписания, отпусках, больничных, командировках, льготах и взысканиях дает возможность работникам бухгалтерии точно и оперативно начислять зарплату, формировать бухгалтерские отчеты, относить затраты на себестоимость. И это лишь некоторые из функций современных автоматизированных систем управления персоналом.

Особенности и возможности АСУП

Функциональные преимущества АСУП можно разделить на три большие категории.

Первая и самая распространенная функция — регламентационная направленность. Это, прежде всего, кадровый учет сотрудников: в информационную систему заносятся все данные о каждом служащем (номер паспорта, прописка, ИНН и т.д.), и кадровик может нажатием одной кнопки на компьютере получить исчерпывающую информацию о каждом работнике. Сюда же относится и автоматизированный расчет зарплаты сотрудников, а также всех налоговых и прочих отчислений.

Второй по значимости и наиболее динамично развивающейся функцией АСУП является их способность фактически управлять людскими ресурсами.

Так, например, автоматизированные системы позволяют анализировать все данные о сотруднике и помогают постоянно контролировать, насколько его квалификация соответствует занимаемой должности. Если работник в совершенстве владеет иностранным языком, то система, анализируя этот факт, порекомендует переместить этого человека на новую должность в расширяющийся отдел зарубежных связей, а на его место поставить того, у кого более подходящая для этой должности квалификация.

В качестве еще одного примера реализации рассматриваемой функции автоматизированной системы управления персоналом можно привести мероприятия по оценке и аттестации сотрудников. Так разработкой программы аттестации предприятия малого бизнеса вполне справится сегодня и его отдел управления персоналом, однако, для оценки, например, трех тысяч сотрудников необходимо максимально эффективно спланировать использование временных и человеческих ресурсов, что просто невозможно сделать без эффективного средства автоматизации данного процесса.

Третья функция АСУП заключается в оценке степени реализации поставленных перед предприятием целей. Для этого необходим специальный аналитический инструмент, с одной стороны, опирающийся на учетные данные по персоналу и результаты проведения мероприятий по управлению кадровыми процессами, с другой – предоставляющий специальные механизмы анализа всего массива данных. Другими словами этот инструмент должен позволять формировать показатели эффективности деятельности организации, в режиме реального времени отражать протекание кадровых процессов, индицировать отклонения от нормального состояния и предлагать варианты решений той или иной негативной ситуации.