Графічні скорочення та абревіатура.

 

У текстах документів можуть уживатися скорочені слова. При цьому типи і способи скорочення слів визначаються чинним “Українським правописом” і ДСТУ 3582-97 “Інформація та документація. Скорочення слів в український мові в бібліографічному описі”.

 

Розрізняють кілька типів скорочень (абревіатур):

 

1. Скорочення, які утворені з частин слів, називають одиничні установи, заклади тощо і пишуться з великої літери: Укрінформ, Рівнерада, Мін’юст, Кабмін;

 

2. Скорочення, які утворені з частин слів, називають родові назви і пишуться з малої літери: райрада, медінститут, техробітник;

3. Скорочення, які утворені з початкових (ініціальних) літер, пишуться великими літерами і можуть відмінюватися: ВАТ, ТО, ІРА, НДІ; у ВАКу, до ТЮГу;

4. Графічні скорочення, які вимовляються повністю й скорочуються лише на письмі; при цьому зберігається написання великих і малих літер, дефісів; на місці скорочення ставиться крапка (крім стандартних скорочень мір: м, см, мм): півд.-зах., Півн. крим. канал, акад., див., і т.ін., напр., до н.е., о., оз., пор.

Слова не скорочуються на голосний (крім початкового в слові) і на ь, наприклад: укр., україн., українськ.

Сучасні вимоги до складання та оформлення документів. Класифікація ділових паперів.

Кожний документ має свій склад реквізитів, який залежить від виду документа, його змісту, призначення, способу оброблення. Усі реквізити мають постійне місце, що робить документи зручними для зорового сприймання і полегшує їх оброблення.

 

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на папері стандартного формату (А4 або А5), називається формуляром. Формуляр — це модель, зразок побудови документів певного виду.

Формуляр-зразок визначає робочу площу та береги (поля) документа. Відповідно до державних стандартів установлено такі розміри берегів документів:

— лівого — 20 мм;

— правого — не менше, ніж 8 мм;

— верхнього — не менше, ніж 10 мм;

— нижнього — не менше, ніж 8 мм.

Бланк — друкована стандартна форма з реквізитами, що містять постійну інформацію.

Штамп — це група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок.

Назва виду документа — обов’язковий для всіх документів, крім листів, реквізит, що розташовується зліва або посередині рядка і визначає формуляр документа, структуру його тексту та особливості викладу.

Заголовок до тексту — реквізит, який відображає головну ідею документа, друкується малими літерами під назвою виду документа і, як правило, починається з прийменника про.

Класифікаційні ознаки документів:

 

1. За найменуванням розрізняють заяви, листи, довідки, службові записки, тощо.

 

2. За походженням документи поділяють на службові, або офіційні (вони створюються установами, підприємствами, службовими особами, які їх представляють), й особисті (їх створюють окремі особи і це не входить у коло їх службових обов’язків).

 

3. За місцем створення документи бувають внутрішні (чинні лише в межах установи, підприємства, у якому створені) і зовнішні (є результатом спілкування установи з іншими установами, організаціями тощо).

 

4. За призначенням виділяють такі основні комплекси документації: організаційно- правова; планова; інформаційно-довідкова й довідково-аналітична; звітна; щодо особового складу (кадрова); обліково-фінансова; з матеріально-технічного забезпечення; договірна; колегіальних органів.

 

5. За напрямком розрізняють вхідні і вихідні документи.

 

6. За формою — типові й індивідуальні.

 

7. За ступенем гласності — звичайні, таємні (секретні), для службового користування.

 

8. За стадіями створення розрізняють оригінали (створені документи), копії (повне відтворення оригіналу) і витяги (відтворення певної частини оригіналу).

 

9. За термінами зберігання документи поділяють на такі категорії:

- документи тимчасового зберігання (до 10 років);

- документи тривалого зберігання (понад 10 років);

- документи постійного зберігання (без обмеження терміну).

 

10. За технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом.

 

11. За структурними ознаками — стандартні (мають чітку структуру і форму викладу, свою стилістику. Тут переважно подаються конкретні цифрові дані чи назви предметів, прізвища); нестандартні (містять лише найзагальніші відомості, добір мовних елементів залежить тут від конкретного змісту чи обставин ділових стосунків).

Усне ділове спілкування. Проведення прийомів, зустрічей, бесід, переговорів. Прийом відвідувачів. Телефонна розмова. Ділові засідання (наради). Жанри публічних виступів.

 

Усне ділове мовлення - це розмовно-літературне мовлення, воно наближається до мовлення писемного.

1) чіткість, недвозначність формулювання думки;

2) логічність, смислова точність, звідси небагатослівність мовлення;

3) відповідність між змістом мовлення, ситуацією мовлення і використаними мовними засобами;

4) укладання природних, узвичаєних словосполучень; вдалий порядок слів у реченнях;

5) різноманітність мовних засобів, багатство лексики в активному словнику людини;

6) самобутність, нешаблонність в оцінках, порівняннях, у побудові висловлювань;

7) переконливість, милозвучність мовлення; виразність дикції;

8) відповідність між темпом мовлення, силою голосу і ситуацією мовлення.

 

Види ділових бесід:

— кадрові — співбесіди під час прийому на роботу чи звільнення. Ефективність їх

залежить від вміння керівника створити відверту конструктивно-критичну атмосферу

спілкування. Особливу увагу слід звернути на об’єктивність факторів.

— дисциплінарні бесіди зумовлені фактами порушення дисципліни на виробництві або

відхиленнями від встановлених норм і правил у діяльності організацій, підприємств. Вони

спрямовуються на створення творчої атмосфери на підприємстві, на підвищення ефективності

колективної співпраці.

— проблемну бесіду можна розглядати як різновид виробничої наради з конкретних питань

трудової діяльності.

 

Під час проведення наради потрібно:

1. Впевнено керувати обговоренням винесених на порядок денний питань (не ухилятися від основної теми).

2. Створити доброзичливу атмосферу для спілкування і прийняття рішень:

· надавати учасникам можливість висловитися, заохочуючи їх до розмови;

· по-дружньому ставитися до всіх, нікого не виділяти з-поміж інших і нікого не обділяти своєю увагою;

· бути тактовним і витриманим.

3. За кожним пунктом дискусії потрібно підводити підсумки.

4. Наприкінці наради узагальнити зроблені висновки, а якщо будуть поставлені завдання, то до кожного з них слід додати:

· що потрібно зробити;

· хто і що саме робитиме (відповідальні);

· термін виконання дорученої справи.

5. Запротоколювати нараду.

Результати наради залежать передусім від голови, який керує нею, від того, наскільки він зуміє підготувати нараду і спрямувати її учасників на дискусію.

Успіх ділового спілкування залежить від низки правил:

· правил знайомства;

· правил проведення ділових контактів;

· правил поведінки на переговорах;

· вимог до зовнішнього вигляду, манер, ділового одягу;

· вимог до мовлення;

· вимог до культури складання службових документі

 

 

За змістом інформації службові телефонні розмови поділяються на розмови:

а) до прийняття рішення;

б) після прийняття рішення.

У телефонній розмові беруть участь ініціатор розмови та його абонент.

Телефонна розмова композиційно складається з таких елементів:

1) момент встановлення зв'язку (взаємне відрекомендування);

2) виклад суті справи (введення в курс справи, постановка питання, обговорення ситуації, відповідь);

3) закінчення розмови.

 

Розрізняють такі види публічного мовлення:

1) соціально-політичне (політична доповідь, промова, політичний огляд, ділова

доповідь, промова);

2) академічне (наукова доповідь, лекція, наукове повідомлення, огляд, виступ у

науковій дискусії);

3) судове (звинувачувальна та захисна промова);

4) урочисте (ювілейна, вітальна промова, виступ на прийомі);

Мовно-стилістичні особливості текста документа

Мовні засоби документів мають відповідати таким основним засадам:

 

Об 'єктивність.

Особистий момент у документах зведений до мінімуму. Це досягається вживанням мовних одиниць, які не називають особи мовця чи співрозмовника та дій, які вони виконують. Від першої особи викладають прохання (рідше пропозицію), висловлене в заяві, інформацію, подану в автобіографії, доповідній чи пояснювальній записці, розпорядчих документах, рекомендаційному листі, напр.: Прошу звільнити мене від занять...; Я, Василишин Богдан Павлович, народився...; Доводжу (доводимо) до Вашого відома... Я не з явився на заняття... Наказую... Пропоную... Знаю претендента...

Об'єктивність документів пов'язана з використанням безособових конструкцій - односкладних безособових речень, присудок в яких виражений формою інфінітива дієслів, безособовими дієсловами та предикативними формами дієслів на -но, -то, предикативними прислівниками, напр.: Запропоновано внести на розгляд питання про

Об'єктивності надає документам текст, викладений від третьої особи, напр.: Комісія ухвалила...; Університет гарантує...

 

Стандартність.

Стандартність документів на рівні мовних засобів передбачає використання готових, перевірених практикою словесних формул, які легко сприймаються і точно описують ситуацію, яка неодноразово повторюється.

Стандартні речення - це тип речень загального зразка, з чітко визначеним порядком розміщення його складових частин, членів речення і словесного наповнення конкретної синтаксичної моделі, напр.:

Заслухавши та обговоривши...; Комісія прийшла до висновку; Рішення остаточне і оскарженню не підлягає.

 

Логічна послідовність.

Усі частини документа логічно пов'язані. Це виявляється в межах речення чи тексту документа, які будуються з чітким дотриманням послідовності викладу матеріалу, вмотивованим порядком розташування змістових частин тексту (вступ, основна частина, висновки) та поділом його на абзаци, пункти, підпункти.

Мовними засобами реалізації виступають слова, які вказують на причинно-наслідкові зв'язки (тому що; оскільки; через те, що; внаслідок того, що), підкреслюють наступність, черговість подій або явищ (спочатку, водночас, одночасно, потім, насамкінець), виражають протиставлення (не... а), позначають результативність виконання дій (отже, таким чином, в результаті).

Логічна послідовність передбачає вміння виділяти основне в документі та зробити його очевидним для реципієнта.

4. Ясність викладу, точність опису.

Документ має бути зрозумілим, не викликати двозначності. Це досягається тоді, коли працівник глибоко проникає в суть справи і вміє дібрати слова і вислови, які дають змогу точно описати події чи явища об'єктивної дійсності, правильно користується термінами, уникає вузько вживаних професіоналізмів.

Особливої точності та ясності потребують формулювання наказів, прохань, розпоряджень.

 

Свобода від суперечностей.

У документі не може бути смислової суперечності, коли аргументи суперечать один одному.

Одночасно форма вираження не має суперечити змісту висловлювання, наприклад, прохання, що висловлене у формі наказу: Дозвольте повернутися до виконання своїх обоє 'язків!

Текст документа є зразком офіційно-ділового стилю. Тому слова і вислови, які мають розмовний характер або є емоційно забарвлені, суперечать мовностилістичним вимогам цього стилю.

 

Переконливість.

Забезпечується обґрунтуванням висловленої в документі думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі цифрової інформації та фактів.

Переконливим діловий папір робить також вмінням розмістити матеріал - усе важливе слід подавати в документі, а інше оформляти у вигляді додатків.

 

Лаконічність,

Лаконічним вважають документ, в якому немає багатослівної аргументації, зайвих слів та повторень.

Лаконічності можна досягти вживанням простих речень, загальноприйнятих скорочень, умовних позначень, а також стандартних зворотів мови.

Стежити за тим, щоб кожен аспект висвітлення питання займав своє місце в тексті документа і не повторювався.

 

8. Повнота інформації.

Повним називають документ, зміст якого вичерпує всі обставини, пов'язані з вирішенням питання.