Текстове оформлення довідково-інформаційних документів.

Текстове оформлення довідково-інформаційних документів.

Мета: студенти повинні знати нормативи оформлення довідково-інформаційної документації, класифікацію службових листів, правила ділового листування, склад реквізитів; вміти оформляти довідково-інформаційні документи, складати різні види ділових листів, правильно писати виробничі протоколи та витяги з них.

До інформаційних належать такі документи:

- службові листи та їх різновиди;

- доповідна та пояснювальна записка;

- зведення;

- повідомлення;

- телеграма;

- телефоно - і радіограма;

- анотація;

- рецензія;

- відгук;

- прес-реліз;

- стаття;

- протокол.

Доповідна записка – це письмове повідомлення на ім’я керівника установи, в якому описується певний факт, певна подія, повідомляється по виконання певних завдань, службових доручень.

Доповідна записка укладається з ініціативи її автора або за вказівкою керівництва. Розрізняють:

внутрішні – що адресуються керівникові установи де працює викладач;

зовнішні – що адресуються керівникові вищої організації.

Доповідна записка бувають також інформаційного, звітного та ініціативного характеру.

Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; найкраще поділити його на частини. В кінці подаються чітко сформульовані висновки й пропозиції. Доповідні записки пишуть від руки чи передруковують.

 

Наприклад:

Кафедра культури української мови Деканові фізико -

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА математичного факультету

25.09.95 №35-12/243 доц. Кравчуку О.П.

 

 

Про збільшення кількості годин

 

 

Мовна культура – один з найважливіших показників нашої духовної культури. Усне і писемне мовлення кожної людини свідчить про її рівень освіченості, інтелігентності.

Щоб грамотно говорити й писати, потрібно передусім вивчати рідну мову, вдосконалювати знання, набуті в середній школі. Писемне мовлення студентів I курсу хибує численними відхиленнями від орфографічних і пунктуаційних норм української мови. Заняття з практичного курсу допомагають повторити й удосконалити знання студентів з орфографії та пунктуації, виробити навички грамотного письма. На жаль, таких занять лише 2 години на тиждень. Просимо деканат розглянути за питання й збільшити кількість тижневих годин на вивчення рідної мови. Адже мова – генетичний код нації, який поєднує минуле з сучасним, програмує майбутнє й забезпечує буття нації у вічність.

 

 

Завідувач кафедри М.С. Стельмах

 

Оформіть доповідну записку, розмістивши правильно реквізити, залишите місце для кутового штампа.

Доповідна записка. Дата. Індекс. Про підготовку комп’ютерних класів до навчального року. Начальникові Головного управління професійно-технічної освіти м. Києва Добровольчому А.М. Відповідно до розпорядження № 34 мною був перевірений стан комп’ютерних класів у СПТУ м. Києва. Встановлено, що кабінети, в яких проводиться навчання з діловодства і комп’ютерної грамотності, в основному підготовлені до роботи. Викладацьким складом і майстрами виробничого навчання всі училища укомплектовані. Однак комп’ютерами забезпечені не всі професійні заклади. У деяких з них (№ 14, 18, 30, 35) ще й досі користуються застарілими друкарськими машинками. В училищах № 102, 112 меблі не відповідають сучасним вимогам. Слід допомогти училищам придбати необхідну кількість комітетів і нових меблів. Варто відзначити добру підготовку комп’ютерного класу училища № 25. Інспектор О.П. Шатенко.

 

Пояснювальна записка – це письмове пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівників на вимогу керівника. Інколи це вступ др. Якогось документу (плану, звіту, проекту).

За формою доповідна та пояснювальна записки близькі й містять такі реквізити:

1. посаду, прізвище та ініціали керівника, якому подається доповідна записка;

2. назва документа;

3. заголовок;

4. зміст записки;

5. посаду, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, її підпис;

6. дату складання записки.

Якщо ці документи не виходять за межі установи, то вони можуть оформлюватися на звичайному аркуші паперу, а якщо скеровані до іншої організації, то їх пишуть на бланку і звичайно реєструють.

 

Наприклад:

 

Дефектологічний факультет Деканові дефектологічного

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА факультету

21.07.95 №13 проф. Матвійчуку К.Є.

 

 

Про порушення

навчальної дисципліни

 

 

Студенти 14-ї групи спеціальності «Сурдопедагогіка і українська мова» не з’явилися на заняття з педагогіки (II пара) тому, що відвідували виставку комп’ютерів. Виставку організувала науково-виробнича фірма «Інтеграл» і запросила студентів на 11-ту годину.

 

 

Староста 14-ї групи В.І. Гнаткевич

 

 

Вправа 1. Відредагуйте, знайдіть помилки в оформленні.

 

Декану Мелешко І.В.

від викладача

Сухопар Н.П.

 

Доповідаю Вам, що ІІІ курс фізико-математичного факультету проігнорував лекцію з педагогіки на тему «Виховання особистості. Роль колективу в цьому процесі». Хочу, щоб Ви вжили заходів щодо студентів

7 березня 2002 р.

Вірно

Кафедра педагогіки та психології Деканові фізико-математичного

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА факультету

12.11.01 № 45 Мелешко І.В.

 

Про пропуск занять

 

ІІІ курс фізико-математичного факультету проігнорував лекцію з педагогіки на тему «Виховання особистості. Роль колективу в цьому процесі». Хочу, щоб Ви вжили заходів щодо студентів (яких саме?)

 

Викладач (підпис) Н.П. Сухопар

 

Вправа 2. Як слід розпочати оформлення пояснювальної записки від учня Київської сер. школи № 15, яку він пише на ім’я директора Харчука С.І., з приводу пропуску уроків.

Київська середня школа № 15 Директору школи

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА Харчуку С.І.

25.09.98

 

Про пропуск уроків

 

Я, Стельмаченко Ігор Петрович, учень 6-А класу, пропустив уроки, бо разом з батьками відвідав виставку робіт сучасних українських скульпторів.

 

Учень 6-А класу (підпис) Стельмаченко І.П.

Вправа 3. Відредагуйте текст, виправте помилки, допишіть відсутні відомості (письмово)

Начальнику цеху № 4

Акціонерного товариства

Доповідна записка

10.06.02 на другій зміні сталася пригода: Швець С.К. порушив правила експлуатації устаткування. Через це трохи не сталася аварія.

Начальник зміни М.Н. Деркач

Вірно

Акціонерне товариство Начальнику цеху № 4

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА Томіну П.Р.

7.03.01

 

Про порушення виробничої дисципліни.

 

Текст (спочатку привід, з якого подається записка, а потім пояснення) 10.06.02 під час другої зміни трохи не сталася аварія, через те, що Швець С.К. порушив правила експлуатації устаткування.

 

Начальник зміни (підпис) М.Н. Деркач

Вправа 4. Складіть речення: Брифінг – прес-конференція; відзначати – відмічати; відносини – відношення – ставлення; дефект – недолік; дилема – проблема – завдання; комунікабельний – комунікаційний – комунікативний; особистий – особовий; офіційний - офіціальний

Вправа 5. Перекладіть текст українською мовою та розмістить правильно реквізити.

Донецкий металлургический завод Заместителю директора завода

Куцову Н.И.

Административно-хозяйственный отдел

 

Докладная записка

10.05.01

В соответствии с распоряжением Кабинета Министров Украины подготовлены материалы о работе завода за первый квартал этого года.

Для качественного выполнения указанной работы и в связи с большим количеством информационного материала, а также загруженностью информационно-вычислительного центра завода возникла необходимость привлечения других вычислительных центров для обработки материала. С этой работой может справиться вычислительный центр Института экономики промышленности АН Украины.

Прошу Вас согласовать этот вопрос с институтом.

Заместитель заведующего отделом Р.Н. Рябов

 

Вірно

Адміністративно-господарський відділ Заступнику директора

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА Донецького металургійного заводу

10.05.01 Куцову Н.И.

 

Про підготовку матеріалів за перший квартал 2001 р.

 

Відповідно до розпорядження Кабінету Міністрів України підготовлені матеріали про роботу заводу за перший квартал цього року.

Для якісного виконання зазначеної роботи й у зв'язку з великою кількістю інформаційного матеріалу, а також завантаженістю інформаційно-обчислювального центра заводу виникла необхідність залучення інших обчислювальних центрів для обробки матеріалу. З цією роботою може справитися обчислювальний центр Інституту економіки промисловості АН України.

Прошу Вас погодити це питання з інститутом.

Заступник завідувача відділом Р.Н. Рябов

 

АНОТАЦІЯ

на методичний посібник з дисципліни «Українська мова»

«Поглиблене вивчення тем «Орфографія» та «Пунктуація»»

Дана дисципліна вивчається на I-II курсі. Згідно з навчальним планом на її вивчення відводиться 140 аудиторних годин (на самостійне вивчення – 22 год.).

Метою методичного посібника є систематизація знань старшокласників з орфографії та пунктуації, закріплення орфографічних та пунктуаційних вмінь та навичок.

У посібнику представлено теоретичний матеріал, важливий для засвоєння тем курсу, список літератури, а також система практичних та навчальних завдань, які допоможуть майбутнім фахівцям закріпити й вдосконалити правописно-пунктуаційні та орфографічні навички. Запропоновані завдання для самостійної роботи студентів, поточного і підсумкового контролю, самоконтролю, які дають можливість організувати студентів для самостійної роботи.

При складанні посібника були враховані всі найновіші концепції сучасних мовознавців у галузі «Орфографія» та «Пунктуація», спрямовані на опанування майбутніми фахівцями необхідних лінгвістичних умінь і навичок в умовах кредитно-модульної системи навчання у ВНЗ.

Обсяг поданого в посібнику матеріалу відповідає вимогам чинної програми з рідної мови. Виклад правил відповідає Українському правопису.

 

Викладачі С.В.Котляр

Н.М. Запорожець

 

 

Рецензія – це критичний відгук на художній, науковий або інший твір, що містить зауваження, пропозиції тощо.

Мета рецензії - рекомендація твору до друку, захисту.

Реквізити рецензії такі:

1. Назва документа.

2. Заголовок, що містить:

· назву рецензованої роботи;

· прізвище та ініціали її автора;

· видавництво та рік публікації;

· кількість сторінок.

3. Текст, що складається з 2 частин:

· короткий виклад змісту роботи;

· зауваження, пропозиції, висновки автора рецензії.

4. Підпис особи, яка рецензувала роботу.

5. Дата.

У разі необхідності підпис звірюють печаткою.

 

Наприклад:

 

РЕЦЕНЗІЯ

на методичний посібник з дисципліни «Українська мова»:

«Поглиблене вивчення тем «Орфографія» та «Пунктуація»»

 

Методичний посібник розроблений викладачами коледжу Запорожець Н.М. та Котляр С.В.

Запропонована праця «Поглиблене вивчення тем «Орфографія» та «Пунктуація»» містить сучасні методологічні та методичні підходи до вивчення української мови. Важливим є те, що посібник складається із розділів теоретико-практичного спрямування. У теоретичній частині зазначається історично сформована й загальноприйнята система правил національної мови щодо способів передачі мовлення на письмі (правила написання слів та їх частин, словосполучень, часток, тощо) а також нормована правописом система правил про вживання розділових знаків для розчленування тексту відповідно до його значеннєвологічних, синтаксичних та інтонаційних особливостей.

Значна увага приділена практичним аспектам, де представлено різноманітні вправи з орфографії: написання звуків (фонем) літерами; написання слів разом, окремо й через дефіс; уживання великої літери; правила переносу частини слова з рядка в рядок; написання афіксів і закінчень відмінюваних слів тощо, а також вправи на вживання розділових знаків.

У методичному посібнику враховано сучасні підходи до вивчення української мови, спрямовані на опанування майбутніми фахівцями необхідних лінгвістичних умінь і навичок в умовах кредитно-модульної системи навчання у ВНЗ.

Слід зауважити, що рецензований посібник, без сумніву, потрібний і корисний, варто було б посилити більшою кількістю тестових завдань, адже це один із найефективніших сучасних засобів перевірки знань студентів.

Вважаємо, що методичний посібник «Поглиблене вивчення тем «Орфографія» та «Пунктуація»» відповідає усім вимогам, що ставляться до науково-методичних робіт такого типу, є актуальним і доречним у навчально-виховному процесі як один із альтернативних посібників у сьогоднішньому різноманітті поглядів, підходів до процесу вивчення мови взагалі. Творчий підхід, великий досвід і знання автора, науково-методичне розуміння поставленої проблеми роблять аналізовану працю цікавою і необхідною для студентів, адже запропоновані матеріали знайдуть застосування на уроках української мови та факультативах у вищих навчальних закладах.

 

 

Рецензент О.П. Солонська

Відгук – висновки уповноваженої особи (кількох осіб) про наукові роботи, вистави, фільми, представленні на розгляд чи до захисту.

Реквізити відгуку:

1. Назва документа.

2. Заголовок, що містить:

· назву роботи;

· прізвище, імя, по батькові її автора;

· рік написання;

· кількість сторінок.

3. Текст, що містить:

· вступ;

· стислий виклад змісту роботи;

· критичні зауваження;

· висновок з пропозиціями.

4. Підпис, що завіряється печаткою.

5. Дата.

 

Протокол – це один з найпоширеніших документів колегіального органу. У ньому фіксуються хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. У протоколах відбуваються всі виступи с питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій – всі члени президії.

За обсягом фіксованих даних протоколи поділяються на:

· Стислі – записано лише ухвалу або поширену резолюцію, а також зазначено номер, дату, назву організації, кількість присутніх, порядок денний. Під рубрикою „СЛУХАЛИ” – назва питання, хто висловлювався.

· Повні – заносяться також питання доповідачеві та конспективний запис виступів під час обговорення.

· Стенографічні – дослівно.

Протокол має такі реквізити:

1. назву виду документа, яку пишуть посередині рядка;

2. порядковий номер протоколу;

3. назву зборів;

4. назву установи, де відбулися збори;

5. дату проведення зборів, яку пишуть нижче від назви установи з лівого боку. У цьому ж рядку з правого боку – місце проведення.

6. кількісний склад учасників (10-12), який пишуть з нового рядка. При великій кількості (більше 12) присутніх на засіданні їх список складається окремо й додають, а в протоколі зазначають лише загальну кількість.

7. посада, прізвище, ініціали керівника зборів (голови, секретаря, членів президії);

8. порядок денний;

9. текст;

10. перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

11. підписи керівників зборів (голови та секретаря).

 

Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить: „СЛУХАЛИ”, „ВИСТУПИЛИ”, „УХВАЛИЛИ” (великими літерами).

Якщо на зборах проводили таємне голосування, результати оформлюються окремими протоколами:

перший – зазначається;

другий – результати голосування.

1. За Василькова Ч.Р. – 50 голосів, проти – 0, утримався – 1

Наприклад:

Протокол № 8

загальних зборів студентів II курсу

природничо-географічного факультету

 

 

10.05.2003

 

Голова: Литвиненко С.В.

Секретар: Шульга В.О.

 

Присутні: декан факультету доц. Кулик В.П., доц. Куценко А.А., доц. Іванов Н.П., асистенти: Зазимко Б.М., Литвин Ф.С., студенти II курсу.

Порядок денний:

 

1. Підготовка студентів до виробничої практики.
2. Робота з озеленення й опорядженням навколишньої території.

 

1. СЛУХАЛИ:

Куценко А.А. Інформація керівника виробничо-польової практики.

ВИСТУПИЛИ:

Зазимко Б.М. вніс пропозицію поділити студентів на підгрупи, чітко визначити кожному завдання й години роботи на ділянці.

Литвин Ф.С. відзначив, що до початку практики треба підготувати рослини, реактиви.

УХВАЛИЛИ:

1. Усім студентам взяти участь у виробничо-польовій практиці.

2. Доручити керівникові практики скласти графік робіт.

3. Поділити студентів на групи й визначити час роботи на ділянці.

2. СЛУХАЛИ:

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

 

Голова зборів С.В. Литвиненко

Секретар В.О Шульга

 

Крім повного протоколу, є коротка форма – витяг з протоколу. У витягу вказують прізвища та ініціали тих хто виступив (без викладу виступів), а також зміст прийнятих рішень. Витяг з протоколу підписують голова й секретар засідання. У протоколі робиться помітка про зроблений витяг, а також зазначають, кому його вручено чи надіслано.

 

Наприклад:

 

Витяг з протоколу № 5

засідання кафедри української мови

 

 

18.01.2003

Присутні: завкафедрою проф. Луценко А.А., доц. Коломієць Ф.С.,доц. Марченко Ю.Ю., доц. Токарева А.М., ст. викл. Ткаченко Л.В., асист. Шумейко Л.Б., асист. Лепеха І.І., аспірант Крикун С.В.

 

2. СЛУХАЛИ:

Крикун С. В. – затвердження теми кандидатської дисертації.

УХВАЛИЛИ:

1. Затвердити тему кандидатської дисертації аспірантки Крикун Софії Василівни у такому формулюванні «Темпоративна синтаксема у структурі простого речення».

2. Призначити науковим керівником проф. Луценка Анатолія Антоновича.

 

 

Завідувач кафедри А.А. Луценко

Секретар І.І. Лепеха

 

 

Резолюція – це документ, який фіксує рішення,постанову. Найчастіше резолюція приймається на зборах. Її вмішують у кінці протоколу або пишуть окремо й дають до нього.

Резолюція складається із:

Вступної (констатуючої) – спочатку відзначаються досягнення з питання, що розглядаються, а потім вказуються недоліки.

Директивної (резолютивної) – роблять узагальнені висновки, оцінюють роботу, визначають конкретні заходи з кожного питання, спрямовані на виконання поставлених завдань, усунення виявлених недоліків, зазначають відповідальних осіб.

 

Звіт – це документ, який містить відомості про результати діяльності за певний період часу, виконання заходів, доручень, завдань і подається керівникові структурного підрозділу, організації або до керівного органу.

Державна статистика й відомча цифрова звітність укладається на підставі уніфікованих форм (бланків) й у відповідності до затверджених нормативних документів, які вказують порядок їх укладання та оформлення.

Реквізити:

1. Гриф затвердження – праворуч (для зовнішніх).

2. Штамп установи (для зовнішніх).

3. Назва документа.

4. Заголовок, який має такі дані, як:

• «про роботу атестаційної комісії…», «про роботу відділу…», «про педагогічну / виробничу практику…» тощо.
• Термін звітності.
• Статус, посада, місце роботи / навчання укладача.
• Прізвище та ініціали укладача.

5. Текст, який має такі частини:

• Вступ – зазначається обсяг завдань, які були поставлені перед установою, відділом чи конкретною особою за звітній період.
• Основна частина – зміст, аналіз виконаної роботи / практики.
• Висновки – рекомендації, критичні зауваження щодо поліпшення чи вдосконалення форм або методів роботи / практики, перспективи на майбутнє.

6. Додаток (якщо є): службова, доповідна чи пояснювальна записки; довідков матеріали; квитанції, проїзні документи, рахунки про витрачені кошти тощо.

7. Підпис автора документа.

8. Посада керівника установи, його підпис, ініціали та прізвище (для зовнішніх).

9. Дата укладання.

10. Печатка (для зовнішніх).

Наприклад:

Звіт

про педагогічну практику студента групи ГЕ-41

географічного факультету Харківського національного університету ім.. В. Кармазина

Божедая Віктора Івановича.

Практику проходив з 10.02 по 23.03 2012 року у ЗОШ №1 м. Золочів Харківської області. У школі було створено належні умови для проходження практики. В одному класі було поєднано викладання географії та історії, що створює певні труднощі у розміщенні наочності та приладів. Кабінет та географічний майданчик достатньо обладнані технічними засобами, але бракує сучасних карт, атласів, нових підручників та довідково-методичної літератури.

За час практики:

ü Брав участь в обговоренні та аналізі 4 уроків інших практикантів.

ü Зібрав інформаційно-довідниковий матеріал для написання реферату «Екологічна абетка».

ü Провів 10 уроків з географії, 4 з них – залікові, які проаналізували викладач та методист.

ü Розробив й виготував 2 комплекти додаткового матеріалу (анкети).

ü Підготував і провів виховний захід «Дбай про майбутнє сьогодні».

ü Брав участь у засіданні гуртка «Екологія рідного краю» та в укладанні загальношкільної програми «Позакласна робота серед школярів».

Успішному проведенню практики значною мірою сприяло доброзичливе ставлення дирекції та викладачів до студентів-практикантів.

Додатки:

1. Характеристика – відгук.

2. План контрольного уроку.

3. План виховного заходу.

4. Психологічна характеристика учня.

 

 

24.03.2012 підпис В. І. Божедай

 

Оголошення – це повідомлення про час і зміст нарад, засідань; необхідність виконувати якусь роботу; потребу в заміщенні вакантної посади чи набір робочої сили та ін.

В оголошенні обов’язково вказується, хто й про що повідомляє; дата виділяється іншим шрифтом; формулювання в тексті стислі.

Повідомлення – це різновид службового листа, в якому викладено запрошення взяти участь в якійсь нараді, конференції, зборах.

Реквізити повідомлення:

1. дата і час засідання;

2. місце засідання;

3. його назва (тематика);

4. порядок денний;

5. прізвища доповідачів з кожного питання;

6. прізвище й телефон відповідної особи;

7. спосіб проїзду до місця засідання.

Повідомлення підписує голова колегіального органу або керівник установи.

 

Наприклад:

 

Шановний Пономаренко В.В.!

 

 

Запрошуємо Вас взяти участь у роботі науково-практичної конференції «Українська держава та українська армія».

Науково-практична конференція відбудеться в актовому залі Будинку офіцерів (вул. Грушевського, 30/1) 30-31 жовтня 1999р.

Початок об 11.00

Проїзд: тролейбус №20 до зупинки «Будинок офіцерів».

 

 

Чекаємо неділю Софія

Левчук С.В. Київ, 1

(не оплачується і каналами вул. О. Теліги, 4, кв. 8

зв’язку не передається)

 

Радіограма - це повідомлення, передане по радіо.

 

Факси – це узагальнена назва різноманітних документів, що надходять до установи за допомогою спеціального апарата телефонними каналами зв’язку.

Факс – це ксерокопія документа, що передається до організації.

Реквізити факсу:

1. назва документа.

2. дата.

3. назва адресанта, установи, яка передає факс.

4. прізвище посади, що підписала документ.

5. назва адресата, організації та службової особо – одержувача факсу.

6. тема.

7. текст.

8. кількість сторінок.

Текст факсу складається без скорочень.

Після закінчення передавання факсу адресант має одержати підтвердження про те, що адресат отримав інформацію.

 

Запам'ятайте відповідники стійких виразів!

Не знати, з якої причини без видимой причины

Негайно, без затримки без задержки

Без докорів сумління без зазрения совести

Безвідмовно без отказа

Без поблажливості без снисхождения

Не соромлячись без стеснения

Без упину без удержу

Без шкоди без ущерба

Марна праця бесполезный труд

Кидати напризволяще бросать на произвол судьбы

Бути родичем быть в родстве

Мати добру репутацію быть на хорошем счету

Уводити в оману вводить в заблуждение

Призводити до витрат вводить в убыток

Двома словами в двух словах

На додаток до всього плюс до всього в довершение ко всему

На доказ в доказательство

На посаді директора в должности директора

У скрутному становищі в затруднении

На знак згоди в знак согласия

Ставити в обов'язок вменять в обязанность

Поза всяким сумнівом вне всякого сомнения

Залучити до роботи вовлечь в работу

На шкоду во вред

Поновити на посаді восстановить в должности

За всяку ціну во что бы то ни стало

Відповідно (до чого) в соответствии (с чем)

Протягом часу, упродовж року в течение всего года

З метою запобігання в целях предотвращения

 

Реквізити

1.Назва міністерства (для державних структур).

2.Назва й адреса адресанта (ліворуч або посередині).

З.Номер і дата листа.

4. Назва й адреса установи (закладу) адресата, його посада, прізвище та ініціали (праворуч).

5.3аголовок листа

6.Текст (зміст).

7.Перелік додатків (якщо надсилаються) із зазначенням кількості сторінок.

8. Посада; звання; ранг; статус адресанта (ліворуч).

9.Підпис, ініціали та прізвище адресанта (праворуч).

10.Печатка (якщо необхідно).

11.Віза виконавця, підпис на копію (якщо необхідно).

Ось декілька порад, які допоможуть вам досягти мети:

— Будьте лаконічні. Намагайтеся викладати інформацію чітко й по суті, не зловживаючи чужим часом і увагою.

— Пишіть коротко і просто. Але лаконічність не повинна бути самоціллю і стати на заваді вишуканості та емоційності мови.

— Слідкуйте за логічністю та послідовністю викладу. Основну увагу — найсуттєвішому, а розбивши текст на смислові абзаци, ви полегшите його сприймання адресатом.

— Уникайте багатозначності та не переобтяжуйте лист іншомовними словами. Суть справи слід викладати чітко, зрозуміло, без двозначностей, які можуть викликати сумніви чи запитання.

— Будьте ввічливі. Стежте за стилем вашої кореспонденції. Уникайте категоричності. Не забувайте про вступний і завершальний компліменти.

Завершальні речення можуть виражати: повторну подяку, висловлення сподівання чи надії, запевнення у співробітництві чи надійності, прохання дати відповідь, зателефонувати тощо, вибачення за турботу чи затримку з відповіддю.

Прощальні фрази добираються залежно від рівня стосунків (партнерства) на зразок:

Завжди щиро Ваш...

Із найліпшими побажаннями...

Щиро відданий Вам...

Бажаємо успіхів...

Із повагою...

Залишаємося з повагою...

Із вдячністю й повагою... і т. ін.

Уже написаний лист не відправляйте одразу, відкладіть, щоб потім ще раз перечитати. Пам'ятайте: бездоганно оформлена ділова кореспонденція — це свідчення вашої поваги до адресата!

Оскільки метою офіційного листування є засвідчення адресатові поваги з безумовним урахуванням рангів, воно повинно ґрунтуватися на принципах поваги та обопільної коректності.

Існують певні правила реагування на листи за термінами. Відповідь слід дати не пізніше, ніж через десять днів. Якщо запит, прохання тощо потребує ґрунтовнішого вивчення, то протягом трьох днів сповіщають адресатові, що інформацію отримано й над розв'язанням питання вже працюють. Остаточну відповідь слід дати не пізніше, ніж через місяць.

Як правило, службові листи укладаються на бланку, що містить віддруковані реквізити установи, закладу, організації. За характером інформації листи поділяються на різні групи.

 

Ініціативні листи містять прохання, пропозицію, звернення чи запит до адресата.

 

Зразок листа-прохання:

 

Міністерство освіти і науки України

Харківський державний технічний університет

будівництва та архітектури

61040, Харків-40, вул. Сумська, 42,

тел. 402-911, 402-104

№ 01-6/24 11.01.2002

Міністерство у справах молоді та спорту Оргкомітет спартакіади 2003 п.

Семибрату В. Г.

про умови проведення спартакіади серед вищих навчальних закладів

Просимо надіслати пакет документів щодо умов проведення загальнодержавної спартакіади серед вищих навчальних закладів 2003-го року.

Додатки на 10 с. в 1 пр.:

1)характеристика та стан спортивної бази;

2)перелік і характеристика спортивних секцій;

3)список студентів-спортсменів, розрядників, призерів.

Із повагою завідувач навчально-виховною

роботою проф. (підпис) В. С. Микитенко

 

Листи-відповіді за змістом залежні від ініціативних листів, оскільки їх тема і характер були вже задані запитом, проханням та ін., на дату й номер яких повинно 6ути обов'язкове посилання. Лист-відповідь викладає характер проблеми чи вирішення питання, прийняття чи відмову пропозиції тощо, заявлених в ініціативному листі. Головні умови, що висуваються до змісту листа-відповіді, полягають у чіткості формулювань щодо попередніх прохань (запитів), міри чи ступеня, часу та якості її виконання. Відмова, зміна обсягу робіт, послуг і часу їх виконання повинні бути вагомо обґрунтовані й коректно викладені.

Зразок листа-відповіді:

 

Харківське акціонерне об'єднання «Поліграф»

61003, Харків-3, пров. Замковий, 5, тел. 240-081

№ 02-9/91 13.06.2002

Президентові фірми «Дніпро» п. Калантаєвій В. О.

39004, Кременчук-4, вул. Паркова, 17

про рекламні матеріали

На Ваш лист № 21-1/97 від 25.05.2002 повідомляємо, що проспекти, календарі та візитки буде виготовлено до кінця травня поточного року.

Директор (підпис) Д. С. Горобець

 

 

Супровідний лист — документ, що інформує адресата про раніше надіслані документи, товари чи інші матеріальні цінності. Листи такого типу можуть надсилатися разом із комерційними документами (рахунком-фактурою, накладними, чеками тощо), доповнювати креслення, схеми, плани, каталоги, прейскуранти, зразки товарів тощо й виконують допоміжну інформаційно-супроводжувальну функцію. Супровідний лист може бути також доповненням, проханням, рекомендацією-характеристикою та виконувати роз'яснювальні функції щодо службової особи у відрядженні.

 

Зразок супровідного листа:

 

Харківська ЗОШ № 15 ім. О. Олеся

61024, Харків-24, вул. Тернова, 19, тел. 324-490

№б 01-7/14 07.04.2002

Міністерство освіти і науки України Відділ середніх навчальних закладів п. Забужку В. П.

про підсумок проведення міністерських контрольних робіт.

Додаємо Вам результати додаткових контрольних робіт, які було проведено в 10-11 класах 02.04.2002 згідно з наказом № 114-6 Міністерства освіти і науки від 01.02.2002.

Додатки:

1)54(п'ятдесят чотири)роботи з математики на 108с.,

2)52 (п'ятдесят дві) роботи з української мови на 104 с.

Директор (підпис) Л. М. Зуб

(печатка)

 

Договірний лист — різновид супровідного листа, що вказує на факт відправлення (надсилання) попередньо укладеного договору, угоди між адресатом і адресантом.

 

Лист-запрошення містить інформацію про дату, характер, місце, час проведення заходу. Цей документ деталізує умови участі адресата в заході, умови проїзду, перебування, конкретизує порядок денний робочого часу та культурної програми тощо.

 

 

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

 

Перше нагадування:

1. Дозвольте Вам нагадати про...

2. Користуючись нагодою, дозвольте нагадати, що Ви маєте заборгованість...

3. Просимо Вас звернути особливу увагу на те, що у Вас є заборгованість на суму...

4. Хотіли б нагадати Вам про...

5. Нагадуємо Вам, що термін подання звітів минув... (дата).

6. Вважаємо за потрібне нагадати Вам, що відповідно до контракту комісійна винагорода має сплачуватися до... (дата).

7. Змушені нагадати Вам, що термін оплати рахунків за друк замовленої Вами поліграфічної продукції минає... (дата).

8. До речі, нагадуємо Вам, що відвантаження Вами товарів зі складу мало закінчитися ще... (дата).

9. Доречно буде нагадати, що...

10. Гадаємо, що ця несплата є лише недоглядом, і сподіваємося, що Ви ліквідуєте її протягом...

11. Щоб Ви змогли швидше зорієнтуватися в ситуації, надсилаємо Вам копії рахунків, термін оплати яких уже минув.

12. Наша бухгалтерія повідомила, що Ви вчасно не оплатили кілька рахунків...

13. Сподіваємося, що ця несплата - лише прикра помилка, яку буде виправлено найближчим часом.

14. Просимо вибачення (нам прикро), що змушені потурбувати Вас з цього приводу.

 

Повторні нагадування:

1. Нам дуже незручно, що змушені знову нагадати Вам про...

2. На жаль, змушені знову нагадати Вам, що й досі не отримали від Вас оплачених рахунків.

3. Нам дуже прикро, що змушені знову нагадувати про наявність кількох і досі не оплачених рахунків.

4. Затримка Вами оплати суперечить нашим попереднім домовленостям про умови торгівлі. Ми зберігаємо за собою право подальших дій.

5. Ваше небажання чітко дотримуватися термінів оплати є порушенням умов контракту.

6. Шкода, але змушені повідомити Вас про зміни в системі оплати замовлень, які спричинені тим, що Ви вчасно не оплатили попередніх.

7. Ми ніколи не турбували б Вас такими нагадуваннями, якби Ви вчасно виконували свої платіжні зобов'язання.

8. Нагадуємо Вам, що Ви погодилися на оплату у визначений нами термін. Затримка оплати змушує нас щомісяця знімати з Вашого рахунка...% несплаченої суми.

9. Вибачте, але ми вже вкотре змушені нагадувати Вам, що заборгованість є дуже великою (значною).

10. Вважаємо своїм обов'язком (вважаємо за потрібне) ще раз нагадати Вам про борг, термін сплати якого закінчився ще... (дата).

11. Упродовж останніх... тижнів Вам було надіслано три офіційні нагадування про значну заборгованість нашій компанії. На жаль, ми не отримали від Вас жодної відповіді...

12. Нам неприємно знову звертатися до Вас Із цього приводу, однак усі наші нагадування про необхідність відвантажити нашій компанії товар і досі залишилися без відповіді.

13. Ми востаннє продовжуємо Вам термін для оплати рахунка-фактури.

14. Просимо сплатити заборгованість протягом... днів.

15. Ми чекаємо оплати наших рахунків уже впродовж... місяців. Просимо переказати належну суму на наш рахунок у банку до кінця цього тижня.

16. Наша співпраця була доволі плідною, та її продовження буде можливим лише за умови погашення боргу до... (дата).

17. Ми вже кілька разів (неодноразово) письмово зверталися до Вас із проханням пояснити, чому Ви не оппачуєте рахунків, але, на жаль, так