Экономическая информация, ее классификация и назначение в контрольно-аудиторском процессе

Экономическая информация о финансово-хозяйственной деятельности предприятий характеризует производствен­но-хозяйственный процесс, т.е. экономическую деятельность. Эти данные систематизируют и группируют для целей кон­троля по выполнению планов, использованию ресурсов пред­приятия.

Характеризуется экономическая информация тремя критериями: синтактикой, семантикой и прагматикой.

Синтактика — структура экономической информации (символы алфавита языка информации, слова, предложения, правила их построения).

Семантика — содержание экономической информации.

Прагматика — полезность экономической информации, т.е. ее свойства (достоверность, своевременность, удобство восприятия и т. п.).

Экономическая информация имеет следующие особен­ности: отражает деятельность звеньев народного хозяйства (предприятий, объединений, отрасли) с помощью натураль­ных, условных и стоимостных измерителей; фиксируется как дискретная величина на материальных носителях (до­кументах, магнитных лентах, дисках и т. п.); имеет линей­ную форму (записывается в виде строк). Кроме того, она является массовой и объемной, требует многоразовой груп­пировки, арифметической и логической обработки для управ­ления; бывает цифровой, буквенно-цифровой, алфавитной (буквенной); характеризуется продолжительностью хране­ния, цикличностью в возникновении и обработке в установ­ленных временных пределах; выступает как активная от­носительно влияния на хозяйственный механизм.

Структура экономической информации обусловлена ее назначением в управлении и контроле хозяйственной дея­тельности. В зависимости от целей и задач влияния на управляемый объект экономическую информацию группи­руют в разные информационные совокупности, количествен­ные изменения которых определяются номенклатурами, со­стоящими из позиций. В номенклатуру включают полный перечень предварительно сгруппированных позиций по определенной качественной однородности. Например, номен­клатура статей затрат на производство промышленной про­дукции (сырье, материалы, заработная плата производствен­ных рабочих, общепроизводственные расходы и др.) вклю­чает позиции по видам сырья и материалов, основной и дополнительной заработной плате и т. п. Эта информация используется при контроле выполнения сметы затрат на производство продукции, выявлении непроизводительных расходов и разработке мер по предупреждению разных по­терь. Аналогично используется информация о содержании и структуре издержек в торговле и общественном питании.

Для удобства группировки информации каждой позиции номенклатуры издержек присваивают условные цифровые обозначения в виде кода (01 — «Расходы на железнодо­рожные, водные и воздушные перевозки», 11 — «Расходы на торговую рекламу», 18 — «Расходы на тару» и др.).

Номенклатура и ее позиции — это определенная сис­тема экономических показателей, которые являются объектами контроля и аудита.

Экономический показатель — это информационная со­вокупность с минимальным составом реквизитов (призна­ков и реквизитов), оснований, например, показатель «цена товара» состоит из одного основания — «собственно цена» и нескольких признаков: «наименование, рост, размер», «номенклатурный номер», «обозначение единицы товара» и пр.

Функционирование автоматизированных систем обра­ботки информации (АСОИ) основывается на машинном преобразовании информации о хозяйственной деятельно­сти предприятий. АСОИ используются в контрольно-ауди­торском процессе в связи с ростом объемов информации до таких пределов, когда комплексно контролировать про­изводственную и финансово-хозяйственную деятельность предприятия без ЭВМ невозможно.

Система машинного преобразования информации состоит из таких элементов: операция, информационная продукция, стадия обработки, информационная процедура, стадия обра­ботки, информационный участок, информационный поток.

Операция — это любое элементарное или сложное дей­ствие над информацией, направленное на ее трансформа­цию (преобразование) или передачу. Совокупность опера­ций одного типа называют информационной процедурой. Последовательность выполнения процедур принято назы­вать стадиями обработки. Однородные взаимосвязанные процессы по формированию и преобразованию информа­ции, имеющие информационную самостоятельность в пре­делах информационных совокупностей, — это информаци­онные участки. Целенаправленное перемещение информа­ции или документов в пределах информационной системы за тот или иной период называется информационным по­током.

Машинная обработка информации основывается на упо­рядочении массивов информации путем создания инфор­мационной системы. Массив — это основная информаци­онная совокупность, которая принимает участие в машин­ной обработке (производство продукции за месяц, табель­ные номера работников и др.). Совокупность данных об отдельном объекте множества составляет определенную информационную совокупность (поступление материалов на склад, начисление заработной платы за месяц и пр.).

Структура информационной системы включает в себя блок данных, файл, секцию файла, набор файлов, сгруппиро­ванных в банке данных.

Блок данных — это совокупность данных, которые за­писываются или считываются техническими средствами как одно целое.

Файл — совокупность данных, которая состоит из логи­ческих записей, касающихся одной темы (поступления то­варов на базу, отпуска товаров в магазины).

Секция — часть файла, которая записывается на один том данных, представляющий собой съемную физическую единицу носителя данных (например, катушка магнитной ленты, на которой зафиксировано поступление сырья и ма­териалов от одного поставщика).

Набор файлов состоит из совокупности родственных файлов, т.е. тех, которые с определенной целью по выбран­ным признакам могут быть объединены в общую группу (файлы перемещения товаров на базе).

Банк данных является совокупностью наборов файлов, сгруппированных в массивах данных.

Если предприятие выполняет внешнеэкономические операции, то необходимо пользоваться международными стандартами кодификации данных при проведении аудита его деятельности.

Известно, что в практике международных организаций в процессе обмена информацией и при решении задач меж­дународных экономических, научно-технических, культур­ных, спортивных и других связей используются сокраще­ния названий стран — блоки буквенной и цифровой иден­тификации стран. Международная организация по стан­дартизации (ИСО) разработала коды для каждой страны. Для Украины традиционно используют такие блоки бук­венной и цифровой идентификации:

двухбуквенный алфавитный код Украины — UA, рекомендованный ИСО для международных обменов, который позволяет создавать визуальную ассоциацию с общеприня­тым названием Украины без какой-либо ссылки на ее гео­графическое положение или статус;

трехбуквенный алфавитный код Украины — UKR — используется в особых случаях как более целесообразный;

цифровой порядковый код — 804 — присвоен Стати­стическим бюро Организации Объединенных Наций и ис­пользуется для статистических расчетов.

Эти блоки зафиксированы для использования Между­народной организацией по стандартизации в стандарте ИСО 3166—88 «Коды для представления названий стран».

Организация Объединенных Наций в работе также ис­пользует эти блоки.

Принимая во внимание то, что эти блоки хорошо извест­ны в мире, а также с целью унификации сокращенного на­звания нашей страны Госстандарт Украины по согласова­нию с Министерством иностранных дел Украины считает целесообразным закрепить в законодательном порядке использование министерствами, ведомствами, предприяти­ями и учреждениями алфавитных кодов UA и UKR и циф­рового порядкового кода 804.

Экономическая информация, характеризующая состоя­ние объекта контроля на нынешний момент, называется оперативной, а в течение планового периода — текущей. Первая используется при контроле хозяйственных процес­сов в момент проведения их (количество и качество про­дукции конкретной партии поставки и др.), вторая — после завершения (после окончания месяца, квартала). Так, каче­ство продукции контролируют ежедневно и принимают опе­ративные решения, чтобы не допустить поступления в тор­говлю товаров, не соответствующих стандартам, деформи­рованных и пр., а меры по укреплению договорной дисцип­лины можно разрабатывать после окончания месяца. Та­ким образом, оперативная информация используется для текущего (оперативного) контроля и регулирования про­цессов хозяйственной деятельности в случаях возникнове­ния отрицательных отклонений от запланированных резуль­татов, для выборочных наблюдений за отдельными хозяй­ственными операциями, экспериментальной проверки норм расходования сырья и материалов, хронометражных наблю­дений за работой оборудования и т. п.

Оперативная информация о хозяйственных процессах является дискретной, поэтому потребность в ней возникает периодически. Не всегда ее фиксируют на материальных носителях с надлежащим оформлением подписями лиц, принимающих участие в осуществлении хозяйственной опе­рации. Оперативную информацию можно группировать с помощью электрических импульсов, датчиков, передавать органам управления телефонными каналами, радиорелей­ными линиями и др. Поэтому в процессе контроля и реви­зии ее используют в сочетании с текущей, проверяют досто­верность, группируют в информационные совокупности.

Текущая экономическая информация обобщает резуль­таты производственной и финансово-хозяйственной деятель­ности предприятия и его производственных единиц в сис­теме бухгалтерского учета непрерывно по отчетным перио­дам в течение календарного года (месяц, квартал). Ее отра­жают в бухгалтерской и статистической отчетности и ис­пользуют для контроля выполнения планов, напряжен­ности их, исследования факторов, отрицательно влияющих на результаты деятельности предприятия и его подразде­лений, а также для ревизии использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранности обществен­ной собственности.

Текущая экономическая информация о состоянии и ис­пользовании объекта контроля называется первичной. В процессе обработки для целей контроля и аудита ее преоб­разуют во вторичную. Она может быть также промежу­точной и результатной. Так, информация о расходах кон­кретного вида материалов на производство, отражаемая в количественных и качественных измерителях и лимитно-заборной карте или требовании на расходование материа­лов (первичном документе), является первичной. Эта же информация, записанная в регистры бухгалтерского учета, является вторичной, а сгруппированная в накопительных ведомостях (машинограммах) в течение месяца по отдель­ным видам изделий — промежуточной, систематизирован­ная по статьям калькуляции после окончания квартала вместе с информацией о других затратах, касающихся это­го изделия, по которой рассчитана его себестоимость, — ре­зультатной.

Для контроля и аудита основной является первичная информация о хозяйственных процессах и явлениях, по­скольку ее используют для установления законности рас­ходования ресурсов и сохранности ценностей на предприя­тии, определения материально ответственных и должност­ных лиц, виновных в причиненных убытках. Поэтому к ней выдвигают дополнительные требования — достовер­ность информации об объекте контроля и явлениях хозяй­ственной деятельности. От достоверности ее зависит каче­ство промежуточной и результатной информации, отражен­ной в системе бухгалтерского учета, а также полученной в процессе проведения аудита.

Существуют также другие признаки классификации экономической информации, которую исследуют в процес­се аудита по: способу отражения — текстовая, цифровая, алфавитная, алфавитно-цифровая, графическая (чертежи, схемы, графики); насыщенности данных — недостаточная, достаточная, излишняя; полезности использования — по­лезная, бесполезная; способу подачи — директивная, распо­рядительная, отчетная; признакам обработки — обрабаты­ваемая и необрабатываемая.

В зависимости от функций экономическую информацию делят по функциям использования в информационном обес­печении хозяйственного механизма предприятия, объеди­нения, отрасли, а также в контроле и аудите.

Информацию, используемую для планирования произ­водственной и финансово-хозяйственной деятельности во всех звеньях народного хозяйства и содержащую в себе плановые задания, называют плановой, или нормативно-справочной, а регламентирующую эту деятельность — ди­рективной. Разновидностью нормативной является расце­ночная, регулирующая (плановая), договорная и справочная информация.

Информацию, которая характеризует хозяйственные процессы, отраженные в бухгалтерском учете производствен­ной и финансово-хозяйственной деятельности предприятий, объединений, используют как основной источник данных при проведении аудита. Ее называют учетно-экономической, а по содержанию — фактографической.

В процессе аудита учетно-экономическую информацию преобразовывают с использованием вычислительной тех­ники в информационные совокупности, характеризующие выявленные недостатки в деятельности контролируемого предприятия, объединения. Если другие виды экономиче­ской информации (плановую, договорную и др.) можно пред­ставить в виде схем, графиков, диаграмм и другими спосо­бами, то учетно-экономическую — только в виде документа или его заменителя — материального носителя (докумен­тов — магнитных жетонов, дуаль-карт, магнитных карто­чек и лент и пр.).

В совокупности учетно-экономическая информация от­ражает определенные хозяйственные операции с помощью данных, которые постоянно изменяются. Поэтому их отно­сят к переменной информации.

В зависимости от степени информационной детализа­ции объектов учета различают аналитическую и синте­тическую учетно-экономическую информацию. Аудит ис­следует объекты контроля по данным учетно-экономической информации, сформированной на аналитических счетах бухгалтерского учета, а синтетическую — на синтетичес­ких счетах. Так, исследуя дебиторскую задолженность по подотчетным лицам, ревизия по данным синтетического счета «Подотчетные лица» устанавливает общую сумму задолженности в динамике за контролируемый период (син­тетическая информация). Потом по данным аналитических счетов устанавливают, когда и по какому конкретному подотчетному лицу возникла дебиторская задолженность, ее сумму, причину непогашения (аналитическая информа­ция). Выводы аудитор делает на основе синтетической и аналитической информации.

По объекту аудита учетно-экономическую информацию делят на внутреннюю и внешнюю, входящую и исходящую, оперативную и текущую. Информация о контролируемом объекте (предприятие, объединение), образуемая на самом объекте, называется внутренней, а за его пределами — внеш­ней. Информация, поступающая на контролируемый объект, является входящей, а от него — исходящей.

По стабильности использования или хранения эконо­мическую информацию делят на условно-постоянную (по­стоянную) и переменную. Информация, используемая хо­зяйственным механизмом без существенных изменений в течение нескольких отчетных периодов (квартал, год), на­зывается условно-постоянной, или постоянной; в течение месяца — переменной. Такое деление особенно важно при использовании ЭВМ в контрольно-ревизионном процессе, так как позволяет интенсифицировать труд аудиторов бла­годаря уменьшению объемов информации, готовящейся вручную. Так, задание к государственному заказу является постоянной информацией на год с разбиением ее по квар­талам и месяцам, вводится в ЭВМ один раз и используется для контроля выполнения заказа в целом, по ассортименту и другим показателям по отчетным периодам, при этом учитывается переменная информация (производство про­дукции за день, декаду, месяц).

Экономическую информацию для целей контроля за ходом выполнения планов на предприятиях собирают много работников, а полезность ее иногда минимальна. Причиной обесценивания данных является то, что полученная инфор­мация часто не вкладывается в лаг управления. Новая про­изводственная ситуация наступает раньше, чем приняты корректирующие решения в предыдущей ситуации. В свя­зи с этим из-за того, что нет оперативной информации, нельзя обеспечить надежное функционирование контроля на раз­ных уровнях управления, а следовательно, принимать для этих целей научно обоснованные решения.

Решение проблемы информационного обеспечения фи­нансово-хозяйственного контроля состоит в повышении оперативности информации, используемой для управления, с помощью быстродействующих ЭВМ.

Прогрессивной альтернативой решения этой проблемы является создание информационного банка данных на внеш­них запоминающих приборах ЭВМ, обеспечивающих инфор­мационные потребности финансово-хозяйственного контро­ля в отрасли. Распределение информационной емкости бан­ка по уровням управления отраслью можно представить в виде пирамиды, из которой видно, что в общем объеме эко­номической информации, используемой в хозяйственном механизме отрасли, учетно-экономическая информация на первом уровне составляет 65 % (рис. 8.2).

К вершине пирамиды, т.е. на более высоком уровне иерархии управления, потребность в первичной учетно-экономической информации уменьшается, поскольку существу­ет возможность использовать информацию нижних уров­ней управления.

Следовательно, изучая информационный аспект финан­сово-хозяйственного контроля, можно сделать вывод, что учетно-экономическая информация формируется в основе пирамиды и является базой информационного банка дан­ных для принятия решений на разных уровнях управле­ния отраслью. Поэтому ее необходимо использовать преж­де всего при осуществлении контроля в отрасли.

Для рационального использования банка данных ему необходимо придать определенную структуру. Создание структуры информации в банке данных требует решения по меньшей мере трех проблем методического характера. Первая состоит в том, чтобы установить информационные потребности финансово-хозяйственного контроля по уров­ням управления, определить, какие из потенциально воз­можных информационных совокупностей действительно необходимы для проведения комплексной ревизии и ауди­та предприятия. Вторая проблема состоит в определении объема данных, их назначения, получении информации, где они хранятся и как их получить ревизорам, аудиторам. Третья проблема — это установление взаимоотношений между элементами информационного банка данных. На­пример, информация о сырьевых ресурсах в номенклатуре может быть элементом банка данных, который использует­ся при контроле обеспечения плана производства сырьем, удовлетворения покупательского спроса, выполнения пла­на товарооборота, насыщенности товарами рынка и т. п. Следовательно, одна и та же информация может быть свя­зана со многими массивами банка данных, т.е. с разными методическими приемами использования экономической информации в финансово-хозяйственном контроле и аудите.

Рис. 8.2. Информационное обеспечение финансово-хозяйствен­ного контроля и аудита