Раздел 2. Стратегия и тактика построения организации.

 

Лекция 5. Система управления. Миссия и цели в управлении организациями

Организация как система

В любой организации для того, чтобы понимать ее таковой должны выполняться следующие требования:

1. Наличие, по крайней мере, двух людей, которые считают себя частью этой организации.

2. Наличие, по крайней мере, одной цели, которую принимают как общую все члены данной организации.

3. Наличие сотрудников организации, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

Соединив в одну эти существенные характеристики, мы получаем важное определение: организация — это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.

В экономике организация является хо­зяйствующим субъектом, реализующим собственные интересы по­средством производства и реализации товаров (услуг) на рынке в рамках определенной социально-экономической системы. По­скольку в каждой организации есть те, кто управляет и те, кем управляют, то ее как единую социально-экономическую систему можно рассматривать в виде двух подсистем – управляющей и управляемой.

Соединение этих двух подсистем определенными мате­риально-вещественными и информационными связями образует структуру и целостность системы. Данная система не сводятся к сумме свойств составляющих элементов. Удаление любого из элементов или изменение их свойств разрушает данную систему или преобразует ее в другую. Рассматриваемая социально-экономическая система управления предусматривает закономерное, целенаправленное, взаимное, целостное взаимодействие всех входящих в нее подсистем и этим отличается от простой совокупности элементов.

Социально-экономическая система управления предусматривает наличие в ней человека. Это вносит вероятностный характер в поведение таких систем. Таким образом, отличительной чертой социально-экономической системы управления является наличие многовариантности в ее функционировании.

В системе управления организацией обязательно присутствует управляющая подсистема (субъект управления), воздействующая на управляемую подсистему (объект управления)инфор­мационными (прямыми и обратными) связями (рис. 5.1).

 

 

Рис.5.1. Контур социально-экономической системы управления

 

Практически любые системы управления являются сложными, их характеризуют следующие свойства:

---большое число элементов;

---между элементами циркулируют не только материальные ресурсы, но и информация;

---наличие нескольких, в том числе противоречивых, целей;

---несколько уровней и способов достижения целей;

---несовпадение интересов отдельных групп субъектов;

---наличие элементов системы, функционирующих в условиях неопреде­ленности;

---сложность одному наблюдателю одновременно охватить и описать количественно взаимосвязи между элементами.

Системный подход в управлении означает всестороннюю проработку принимаемых решений, анализ всех возможных вариантов их реализации, координацию усилий на различных направлениях. В социальных системах этот принцип предполагает тесную увязку экономических, политических и культурных проблем в процессе решения управленческих задач.

Применение системного подхода к управлению облегчило для менеджеров задачу, увидеть организацию в единстве составляющих ее частей, которые неразрывно переплетаются с внешним миром. Это помогло интегрировать вклады различных научных школ менеджмента школы, которые в разное время доминировали в теории и практике управления.

Особенностями любой системы являются: целостность (несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих ее элементов, невыводимость из последних свойств целого), структурность (возможность описания системы через установление ее структуры), иерархичность (каждая часть системы выступает как своего рода подсистема, обладающая своими качествами).

Система как целостность приобретает новые свойства, новые качественные характеристики, не содержащиеся в отдельности в образующих ее элементах.

По уровню иерархии системы классифицируются на:

1. Неживые: статистические структуры, простые динамические системы с заданным движением, кибернетические системы с обратной связью.

2. Живые: открытые системы с самосохраняемой структурой (уровень клеток), живые организмы с низкой способностью воспринимать информацию (уровень растений), живые организмы с более развитой способностью воспринимать информацию (животные), люди, социальные системы, социально-экономические системы.

Для менеджмента особый интерес представляют социально-экономические системы – неравновесные системы, которым свойственны неопределенность. Поэтому предсказание поведения социально-экономической системы носит вероятностный характер.

Существует два основных типа систем: закрытые и открытые. Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Такая система не является самообеспечивающейся, она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне. Кроме того, открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование.

Все организации, занимающиеся хозяйственной деятельностью и относящиеся к социально-экономическим системам, являются открытыми системами. Управление такими системами предполагает выработку оптимального варианта управленческого решения на основании проработки множества вариантов решений.

Крупные составляющие сложных систем, таких как организации зачастую сами являются системами. Эти части называются подсистемами. Понятие подсистемы это важное понятие в теории управления. Посредством разделения организации на соответствующие подразделения создаются подсистемы внутри организации. Все эти подразделения (подсистемы) играют важную роль в организации в целом, точно так же как подсистемы вашего тела, такие как кровообращение, пищеварение, нервная система и скелет. В целом любая социально-экономическая система (организация) состоит из следующих подсистем:

---техническая;

---технологическая;

---социальная (группы людей);

---экономическая;

---организационная (требования, правила, стандарты).

Подсистемы могут, в свою очередь, состоять из более мелких подсистем. Поскольку все они взаимозависимы, неправильное функционирование даже самой маленькой подсистемы может повлиять на систему в целом. Работа каждого подразделения и каждого работника в организации очень важна для успеха организации в целом.

Понимание того, что организации представляют собой сложные открытые системы, состоящие из нескольких взаимозависимых подсистем, помогает объяснить, почему каждая из школ в управлении оказалась практически приемлема лишь в ограниченных пределах. Каждая школа стремилась сосредоточить внимание на какой-то одной подсистеме организации. Бихевиористская школа в основном занималась социальной подсистемой. Школы научного управления и науки количественных методов в управления - главным образом, техническими и технологическими подсистемами. Следовательно, они зачастую не могли правильно определить все основные компоненты организации. Ни одна из школ серьезно не задумывалась над воздействием среды на организацию. Более поздние исследования показывают, что это очень важный аспект работы организации. Сейчас широко распространена точка зрения, что внешние силы могут быть основными детерминантами успеха организации. Таким образом, внешнее воздействие предопределяет средства арсенала управления, которые могут оказаться наиболее подходящими и, вероятнее всего, успешными.

Рис. 5.2. представляет собой упрощенное изображение организации как открытой социально-экономической системы. Любая система характеризуется, по крайней мере, тремя эле­ментами:

---входом в систему (поступающие ресурсы);

---процессом преобразования ресурсов в продукт (услугу);

---выходом из системы.

На входе организация получает от окружающей среды информацию, капитал, человеческие ресурсы и материалы. Эти компоненты называются входами. В процессе преобразования организация обрабатывает эти входы, преобразуя их в продукцию или услуги. Эта продукция и услуги являются выходами организации, которые она выносит в окружающую среду. Если организация управления эффективна, то в ходе процесса преобразования образуется добавочная стоимость входов. В результате появляются многие возможные дополнительные выходы, такие как прибыль (для коммерческих организаций), увеличение доли рынка, увеличение объема реализации, социальная ответственность, удовлетворение потребителей, рост организации.

 

Входы Преобразования Выходы

 

Рис. 5.2 Организация как открытая социально-экономическая система

Итак, организация это открытая система, успешное существование ко­торой зависит от эффективного взаимодействия с внешней средой.

Внутренняя среда организации обеспечивает достижение поставлен­ных целей и охватывает производство товаров и услуг, а также и управление этим производством.

Внешняя среда прямого действия включает рынки, представ­ляющие интерес для данной организации, законодательство, регули­рующие хозяйственные отношения, и, наконец, состояние науки и техники.

Внешняя среда косвенного воздействия включает политическое, социально-экономическое положение общества, учи­тываемые организацией при разработке стратегии своего развития.

Миссия организации

Миссия организации это в широком понимании философия существования организации. В более узком смысле миссия понимается как то, ради чего существует та или иная организация. Миссия является важнейшей составляющей стратегического плана развития любой организации. Она формирует направление движения организации с учетом внешних и внутренних условий ее существования. Формирование миссии определяет основную цель организации. На формирование миссии организации оказывают влияние следующие субъекты внутренней и внешней среды:

1. Собственники организации.

2. Сотрудники организации.

3. Потребители производимых организацией товаров или услуг.

4. Деловые партнеры организации.

5. Местное сообщество.

6. Общество в целом.

Любая организация должна начинать свою деятельность с четкого определения своей миссии, устанавливаемой высшим руководством. Во многих организациях разрабатываются официальные формулировки миссии. Формулировка миссии – это формулировка основной цели организации. Четкая формулировка миссии действует как «невидимая рука», которая направляет сотрудников организации, позволяя им работать независимо и в то же время коллективно для достижения общих целей организации. Формулировка миссии организации должна быть ориентированной на рынок.

Определение деятельности с точки зрения рынка лучше, чем определения с точки зрения выпускаемого товара или услуги. Товары или услуги рано или поздно все равно устаревают, а основные потребности рынка могут остаться прежними навсегда.

Таким образом, миссия, ориентированная на рынок, определяет деятельность организации с учетом его направленности на удовлетворение основных потребностей покупателей.

При определении миссии руководству организации следует избегать как чрезмерной конкретизации, так и излишней расплывчатости. Миссия должна быть реалистичной. Она должна подходить именно к этой организации, и ни к какой другой.
При формулировании миссии должны учитываться следующие положения:

1. Философия организации.

2. Долгосрочные цели.

3. Сфера деятельности организации.

4. Специфика осуществления организацией своей деятельности.

Миссия должна мотивировать позитивное отношение к организации субъектов внешней среды, в которой предполагает функционировать организация. Она должна вызывать у людей заинтересованность, а не равнодушие.

Внутри организации миссия помогает создать и поддерживать определенный корпоративный дух. Это помогает сотрудникам понять предназначение организации, в которой они работают, способствует развитию коллективной ответственности за достижения эффективной деятельности, одновременно повышая статус отдельного работника.

Миссия является своеобразной платформой для разработки стратегических целей организации. Организациям не стоит пересматривать свою миссию каждые несколько лет, реагируя на малейшие изменения рыночной среды. Однако организации следует переопределить свою миссию, если она не вызывает доверия потребителей или противоречит оптимальному пути развития организации. При этом это уже может привести к созданию новой организации.

 

Цели организации

Невозможно управлять организацией, если менеджерам и персоналу не ясны ее цели. На каждом уровне управления миссию организации нужно преобразовать в конкретные стратегические цели. Миссия организации порождает иерархию целей и задач в управлении. Цели организации должны отражать конкретное состояние отдельных параметров организации, к которым она должна стремиться. Цели организации являются отправной точкой планирования. При этом в зависимости от перспективности целей различают перспективное и текущее планирование. Цели организации формируют ее систему мотивации, они влияют на организационные процессы, контроль, регулирование и анализ деятельности организации. Таким образом, цели организации тесным образом связаны с ее функциями (см. следующую тему). С постановки целей организации начинается ее функционирование.

Цели организации имеют следующую классификацию:

1. По временному периоду: долгосрочные (стратегические), среднесрочные (тактические), краткосрочные (оперативные).

2. По своему содержанию: экономические, технические, социальные, организационные и т.д.

3. По измеримости: количественные и качественные.

4. По характеру интересов: внешние и внутренние.

5. По иерархии (масштабам): цели всей организации, цели отдельных подразделений, личные цели отдельных работников.

Обычно к целям организации предъявляются следующие требования:

1. Менеджеры различных уровней должны легко трансформировать общие цели в цели и задачи своего иерархического уровня.

2. Между долгосрочными и краткосрочными целями должна быть временная связь.

3. Цели могут меняться в зависимости от меняющихся обстоятельств.

4. Постановка целей должна обеспечиваться соответствующими ресурсами.

5. Желательно, чтобы организация имела систему целей.

Цели будут поставлены правильно, если они будут конкретны, измеримы, определены по времени, будут обладать адресностью, согласованы между собой и контролируемы.

Систему целей организации обычно представляют в виде «дерева целей». Сущность этого понятия состоит в том, что главная цель может быть разложена на систему целей более низкого уровня управления. Цели этого уровня, в свою очередь, могут быть разложены на цели следующего уровня и т.д. (рис.5.3.).

 

 

Рис. 5.3. Фрагмент «дерева целей» организации

 

Процесс управления организацией по целям осуществляется в несколько этапов:

1. Оценка действующей организационной структуры управления (если организация уже функционирует).

2. Разработка долгосрочных целей организации (стратегическое или перспективное планирование), если организация создается вновь.

3. Построение «дерева целей» организации для наделения целями отдельных подразделений.

4. Доведение целей организации до каждого конкретного работника, что должно обеспечить определение ими личностных целей.

5. Анализ достигнутых организаций по целям результатов.

6. Корректировка поставленных целей.

7. Планирование новых целей.

Разноплановость потребностей различных субъектов рынка (собственники организации, сотрудники организации, потребители и внешнее сообщество), в условиях которого функционирует организация, требует от менеджеров данной организации ставить и реализовывать свои цели таким образом, чтобы они способствовали наиболее полному учету этих потребностей.

Цели коммерческих и некоммерческих организаций имеют свои отличия, которые определяются миссией этих организаций. Для первых это, прежде всего, обеспечение прибыльности, для вторых это решение социальных задач.