Етикет ділового листування. Службові листи , Лист-запит, відповідь на запит. Супровідний лист.

Гарантійний лист. Початкові та завершальні речення листів.

Лист — це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією, основний засіб встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями тощо.

За кількістю адресатів розрізняють такі службові листи:

— звичайні;

— циркулярні (надсилаються на адресу цілій низці установ);

— колективні (автором такого листа є колектив працівників).

За функціональними ознаками листи поділяються на такі, що потребують відповіді, й такі, що не потребують відповіді.

 

Реквізити:

1. Штамп установи /назва міністерства.

2. Код організації.

3. Назва установи структурного підрозділу.

4. Індекс підприємства зв’язку.

5. Дата.

6. Номер.

7. Адресат.

8. Текст.

9. Відмітка про наявність додатка.

10. Підпис. Статус адресата.

11. Віза виконавця, підпис на копію.

Ділові листи не повинні бути надто довгими і трафаретизованими.

 

Вимоги до оформлення реквізитів службового листа:

Адресат. Назву установи і структурного підрозділу адресата оформляють у називному відмінку, найменування посади, прізвище, ім’я, по батькові — у давальному відмінку.

Дата. На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці. Для здійснення розрахунково-грошових операцій на бланках листів необхідно розмістити номер розрахункового рахунка у відділенні банку.

Текст. Текст листа повинен складатися з двох частин: опису фактів або подій; висновків та пропозицій.

Абзац складається 5 інтервалами від поля і містить:

1) зачин — тему абзацу, тобто повідомлення, про що йтиметься далі;

2) фразу — викладається головна інформація абзацу;

3) коментарі — підсумовується те, про що йшлося в абзаці.

P.S. можливий лише за умови, якщо після написання листа сталася подія, про яку адресант неодмінно має повідомити адресата. Після цього реквізиту необхідно поставити підпис.

 

Лист-запит. Потребує відповіді. Вихідний напрям. Різновид комерційного листа. Мета: отримати докладну інформацію про певні товари, послуги або уточнити вже наявну, попередню інформацію про фірму, банк тощо. Складається після ознайомлення з каталогами, проспектами, буклетами, прейскурантами, рекламними оголошеннями та інформацією, отриманою на виставках, ярмарках. Обов’язково слід зазначити підставу для запиту; назву товару (його марку, якість, модель тощо), умови, термін постачання; умови оплати.

Лист-відповідь на запит. Не потребує відповіді. Зовнішній за місцем виникнення. Зміст — повідомлення, що отриманий запит вивчається, про надсилання каталогів, прейскурантів, пропозиція змінити умови, вказані у запиті, відмовити у постачанні товарів чи в іншому проханні. Якщо Ви зацікавлені у постачанні зазначеного товару — у відповідь надсилайте оферту (письмову пропозицію про постачання товару, яку робить продавець покупцеві). Мета оферти — укласти угоду купівлі-продажу на ьумовах, викладених у пропозиції.

Супровідний лист. Не потребує відповіді. Складається у випадках, якщо є потреба додати документ до основного. Супроводжує накладну, рахунок-фактуру, каталог, проспект, прейскурант, креслення, буклети, зразки нових товарів. Функція — інформаційно супроводити документ. Містить назви, перелік надісланих документів. Обсяг — 1 сторінка.

 

Гарантійний лист. Не потребує відповіді. Надсилається, якщо потрібно гарантувати правильність виконаної роботи, надану житлову площу, якісне виконання роботи. Мета: підтвердити певні взяті зобов’язання, укладені умови.

 

Першим реченням може бути:

1. Подяка: Щиро дякуємо за… Дуже вдячні Вам за… Насамперед дозвольте подякувати вам за…

2. Підтвердження отримання листа (інформації, документів тощо): Ми отримали Вашого листа від _____

3. Посилання на попередній лист, факт, подію, зустріч чи телефонну розмову: У відповідь на Ваш лист від…

4. Повідомлення певної інформації: Повідомляємо Вам…

5. Прохання: Звертаємось до Вас із проханням…

Останнім може бути:

1.Повторити подяку, висловлену на початку чи просто подякувати за допомогу: Ще раз дякуємо Вам …

2.Висловити сподівання, надії: Сподіваємося, що домовленість буде взаємовигідною…

3.Запевнення адресата (дуже часто воно є доречним і корисним, оскільки відіграє роль психологічного підкріплення всього сказаного в листі): Запевняємо, що Ви цілком можете розраховувати на нашу підтримку …

4.Прохання (зателефонувати, дати відповідь, надіслати документи тощо):Просимо Вам терміново повідомити …

5.Повторення вже висловленого вибачення за створені незручності, завдану прикрість, затримку з оплатою тощо:

Етикет ділового листування. Листи-прохання і відповіді на них; листи-пропозиції, листи-відмови. Типові звороти.

Лист-прохання. Потребує відповіді. Основна засада — переконливість. Текст оформляється у ввічливій, тактовній формі звернення з певним проханням до партнерів, клієнтів, інвесторів.

 

1. Шановні добродії! Ми співпрацюємо з Вами уже впродовж року на основі оплати проти виставлених рахунків. Були б дуже вдячні, якби Ви погодилися змінити ці умови оплати на відкритий рахунок з оплатою один раз на квартал.

2. Будьте ласкаві, повідомте, чи влаштовують Вас дата і час зустрічі.

Залишаюся з пошаною...

 

 

Лист-відповідь на прохання. Не потребує відповіді. Мета написання: вирішити, чи задовольнити прохання, чи відмовити. Якщо відмовляєте, робіть це аргументовано, коректно, доброзичливо. Поставленої мети автор може досягти такими мовностилістичними засобами: на початку речення вжити слова, які відчутно пом’якшать тон відмови (вставні слова, словосполучення, речення).

 

1. Шановні панове!

Ми отримали Вашого листа від... (дата), у якому Ви просите матеріально підтримати благодійний фонд "Святої Марії". Дуже прикро, проте цього року в нас немає ані найменшої змоги зробити навіть незначний благодійний внесок.

З повагою...

 

Лист-пропозиція — службовий лист, що складається з метою пропонування однією стороною іншій вигідних умов співпраці, в результаті чого може бути укладена угода, яка у подальшому принесе обом компаніям дивіденди. Наприклад, пропонуються різноманітні послуги, товари, участь у якомусь заході, спільному проекті тощо.

Також лист-пропозицію називають офертою і складають у відповідь на запит компанії — потенційного партнера.

 

Лист-відмова. У разі негативної відповіді (відмови) на пропозицію (прохання), викладають її чітке обґрунтування.

 

1. Дуже шкода, але ми не можемо задовольнити Вашого прохання зтаких причин:...

2. На жаль, повинні повідомити Вас про неможливість...

3. Шкода, але з огляду на погіршення економічної ситуації ми не можемо... 4.3 прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги...

5. Щиро жалкуємо, проте ситуація, що склалася, не дає нам можливості...

6. Нам дуже шкода, але через наявність кількох і досі не оплачених рахунків ми не можемо...

7. Дуже прикро, проте цього року в нас немає змоги...

8. Вибачте, але ми не можемо погодитися з...

9. Змушені повідомити, що, на жаль, не маємо жодної змоги задовольнити Ваше прохання.

Акт та його реквізити. Таблиця, список, перелік.

Акт – це документ правової чинності, в якому констатуються або підтверджуються факти, події, пов’язані з діяльністю підприємств, установ чи їх структурних підрозділів, вчинками посадових осіб.

 

Реквізити акта:

1) автор документа (назва відомства, організації);

2) назва виду документа (акт);

3) номер;

4) дата, місце складання чи видання;

5) гриф затвердження;

6) заголовок до тексту;

7) підстава (наказ керівника чи відомства);

8) склад комісії;

9) присутні (перелічують прізвища і посади);

10) текст;

11) кількість примірників акта, місце зберігання їх;

12) перелік додатків до акта;

13) підписи членів комісії та присутніх.

 

Вимоги до оформлення акта

1. Заголовок до тексту має включати короткий зміст актованого факту чи події.

2. Текст складається з двох частин: вступної, в якій вказують підстави для складання акта, перераховують членів комісії, їхні посади, прізвища, ініціали, та констатуючої, в якій зазначають мету і завдання, описують сутність і характер виконаної роботи, встановлені факти, вносять пропозиції, роблять висновки.

3. Дата акта має відповідати дню факту, що актується.

4. Акт складають у трьох примірниках: 1-й направляють до вищої організації, 2-й - керівникові організації, 3-й підшивають до справи.

5. Акт підписують всі особи, які брали участь у його складанні, а також присутні.

 

Таблиця - перелік, зведення статистичних даних або інших відомостей, розташованих у певному порядку й за графами.

 

За способом подання наукового матеріалу таблиця належить до екстралінгвістичних (позамовних) засобів викладу. У вигляді таблиці, як правило, подають цифрові дані, якщо їх багато або виникає потреба зіставити певні показники. Таблиця - це такий спосіб подання інформації, при якому цифровий або текстовий матеріал групується в рядки та графи, відокремлені одна від одної вертикальними та горизонтальними лініями.

Матеріал у таблиці систематизований, на перший план виступають цифри. Не вживаються дієслівні форми, прислівники. Найчастіше вживаються слова разом, всього, у тому числи

 

Реквізити таблиці:

1. Назва виду документа, номер.

2. Тематичний заголовок.

3. Заголовна частина, яка розміщується вгорі (розділові знаки в кінці заголовків і підзаголовків не ставляться).

4. Основна частина, що містить графи й рядки (або боковик, головку та прографку).

Список - документ, який містить перелік назв предметів, об'єктів, осіб (їхніх прізвищ, імен, по батькові) у певному порядку і складається з метою інформування або реєстрації.

Найчастіше списки укладають у хронологічному або алфавітному порядку. Серед них найпоширенішим є алфавітний, який з переліком кого-небудь або чого-небудь за алфавітом. Якщо це список осіб, то ім'я та по батькові пишуться після прізвища.

Реквізити списку:

1. Штамп установи.

2. Назва виду документа й номер.

3. Тематичний заголовок.

4. Основна частина, що містить графи й рядки.

5. Підпис.

6. Дата.

7. Печатка.

 

Під час укладання списку на комп'ютері перелічувані об'єкти позначають по-різному: створюють нумерований список (1, 2, 3...), список-бюлетень (з використанням символів-маркерів), багаторівневий (з нумерацією розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів) тощо.

Перелік - перерахування предметів, осіб і об'єктів, на які поширюються певні норми й вимоги.Список і перелік - дуже близькі за формуляром документи. Реквізити переліку - такі самі, як і списку.