Принцип оптимізації управління.

Будь-яка керована система еволюційно розвивається, удосконалюється, в ній зростає впорядкованість, оптимізується структурна організація - Джерелом, причиною розвитку є внутрішні суперечності системи, і еволюція системи залежить від своєчасного визначення цих суперечностей, зменшення або усунення їх негативного впливу. Суперечності як діалектична категорія є необхідним і істотним чинником розвитку, будь-якої поступальної ходи. Але накопичення суперечностей може привести до хаосу, втрати управління, до регресу.

Своєчасна обробка інформації про внутрішні процеси в системі і її осмислення дозволяють ухвалювати розумні управлінські рішення, удосконалювати внутрісистемні зв'язки, підвищувати ефективність взаємодії із зовнішнім середовищем. Оптимізація управління дозволяє удосконалювати структуру керованого об'єкту і підвищує його функціональні можливості, що у результаті веде до ослаблення або повного усунення внутрісистемних негативних процесів. Цей важливий принцип управління можна сформулювати так: оптимізація управління підвищує ефективність керованої системи. Справедливість принципу підтверджується незліченними прикладами, оскільки принципи управління універсальні і можуть бути віднесені до будь-якої відкритої системи, що діє, - технологічних процесів, виробничих колективів або внутрішньо сімейних відносин.

Оптимізація управління, включаючи і процеси саморегуляції, для будь-яких складних систем (будь то людина, фірма, виробниче підприємство або економіка в цілому) є основною умовою розвитку і гарантом ефективній діяльності. Наприклад, літальні апарати будь-яких систем дають безперечний виграш в швидкості пересування, але важливо забезпечити їх високу надійність. Прогрес в авіації, вдосконалення управління збільшували швидкість і постійно підвищували надійність і безпеку польотів. Вдосконалення управлінських процесів в трудових колективах має основною метою підвищення продуктивності праці при зменшенні суперечностей між керівником і виконавцями. Екологічні потреби суспільства і технічний прогрес знаходяться в постійній суперечності, і основне завдання виробничників - зменшити негативний вплив технологічних процесів на стан навколишнього середовища.

Оптимізація і спрощення складних виробничих систем - необхідна умова для ефективнішого використання об'ємів інформації, що постійно ростуть, що і визначає прогрес цих систем. У народному господарстві принцип оптимізації управління диктує необхідність скорочення галузевих ієрархічних рівнів управління, зменшення регламентуючої ролі державного апарату, що сковує самостійність і ініціативу, вдосконалення структури управління підприємств і мотивації праці. Все це у результаті підвищить ефективність діяльності трудових колективів і народного господарства в цілому.

Цей основоположний принцип управління дає відповіді на найважливіші і такі, що мають велике практичне значення, питання - яке рішення повинен ухвалити керівник: сконцентрувати всю повноту влади в своїх руках або роздати велику її частину своїм колегам? Централізація або децентралізація? Коли, в яких випадках централізація необхідна? Яка структура управління за даною виробничою ситуацією є оптимальною? І, нарешті, скільки співробітників повинно безпосередньо підкорятися керівникові? Трос, п'ятеро, а може бути, десять? Погодьтеся, що відповіді на ці важливі питання повинен знати кожен керівник.

Централізація управління, говорить теорія і підтверджує практика, має безперечні переваги при вирішенні глобальних, стратегічних завдань. Вона дозволяє широко, масштабно розподіляти всі види резервів і ресурсів, але при цьому неминуче пригнічується творча ініціатива виконавців, не завжди оптимально вирішуються тактичні завдання. Підтверджує цей вивід сумний досвід соціалістичного будівництва в наший країні, трагічні епізоди Великої Вітчизняної війни, знівечені долі мільйонів радянських людей, особливо творчих професій. Яскравий приклад - розгром непереможної армії Наполеона в битві при Ватерлоо як результат жорсткої централізації управління. Наполеонові ж належить відома фраза: «Краще один поганий головнокомандуючий, чим два хороших». Але в деяких, найчастіше екстремальних, ситуаціях принцип єдиноначальності абсолютно незамінний: війна, пожежа, стихійні лиха. Важко представити управління армією без реалізації цього принципу або сім'ю без розділу – батько, матір. Важливе слідство має принцип єдиноначальності - працівник повинен отримувати накази тільки від одного безпосереднього керівника. Це ясне і зрозуміле всім правило порушується постійно, начальникові важко подолати спокусу самому втрутитися у виробничий процес, і його вказівки здаються йому, поза сумнівом, наймудрішими.

Децентралізація управління звільняє членів колективу від постійної докучливої опіки, ефективно стимулює ініціативу, повніше розкриває потенційні можливості осіб. Рядовий працівник виконує завдання з подвоєною енергією, якщо йому надається хоч би мінімальний ступінь дійсного контролю ситуації. Принцип самоуправління на робочих місцях.

Децентралізація ефективна, якщо на нижчих рівнях управлінської ієрархії ухвалюють обґрунтовані і важливі рішення і ці рішення не вимагають узгоджень і затвердження керівництвом (наприклад, при забезпеченні оперативного управління, вирішенні кадрових питань і т. п.). Децентралізація багатьох управлінських функцій неминуча при територіальній роз'єднаності структурних підрозділів підприємства (філії, управління структурних підрозділів) або при необхідності спеціалізації (НДІ, об КБ, центральний склад з великим об'ємом завантажувально-розвантажувальних робіт і т. д.). Але децентралізація управління має небезпечну тенденцію до втягування керованого процесу в анархію, хаос. Часто і досвідчені керівники обґрунтовано побоюються втратити контроль над керованою системою, а слабкі - що з'явиться компетентний неформальний лідер, який може підмінити свого начальника, підірвати його авторитет. Делегуючи при децентралізації свої повноваження виконавцям, керівник часто не може відповісти на конкретні питання безпосереднього начальства або при виступі на загальних зборах. Наприклад, яка текучість кадрів по спеціальностях за звітний період, як забезпечений виробничий процес верстатниками різного профілю, які саме необхідні запасні частини, яке необхідне додаткове електротехнічне устаткування і контрольно-вимірювальні прилади. Відповіді на ці питання чудово знають компетентні заступники керівника, але сам керівник в цій ситуації відчуває себе, м'яко кажучи, дискомфортно. Чи повинен він знати відповіді на ці і сотні інших дрібних виробничих питань?

Отже, як розумніше повинен розпорядитися своєю владою керівник, перша особа підприємства, особливо якщо це підприємство - приватна фірма? Теорія управління дає чіткі, однозначні рекомендації: керівник повинен узяти всю організаційно-розпорядливу владу в свої руки і делегувати значну частину своїх повноважень досвідченим заступникам, фахівцям своєї справи. І при цьому не заважати їх роботі дрібною опікою, постійним контролем, якщо вони в основному успішно виконують свої службові обов'язки. "Не зламано - не лагодь!", а якщо пригадати клятву Гіппократа, то «Не нашкодь!» І лише при явній загрозі зриву запланованих робіт або очевидній невідповідності виконавця посади керівник зобов'язаний активно втрутитися в роботу відстаючого структурного підрозділу, застосувавши всю повноту влади аж до підміни собою виконавця. Подивимось, як працюють ці принципи на верхньому щаблі влади: гасити пожежу лопатою і інше.

Норма керованості.

Залишається ще одне, вельми істотне питання: скільки можна і потрібно мати підлеглих, яка норма керованості керівника? Болісним, складним шляхом прийшло людство до розуміння того, що завищена норма керованості може привести до втрати контролю і дезорганізації роботи підприємства.

Французький дослідник В. А. Грейкунас обґрунтував залежність між кількістю підлеглих і кількістю їх щоденних звернень до керівника нескладною формулою

Якщо керівникові безпосередньо підпорядковано чотири виконавців, то кількість спірних питань, розбіжностей, а, отже, і звернень за їх рішенням до керівника буде порядка 44 рази за робочий день:

 

№ п/п	Число підлеглих	Кількість звернень
1.
2.
3.
4.
5.		245,970

Безперечний той факт, що при великій кількості підлеглих керівник фактично не в змозі повноцінно управляти підприємством і може лише тішити свою самолюбність ілюзією влади. На думку більшості фахівців, норма керованості коливається в значних межах залежно від багатьох чинників, але в середньому вона складає 3-5 чоловік. Зменшення діапазону управління небезпечне появою ускладнених організаційних структур, що складаються з невеликих підрозділів із зайвою кількістю вертикальних рівнів.

Норма керованості керівника залежить від декількох чинників:

- типу виробництва (серійне, дрібносерійне, індивідуальне), його складності і відповідальності;

- оснащеності праці керівника технічними засобами управління (персональний комп'ютер і створена на його основі база інформаційних даних, ефективність комунікаційних зв'язків, що діють, і т. д.);

- місця керівника в ієрархічній структурі, від якого залежить складність вирішуваних проблем, міра його відповідальності і, природно, сила емоційного навантаження;

- знань і досвіду керівника (мистецтва управління).

Принцип оптимізації лежить в основі будь-якої організаційної структури незалежно від критеріїв оптимальності і системи обмежень, що діє, що застосовуються. До речі, якщо пригадати тезу про універсальність принципів управління, то принцип оптимізації повинен бути поширений і на сімейні відносини.

Дійсно, структура сімейних зв'язків залежить від зміні зовнішнього і внутрішнього середовища: змінюється роль молодої дружини, яка стала матерью, що, у свою чергу, міняє і статус тещі (або свекрухи), яка завдяки своєму досвіду, такту і авторитету стає незамінною бабусею, а іноді і неформальним сімейним лідером. Міняється і роль молодого батька, який тепер особливо активно повинен забезпечувати зв'язок із зовнішнім світом і фінансове благополуччя сім'ї. З появою нової мети - турботи про здоров'я і нормальний розвиток дитини - міняється, іноді і значно, структура сімейних відносин, і якщо сім'я не здатна перебудувати структуру сімейних зв'язків в умовах життя, що змінилися, якщо не будуть враховані рекомендації, методи мистецтва управління, то можливі самі непередбачувані наслідки.

Принцип відповідності.

Основи іншого важливого принципу управління - принципу відповідності - були закладені близько ста років тому американським інженером Ф.У. Тейлором, основоположником наукової організації праці і управління, «батьком наукового менеджменту».

Визначити відповідність працівника посаді - завдання не з легких. Необхідний досвід і уміння відокремити професійні ділові якості від словесної мішури і зовнішньої помпезності співробітника. Найчастіше люди намагаються відкусити більший шматок, чим можуть проковтнути, адже зазвичай людина вельми високої думки про свої здібності і інтелект. Значно рідше зустрічаються випадки недооцінки своїх можливостей, боязкості, соромливості. Якщо людині з хорошою освітою доручити виконувати рутинну канцелярську роботу, то значна частина його знань пропаде без користі, а сам співробітник прагнутиме змінити місце роботи за ради цікавішої посади.

Є багато методів допомогти людині у пошуках його дійсного місця в колективі, знайти своє покликання. Японські менеджери досягають цієї мети шляхом ротації, тобто переміщенням співробітника з одного місця роботи в інші структурні підрозділи. Найчастіше ці переміщення проводяться «по горизонталі», але іноді і з підвищенням на посаді - «по вертикалі». Багато що дає система наставництва, коли до новачка прикріплюють досвідченого фахівця, і часті контакти керівника зі своїми співробітниками, іноді і в неофіційній обстановці.

Виконувана робота повинна відповідати інтелектуальним і фізичним можливостям виконавця - ось основа принципу відповідності. Кожен сам може пригадати багато прикладів зі свого виробничого і життєвого досвіду, коли завдяки випадковостям кон'юнктури чоловік з середніми інтелектуальними і організаторськими здібностями був піднесений вгору службових ієрархічних сходів і, не дивлячись на всі його старання, на роботу без відпочинку з ранку до глибокої ночі, так і не зміг добитися яких-небудь помітних результатів. Страждає не тільки робота, під загрозою і його здоров'я, благополуччя сім'ї, дружні контакти з іншими людьми.

Принцип відповідності необхідно застосовувати кожному керівникові при підборі і розстановці управлінських кадрів і в першу чергу при оцінці своїх власних можливостей, своєї відповідності виконуваній роботі. Чітко застосовувати принцип відповідності рекомендував ще великий старогрецький філософ Сократ. Він учив, що головне завдання і основне свідоцтво мистецтва будь-якого громадського діяча, воєначальника, торговця, будівельника - уміння дати людині роботу по його здібностях і добитися виконання дорученого завдання.