Службові листи (офіційна кореспонденція)

Існують певні канони написання листів, недотримання яких може не тільки відбитися на престиж вашої фірми, а й перешкодити укладанню вигідних контрактів. Папір для листа повинен бути абсолютно чистим, акуратно обрізаним. Бажано мати фірмовий бланк листа з емблемою фірми, її повною назвою, поштовою і телеграфною адресою, телефоном, факсом і банківськими реквізитами. Службові листи друкуються на машинці на лицьовій стороні листа без помарок. Сторінки нумеруються, крім першої, арабськими цифрами. Ширина поля з лівого боку листа повинна бути не менше 2 см. Друкується текст через півтора-два інтервали. Абзац починається з абзацу, з відступом п'яти інтервалів від поля. Рекомендується уникати переносу слів. У правому верхньому куті під адресою організації, що відправляє лист, ставиться дата відправлення листа.

 

Якщо це не перший лист до вашого партнера, його слід починати з ввічливою посилання на останнє отримане від нього повідомлення. Це не стільки данина поваги, скільки повідомлення про те, що лист отримано і подальший діалог будується на його основі.

 

Якщо ви пишете своєму партнерові вперше, необхідно почати з представлення своєї фірми, її цілей та завдань, які вона ставить перед собою у сфері міжнародної діяльності. Ще краще послати партнеру буклет з докладною інформацією про фірму. Проте рекламний матеріал не повинен бути об'ємним. Текст цього матеріалу повинен бути мовою вашого партнера або англійською мовою. Закінчується лист словами подяки за співпрацю і виразом надій на його продовження. І неодмінно: "Щиро Ваш", "З повагою" і т. п. Підпис ставиться на правій стороні листа, під заключною формулою ввічливості. Прізвище власника підпису друкується на машинці під його рукописним підписом.

 

Про конверти. Можна обійтися стандартними конвертами для міжнародної пошти, але слід мати на увазі, що за кордоном всы досить великі фірми мають свої конверти, на яких у кілька усіченому вигляді повторюють ті ж відомості, що і на бланку. Фірмовий конверт не тільки підніме престиж вашої організації в очах закордонного партнера, але і позбавить вас від необхідності повідомляти зворотну адресу. За кордоном порядок написання адреси прямо протилежний нашому: спочатку пишуть "кому", а потім "куди". Перша позиція адреси - прізвище адресата з ініціалами перед нею і одним з скорочень: Mr (містер), якщо це чоловік, і Mrs (місіс), якщо це жінка. Друга позиція адреси - посада вашого адресата. Її вказують для того, щоб лист не було сприйнято як особистий. Якщо адресат в даний момент відсутній, такий лист розкриє його заступник. Якщо ж ви хочете зберегти в таємниці зміст листа, після прізвища краще вказати: private (personal, confidential), що означає "особисто". Наступна позиція адреси - назва фірми. Тут можна застосовувати такі скорочення: Company - Co., Corporation - Corp., Department - Dept., Incorporated - Inc. Потім слідує номер будинку і назва вулиці, міста, штату, поштовий індекс і назва країни. Не забудьте подбати про те, щоб у вас залишалися копії ваших листів.

 

Ви вступаєте в ділове листування з реальними або потенційними споживачами своєї продукції чи послуг. Це може бути лист-пропозиція, лист-відмова, відповідь на запит і т. д. Написання листа - це свого роду мистецтво. Діловий лист має бути бездоганним у всьому: навіть дрібне недотримання правил може зробити його неправомірним з юридичної точки зору. Правильно оформлений юридично, написаний гарною мовою, на фірмовому бланку, однозначний за змістом діловий лист - одна із запорук успіху вашої справи. Листи бувають нейтральними або сприятливими, або можуть містити відмову, або ставити метою схилити до чого-небудь адресата.

Є два види офіційної кореспонденції:

а) офіційне листування міждержавних установ чи іноземних представництв у дипломатичній практиці;

б) ділове (комерційне) листування, яке має напівофіційний характер, для ділових контактів між фірмами, установами, закладами тощо.

Службовий лист — це один із різновидів інформаційних документів для писемного спілкування й оперативного управління процесами діяльності організацій, установ та їх структурних підрозділів. Загально-усталений принцип побудови змісту службового листа: вступ, докази, висновки й закінчення. Використання ж усіх цих компонентів зумовлюється характером листа й конкретними обставинами справи.

Вступ має містити виклад причин і безпосереднього приводу, що спонукав написати листа. Докази з наведенням фактів, цифрових даних і логічних висновків, у яких повинні переконати адресата в правомірності постановки питання й необхідності позитивного розв'язання його. Основним і неодмінним структурним елементом змісту листа є висновок (закінчення), де викладають суть питання, основну думку: згоду чи відмову, пропозицію чи прохання тощо.

За функціональними ознаками службові листи поділяються на два типи:

1. Листи, що потребують відповіді — листи-запити, листи-прохання, листи-пропозиції, листи-звернення, листи-вимоги.

2. Листи, що не потребують відповіді — листи-відповіді, листи-попередження, листи-розпорядження, листи-відмови, листи-нагадування, листи-подяки, листи;підтвердження, листи-запрошення, комерційні, супровідні, гарантійні, рекламні, рекомендаційні та інформаційні листи.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні та колективні листи.

Звичайний і колективний листи надсилаються на одну адресу, тільки останній укладається від імені декількох організацій чи установ.

Циркулярний — завжди надсилається керівною установою до своїх структурних підрозділів, філій тощо.

Текст службового листа повинен бути простим і розкривати бажано тільки одне питання. Це спрощує його реєстрацію та контроль за проходженням. Якщо ж лист містить кілька питань чи тем, що контролюються різними відділами, то доводиться робити копії.

Головна мета листа — поінформувати, пояснити, упевнити, довести і спонукати до потрібної дії адресата (одержувача). Службовий лист є документом, тому він повинен бути чітким, лаконічним, зрозумілим, не містити нічого зайвого, що б заважало сприйманню основної інформації.

Але оскільки лист все ж відмінний від наказу, акта чи доручення, то ваше письмове спілкування з адресатом може не обмежуватися лише сухими канцеляризмами. Добирати потрібні слова і тон ви повинні самі залежно від мети листування, ступеня знайомства, віку, статі та необхідності дотримання субординації. Безперечна умова — дотримання міри, доречності й і акту. Із тексту сучасного службового листа повинен вимальовуватися образ автора — надійного партнера, постійного клієнта, чесного конкурента й т. ін. Кореспонденція — ваша візитка та обличчя установи, фірми, компанії, яку ви репрезентуєте.

Реквізити

1.Назва міністерства (для державних структур).

2.Назва й адреса адресанта (ліворуч або посередині).

З.Номер і дата листа.

4. Назва й адреса установи (закладу) адресата, його посада, прізвище та ініціали (праворуч).

5.3аголовок листа

6.Текст (зміст).

7.Перелік додатків (якщо надсилаються) із зазначенням кількості сторінок.

8. Посада; звання; ранг; статус адресанта (ліворуч).

9.Підпис, ініціали та прізвище адресанта (праворуч).

10.Печатка (якщо необхідно).

11.Віза виконавця, підпис на копію (якщо необхідно).

Ось декілька порад, які допоможуть вам досягти мети:

— Будьте лаконічні. Намагайтеся викладати інформацію чітко й по суті, не зловживаючи чужим часом і увагою.

— Пишіть коротко і просто. Але лаконічність не повинна бути самоціллю і стати на заваді вишуканості та емоційності мови.

— Слідкуйте за логічністю та послідовністю викладу. Основну увагу — найсуттєвішому, а розбивши текст на смислові абзаци, ви полегшите його сприймання адресатом.

— Уникайте багатозначності та не переобтяжуйте лист іншомовними словами. Суть справи слід викладати чітко, зрозуміло, без двозначностей, які можуть викликати сумніви чи запитання.

— Будьте ввічливі. Стежте за стилем вашої кореспонденції. Уникайте категоричності. Не забувайте про вступний і завершальний компліменти.

Завершальні речення можуть виражати: повторну подяку, висловлення сподівання чи надії, запевнення у співробітництві чи надійності, прохання дати відповідь, зателефонувати тощо, вибачення за турботу чи затримку з відповіддю.

Прощальні фрази добираються залежно від рівня стосунків (партнерства) на зразок:

Завжди щиро Ваш...

Із найліпшими побажаннями...

Щиро відданий Вам...

Бажаємо успіхів...

Із повагою...

Залишаємося з повагою...

Із вдячністю й повагою... і т. ін.

Уже написаний лист не відправляйте одразу, відкладіть, щоб потім ще раз перечитати. Пам'ятайте: бездоганно оформлена ділова кореспонденція — це свідчення вашої поваги до адресата!

Оскільки метою офіційного листування є засвідчення адресатові поваги з безумовним урахуванням рангів, воно повинно ґрунтуватися на принципах поваги та обопільної коректності.

Існують певні правила реагування на листи за термінами. Відповідь слід дати не пізніше, ніж через десять днів. Якщо запит, прохання тощо потребує ґрунтовнішого вивчення, то протягом трьох днів сповіщають адресатові, що інформацію отримано й над розв'язанням питання вже працюють. Остаточну відповідь слід дати не пізніше, ніж через місяць.

Як правило, службові листи укладаються на бланку, що містить віддруковані реквізити установи, закладу, організації. За характером інформації листи поділяються на різні групи.

 

Ініціативні листи містять прохання, пропозицію, звернення чи запит до адресата.

 

Зразок листа-прохання:

 

Міністерство освіти і науки України

Харківський державний технічний університет

будівництва та архітектури

61040, Харків-40, вул. Сумська, 42,

тел. 402-911, 402-104

№ 01-6/24 11.01.2002

Міністерство у справах молоді та спорту Оргкомітет спартакіади 2003 п.

Семибрату В. Г.

про умови проведення спартакіади серед вищих навчальних закладів

Просимо надіслати пакет документів щодо умов проведення загальнодержавної спартакіади серед вищих навчальних закладів 2003-го року.

Додатки на 10 с. в 1 пр.:

1)характеристика та стан спортивної бази;

2)перелік і характеристика спортивних секцій;

3)список студентів-спортсменів, розрядників, призерів.

Із повагою завідувач навчально-виховною

роботою проф. (підпис) В. С. Микитенко

 

Листи-відповіді за змістом залежні від ініціативних листів, оскільки їх тема і характер були вже задані запитом, проханням та ін., на дату й номер яких повинно 6ути обов'язкове посилання. Лист-відповідь викладає характер проблеми чи вирішення питання, прийняття чи відмову пропозиції тощо, заявлених в ініціативному листі. Головні умови, що висуваються до змісту листа-відповіді, полягають у чіткості формулювань щодо попередніх прохань (запитів), міри чи ступеня, часу та якості її виконання. Відмова, зміна обсягу робіт, послуг і часу їх виконання повинні бути вагомо обґрунтовані й коректно викладені.

Зразок листа-відповіді:

 

Харківське акціонерне об'єднання «Поліграф»

61003, Харків-3, пров. Замковий, 5, тел. 240-081

№ 02-9/91 13.06.2002

Президентові фірми «Дніпро» п. Калантаєвій В. О.

39004, Кременчук-4, вул. Паркова, 17

про рекламні матеріали

На Ваш лист № 21-1/97 від 25.05.2002 повідомляємо, що проспекти, календарі та візитки буде виготовлено до кінця травня поточного року.

Директор (підпис) Д. С. Горобець

 

 

Супровідний лист — документ, що інформує адресата про раніше надіслані документи, товари чи інші матеріальні цінності. Листи такого типу можуть надсилатися разом із комерційними документами (рахунком-фактурою, накладними, чеками тощо), доповнювати креслення, схеми, плани, каталоги, прейскуранти, зразки товарів тощо й виконують допоміжну інформаційно-супроводжувальну функцію. Супровідний лист може бути також доповненням, проханням, рекомендацією-характеристикою та виконувати роз'яснювальні функції щодо службової особи у відрядженні.

 

Зразок супровідного листа:

 

Харківська ЗОШ № 15 ім. О. Олеся

61024, Харків-24, вул. Тернова, 19, тел. 324-490

№б 01-7/14 07.04.2002

Міністерство освіти і науки України Відділ середніх навчальних закладів п. Забужку В. П.

про підсумок проведення міністерських контрольних робіт.

Додаємо Вам результати додаткових контрольних робіт, які було проведено в 10-11 класах 02.04.2002 згідно з наказом № 114-6 Міністерства освіти і науки від 01.02.2002.

Додатки:

1)54(п'ятдесят чотири)роботи з математики на 108с.,

2)52 (п'ятдесят дві) роботи з української мови на 104 с.

Директор (підпис) Л. М. Зуб

(печатка)

 

Договірний лист — різновид супровідного листа, що вказує на факт відправлення (надсилання) попередньо укладеного договору, угоди між адресатом і адресантом.

 

Лист-запрошення містить інформацію про дату, характер, місце, час проведення заходу. Цей документ деталізує умови участі адресата в заході, умови проїзду, перебування, конкретизує порядок денний робочого часу та культурної програми тощо.