Вимоги етикету до робочого місця і службового приміщення

Стан службового приміщення і робочого місця співробітника впливає на ефективність його роботи.

Розглянемо спочатку вимоги до службового приміщення.

Організація робочих місць в службових приміщеннях буває двох видів: зальна і кабінетна.

Зальна структура допускає розміщення практично необмеженого числа робочих місць в одному залі. Між столами або групами столів ставлять легкі перегородки; зазвичай вони не доходять до стелі і лише візуально створюють деяку ілюзію ізольованості; співробітникам доводиться працювати в умовах «мовного коктейля».

Зальна система організації праці економічно вигідніша, ніж кабінетна. Крім того, вона дозволяє менеджерові здійснювати візуальний контроль за підлеглими. Проте для тих, хто працює у великому залі, умови праці важчі, ніж при кабінетній структурі службових приміщень. Велика кількість людей і обладнання зосереджена в одному приміщенні, хоч і достатньо просторому, без сумніву, створює цілком відчутні незручності для тих, що працюють. Не всі можуть справлятися з роботою в таких умовах, це треба мати на увазі як тим, хто наймається на роботу, так і менеджерам і співробітникам служби управління персоналом, що здійснює наймання.

Ще один спосіб організації праці в службовому приміщенні: декілька столів — чотири або шість ставляться разом. Поверхня кожного столу є індивідуальним сектором роботи, проте специфічна розстановка столів — упритул один до одного, по-перше, дозволяє економити місце, по-друге, дає можливість менеджерові бачити, чим займаються підлеглі, а також, консультуючи одного з них, давати одночасно пояснення і іншим; співробітникам, що сидять за такою групою столів, легше обговорювати виникаючі питання, ухвалювати сумісні рішення. Іноді в приміщенні з великою площею (залі) столи ставляться такими групами. Кожна група співробітників займається схожими або близькими за змістом проблемами.

Проте зальна організація робочих місць, як і сумісне розміщення столів, допустимі, якщо умови роботи не припускають потоку відвідувачів до кожного із співробітників. Важко уявити собі відвідувачів (клієнтів — потенційних або реальних), що бродять в лабіринтах робочих місць співробітників. Але два головні критерії оцінки ефективності організації робочих місць — економічність (просто — дешевизна) і можливість постійного контролю за співробітниками в залі — переважують.

Кабінетна система може бути представлена приміщеннями двох типів.

Перший — в приміщенні, що складається з однієї кімнати, розміщуються столи співробітників, проте, оскільки площа кімнати не перевищує 25—40 кв. м, там ставиться не більше 5—8 столів. У таких умовах кожному із співробітників зручно працювати з відвідувачами. Проте для того, щоб проконтролювати роботу підлеглих менеджерові треба пройти по ряду таких кімнат, з'ясовувавши, чим зайняті його підлеглі. Це приводить до психологічного дискомфорту як для менеджера, так і для підлеглих, чиї робочі місця розміщені по кабінетній системі.

Другий вид кабінетної системи — приміщення для однієї особи (менеджера). Стандартний кабінет менеджера припускає наявність трьох зон — робочою, дорадчою і зони неформального спілкування.

У робочій зоні знаходиться стіл менеджера; робочий стіл може бути доповнений різними технічними засобами — комп'ютером, факсом і т.п. Проте технічне обладнання не обов'язковий атрибут робочої зони: чим вище ранг менеджера, тим мало вірогідніше наявність техніки в робочій зоні його кабінету — для роботи з технікою є секретаріат. У дорадчій зоні знаходиться чималий стіл, оскільки часто наради проводяться прямо в кабінеті менеджера, а не в окремій дорадчій кімнаті. На столі зазвичай лежить стопка листів паперу — для учасників наради. Поряд покладені ручки або олівці — щоб можна було зробити запис. Іноді на столі для нарад знаходяться схема структури організації, календарі, транспортна схема і т.п. інформаційні матеріали. Під час наради (через 5—10 хвилин після початку) може бути подана кава. Кава подається секретарем (це входить в його обов'язки) кожному з учасників наради (відмітимо, що до кави не прийнято подавати випічку).

Зона неформального спілкування — це декілька крісел, журнальний столик з попільничкою (якщо менеджер дозволяє палити в своєму кабінеті), іноді тут же — бар. Меблі і площа зони неформального спілкування залежать від посадового рівня менеджера, масштабу його діяльності і діяльності організації.

У сучасному діловому світі прийнято стіни службових приміщень різного призначення фарбувати або обклеювати шпалерами світлих тонів — світло-сірими, бежевими і т.п.

Підлогу в службовому приміщенні все частіше стали робити з плитки, в усякому разі, в коридорах, холах плитка переважає. Паркет — дороге покриття, тому паркетна підлога — для окремих кабінетів менеджерів, для парадних службових приміщень, в інших випадках — стандартне підлогове покриття з меншим або більшим ворсом або, що зустрічається значно рідше, — лінолеум.

Цілком доречні прикраси в службових приміщеннях, проте їх допустимий перелік вельми обмежений — це естампи, картини, гравюри. Проте зміст вищеперелічених предметів образотворчого мистецтва не повинен носити агресивний або провокуючий характер. Частиш всього це пейзажі, натюрморти, випромінюючі спокій, врівноваженість.

Прикрасою стін службового приміщення і одночасно офіційним «аксесуаром» іміджу організації може служити ліцензія, диплом або інший документ, що свідчить про високий рівень виконання службових обов'язків або про реалізацію напрямів діяльності.

Чудовою прикрасою приміщень всіх типів можуть бути квіти. Вони не тільки прикрашають, але і створюють неформальну атмосферу, пом'якшують психологічну напруженість, якщо ситуація близька до конфлікту. Але не будь-яка рослина доречна в службовому приміщенні. Переважні крупнолистові квіти, добре виглядають також невеликі вічнозелені дерева в кадках (дерев'яних або керамічних), що стоять на підлозі.

Прийнято також використовувати як прикраса невеликі скульптури — такі предмети зазвичай присутні в кабінетах менеджерів достатньо високого рівня.

У службових приміщеннях для рядових виконавців рекомендується мати в доступному вигляді різні інформаційні матеріали; має сенс оформити їх так, щоб вони одночасно служили і прикрасою.

Недоречно прикрашати службове приміщення або окреме робоче місце різними картинками або листівками, присланими «улюбленою подругою» і наклеєними на стіну.

Недопустимі на робочому місці предмети особистого характеру — фотографії членів сім'ї (хоч би і в рамках), всякі зворушливі фігурки і т.п. дрібні речі.

Прикрас в службовому приміщенні не повинно бути багато, навпаки, їх невелика кількість покликана відтіняти строгість і офіційність обстановки. Окремі кабінети також не можна перетворювати в будуар, завішуючи стіни суцільно картинами, встановлюючи всюди акваріуми і навіть міні-фонтани.

В даний час в світовій практиці прийнято обладнати робочі приміщення організації стандартними меблями, що випускаються серіями, комплектами — на різні смаки, більшій або меншій вартості. Приватні компанії іноді використовують для службових кабінетів менеджерів вищого рівня меблі не стандартні, а виготовлені індивідуально, іноді навіть уручну, тобто дорогі меблі, щоб підкреслити посадовий ранг господаря кабінету.

Організація службових приміщень, розміщення в них робочих місць, розташування різних відділів і служб організації поблизу або вдалині один від одного (наприклад, на різних поверхах або в різних кінцях довгого коридору) — все це робить вплив на рівень етичності, що виявляється у вчинках, характері взаємин, поведінці окремих співробітників і всього колективу в цілому. Отже, правильна організація праці підвищує рівень етичності в організації, оскільки сприяє зменшенню числа конфліктів, зняттю психологічної напруженості при службових контактах в процесі нарад, сумісних рішень різних питань і просто в процесі виконання службових обов'язків при повсякденній рутинній роботі.

Для забезпечення співробітника гідним робочим місцем необхідно, керуючись організаційною схемою підприємства, враховувати «протокольні особливості» даного службового місця, виділеного для співробітника даної посади.

У кожній організації існують ключові посади, на яких будується система роботи всієї організації в цілому. Пригадаємо знаменитий вислів американського класика Едгара По: «Система — основа будь-якого бізнесу».

 

Службовий етикет

Службовий етикет — це встановлений порядок, форма, манера поведінки, правила чемності і ввічливості, що прийняті в організації (фірмі) і забезпечують членам трудового колективу і його керівництву умови успішного спілкування один з одним, діловими партнерами і суспільством для досягнення цілей своєї діяльності.

Службовий етикет включає наступні складові: етикет влаштування на роботу в організацію; етикет представлення нового співробітника трудовому колективу; етику відношення між підлеглими і керівником; звернення до колег по роботі на ТИ або ВИ; відношення до жінок, співробітників трудового колективу; етику взаємин чоловіка і жінки, співробітників трудового колективу; вимоги етикету до робочого місця і службового приміщення; особливості поведінки при виникненні конфліктних ситуацій; етичні аспекти критики членів трудового колективу і інші питання повсякденного спілкування.

Влаштування на роботу

Службовий етикет починається з моменту влаштування співробітника на роботу в організацію (фірму). Про вільні робочі місця в організації можна дізнатися з оголошення в газеті, в регіональному центрі зайнятості населення або в приватному агентстві. Якщо яка-небудь пропозиція привернула вашу увагу подзвоніть по вказаному телефону і покваптеся повідомити, що ви зацікавлені в даній роботі. Краще потім відмовитися від запропонованого місця, чим упустити реальну можливість. До того ж важливим є досвід, якого ви набуваєте, беручи участь в співбесіді. Якщо під час телефонної розмови працедавець поцікавиться у вас, де ви отримали інформацію про вакансії, обов'язково назвіть її джерело.

Якщо вам призначена співбесіда, сплануйте шлях так, щоб до призначеного місця прибути вчасно (бажано трохи раніше) і мати достатньо часу для огляду території навколо будівлі і кімнат усередині нього. Претендент, що запізнився, задиханий і розпатланий, в значній мірі втрачає шанси бути прийнятим на роботу.

Ваш зовнішній вигляд має велике значення. Один досвідчений наймач, якого звинуватили в зайвій вимогливості до одягу претендентів, заявив, що у нього інтерес чисто практичний: від одягу залежить перше враження про людину. «Організований гардероб» свідчить про організований розум, а саме це йому необхідно.

Із самого початку досвідчений наймач визначає план співбесіди, встановлює його темп і ставить наперед підготовлені питання. Не заважайте йому, не прагніть грати провідну роль в такій бесіді, це неприпустимо.

Можливо, увійшовши до кабінету, вам доведеться потиснути руку його господареві. Більшість людей ненавидять слабке рукостискання. Зовсім не обов'язково доводити наявність сильних м'язів — потисніть протягнуту руку швидко, але міцно.

Не варто сідати, поки вас не запросять; не слід також брати запропоновану сигарету (тим більше не пропонуйте самі, якщо ви палите). У наш час куріння не заохочується і в деяких випадках може з'явитися причиною відмови претендентові.

Пам'ятаєте про цінність розмови віч-на-віч, це відкриває широкі можливості для спілкування. Певний ступінь щирості дасть якнайкращий результат в бесіді. Нервозність може примусити вас відводити очі. Подолати себе важко, але, якщо ви спокійні і тверді, вам легше дивитися в очі співбесідникові, що переважно.

Наймачі всіх рівнів зацікавлені в тому, щоб найкращим чином заповнити вакансію, а ви — щоб зайняти її. Наймач хоче, щоб ви відповідали його вимогам, для нього головне — призначити потрібну людину на потрібне місце. Ви ж повинні переконати його (при цьому особливо не наполягати), що є саме тією людиною, яка йому потрібна, і готові максимально внести свій внесок до справи.

Вам може бути запропоноване яке-небудь випробування. Як правило, наймачі відносяться поблажливо до нервозності претендента в подібних умовах.

Якщо ви відчуваєте, що вашою кандидатурою зацікавилися, варто попросити, щоб вам показали, де ви працюватимете, якщо вас приймуть на роботу. Попросите познайомити вас з людьми, з якими (під чиїм керівництвом) ви працюватимете. Поцікавтеся перспективами.

До речі, поклопочіться про те, щоб туфлі, в яких ви прийдете, були зручні. Адже якщо вас поведуть по будівлі, ви повинні йти упевнено.

Вам можуть поставити наступні питання.

1.Що цікавить вас в цій роботі?

2. Який внесок ви можете в неї внести?

3. Які ваші успіхи на попередній роботі?

4. Чи маєте намір ви вчитися і удосконалювати ваші професійні здібності?

5. Які у вас плани щодо майбутньої кар'єри?

6. З якого роду людьми вам важко мати справу?

7. Яка у вас ситуація в сім'ї?

8. Скільки часу у вас займе дорога на роботу і чи не дуже утомлива вона?

9. Якими видами транспорту ви користуватиметеся?

10. Яке стан вашого здоров'я?

Відповідайте «ні», якщо це необхідно. Якщо, з'ясувавши характер роботи, ви зрозумієте, що не зможете її виконати, не дивлячись на гаряче бажання, то краще визнати це на самому початку. Ваша відвертість буде оцінена по гідності, а ви уникнете невдачі і удару по своїй самолюбності.

Майте на увазі, що якщо ви справили хороше враження, вам можуть запропонувати іншу роботу, навіть краще, ніж та, на яку ви претендуєте. З іншого боку, якщо ви не добилися успіху, то, можливо, це наслідок занадто великої конкуренції. Крім того, деякі організації дають оголошення про всі вакансії, але часто вже мають кандидатів на ці місця. У такому разі не жалкуйте — ви набули досвіду. Продовжуйте пошуки.

Ведучий співбесіду чекатиме, що в кінці бесіди ви якимсь чином дасте зрозуміти, наскільки ви зацікавлені в пропонованій роботі. Якщо ви віднесетеся до неї з ентузіазмом, не варто це приховувати. Постарайтеся розлучитися на позитивній ноті, сказавши, наприклад: «Спасибі, що ви зустрілися зі мною. Я дуже зацікавлений в цій роботі. Я думаю, що зможу виконати її добре». Зрозуміло, треба подякувати за зустріч, дотримуючи при цьому міру.

Влаштовуючись на роботу, ви не повинні: приходити в явно новому одязі; нервувати і метушитися; піднімати спірні питання, які можуть виникнути, якщо вас приймуть на роботу. Як би ви не мали рації, це викличе сумніви у наймача; пересувати меблі — ваш стілець зазвичай стоїть там, де цього бажає наймач; показувати свою надзацікавленість або надзаклопотаність; перебивати співбесідника, щоб вставити своє зауваження; сперечатися, а тим більше використовувати жаргонні і навіть помірно лайливі слова; боятися признатися в тому, що ви чогось не знаєте; бути фамільярним з вашим співбесідником, навіть якщо він доброзичливий і дозволяє вам відчувати себе вільно; висловлювати свої політичні погляди, поки вас про це не попросять; прагнути заповнити паузи бесідою; багато разів вибачатися; залишатися, коли вам дали зрозуміти, що бесіда закінчена; вживати напередодні часник, лук, м'ятні цукерки.

Ви винні: переконатися в тому, що зрозуміли питання, перш ніж намагатися на нього відповісти; постаратися виглядати спокійним, навіть якщо ви таким не відчуваєте (перш ніж увійти до кабінету, зробіть декілька глибоких вдихів); посміхатися — пам'ятаєте, що усмішка (звичайно, не «натягнута») «змащує колесо»; слухати те, що вам говорять і, якщо необхідно, отримавши дозвіл, робити замітки; запитати, чи не слід вам вийти, якщо вашому співбесідникові необхідно поговорити по телефону; прийняти пропозицію випити чашку чаю або кави; продемонструвати бажання дізнатися те, чого не знаєте; бути відвертим, але не наївним; постаратися не говорити про розмір зарплати першим. Почекайте, поки це зробить ваш наймач. Надайте йому ініціативу у веденні бесіди, у тому числі і у визначенні її тривалості.

Представлення нового співробітника

Нового співробітника представляє колективу керівник. «Старі» співробітники вводять новачка в курс справи і поводяться так, щоб останній вже через декілька днів відчув себе на новому місці затишно. У складні особисті відносини між деякими співробітниками, а також у взаємні образи новоприбулого присвячувати не слід.