Внутренние переменные организации.Общие характеристики организаций

Все организации, несмотря на их большое разнообразие, имеют некие общие черты и особенности. Знание этих характеристик необходимо для того, чтобы правильно управлять любой организацией.

Ресурсы

В самом общем виде деятельность любой организации по осуществлению своей цели можно рассматривать как преобразование ресурсов, получаемых из внешней среды, для достижения результатов, передаваемых во внешнюю среду. Как правило, ресурсы делятся на материальные (сырье, материалы, запчасти и пр.), финансовые (наличные деньги, кредиты и т.п.), трудовые (рабочая сила) и информационные.

Любая организация, независимо от вида деятельности, использует все виды ресурсов. Однако, следует отметить, что в развитии организаций огромную роль играло увеличение количественной доли информации в общей массе ресурсов. Если в начале века информация в качестве ресурса рассматривалась как нечто второстепенное и занимала небольшую долю в структуре ресурсов, необходимых организации, то по мере развития мировой экономической системы информационные ресурсы стали определяющими. Количество и скорость обработки информации менеджерами (как о внутренних процессах, идущих в организации, так и о внешней среде) являются определяющими в процессах управления. Именно это, в конечном счете, во многом определяет эффективность работы организации.

Внутренние переменные организации

Некоторые характеристики организаций можно объединить под общим названием – внутренние переменные.

Внутренние переменные – основные характеристики внутреннего устройства организации (являются следствием ранее принятых решений).

Внутренние переменные возникают в любой организации в процессе её создания и становления. Причем процесс их возникновения последователен.

К основным переменным внутренней среды организации относятся цели, структура, задачи, технология и люди. Как видим, все эти переменные не могут возникнуть одновременно. Они подготавливают управленческие решения, касающиеся того, что должна делать организация и кто в этой организации должен делать необходимую работу. Решения, принимаемые руководством в отношении внутренних переменных, определяют, насколько результативна, эффективна и производительна будет данная организация по сравнению с другими.

Все внутренние переменные взаимосвязаны. Изменение одной из них в определенной степени влияет на все другие и влияние это имеет сложный, системный характер. Совершенствование одной переменной, например, такой как технология, не обязательно может вести к повышению производительности, если эти изменения сказываются отрицательно на другой переменной, например, на людях.

Однако, не все внутренние переменные полностью контролируются (регулируются). Есть неконтролируемые переменные, связанные с объективностью влияющих факторов (например, монотонная работа на конвейере и т.п.). Однако их тоже необходимо учитывать.

Подробнее многие внутренние переменные будут рассмотрены в связи с функциями менеджмента (см. следующий раздел), но в данном разделе охарактеризуем некоторые особенности внутренних переменных.

Цели

Целями называются конкретные конечные состояния или желаемые результаты, которых хотят достичь члены организации, работая вместе.

Формулирование и сообщение целей представляет собой важное средство координации работы, поделенной между специализированными группами, при условии, что цели подразделений увязаны с целями организации в целом.

Общая цель организации является фундаментом для разработки стратегии развития и установления ключевых целей по важнейшим подсистемам организации (маркетинг, производство, НИР, персонал, финансы, менеджмент).

Достижение целей осуществляется в системе ограничений. Есть ограничения внутренние (связанные с ресурсами организации) и внешние (определяемые факторами внешней среды). На каждом уровне организации имеется своя иерархия целей. Высший уровень – цель всей организации, затем – цели подразделений и отдельных работников.

Классификация целей по ряду критериев. Таблица 2.

 

Критерий классификации	Цель
1. Характер организации q коммерческая   q некоммерческая (гос. органы, больницы и пр.)	q получение прибыли, доля рынка, объем продаж q снижение затрат, увеличение числа получателей услуг
2. Уровень организации: q организация как единая система q подразделение q отдельные группы	q цели организации q цели подразделений q цели отдельных групп
3. Характер, сфера деятельности   q производство   q маркетинг   q финансы	q повышение производительности, качество, q освоение новых моделей, анализ рынков, продвижение товаров q рентабельность

Структура.

Структура организации – это способ построения взаимосвязи между уровнями управления и функциональными областями, обеспечивающий оптимальное при данных условиях достижение цели организации.

Функциональная область – перечень работ, выполняемых подразделением организации. Термин связан с термином “функция управления”, но не тождественен ему, так как функция управления трактуется шире. Пример: планирование выполняют как плановый отдел, так и другие подразделения организации.

Формирование структуры осуществляется на основе горизонтального и вертикального разделения труда.

Горизонтальное разделение – это разделение труда между специалистами одного профиля. Иначе – это разделение труда на компоненты, составляющие части общей деятельности. Горизонтальное разделение присуще как производственной, так и управленческой деятельности.

Вертикальное разделение включает в себя разделение двух уровней.

На первом уровне происходит разделение работы по непосредственному выполнению производственных заданий от работы по координации такой деятельности.

На втором уровне на основе преднамеренного разделения труда формируется иерархия собственно управленческих уровней.

Вертикальное разделение присуще только управленческой деятельности.

Задачи организации.

Задача – это работа или часть ее, которая должна быть выполнена определенным способом в определенное время.

Вследствие тесных связей между задачей и технологией, существует тенденция со времен промышленной революции делать все задачи как можно более специализированными.

Должностные обязанности включают решения ряда задач, выполнение совокупности работ.

Задачи можно классифицировать по целому ряду признаков. Например: по объекту задачи подразделяются на:

Ø работу с людьми;

Ø работу с предприятиями;

Ø работу с информацией.

По повторяемости их можно распределить на неповторяющиеся, эпизодически повторяющиеся, одноразовые задачи и пр.

По мере углубления разделения труда происходит рост многообразия решаемых задач, усиления их взаимосвязи.

Технологии.

Технология – это способ преобразования исходных ресурсов в готовые услуги и продукты, информацию.

Современные технологии развивались параллельно с развитием общественного производства. С точки зрения менеджмента этапными в развитии технологий были:

1. стандартизация и механизация (причем как в производстве, так и в конторской деятельности).

2. Конвейерные сборочные линии (вначале перемещения работников, затем – изделия)[4]. Особенности – узкая специализация работников, снижение требуемой квалификации, монотонность работы. Как следствие – снижение производительности и нехватка рабочих (несмотря на высокий уровень оплаты).

При преодолении недостатков конвейерной работы возникли следующие виды технологий:

3. Предметно–замкнутые участки. Результатом деятельности на таком участке – готовый узел или все изделие. Особенность – смена рабочих мест для ослабления влияния монотонности.

4. Автоматизация (компьютеризация). Замена монотонных работ роботами и автоматизированными линиями. Последние достижения – технологии “ CAD–CAM ” (“Computer aided design –Computer aided manufacturing” [5]).

Классифицировать технологии достаточно сложно. Если брать производственную сферу то их подразделяют на единичные (мелкосерийные), массовые и непрерывные. По другому критерию технологии можно разделить на многозвенные (сборка), посреднические (купля–продажа), интенсивные (редактирование текста, монтаж фильма). Такая классификация больше соответствует непроизводственной сфере.

Люди.

Безусловно важной внутренней переменой являются работники организации. Взаимодействие этой переменной с остальными переменными организации детально изучается в таких важных разделах менеджмента как «Менеджмент персонала» и других. В настоящих лекциях мы вернемся к данной переменной в разделе «Мотивация» и «Управление людьми в организации». Тем не менее, здесь отметим некоторые общие особенности этой внутренней переменной.

В процессе взаимодействия работника и его внешней среды (т.е. окружающей его среды в организации) формируется шаблон поведения. Задача организации – создавать и поддерживать условия, которые бы обеспечивали желательный тип поведения ее членов, стимулировали формирование необходимых качеств. Для этого формируется необходимая рабочая среда, т.е. некая совокупность внутренних переменных, которые в процессе управления модифицируются и приспосабливаются к потребностям организации и её членов.

Важнейшие элементы рабочей среды – группы и лидерство.

Спонтанно возникающие или организованные группы характеризуются разделяемыми ее членами жизненными установками, ценностями и ожиданиями, относительно нормы поведения. По влиянию на цели организации различают нормы, помогающие или мешающие достижению этих целей.

Лидерство – это средство, позволяющее руководителю влиять на поведение и действия людей.

Понятие лидерства мы рассмотрим позже, говоря о ролях руководителя.