Добавление при формировании первичных документов

Добавление бухгалтерской операции может происходить при заполнении первичных документов. Например, при формировании приходного кассового ордера.

Добавление при помощи копирования существующей операции

Для добавления бухгалтерской операции этим методом, нужно скопировать похожую операцию из журнала и изменить данные скопированной операции. (См. стр. 18, раздел 3.10 Буфер обмена). В журнале появится новая операция, которую Вы можете изменить по Вашему усмотрению.

 

Редактирование операции

Для изменения данных существующей операции Вам необходимо установить курсор на эту операцию и нажать клавишу <Enter>. В открывшемся окне Вы сможете изменить общие данные бухгалтерской операции.

Работа с бухгалтерскими операциями и проводками происходит стандартными методами. (См. стр. 9, раздел 3.2 Добавление, изменение и удаление записей).

Как было сказано выше, бухгалтерская операция состоит из одной или нескольких проводок. Список проводок доступен для редактирования, как в окне редактирования бухгалтерской операции, так и в окне проводок журнала бухгалтерских операций.

Для редактирования проводки перейдите в список проводок, выберите необходимую и нажмите клавишу <Enter>. Откроется окно редактирования проводки.

В этом окне счета дебета и кредита выбираются из плана счетов. При выборе счетов внизу диалога в одноименных полях показываются названия выбираемых счетов.

При занесении счетов дебета и кредита программа на основе списка корректных проводок (См. стр. 34, раздел 6.3 Корректные проводки) анализирует список статей учета. Если в соответствующей корректной проводке список возможных статей налогового учета пуст, то поле Статья учета будет неактивно (что означает, что данная проводка не может отражаться в налоговом учете). Если же в соответствующей корректной проводке перечислены возможные статьи налогового учета, то они появятся в поле Статья учета. При этом программа подставит в поле Статья учета статью, которая задана по умолчанию в корректной проводке. Вы можете выбрать другую статью налогового учета из списка возможных. Если Вам нужно отредактировать этот список, Вы можете нажать на поле Статья учета правой кнопкой “мыши” и выбрать пункт меню Настроить. Появится диалог редактирования корректной проводки (См. стр. 37, раздел 6.3.1 Изменение параметров корректной проводки).

По умолчанию, программа сама подставляет Сумму учета (сумму проводки по налоговому учету), исходя из бухгалтерской суммы проводки и корректной проводки. Однако Вы можете изменить ее вручную. Сумма учета увеличивает или уменьшает налоговую базу на основе вида статьи налогового учета (См. стр. 32, раздел 6.2 Статьи налогового учета).

Поля Цена и Количество доступны только для счетов с количественно суммовым учетом. Поле Цена для счетов с количественно-суммовым учетом по средней цене, может заполняться нажатием кнопки “Цена”. А для счетов с количественно суммовым учетом по фиксированной цене, поле Цена недоступно и заполняется автоматически из установленного значения в исходных остатках (См. стр. 30, раздел 6.1.3 Занесение исходных остатков).

При редактировании проводки следует иметь в виду:

¨ Проводка между балансным счетом и забалансным невозможна. В качестве корреспондирующего счета для проводки по забалансному счету Вы можете использовать счет с кодом “--” (Служебный счет для проводок по забалансным счетам).

¨ Проводка между количественно-суммовыми счетами с различной фиксированной ценой невозможна.

¨ При попытке сделать проводку между двумя количественно-суммовыми счетами с разными единицами измерения программа выдаст предупреждение, однако это не является ошибкой.

 

Если бухгалтерская проводка отражается в налоговом учете, то в окне проводок появляется дополнительный столбец СУ, в котором отражается код статьи налогового учета:

 

 

При наведении и удержании на некоторое время курсора “мыши” около кодов корреспондирующих счетов или на коде статьи налогового учета появляется всплывающая подсказка, где пишется название соответствующего счета или статьи налогового учета.

При ведении налогового учета сумма налоговой проводки отображается только в том случае, если она отлична от суммы соответствующей бухгалтерской проводки. На экране это выглядит следующим образом:

 

200.00

НУ - 200.00

Здесь префикс НУ означает сумму в налоговом учете.

 

Выключение операций

Выключение операций позволяет исключить их из обработки, при формировании отчетных документов и т.п. Эта операция становится “невидимой” для программы, но не для Вас. Вы сможете в любой момент ее включить обратно.

Для выключения операции вызовите ее на редактирование и поставьте значок в переключателе “Выкл.”. После этого нажмите кнопку “ОК” или клавишу <Enter>. Данная операция будет выделена синим цветом. При этом в журнале бухгалтерских операций появится новая колонка “Доп”.

Можно выключить и только некоторые проводки в операции. Для этого используется переключатель “Выкл.” в окне редактирования проводки.

Возможность выключения операций и проводок зависит от параметра Выключение проводок в настройках журнала бухгалтерских операций. (См. стр. 56, раздел 7.1.1 Настройка журнала бухгалтерских операций).

 

Удаление операции

Удаление операций и проводок в журнале бухгалтерских операций происходит стандартными методами. (См. стр. 9, раздел 3.2 Добавление, изменение и удаление записей).

Вы можете отменить удаление операции или проводки, нажав на кнопку на панели инструментов. Отмена работает только в текущем сеансе работы с программой.

 

Фильтрация операций

При большом количестве данных в журнале бухгалтерских операций целесообразно применять фильтрацию операций, которая позволяет работать с относительно небольшим объемом интересующих Вас данных.

Фильтрация осуществляется по определенным условиям (критериям). Например, только конкретный документ, или корреспонденция некоторого счета.

В программе существуют следующие способы фильтрации:

1). Контекстная фильтрация.

2). Расширенная фильтрация.

 

Контекстная фильтрация - применяется в большинстве случаев, хотя и не учитывает некоторых сложных моментов, для решения которых используются возможности расширенной фильтрации.

 

Рассмотрим эти способы подробнее.

Контекстная фильтрация

Основной характеристикой данного типа фильтрации является простота и наглядность работы.

Для того чтобы отфильтровать журнал по определенному критерию нужно:

1). Открыть журнал бухгалтерских операций.

2). Нажать правую кнопку “мыши” на поле журнала (в списке операций или в списке проводок), на которое необходимо наложить условие. При этом появится список предлагаемых условий. Список условий зависит от того, на каком поле журнала Вы нажимаете на правую кнопку мыши.

3) Выбрать подходящее условие и нажать левую кнопку “мыши”.

После выполнения этих действий журнал бухгалтерских операций будет отфильтрован по выбранному условию.

Для отмены фильтрации, необходимо выбрать пункт “Сброс” в появившемся списке, и журнал будет показан полностью.

 

Следует отметить, что данный режим не влияет на формируемые программой отчеты.

Расширенная фильтрация

Для работы с режимом расширенной фильтрации используется стандартный фильтр журнала бухгалтерских операций.

При открытом журнале бухгалтерских операций выберите пункт меню “Сервис/Фильтр” или нажмите на кнопку на панели инструментов. Откроется окно редактирования условий фильтра.

 

 

Используются следующие группы условий:

“Шаблоны” – задают образец для фильтрации по полю журнала. (См. стр. 16, раздел 3.9 Фильтрация);

 

Рассмотрим некоторые шаблоны:

Шаблон Документа бухгалтерской операции используется, если необходимо найти определенный тип документа.

Шаблон Раб. места (рабочего места) используется для отбора операций вносимых конкретным пользователем, или группой пользователей.

Шаблон Корр. счетов (корреспондирующих счетов) используется для отбора операций с указанными счетами. Причем указанные счета могут быть как в дебете, так и в кредите.

Шаблон счетов Дебета (Кредита) используется для отбора операций с дебетом (кредитом) указанных счетов

 

В группе “Диапазоны” используются следующие значения:

Период – здесь Вы можете указать границы периода, за который следует вывести операции. Данный пункт доступен, если установлен флажок “Вкл.” справа от него.

№№ операций – диапазон номеров показываемых операций.

 

Группа “Параметры” содержит следующие позиции:

Не различать строчные и прописные буквы – установка данного параметра означает, что строчные и прописные буквы при фильтрации будут восприниматься одинаково. (См. стр. 16, раздел 3.9 Фильтрация).

Исключать отфильтрованные операции – установка данного параметра означает, что будут показаны те операции, которые не удовлетворяют критериям фильтра.

Фильтр действует на отчеты – включение данного параметра означает, что отчетные документы и встроенные отчеты будут формироваться только по отфильтрованным операциям.

Признак выключения – устанавливает режим показа выключенных операций.

Получено из документа – фильтрация по операциям, полученным на основе дополнительных журналов (См. стр. 65, раздел 7.2 Дополнительные журналы).

 

Примечание. Режим контекстной фильтрации является частным случаем расширенной фильтрации с автоматической подстановкой условий фильтра.