Візитні картки — необхідний атрибут ділової людини

Візитна картка в сучасному світі втратила своє колишнє значення — так званої гостьової картки. Сьогодні все більше і більше вона використовується як для чисто ділових відносин (ділові переговори, ділове листування), так і для інших форм спілкування офіційного і неофіційного характеру, обумовлених протокольними правилами або звичайною людською ввічливістю (поздоровлення з святом, співчуття, відповіді на ділові послання).

Візитна картка є листом не дуже щільного картону формату 5x9 см — для чоловіків і 4x8 см — для жінок (як жінка, а не через посаду).

На візитній картці офіційної особи, особливо дипломатичного працівника, друкуються тільки ім'я, прізвище і посада. Номер телефону, домашню і службову адресу не друкують.

Окрім суто офіційних візитних карток дипломатичні працівники мають ще два види карток. На одному друкується тільки посада. На другому, використовуваному тільки для неофіційних випадків, друкуються ім'я, по батькові і прізвище дипломата. Візитна картка без вказівки посади посилається тільки жінкам. У вітчизняній практиці використовуються і сумісні картки, де указуються імена, по батькові дружини і чоловіка і їх прізвище.

Що ж до не дипломатичної, а звичайної ділової практики, то на візитних картках, як правило, указуються прізвище, ім'я, по батькові, місце роботи, адреса, посада, службовий і домашній телефон, телекс і факс.

Шрифт візитних карток строго не регламентується. Текст візитної картки друкується на рідній мові і, як правило, на англійській або іншій іноземній мові. Існує практика друкувати текст з двох боків картки — на одній на рідній, на другій — на іноземної мові. Проте якщо дотримуватися строгих протокольних вимог, то текст візитної картки повинен друкуватися на одній стороні, щоб на іншій, чистій, стороні можна було зробити які-небудь записи. Виходячи з цього, візитні картки правильніше мати двох видів — надруковані на рідній мові і на іноземної.

Колір візитних карток в даний час різноманітний: від рожевого, блакитного до чорного. Проте згідно протокольним вимогам вони повинні бути білими.

На візитній картці окрім реквізитів власника може бути зображена і його фотографія.

Строгі вимоги, що пред'являються до оформлення візитних карток, дотримуються як і раніше лише в дипломатичній практиці. У діловій практиці вимоги набагато вільніше.

Правила використання візитних карток

Залежно від характеру відносин з відповідною особою на візитній картці можуть робитися написи обов'язково в третій особі. Наприклад: «подяка за поздоровлення» і т.д. Візитні картки, що посилаються поштою або з кур'єром, вкладаються в спеціальний конверт, на якому від руки чорнилом або на машинці, що пише, указуються ім'я, прізвище і посада адресата. У один конверт на ім'я однієї особи можуть бути вкладені декілька візитних карток від різних осіб. Якщо в одному конверті посилаються візитні картки відразу декільком особам, то в лівому верхньому кутку кожної візитної картки указується прізвище особи, якій вона адресована. На візитній картці, направленій в конверті (вона не загинається), рекомендується написати декілька рядків, щоб не допустити її використання сторонньою особою в неприпустимих цілях.

Візитні картки, що завозяться особисто адресатові її власником, загинаються залежно від місцевої практики. У Росії загинають правий верхній кут або праву сторону картки по всій ширині. Прізвище особи, якій залишається візитна картка, не пишеться. Якщо візитна картка завозиться особисто, то це розглядається як знак особливої пошани до особи, якій вона призначена. Але вручати її з виразом подяки і інших відчуттів особисто адресатові не прийнято.

Якщо заломлену картку доставляє шофер, кур'єр або вона відправляється поштою, це вважається грубим порушенням етикету. На отримані або завезені візитні картки належить давати відповідь також візитною карткою протягом 24 годин.

В першу чергу, візитна картка представляє свого власника. Візитними картками обмінюються при знайомстві, їх залишають при нанесенні візиту, посилають після нанесеного візиту (якщо не наноситься у відповідь візит). З візитними картками пересилають подарунки. Їх вручають як знак бажаності ділової співпраці

При зміні адреси разом із старою візитною карткою посилається нова візитка, на якій повідомляються нові реквізити.

Імідж організації (фірми)

Імідж організації (фірми) обов'язковий. Він виступає як складова частина культури ділових відносин. Без нього наївно розраховувати на серйозні успіхи в бізнесі, користуватися гідною репутацією в різних кругах суспільства.

У поняття «Імідж організації (фірми)» входять прийнята система відносин між співробітниками даної організації (фірми) з її клієнтами, фірмовий стиль одягу, ергономіка і дизайн офісу, готовність її співробітників йти назустріч клієнтам. При цьому необхідно дотримувати певну міру (наприклад, розкішно оформлені інтер'єри створюють враження процвітаючої організації, але в той же час у клієнтів можуть виникнути думки — «ось на що йдуть наші гроші», людина може втрачатися (наприклад, зайва нав'язливість до клієнтів може привести вашого співбесідника до думки, що ваші справи йдуть погано).

Ергономіка офісів (облаштування технічними засобами автоматизації управлінської праці) і їх дизайн (зовнішнє оформлення) на сучасному етапі постійно розвиваються. Неприємні неохайні офіси, несмак їх оформлення і застарілі меблі. В цьому випадку може постраждати професійний імідж. Як відсутність візитної картки є недотриманням ділового етикету, так і примітивний, а тим більше неохайний вид офісу завдає фірмі непоправного збитку.

Естетично оформлені інтер'єри, обладнання, зручне для службовців і клієнтів, створюють сприятливі для спілкування і роботи умови. Використання в обробці приміщень різних матеріалів і способів внутрішнього облаштування створюють свою певну атмосферу.

Відомо, що «теплі» натуральні матеріали (темне дерево, текстиль, підлогові килими) сприяють атмосфері затишку, захищеності.

Твердий камінь (мармур або відкритий бетон), скляні двері з металевою гратчастою обробкою, високі стелі і вікна формують відчуття значущості, важливості.

Використання в оформленні дзеркал, срібла, блискучого металу, пластика говорить про незалежність, відвертість, готовність

до змін. Довгі приміщення, зали з колонами, довгі коридори асоціюються з образами активності, відсутність статичності. При цьому наявність серед обробних матеріалів шкіри і різного типу шкур і хутра додають еротичний відтінок.

У створенні фірмового стилю немає дрібниць. Важливо, щоб вони грали на той образ, який ви хотіли б мати.

На закінчення відзначимо, що створення іміджу — дорога процедура. Вона вимагає витрат часу, грошей, власних зусиль. Робити самого себе — найбільш складна робота, але вона одночасно представляє і найбільший інтерес для кожної людини, тому що привабливий для інших і такий, що не суперечить своєму внутрішньому «я» образ є важливим кроком до вирішення багатьох життєвих проблем, ділових ситуацій.