Внутрибанковский контроль денежных билетов, монеты и других ценностей

Сохранность денежных билетов и монеты в банках обес­печивается прежде всего четко налаженным внутренним контролем банка, который осуществляется бухгалтерией и другими подразделениями. Организация и методика внут­реннего контроля средств в банках установлены норматив­ными документами НБУ.

Контроль денежных билетов, монеты и других ценно­стей, находящихся в денежных хранилищах и кассах уч­реждений банка, а также проверка порядка их хранения осуществляются:

по распоряжению руководителя учреждения банка не реже одного раза в полугодие, а также ежегодно по состоя­нию на 1 января нового года;

при смене руководителя, главного бухгалтера или заве­дующего кассой;

в случае временной смены должностных лиц, ответствен­ных за сохранность ценностей;

по распоряжению НБУ или органов соответствующих банков (общего собрания акционеров, участников и в дру­гих случаях, предусмотренных законодательством).

 

Таблица 12.1. Состояние внутреннего аудита АКБ "'Украина"

на "1" января 199_ г.

 

Ревизии ценностей, находящихся в ответственности ра­ботников кассы, имеющие переходные остатки валютных ценностей, проводятся ежемесячно. Результаты ревизии оформляют записью в отчетной справке работника кассы, а также регистрируют в специальной книге, где указывают дату, фамилию, имя и отчество кассира, ценности у которого были обревизованы.

Отчетная справка о кассовых оборотах за день и остат­ки ценностей составляется за операционный день заведую­щим кассой и кассиром. В справке указываются наимено­вания ценностей, от кого получены ценности на начало дня, обороты за день (поступления, выдача), сколько передано ценностей, остаток на конец дня. На обороте отчетной справ­ки указывается, какие ценности проверены сплошным и выборочным способами, кто проводил контроль и резуль­таты (остатки, недостачи).

Ревизия денежных билетов, монеты и других ценностей проводится составом лиц, назначенных приказом руководи­теля учреждения банка, по распоряжению которого осущест­вляется контроль. К проведению ревизии привлекают сотруд­ников, не связанных с выполнением операций с денежными ценностями. Один из этих сотрудников назначается руково­дителем. Ответственность за правильную организацию и вы­полнение установленных правил проведения ревизий несет руководитель учреждения банка, назначившего ревизию.

Ревизия дважды в год может не проводиться тогда, когда в этом полугодии в учреждении банка осуществлена реви­зия ценностей работниками вышестоящего учреждения бан­ка или в случае смены, а также временного отсутствия ма­териально ответственных лиц за сохранность ценностей. Ин­тервал между ревизиями во времени не может превышать шести месяцев.

Ревизию в связи со сменой руководителя учреждения банка должен возглавлять представитель вышестоящего учреждения (Совета банка).

Лица, не работающие в этом учреждении банка, к проведению ревизии допускаются при наличии удостоверения, выданного вышестоящим учреждением (Советом) банка.

Ревизия проводится при участии лиц, ответственных за сохранность ценностей. При проведении ревизии без при­сутствия материально ответственного лица это отмечают в акте.

Ревизия не должна нарушать проведение операций уч­реждения банка. Осуществляется она внезапно, предусмат­ривает проверку всех ценностей по состоянию на ту же дату и в последовательности, исключающей возможность сокры­тия недостачи денег и ценностей.

Приступив к ревизии, ее руководитель опечатывает сур­гучной печатью все денежные хранилища, находящиеся в кассовом помещении, независимо от наличия в них ценно­стей на момент начала проверки. Он берет под контроль всю денежную наличность операционной кассы, резервных фондов и другие ценности, выясняет, нет ли денег, ценностей и сумок с денежной наличностью и ценностями в вечерней кассе и кассе пересчета, под ответственностью инкассато­ров и при их участии проверяет наличие ценностей.

До окончания полной ревизии касс, резервных фондов и ценностей доступ должностных лиц, ответственных за со­хранность ценностей, в денежные хранилища разрешается только в присутствии руководителя ревизии, причем вло­жение или изъятие денег и ценностей в этот период осущест­вляется под его контролем. В тех случаях, когда за один день нельзя провести ревизию всех указанных ценностей, руководитель ревизии после окончания рабочего дня вмес­те с лицами, ответственными за сохранность ценностей, опе­чатывает денежные хранилища, сейфы и сдает их под охра­ну в установленном порядке. Печать руководителя реви­зии накладывают на дощечке выше печатей должностных лиц учреждения ревизуемого банка.

Денежные билеты, монеты и другие ценности для кон­трольной проверки выбирает руководитель ревизии. Пач­ки и мешки с поврежденной упаковкой и неправильно оформленными накладными (ярлыками) подлежат постра­ничному и поштучному пересчету.

В случае освобождения руководителя учреждения бан­ка, главного бухгалтера или заведующего кассой от обязан­ностей, связанных с хранением ценностей, денежные биле­ты и монеты, находящиеся в оборотной (операционной) кассе, резервных фондах, подлежат сплошному постраничному пересчету.

Руководитель вышестоящего учреждения банка в при­казе о принятии-передаче дел может продлить установлен­ный срок или разрешить провести выборочный и поштуч­ный пересчет наличности, находящейся в оборотной (опе­рационной) кассе и резервных фондах.

Выборочному постраничному и поштучному пересчету подлежит денежная наличность также в случае смены долж­ностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, осво­божденных в установленном порядке от обязанностей, свя­занных с хранением резервных фондов и осуществлением операций с ними.

НБУ разработана методика ревизии денежных билетов, монеты и других ценностей в учреждениях банка.

В оборотной (операционной) кассе денежные билеты прежде всего проверяют по пачкам и корешкам, монету — по надписям на ярлыках, прикрепленных к мешкам (лот­кам), а подготовленные к выдаче упакованные деньги — по надписям на ярлыках, прикрепленных к мешкам. Общую сумму денег сверяют с данными книги учета денежной на­личности операционной кассы и других ценностей. После указанной проверки денежные билеты и монеты опера­ционной кассы подлежат сплошному постраничному пере­счету.

Наличность, находящуюся в операционных кассах учреждений банка, при внезапных ревизиях в полугодии, на 1 января и ревизиях ценностей, связанных с временной сменой материально ответственных лиц за сохранность цен­ностей, пересчитывают в порядке, установленном руководителем учреждения, по распоряжению которого проводится ревизия.

Ревизор, передавая кассиру денежные билеты для по­страничного пересчета, предварительно снимает с корешка бандероль и оставляет ее у себя вместе с частью денежных билетов для контроля. Кассир, пересчитав деньги, сообщает их сумму или количество билетов, к которым ревизор при­лагает сумму денег или количество билетов, оставленных для контроля, и полученный результат сравнивает с данны­ми бандероли. При совпадении общей суммы (количества билетов) оставленные на контроле денежные билеты пере­даются кассиру для пересчета и формирования корешка в установленном порядке. В случае несоответствия деньги пересчитываются ревизором, после чего снова пересчитан­ные деньги и обандероленные в установленном порядке пересчитывает кассир, пересчитывавший их первым. Бан­дероли, верхняя накладная и обвязка с несрезанной плом­бой от раскрытой пачки должны оставаться у ревизора до полного пересчета всех денег, находящихся в пачке.

Поручать пересчет денег тем сотрудникам кассы, кото­рые формировали их в пачки, разрешается только в отдель­ных случаях.

Денежные билеты и монету, находящиеся в вечерней кассе, проверяют по пачкам, корешкам и надписям на яр­лыках, прикрепленных к мешкам, а деньги, упакованные в сумки для выдачи заработной платы, — по надписям на ярлыках. Общую сумму денег сравнивают с данными кас­сового журнала вечерней кассы или контрольной ленты, контрольного кассового аппарата, а также контрольной ве­домости по пересчету выручки. Сумму приходных кассо­вых документов сверяют с итогом кассового журнала или контрольной ленты и контрольной ведомостью. После это­го денежные билеты и монету пересчитывают полностью постранично.

Денежные билеты и монету, находящиеся в кассе пере­счета, проверяют постранично в объеме, определяемом руководителем ревизии или руководителем учреждения бан­ка, по распоряжению которого проводится ревизия.

Нераскрытые сумки с проинкассированной выручкой торговых и других организаций, денежной наличностью и ценностями касс банка при предприятиях, находящихся в кассе пересчета, в вечерней кассе и под ответственностью инкассаторов, сверяют с данными накладных (сопроводи­тельных ведомостей), журналов учета принятых сумок и мешков с денежной наличностью и пустых сумок, регистров, пустых ведомостей и справок о пустых сумках, выданных инкассаторам при выезде их на маршруты. При выявлении сумок, имеющих повреждения, с нарушенными плом­бами и печатями или не соответствующих образцам, деньги, которые в них находятся, пересчитывают постранично. В случае необходимости к участию в пересчете денег могут привлекаться представители соответствующих предприя­тий и организаций, а также правоохранительных органов.

В резервных фондах денежные билеты сначала прове­ряют по пачкам, корешкам и надписям на ярлыках к меш­кам с предварительно подготовленными сумками для вы­дачи, а монету — по надписям на ярлыках, прикрепленных к мешкам, а также постраничным пересчетом в объеме, определенном руководителем ревизии или руководителем учреждения банка, по распоряжению которого проводится ревизия. Денежные билеты и монету в поврежденной упа­ковке и с неправильно оформленными накладными (ярлы­ками) полностью пересчитывают. Неразобранные посылки с деньгами раскрывают и проверяют по пачкам и кореш­кам, а в неисправной упаковке — постранично.

Медали, которыми награждают учеников, упакованные в пачки, при проведении ревизий за полугодие и связанных с временной сменой материально ответственных лиц за со­хранность ценностей, на усмотрение ревизоров могут про­веряться по надписям на верхних накладных пачек. В дру­гих случаях проверка ученических медалей осуществляет­ся поштучно.

Иностранную валюту, дорожные чеки в национальной и иностранной валюте, отрезные чеки проверяют по пач­кам, корешкам и надписям на ярлыках, прикрепленных к мешкам (лоткам), а также постраничным пересчетом и по кружкам в объеме, определенном руководителем ревизии или руководителем учреждения банка, по распоряжению которого проводится ревизия.

Книжки вкладов, трудовые книжки ивкладыши в них, упакованные по видам ценностей в пачки, проверяют по надписям на верхних накладных пачек и поштучным и постраничным пересчетом в объёме, определяемом руко­водителем ревизии или органа, назначившего ревизию.

Другие ценности проверяют по их номинальной или условной оценке.

После пересчета денежных билетов, монеты и других ценностей, находящихся в денежных хранилищах, ревизо­ры сверяют выявленные в наличии ценности с данными книг учета денежной наличности оборотной (операционной) кассы и других ценностей, учета денег в фондах и наличия иностранной валюты и платежных документов в иностран­ной валюте, ежедневного баланса, аналитического учета, а также проверяют, все ли изъятые для ревизии ценности возвращены в денежное хранилище.

Суммы средств, выданных по распискам и другим до­кументам, не оформленным в установленном порядке и поэтому не принятым бухгалтерией к учету, в оправдание остатка кассы не принимают, а считают недостачей денег у кассира. Выявленные остатки денежных средств в кассе приходуются и возвращению не подлежат.

В случае выявления недостачи или излишка денежных билетов все пачки, сформированные кассиром, у которого выявлены отклонения фактического наличия денежных средств от данных учета, подлежат постраничному пересче­ту. На усмотрение руководителя ревизии такой проверке подлежит также монета при выявлении недостачи или из­лишка ее в мешке.

При выявлении недостач, излишков, связанных с резерв­ными фондами, акт ревизии отправляется также региональ­ным управлениям НБУ.

В случае ревизии, связанной со сменой должностного лица, ответственного за сохранность ценностей, подписание документов, касающихся хранения резервных фондов, де­нежной наличности операционной кассы и других ценно­стей, а также осуществление операций с ними, проводится лицом, сдающим деньги и ценности, до окончания их про­верки и подписания акта.

Руководители учреждений банка осуществляют также текущий контроль эмиссионно-кассовой работы, инкасса­ции денежной выручки, состояния охраны и сигнализации, соблюдения пропускного режима, правильности учета, хра­нения и использования оружия, боеприпасов, ключей, печа­тей, штампов, пломбиров. Для проверки привлекают сотруд­ников учреждения банка, имеющих соответствующие зна­ния и опыт в этих участках работы. Результаты проверки оформляют актом, где указывают недостатки и возможные меры по их предупреждению.

Руководители учреждений банков обязаны в пятиднев­ный срок рассмотреть результаты проведенной ревизии, проверить, исправить выявленные недостатки и принять меры по предупреждению их повторения.

Кроме ревизий денежных билетов, монеты и других цен­ностей руководители региональных управлений НБУ про­водят не реже одного раза в квартал (кроме периодов, в которых проводится ревизия) контроль пересчета денег, находящихся в резервных фондах, лично отбирая для этого пачки денежных билетов и мешки с монетой. Контроль пересчета проводится при участии лиц, ответственных за сохранность ценностей, или специально выделенного сотруд­ника, не связанного с выполнением операций с денежными ценностями. После этого деньги упаковывают в установ­ленном порядке кассиры, их пересчитывавшие. На бандеролях, верхней накладной и ярлыках проставляется штамп «Контрольный пересчет». В тех случаях, когда контрольный пересчет связан с объединением при этом неполных пачек денежных билетов, находящихся в резервных фондах, про­водится заведующим кассой, контроль осуществляется ру­ководителем или главным бухгалтером учреждения банка.

При выявлении излишков или недостач денег составля­ется акт о результатах пересчета денег. К акту прилагают­ся объяснение сотрудников кассы, допустивших недостат­ки, а также сообщение руководителя учреждения банка о принятых профилактических мерах. Излишки денег, вы­явленные в упаковке банкнотной фабрики, зачисляют на отдельный субсчет счета «Прибыли и убытки».

Акты ревизии за последний год и специальная книга регистрации ежемесячных ревизий хранятся у главного бухгалтера учреждения банка.

Изложенная организация и методика внутрибанковского контроля утверждена НБУ для всей банковской систе­мы Украины. В процессе проведения внешнего аудитор­ского контроля в заключении аудитора освещается соблю­дение ее, состояние внутрибанковского контроля, содержа­ние выявленных недостатков и принятие мер по предуп­реждению повторения их в дальнейшей деятельности банка.