Характеристика автоматизированных систем обработки экономической информации, функционирование и принципы построения

Автоматизированные системы обработки информации (АСОИ) — это человеко-машинные системы, обеспечиваю­щие автоматизированный сбор и обработку информации, необходимой для оптимизации управления в разных сфе­рах деятельности. По управлению народным хозяйством АСОИ делят на государственную автоматизированную сис­тему (ГАС), отраслевую автоматизированную систему управ­ления (ОАСУ), территориальную автоматизированную систему управления (территориальную АСУ), автоматизирован­ную систему управления предприятием (АСУП), автомати­зированную систему управления технологическим процес­сом (АСУ ТП).

Усовершенствование контрольно-аудиторской работы в народном хозяйстве в соответствии с требованиями рынка в определенной степени зависит от совместимости АСОИ разных уровней и разного функционального назначения. Технической базой их является комплекс технических средств (КТЗ), к которому относятся: персональные, уни­версальные и малые ЭВМ; оборудование по сбору, подготов­ке и предварительной обработке информации, средства свя­зи и передачи информации; приборы тиражирования, ком­плектации и окончательной обработки документов, автома­тизированной выдачи документов и их хранения.

Важную роль в согласовании функционирования раз­ных уровней АСОИ выполняет информационное обеспече­ние. Для этого необходима единая система кодирования и классификации технико-экономической информации, кото­рая является частью информационного обеспечения АСОИ и комплексом взаимосвязанных общегосударственных клас­сификаторов технико-экономической информации, приспо­собленных для непосредственной обработки вычислитель­ной техникой. Совместимость АСОИ зависит от организа­ционной, технической, программной, математической, инфор­мационной и лингвистической совместимости.

Организационная совместимость АСОИ состоит в общ­ности организационной структуры АСОИ разных уровней и разного функционального назначения (АСУ предприятия, АСУ отрасли).

Техническая совместимость предусматривает автома­тическое функционирование комплекса технических средств АСОИ разных уровней, включая обмен информацией и воз­можность совместного решения крупномасштабных задач (контроль выполнения государственных заказов по отрас­ли, ее объединениям и др.).

Программная совместимость состоит в возможности использования программ в АСОИ разных уровней и разно­го функционального назначения.

Математическая совместимость — это возможность использования единых математических методов, моделей и алгоритмов в АСОИ разных уровней.

Информационная совместимость предусматривает ис­пользование единых баз данных АСОИ разных уровней (от­раслевой и предприятия).

Лингвистическая совместимость — использование од­нозначности научно-технических и экономических терми­нов, а также других языковых средств в АСОИ, правил фор­мализации естественного языка, включая методы сжатия и разворачивания текстов.

Совместимость АСОИ обеспечивается разработкой их в соответствии с отраслевыми руководящими методически­ми материалами (ОРММ).

АСОИ для управления и контроля хозяйственной дея­тельности объединения преимущественно создаются на базе собственного информационно-вычислительного центра (ИВЦ) и охватывают в составе объединения все предприятия и производственные единицы. Там, где нецелесообразно со­здавать собственный ИВЦ, АСОИ функционируют на базе ведомственного (отраслевого) кустового информационно-вы­числительного центра (КИВЦ) или информационно-вычис­лительных центров системы Госкомстата Украины, а так­же вычислительных центров коллективного пользования.

Основой технической базы АСОИ являются вычисли­тельные системы.

Вычислительная система — это совокупность взаимо­связанных и согласованно действующих вычислительных машин, объединенных математическим обеспечением и техническими средствами, предназначенными для автома­тизации процесса приема входной информации от ее ис­точников, обработки и выдачи результативной информации пользователям.

Вычислительная система состоит из входного и выход­ного трактов, специализированной вычислительной техники.

Входной и выходной тракты — это совокупность одно­типных приборов, соответственно приема и выдачи инфор­мации, объединенных в самостоятельные блоки.

Вычислительные системы относятся к категории слож­ных систем. Наиболее прогрессивным методом, применяю­щимся при создании сложных экономических систем, яв­ляется системный подход. Сущность его состоит в том, что каждый исследуемый объект рассматривают в связи с дру­гими объектами единой системы, исходя из функциональ­ных взаимосвязей входных и выходных характеристик системы, использования математического аппарата иссле­дования с количественным выражением отдельных пара­метров и особенностей объекта, подлежащего контролю.

Характерной чертой сложных систем является то, что они не имеют единого критерия их эффективности или не­скольких равноценных критериев, один из которых можно принять за основной, доминирующий, в зависимости от на­значения и характера задач и состояния системы. Это преж­де всего касается системы хозяйственной деятельности пред­приятия, которая является объектом финансово-хозяйствен­ного контроля.

Автоматизированная система обработки информации для управления и контроля хозяйственной деятельности про­иллюстрирована рис. 9.1.

При организации АСОИ для управления и контроля хозяйственной деятельности на технической базе ЭВМ при­меняются термины и определения кибернетики, знание ко­торых необходимо экономисту-контролеру для поиска дан­ных в АСОИ, использования их при ревизии и аудите хо­зяйственной деятельности, а также автоматизированного исполнения контрольно-аудиторского процесса.

Данные — это информация, представленная в формализо­ванном виде, который дает возможность передавать или об­рабатывать ее с помощью технических средств (выполнение плана государственного заказа, договоров поставки и т. п.).

 

Рис. 9.1. Автоматизированная система обработки информации для управления и контроля хозяйственной деятельности

Подсистема — часть системы, которая является сово­купностью некоторых относительно автономных элементов и вместе с тем характеризуется подчиненностью функцио­нированию всей системы. Так, если рассматривать в АСОИ для управления предприятием подсистемы планирования, учета, контроля и регулирования, то все они подчинены еди­ной цели — оптимизации системы хозяйственной деятель­ности. Все эти подсистемы являются условно локальными, но между собой они находятся в системной взаимосвязи, что очень важно для финансово-хозяйственного контроля и аудита, так как изучают они не только содержание ин­формации указанных систем, но и достоверность данных о хозяйственной деятельности предприятия, формируемых АСОИ в соответствии с заданными алгоритмами.

Алгоритм — точное общепринятое предписание, опре­деляющее преобразование первичных данных в искомый результат. Относительно задач, решаемых ЭВМ, алгоритм — это упорядоченная совокупность элементарных и логи­ческих операций, записанных на любом входном языке (цепь математических формул, запись на универсальном алгоритмическом языке), выполнение которых приводит к решению соответствующей задачи (контроль выполнения договоров поставки продукции и др.).

Основные свойства алгоритма состоят в определении точности выполнения операции, массовости — пригоднос­ти для решения целого ряда аналогичных задач, результа­тивности — свойстве определить процесс, который при лю­бых допустимых первичных данных позволяет получить искомый результат за определенный отрезок времени. Для алгоритма характерны также дискретность определенного процесса и простота операций, выполняемых вычислитель­ной машиной по определенной программе. Так, при реше­нии комплексной задачи «Контроль использования труда» по заданному алгоритму ЭВМ в порядке дискретности вы­дает данные о количестве работников основного и вспомогательного производств, производительности их труда за отчетный период и за прошлые аналогичные периоды, тем­пах роста производительности труда и заработной платы на предприятии, в хозрасчетных подразделениях, бригадах и отдельных работников.

Программа вычислительной машины — преобразован­ная форма алгоритма, записанного на языке конкретной машины.

Мультипрограммирование, или многопрограммный ре­жим, — выполнение программ на ЭВМ состоит в том, что центральный процессор и приборы ЭВМ поочередно предо­ставляются нескольким программам.

Программа, которой в определенный момент предостав­ляется процессор, называется активной и размещается пол­ностью или частично в оперативной памяти ЭВМ. Осталь­ные программы находятся в состоянии ожидания процес­сора и могут обслуживаться только внешними устройства­ми. Если объем оперативной памяти достаточно велик, то ожидающие программы также сохраняются в оперативной памяти. Программы можно размещать также во внешних накопителях памяти.

Моменты перевода активной программы в состояние ожидания и выбор активной программы устанавливаются алгоритмом планирования операционной системы. Муль­типрограммирование позволяет в ряде случаев эффектив­нее (чем при последовательном выполнении программ) использовать ЭВМ, иногда его применяют для организации обслуживания программ преимущественно с минимальным временем выполнения, для работы в режиме распределе­ния времени.

Реализация мультипрограммирования основывается на использовании возможностей современной ЭВМ (автоном­ное управление внешними устройствами, система прерыва­ния работы центрального процессора).

Операционная система — часть математического обес­печения ЭВМ, предназначенная для управления процессором выполнения готовых программ на ЭВМ. В связи с тем, что операционная система управляет выполнением таких системных программ, как трансляторы, прикладные про­граммы обработки данных, информационно-поисковые про­граммы и другие, она является универсальным средством доступа к выполнению разных услуг, которые предоставля­ются пользователю устройствами ЭВМ, и ко всему матема­тическому обеспечению.

Математическое обеспечение вычислительной маши­ны — совокупность программ, процедур и правил, связан­ных с этими компонентами документацией, позволяющей использовать вычислительную машину для решения раз­ного класса задач. Каждая программа имеет комментарий, составленный на исходном языке. В программы включены операторы, представляющие собой совокупность символов и указывающие операцию, ее значение или местонахождение операндов, т.е. элементов данных, принимающих участие в выполнении операций ЭВМ. Оператор в программе — ма­шинная команда для выполнения определенных работ тех­ническими средствами вычислительной машины.

Условно математическое обеспечение можно разделить на внутреннее и внешнее.

Внутреннее математическое обеспечение — комплекс программных средств, обеспечивающих эксплуатацию ЭВМ и эффективную организацию вычислительного процесса. Комплекс состоит из эксплуатационных программ, опера­ционной системы, составляющих аппаратно-программный комплекс, в котором объединены средства организации, хранения и выбора данных. Так, в процессе ревизии в за­просном режиме можно получить данные о расходовании сырья на изготовление продукции за определенный период, выполнении договоров кооперированных поставок, закреп­лении материальной ответственности за хранение материа­лов, сырья, полуфабрикатов и др.

Внешнее математическое обеспечение — комплекс про­граммных средств, обеспечивающих выгоды абоненту при постановке, программировании и решении задач на ЭВМ и уменьшение трудоемкости, а также упрощение подготови­тельных работ, связанных с обработкой информации на ЭВМ. К этому виду математического обеспечения относятся: биб­лиотеки стандартных программ; алгоритмические языки как средства описания решаемых задач. Трансляторы — машинные программы, предназначенные для автоматиче­ского перевода алгоритмов, составленных на алгоритмиче­ских языках проектирования машинной обработки инфор­мации, на язык конкретной ЭВМ.

Библиотеки стандартных программ содержат набор типовых модулей, предназначенных для реализации стан­дартных решений экономических и других прикладных задач. Для проведения аудита с использованием ЭВМ та­кими типовыми модулями могут быть: инвентаризация товарно-материальных ценностей, анализ ее результатов и отражение в бухгалтерском учете; выявление приписок в оплате труда; платежеспособности предприятия и др.

Алгоритмические — это условные языки, с помощью которых записывают программы работы ЭВМ. Они универ­сальны, поскольку с их помощью можно изобразить любое преобразование информации, которое может быть записано любым другим понятным ЭВМ алгоритмом. Следователь­но, алгоритмический язык — это набор символов и система правил образования и толкования конструкций из этих символов для составления алгоритмов решения задач ЭВМ.

Различают язык программирования, предусмотренный для записывания программ и данных, и метаязык — для определения другого языка, на котором работает конкрет­ная ЭВМ.

Исходным (входным) называется язык, с которого осу­ществляется перевод программ на машинный язык про­граммирования, операторы которого состоят из машинных команд.

Основными видами алгоритмических языков являются машинно-независимые и машинно-ориентированные. Первые наиболее удобны, поскольку на них может записы­ваться любая задача; вторые — языки программирования, отображающие структуру определенных ЭВМ. Для того чтобы приступить к решению задачи, необходимо перевес­ти программу на тот машинный язык, который понимает ЭВМ. Это выполняется автоматически на вычислительной машине по специальной программе-транслятору.

Машинно-независимые языки делят на универсальные (для разных видов знаний) и специализированные; среди машинно-ориентированных выделяют проблемно-ориенти­рованные, отражающие особенности того класса задач (экономических, математических), для записи которых они предназначены.

Для последовательного преобразования и выполнения команд каждого оператора исходного языка применяется программа-интерпретатор.

В процессе применения программ обработки информа­ции на ЭВМ возникают некоторые погрешности (ошибки). Распознавание, местонахождение и характер ошибок в про­грамме выявляет специальная диагностическая программа.

ЭВМ по специальным программам может выдавать ин­формацию пользователям по системе приоритетов. Обработка данных по программе, при которой набор последовательности команд выполняется на определенном этапе, по установлен­ной очередности, называется обработкой по приоритетам. Так, информацию о выполнении плана производства за про­шлые сутки руководителю предприятия в порядке приори­тета ЭВМ может выдать раньше, чем главному бухгалтеру.

Для выполнения контрольно-ревизионных процедур на ЭВМ структура математического обеспечения должна по­зволять реализовать режим запрос — ответ (диалог чело­век — машина), то есть диалоговый режим. При этом целе­сообразно применять многопрограммные ЭВМ, а также широкую номенклатуру периферийных технических средств (регистраторов производства разных типов, автоматизиро­ванных пунктов подготовки данных — АПД и др.).

Комплексное использование разных средств вычисли­тельной и организационной техники (сбор, передача, накоп­ление, переработка и предоставление информации) в режи­ме запрос — ответ аудитор осуществляет комплексом тех­нических средств (КТЗ) автоматизированной системы об­работки данных (рис. 9.2).

Развитие вычислительных систем разного уровня позво­ляет объединять их между собой путем создания сетей ЭВМ для эффективного использования автоматизированного бан­ка данных. Эксплуатация сети ЭВМ основывается на дистан­ционной обработке задач пользователя на универсальной ЭВМ и на аппаратуре телеобработки данных, включающей обработку данных, поступающих от отдаленных абонентов, управление их передачей по каналам связи между абонента­ми и ЭВМ. Абонентами выступают пользователи — конт­рольно-аудиторские подразделения (ведомственные и вневе­домственные), отдельные работники контрольных органов.

Следовательно, кибернетизация контрольно-аудитор­ского процесса является основным направлением развития финансово-хозяйственного контроля и аудита, направлен­ного на активизацию бизнеса в народном хозяйстве.