Принцип автоматичного заміщення відсутнього.

Очевидна важливість принципу автоматичного заміщення відсутнього ясна кожному досвідченому керівникові. Заміщення відсутніх (хвороба, відпустка, відрядження) повинне вирішуватися автоматично на основі службових посадових інструкцій, що діють, і регулюватися формально. Як часто у виробничій практиці виникали ситуації, коли із-за хвороби, наприклад, головного бухгалтера була паралізована робота всього підприємства (тільки у бухгалтера зберігається друк або тільки його підпис визнається банком).

Є один, дещо несподіваний наслідок цього принципу - важливість службових посадових інструкцій, документів, спрямованих на виконання свого обов'язку в рамках права. Мало знайдеться людей, що мають досвід роботи в органах управління, які з симпатією відносилися б до розпоряджень, інструкцій, циркулярів, але їх відсутність веде до правового нігілізму, коли всі відповідають за все, а у результаті - ніхто і ні за що.

Проте заміщення відсутнього, особливо якщо доводиться заміщати начальника структурного підрозділу, вимагає від виконавця великого такту, підготовленості і досвіду. Головне, не повинні страждати робота, і відмовки типу "я це питання вирішити не можу, доведеться почекати начальника" абсолютно недопустимі. Сам факт передачі функцій керівника хоч би на деякий час особі, що заміщає його, свідчить про їх обопільну довіру, про визнання за виконавцем компетентності і професіоналізму. Приймаючи на себе додаткові обов'язки, виконавець, володіючи правом на помилку, несе відповідальність не тільки за свої рішення, але і за бездіяльність, особливо в складних виробничих ситуаціях. Той, що заміщає повинен знати свої нові функції, але ще краще розбиратися в тому, чого він не повинен робити. По-перше, він не повинен відміняти або хоча б ставити під сумнів прийняті його керівником принципові рішення, навіть якщо ці рішення він не схвалює. По-друге, важливо розуміти, що ухвалюванні виконавцем рішення повинні залишати можливість для подальших коректувань, не можна ставити керівника перед фактом, примушувати його приймати те, до чого він не готовий або з чим він принципово не згоден. Будь-яка форма примушення і насильства неприємна, але заганяти свого начальника в кут абсолютно неприпустимо, і це коштуватиме у результаті величезних втрат, і, нарешті, не слід намагатися використовувати виниклу ситуацію для підняття свого авторитету за рахунок відсутнього начальника: «Я-то вас розумію, і підтримав би, але мій керівник...». Подібні спроби наївні, не етичні і завжди дають негативний результат.

 

Принцип першого керівника.

Принцип першого керівника свідчить: при організації виконання важливого виробничого завдання, контроль за ходом робіт повинен бути залишений за першим керівником підприємства, оскільки тільки перша особа має право і можливість вирішувати або доручати рішення будь-якого питання, що виникає при впровадженні цього заходу. Оскільки основною метою впровадження більшості найважливіших заходів є підвищення ефективності соціально-економічного функціонування підприємства, то керувати такими роботами повинен не фахівець в якійсь певній області (наприклад, розробник АСУ ТП), а тільки той фахівець, який може охопити всю проблему, що стоїть перед підприємством в цілому, глибоко знає цілі і завдання, вузькі місця в його роботі, тобто перший керівник.

Найчастіше цей принцип застосовується при розробці АСУ ТП підприємства, а це завжди зв'язано з вирішенням питань правового і організаційного характеру: зміною структури управління, введенням нових функціональних обов'язків працівників апарату управління і виробничого персоналу і тому подібне Вирішення всіх цих питань - прерогатива тільки першого керівника підприємства. Розробка і впровадження АСУ ТП, як правило, виконуються не за ініціативою директора підприємства, а на підставі вирішення вищестоящих організацій. І сьогодні, після переходу підприємств і фірм на роботу в умовах ринкових відносин, не доводиться спокушатися, що керівник філії фірми буде ініціатором впровадження засобів і методів комп'ютерної обробки інформації. В цьому випадку ефективність автоматизації знижується, оскільки фахівці в області АСУ ТП не мають достатніх прав, щоб зобов'язати служби підприємства перейти на нову технологію управління, а розробка проекту АСУ ТП без участі керівника підприємства приречена на істотні пропуски і недоробки.

Створення нових управлінських технологій вимагає проведення комплексу підготовчих робіт, участь першого керівника, в яких необхідна: вирішити питання фінансування, перерозподілу прав і обов'язків виконавців, залучення до робіт фахівців інших суміжних організацій винен саме він.

Серед підготовчих заходів слід особливо відзначити:

- проведення навчання і підвищення кваліфікації співробітників підприємства.

- організацію обміну досвідом і відряджень фахівців на ті споріднені підприємства, де роботи по автоматизації розвиваються найуспішніше;

- проведення бесід і семінарських занять розробників нової системи з провідними фахівцями підприємства.

Аналіз зриву виконання багатьох важливих програм, серйозних завдань показує, що однією з причин таких зривів є недотримання цього принципу управління.

 

Принцип одноразового введення інформації.

У діяльності керівника інформація, її оперативність і достовірність, грає вирішальну роль, оскільки вона є предметом, засобом і продуктом управлінської праці. Один раз введена в пам'ять комп'ютера інформація може неодноразово використовуватися для вирішення цілого комплексу інформаційно зв'язаних завдань - ось суть цього важливого принципу управління. Цей метод накопичення виробничої, економічної, кадрової і нормативно-довідкової інформації є основою для створення баз і банків даних, незамінним інструментом для отримання керівником і всіма структурними підрозділами підприємства об'єктивних достовірних даних про хід технологічного процесу. Нагадаємо, що базою даних є сукупність відомостей, що зберігаються в пристроях комп'ютера, що запам'ятовують, а банк даних - могутніша система зберігання інформації - функціонально організоване інформаційне забезпечення колективу користувачів або сукупності вирішуваних в системі завдань. Створення автономного банку даних дає можливість відокремити інформацію від прикладних програм, полегшити доступ до неї різним категоріям користувачів і надійніше зберігати інформацію.

Ще один важливий наслідок реалізації принципу одноразового введення інформації і створення на його основі банків і баз даних - можливість прямого доступу кінцевого споживача до інформації, що зберігається, без якого-небудь посередника. Розроблені діалогові процедури діють на основі алгоритмічних мов надвисокого рівня, але (не дивлячись на страхітливу назву) освоїти ці мови - справа декількох годинників або днів. Працюючи в діалоговому режимі з банком даних, фахівці і працівники апарату управління можуть самостійно вирішувати завдання і піти від традиційної залежності від програмістів, які вже давно відчувають себе елітою управління. Бази і банки даних завжди створюються з певним ступенем надмірності, тобто враховуються динамічність і безперервний розвиток системи в цілому, що обов'язково приводить до збільшення об'ємів оброблюваної інформації і появи нових типів управлінських завдань.

У промислово розвинених країнах вже в 80-х роках створювалися загальнодоступні банки даних, що стало можливим завдяки розвитку інтегральних систем зв'язку і масовому впровадженню комп'ютерної техніки. Будь-яка, скільки завгодно віддалена інформація стала доступною для рядового користувача, і вхід в загальнодоступний банк даних може бути здійснений і з домашнього комп'ютера. Все це сприяло розвитку малого бізнесу, наукового і культурного обслуговування. Одночасно з цим інтенсивно розвивався маркетинг інформаційних послуг і розвивався економічний простір для високоприбуткових інвестицій в цю область.

Реальне застосування принципу одноразового введення інформації дає можливість керівникам всіх рівнів використовувати в своїй роботі великі об'єми достовірної і оперативної інформації. Наприклад, керівник фірмою або супермаркетом може легко отримувати щоденну, щотижневу, місячну і річну інформацію з наростаючим підсумком про ціну кожного з великої номенклатури товарів, про кількість проданого товару і про складські залишки його, про поточні витрати і прибуток і так далі Частина цієї інформації вводиться в базу даних автоматично, за допомогою складських або цехових реєстраторів виробництва, а в магазинах - за допомогою пристрою, що прочитує записану на упаковці інформацію про товар. Важливо тільки зберігати точну адресність видаваної інформації, тобто захистити користувача від надмірної інформації і при зміні структури підприємства передавати зведення абонентові, що потребує їх.