Особенности контрольно-аудиторского процесса в условиях АСОИ

Применение вычислительной техники в обработке эко­номической информации вносит существенные изменения в методику ревизии и аудита финансово-хозяйственной де­ятельности предприятий. Эти особенности выявляются в создании предпосылок для повышения качества ревизии и аудита, обоснованности и достоверности предложений по итогам ревизии и аудита, направленных на улучшение хо­зяйствования, предупреждение потерь, недостач и наруше­ний законодательства, а также в снижении трудоемкости и сокращении времени на их проведение.

Важнейшей задачей применения современных ЭВМ в контроле является снижение расходов на приобретение тех­ники, программное обеспечение ее работы, наличие высо­кой квалификации у программистов. При этом возникают трудности с загрузкой ЭВМ, передачей информации по ка­налам связи, что в конечном итоге сказывается на высо­кой стоимости машино-часов работы ЭВМ. Все это обуслов­ливает применение в автоматизированных системах обра­ботки информации (АСОИ) мини- и микро-ЭВМ (персональ­ных ЭВМ), которые сравнительно с универсальными ЭВМ недорого стоят, не требуют большой площади для размеще­ния, просты и надежны в эксплуатации, мало потребляют электроэнергии, позволяют сократить сроки и трудоемкость разработки программного обеспечения, уменьшают потреб­ность в создании каналов связи.

Персональные и микро-ЭВМ агрегируются с мини-ЭВМ, имеющими большие вычислительные возможности, разви­тую систему внешней памяти, магнитные диски, что обеспе­чивает создание вычислительных машинных комплексов. В систему этих комплексов включают также автоматизи­рованные рабочие места.

АРМ аудитора позволяет решать задачи, поставленные перед контролем и аудитом в регламентном и запросном режимах (в диалоге с пользователем), контролировать ре­зультаты вычислений, осуществлять повторный расчет и пр. Обработка данных алгоритмизирована, характеризуется многократностью выполнения расчетов в реальном масш­табе времени, необходимостью информирования работника о ходе вычислений для устранения возможных ошибок и принятия конкретных мер по внесению изменений в мето­дику проведения ревизии и аудита. При этом диалоговый режим является основным в контрольно-аудиторском про­цессе с использованием ЭВМ.

Диалоговый режим позволяет исключить ручную или пакетную систему обработки информации в соответствии с задачами ревизора и аудитора. В условиях АРМ аудитора составляют технологическую схему, рассчитанную на реви­зора, аудитора, которые не имеют опыта работы с вычисли­тельной техникой, т.е. на непрофессионального пользовате­ля. Набор расчетно-аналитических методических приемов финансово-хозяйственного контроля и аудита, которые охва­тывают все разнообразие функциональных вычислений, полностью подлежит алгоритмизации.

Наличие у персональных ЭВМ средств передачи инфор­мации способствует широкому применению их в вычисли­тельных системах — локальных вычислительных сетях, что обеспечивает обмен данными в реальном масштабе време­ни между АРМ разного назначения.

АРМ аудитора специализируется по функциональному признаку и охватывает комплекс исследования операций с основными средствами, материальными ценностями, труда и заработной платы, расходов производства, реализации го­товой продукции, а также сводного учета и отчетности, кон­троля и аудита.

Техническое обеспечение АРМ аудитора включает, как правило, двухуровневый вычислительный комплекс. На верхнем уровне — ЭВМ с быстродействующим процессором и большим объемом оперативной и внешней памяти — ведущая машина обрабатывает основной поток исследуемой информации, поступающей из микро-ЭВМ нижнего уровня. На нижнем уровне находится персональная или микро-ЭВМ на рабочем месте ревизора, аудитора, оборудо­ванная периферийными устройствами. В состав этого обо­рудования входят: процессор, дисплей, накопители на маг­нитных дисках, дискетах, клавиатура, печатающее устрой­ство и аппаратура передачи данных для связи с ведущей ЭВМ.

Схема локальной вычислительной сети с использованием микро-ЭВМ для учета и контроля представлена на рис. 9.5. Каждая микро-ЭВМ автоматизированного рабочего места подключается к ведущей микро-ЭВМ. На основе микро-ЭВМ организуют АРМ для складов предприятия, администрации, планового отдела, работников аппарата, бухгалтеров. АРМ для складов предприятия обеспечивает обработку первич­ной информации по учету поступления и расходования то­варно-материальных ценностей, инвентаризации, а также формирования ведомостей аналитического учета перемеще­ния и наличия материальных ценностей по каждому мате­риально ответственному лицу (бригады, склада).

На АРМ администрации, планового отдела решают зада­чи внутреннего аудита и управления товарными потоками, используя при этом машинограммы оперативного учета в запросном режиме.

АРМ аудитора подготовлено для диалогового режима ра­боты пользователя с персональной или мини-, микро-ЭВМ через дисплей. Информация без предварительного перено­са на машинный носитель вводится пользователем в дисп­лей при помощи клавишного устройства. Правильность ввода данных контролируется программно и визуально, т.е. путем считывания информации на экране дисплея. Потом первичная информация поступает в ЭВМ, преобразуется в соответствии с заданными программами и выдается пользо­вателю на экран дисплея. В этих случаях применяется без­бумажная технология обработки экономической инфор­мации.

 

Рис. 9.5. Схема локальной вычислительной сети микро-ЭВМ АРМ предприятия

 

С помощью современных персональных, мини-, микро­ЭВМ, видеотерминальных устройств осуществляется децен­трализованная обработка данных на АРМ в соответствии с программой проведения ревизии, аудита. В условиях децен­трализованной обработки данных есть возможность реше­ния отдельных задач на АРМ аудитора и передачи резуль­татов на ЭВМ более высокого уровня для составления свод­ных машинограмм и использования их в контрольно-аудиторском процессе. Такие процедуры, как регистрация, ведение, передача данных, формирование выходных маши­нограмм, которые раньше выполнялись отдельно, теперь осуществляются на одном рабочем месте. Аудитор при этом является непосредственным участником процесса автомати­зированной обработки информации. Такая организация ра­боты повышает ответственность аудитора за результаты ис­следования и позволяет ему контролировать весь процесс обработки данных, изменяя при этом значения параметров.

Оперативная информация пользователю для контроля хозяйственных операций (инвентаризация ценностей, про­верка списания естественных потерь, выполнение других контрольно-аудиторских процедур) выдается мини-, мик­ро-ЭВМ на АРМ аудитора в соответствии с запросом со­гласно заданным диспетчером программам. Функциональ­но-структурная схема обработки экономической информа­ции персональной, мини-, микро-ЭВМ в условиях АРМ ауди­тора показана на рис. 9.6.

Из представленной схемы видно, что входная информа­ция, а также формуляр-запрос аудитора при контроле хо­зяйственной деятельности вводятся в систему интегрирован­ной обработки экономической информации на персональной, мини- или микро-ЭВМ через клавиатуру дисплея. Кроме того, в систему обработки вводится с машинных накопителей входная информация на гибких магнитных дисках, кото­рая сохраняется в базах данных с прошлых отчетных пери­одов, а также законодательная, нормативно-справочная и др. Таким образом, полностью автоматизируется контроль договоров поставок сырья и материалов, формирование се­бестоимости продукции, работ и услуг, выполнение плана реализации продукции и других хозяйственных операций.

Проверка хозяйственных операций, зафиксированных на машинных носителях учетно-экономической информации, создает условия для повышения аналитичности данных при выполнении контрольно-аудиторских процедур без допол­нительной трудоемкости. Кроме того, создается возможность перманентного проведения внутреннего аудита финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Этому способ­ствует использование баз данных, сформированных сред­ствами вычислительной техники.

Рис. 9.6. Структурная схема обработки экономической информации персональной мини- и микро-ЭВМ в условиях АРМ аудитора, реви­зора

Общеотраслевыми руководящими методическими ука­заниями о предоставлении юридической силы документам на магнитной ленте и бумажном носителе, создаваемым средствами вычислительной техники, определены условия их использования на предприятиях и в организациях, а также предоставление этим документам юридической силы, что особенно важно для проведения аудита финансово-хо­зяйственной деятельности предприятия.

Документ имеет юридическую силу, если он записан на магнитной ленте, изготовлен и размечен в соответствии с требованиями государственного стандарта, и закодирован согласно общегосударственному классификатору технико-экономической информации.

В документе должны быть следующие реквизиты: наи­менование организации, осуществляющей запись докумен­та на магнитной ленте; дата составления документа; место­нахождение организации — создателя документа; код опе­ратора, который записал документ на магнитной ленте. Исходя из отраслевой принадлежности предприятий и орга­низаций, министерства и ведомства могут устанавливать также другие реквизиты.

Документ на магнитном носителе можно использовать без преобразования в человекочитаемую (визуальную) фор­му для контроля хозяйственных операций на предприяти­ях, которые применяют в обработке экономической инфор­мации электронную вычислительную технику. Предприя­тия обязаны вести учет, транспортировать и сохранять до­кументы на магнитных носителях в соответствии с уста­новленными министерствами и ведомствами порядком и условиями, которые обеспечивают сохранность данных, за­писанных на магнитном носителе, и защиту их от несанк­ционированного доступа.

Обязательные реквизиты на магнитном носителе мож­но размещать или позиционным способом, или с помощью меток, позволяющих однозначно идентифицировать рекви­зиты. Такие реквизиты, как наименование и местонахож­дение организации, создавшей документ на магнитном но­сителе, указывают путем нанесения идентификационного кода по общегосударственному классификатору предприя­тий и организаций, а также по системе обозначений объектов административно-территориального деления Украины.

Особое внимание при проведении аудита уделяют пра­вильности заполнения реквизита «Код оператора, записав­шего документ на магнитном носителе», чтобы путем иден­тификации можно было установить конкретное лицо, от­ветственное за достоверность данных на магнитном носи­теле. Принадлежность кода конкретному лицу регистри­руют в порядке, установленном министерством, ведомством по подчиненности АСОИ, а также образованием техничес­ких условий, исключающих возможность искажения кода.

Документ на магнитном носителе записывают на осно­ве данных, зафиксированных в первичных документах, по­лученных по каналам связи от автоматически регистриру­ющих устройств или в процессе автоматизированного ре­шения задач на ЭВМ. Это требует точного соблюдения ус­тановленного технологического режима обработки данных и записи их на магнитном носителе, а также обеспечения юридической силы первичных документов. Полученные данные по каналам связи автоматически регистрирующих устройств и записанные в документах на магнитном носи­теле имеют юридическую силу при условии засвидетель­ствования идентификации и достоверности передачи ин­формации подписями лиц, ответственных за исправность оборудования и сохранность данных.

Документы на магнитном носителе создают также на основе данных, полученных в процессе автоматизированно­го решения задач. Придание им юридической силы обу­словлено достоверностью данных и соответствием алгорит­ма преобразования данных способам обработки.

Первичная документация, используемая для учета, кон­троля и аудита хозяйственной деятельности предприятий, перенесенная в документ на магнитном носителе, а также документы на нем, созданные средствами вычислительной техники, в том числе замененные после внесения измене­ний, сохраняются в течение сроков, установленных для этих документов министерствами, ведомствами вместе с государственными архивными органами. В отдельных случаях для визуального контроля разрешается преобразование в человекочитаемую форму документа, созданного на магнитном носителе, а также промежуточных данных, полученных в процессе создания этого документа. Так, ежегодно ЭВМ могут выдавать машинограммы (ведомости) учета заработной пла­ты рабочих и служащих, необходимые для оформления пен­сий, учета трудового стажа и т. п.

В качестве подлинника документа на магнитном носите­ле принимают первую по времени запись на нем, зафиксиро­ванную в установленном порядке. К нему относятся все первичные документы, которыми оформляют хозяйственные операции на предприятии. Аутентичные (соответствующие подлиннику) записи, сделанные в документе на магнитном носителе позднее по времени, называются дубликатами.

Документы, переписанные с оригиналов или дубликатов на другие носители (магнитные кассеты, диски) с полным соответствием оригиналу, называются копиями. Копии до­кумента на магнитном носителе, записанные машинным способом на бумажный носитель (человекочитаемые копии), имеют юридическую силу при условии автентичности их подлиннику, а также соблюдения других требований к пер­вичным документам, фиксирующим хозяйственные опера­ции, в том числе наличия указания на то, что оригинал имеет форму документа на магнитном носителе, заверенно­го штампом или печатью, соответствуют подписи работни­ков вычислительного центра, выдавшего человекочитаемую форму документа.

Применение в учете и контроле хозяйственной деятель­ности предприятий документов на магнитных носителях связано с частым внесением изменений в оригинал доку­мента. Изменения нужно вносить на основании специаль­но составленного уведомления, которое содержит: наиме­нование организации, создавшей оригинал документа на маг­нитном носителе; содержание изменений; ссылку на осно­вание для изменений; время внесения изменений; соответствующие подписи; штамп или печать организации, создав­шей оригинал документа на магнитном носителе. Как пра­вило, изменения, внесенные в документы, используемые в учете и контроле хозяйственной деятельности, должны под­писываться главным бухгалтером или лицом, им уполно­моченным.

Первичные документы-оригиналы, полностью соответ­ствующие созданным на их основе документам на магнит­ном носителе, должны быть исключены из системы учета хозяйственной деятельности. Для того чтобы избежать по­вторного использования их в учете, на каждом документе ставят штамп «Аннулирован», «Заменен документом на магнитном носителе, инвентарный номер...». Для устране­ния трудоемкости штамп разрешается ставить на титуль­ном листе папки, пачки, в которой сброшюрованы аннули­рованные документы. Аннулированные документы-ориги­налы уничтожают после окончания срока их архивного хранения.

При проведении аудита необходимо особенно тщатель­но проверить на предприятии порядок погашения (аннули­рования) документов-оригиналов, перезаписанных на маг­нитном носителе. Практика показывает, что погашение штампом аннулированных документов нужно поручать работникам вычислительного центра, которые осуществляют контроль выпуска выходных машинограмм.

Машинограмма имеет юридическую силу, если она со­здана на бумажном носителе в человекочитаемой, печат­ной форме средствами вычислительной техники в соответ­ствии с порядком, установленным технологическим про­цессом обработки данных, соответствует стандарту на уни­фицированные системы документации. Машинограммы, используемые в учете, контроле и аудите хозяйственной деятельности предприятий, должны иметь необходимые формы засвидетельствования — подписи работников инфор­мационно-вычислительного центра, контролирующих досто­верность выпуска выходной информации, и работников бухгалтерии — главного бухгалтера или уполномоченного лица. Обязательными реквизитами машинограммы являются наи­менование и местонахождение организации, создавшей ма­шинограмму (вычислительная установка), дата создания (выдачи) машинограммы.

Машинограммы, имеющие юридическую силу, исполь­зуются также при планировании деятельности предприя­тия, материально-технической поставке, оперативном управ­лении, статистике при условии соблюдения необходимой формы засвидетельствования — подписей лиц, ответствен­ных за достоверность представленных данных.

В тех случаях, когда в машинограмму вносят исправле­ния, сделанные от руки, необходимо, чтобы лицо, вносящее исправления, указало основание для изменения данных, дату, должность и засвидетельствовало правильность исправле­ний своей подписью. Каждое исправление машинограммы проверяют при проведении ревизии, аудита.

Отраслевыми руководящими указаниями предусмотре­ны требования к технологии составления машинограмм. Суть этих требований сводится к контролю достоверности отображенной в них информации. Технологический про­цесс обработки данных и преобразования их в машинограм­му должен соответствовать утвержденному проекту, где пре­дусмотрен контроль правильности алгоритмов и программ обработки информации средствами вычислительной техни­ки. В отдельных случаях для визуального контроля допус­кается преобразование в человекочитаемую форму проме­жуточных данных, полученных в процессе изготовления машинограмм, с указанием фамилии (кода) лица, ответствен­ного за правильность изготовления машинограмм. Выдача промежуточных данных особенно важна при проведении ревизии, аудита хозяйственной деятельности, когда необхо­димо проверить отдельные конкретные хозяйственные опе­рации. Например, начисление заработной платы отдельным работникам за определенный период с отражением каж­дого документа, принятого к оплате; отпуск конкретного товара с оптовой базы на предприятие розничной торговли и т. п.

Принадлежность кода конкретному лицу, ответственно­му за достоверность машинограмм, регистрируется инфор­мационно-вычислительным центром.

Одновременно создаются технические условия, исклю­чающие возможность использования чужих кодов.

Машинограммы составляют информационно-вычисли­тельные центры на основании данных, зафиксированных в первичных документах, полученных по каналам связи от автоматических регистрирующих устройств в процессе автоматизированного решения задач. При ревизии и ауди­те особое внимание уделяют достоверности и юридической силе этих данных.

Машинограммы и первичную документацию, на основа­нии которой они составлены, после использования для уче­та и контроля хозяйственной деятельности предприятия со­храняют в течение сроков, установленных для этих доку­ментов государственными архивными органами. Обязан­ность ревизии и аудита — проверить, как на предприятии придерживаются этого порядка.

Обязательные реквизиты машинограмм печатают с ис­пользованием программных и технических средств и раз­мещают в соответствии с требованиями стандарта на уни­фицированные системы документации, а если их нет — в соответствии с требованиями отраслевых стандартов ана­логично изготовленным документам на магнитном и бу­мажном носителях.

Использование документов на магнитном носителе и машинограмм на бумажном носителе, создаваемых сред­ствами вычислительной техники, позволяет автоматизиро­вать ряд контрольно-аудиторских процедур, повысить ка­чество и оперативность контроля.

Следовательно, особенности методики аудита финан­сово-хозяйственной деятельности предприятий в условиях АСОИ заключаются в повышении научного уровня их путем применения экономико-математических методов и экономического анализа с помощью программных средств вычислительной техники при выполнении контрольно-аудиторских процедур. В процессе аудита функции конт­роля совершенствуются в направлении экономических исследований финансово-хозяйственной деятельности пред­приятий с целью выявления и использования имеющихся резервов, а расчетно-аналитические и другие рутинные операции выполняются автоматизированным способом с помощью вычислительной техники.