Определение потребностей организации и выбор поставщика

 

Данная стадия предполагает проведение более детальных исследований вопроса, в ходе реализации которых руководители высшего звена управления получают разнообразную информацию о потребностях организации в осуществлении тех или иных функций, намеченных к выведению из организации. Также параллельно может осуществляться сбор информации о состоянии рынка требуемых товаров и услуг и о сильных и слабых сторонах поставщиков, представленных на рынке.

 

Определение потребностей организации

 

Организации, успешно осуществляющие привлечение внешних ресурсов, определяют свои потребности в тех или иных товарах и услугах не только на основе анализа своей текущей деятельности. На данной стадии признается целесообразным изучение опыта тех компаний, которые уже осуществили вывод из состава своих организаций схожих функций. Кроме того, привлечение внешних поставщиков к долговременному сотрудничеству с компанией требует тщательной проработки вопросов, связанных с юридическими условиями договоров, финансированием закупок, управлением долговременными связями с поставщиками. В связи с этим на данной стадии многие компании создают специальные команды, состоящие из специалистов различных областей, для детального изучения данного вопроса.

 

Предложения поставщикам

 

Результатом изучения потребностей организации является формулировка предложений возможным поставщикам товаров и услуг, которые должны отвечать следующим условиям:

 

· Определение требований по поставкам в наиболее полной форме;

 

· Определение количественных и качественных показателей по предоставляемым продуктам и услугам;

 

· Определение типа взаимоотношений с поставщиком;

 

· Объяснение проблем организации, которые будут решены с помощью поставщика.

 

Последний пункт, разумеется, не является обязательным, однако он предоставляет возможность поставщикам внести свои предложения в ходе переговоров и продемонстрировать свое понимание того, как проблемы компании могут быть разрешены наилучшим образом.

 

 

Переговоры и выбор поставщика

 

Для проведения переговоров с потенциальными поставщиками и оценки их предложений руководством компании может быть сформирована специальная команда, итогом работы которой будет определение наиболее приемлемого поставщика. При выборе поставщика часто во внимание принимается не только предлагаемая цена и качество продукта или услуги, но и другие факторы, к числу которых относятся:

 

· Четкое понимание поставщиков нужд организации и своих возможностей удовлетворения этих нужд;

· Финансовая стабильность поставщика;

· Репутация поставщика на данном рынке продуктов или услуг;

· Сходство корпоративной культуры поставщика с корпоративной культурой покупателя;

· Приверженность качеству;

· Цена;

· Гибкие условия контракта;

· Местоположение;

· Другие.

 

Практика успешных компаний показывает, что при подписании контракта с поставщиком необходимо принимать во внимание следующее:

 

· Предусмотреть в контракте частые коммуникации и открытое обсуждение проблем;

 

· Четко определить качество или уровень предоставляемых услуг, а также последствия отклонения от условий контракта.

 

 

Осуществление организационных изменений

 

Успех проведения организационных изменений во многом зависит от того, насколько продуманной и четкой является разработанная система для управления изменениями. Эта система обычно включает в себя:

 

· Механизмы мониторинга и оценки промежуточных и конечных результатов изменений;

 

· Способы определения проблем, возникающих в ходе изменений, на стадии их зарождения;

 

· Методы разрешения возникающих проблем;

 

· Способы оказания помощи сотрудникам компании в адаптации к новым условиям работы.

 

 

Три основных сферы выведения функций из состава компаний

 

В ходе исследования Outsourcing Institute были определены те сферы деятельности, которые наиболее часто подвергаются выведению из организаций. В выборке были представлены организации практически всех отраслей – от оказания услуг по рекламе до производства прохладительных напитков, от органов государственного управления до предоставления коммунальных услуг. В исследовании участвовали компании разных размеров - от маленьких (до 499 работников) до очень крупных (до 10,000 работников).

 

Наиболее распространенными областями, в которых организации использовали политику привлечения внешних ресурсов, были следующие:

 

1. Информационные технологии;

2. Операции;

3. Логистика.

 

Информационные технологии

Это - наиболее быстро растущая область привлечения внешних ресурсов сегодня.

Руководители в настоящее время выводят из состава компаний:

· Техническое обслуживание и ремонт;

· Обучение;

· Консультирование и реинжиниринг;

· Центры данных универсальных вычислительных машин.

 

Руководители рассматривают возможности выведения из состава компании:

· Клиент/сервер;

· Компьютерные сети;

· Системы электронного хранения документов;

· Поддержка конечного пользователя;

· Полное выведение ИТ.

 

Операции

 

Администрация

Руководители в настоящее время выводят из состава компаний:

· Печать и размножение;

· Почта;

· Консультирование и тренинг.

 

Руководители рассматривают возможности выведения из состава компании:

· Управление отчетностью;

· Административные информационные системы;

· Снабжение/запасы;

· Печать и размножение.

 

Обслуживание потребителя

Руководители в настоящее время выводят из состава компаний:

· Пункты обслуживания на местах;

· Экспедиционная служба в пунктах обслуживания на местах;

· Система телефонной связи с потребителями.

 

Руководители рассматривают возможности выведения из состава компании:

· Информационные системы обслуживания потребителей;

· Экспедиционная служба в пунктах обслуживания на местах;

· Система телефонной связи с потребителями.

 

Финансы

Руководители в настоящее время выводят из состава компаний:

· Обработка расчетов заработной платы;

· Закупки;

· Обработка счетов;

· Общий бухгалтерский учет.

 

Руководители рассматривают возможности выведения из состава компании:

· Обработка расчетов заработной платы;

· Налоги.

 

Человеческие ресурсы

Руководители в настоящее время выводят из состава компаний:

· Системы компенсации работников;

· Рекрутинг/найм/

 

Руководители рассматривают возможности выведения из состава компании:

· Консультирование и тренинг;

· ИТ по человеческим ресурсам.

 

Недвижимость и физические мощности

Руководители в настоящее время выводят из состава компаний:

· Питание и услуги кафе;

· Техническое обслуживание;

· Безопасность.

 

Руководители рассматривают возможности выведения из состава компании:

· Управление мощностями;

· Техническое обслуживание мощностей;

· ИТ мощностей.

 

Продажи и маркетинг

Руководители в настоящее время выводят из состава компаний:

· Прямая почтовая реклама;

· Реклама;

· Телемаркетинг.

 

Руководители рассматривают возможности выведения из состава компании:

· Распределение продукции и операции по продажам;

· Продажи на местах.

 

Логистика

Для всех видов компаний требуется высокий уровень дистрибуции и транспортировки. Выведение этих функций может привести к немедленному и значительному повышению показателя возврата на инвестиции.

 

Дистрибуция

Руководители в настоящее время выводят из состава компаний:

· Проверка партий товаров;

· Консультирование и тренинг;

· Транспортировка;

· Лизинг.

 

Руководители рассматривают возможности выведения из состава компании:

· Склады;

· Дистрибуция и логистика;

· Информационные системы;

· Операции.

 

Транспортировка

Руководители в настоящее время выводят из состава компаний:

· Управление транспортом;

· Транспортные операции;

· Техническое обслуживание транспорта.

 

Руководители рассматривают возможности выведения из состава компании:

· Управление транспортом;

· Транспортные операции;

· Техническое обслуживание транспорта.

 

 

Outsourcing Institute

End-User Survey

 

 

 

Таким образом, основными факторами успешного осуществления политики привлечения внешних ресурсов являются:

1. Понимание целей компании;

2. Стратегическое видение и стратегическое планирование;

3. Четкое финансовое обоснование целесообразности проводимых изменений;

4. Верный выбор поставщика;

5. Тщательно разработанный контракт;

6. Поддержка руководителей высшего звена управления и вовлечение их в процесс изменений;

7. Внимательное отношение к проблемам сотрудников;

8. Использование информации об успехах и неудачах других компаний.