Офіційно-діловий стиль. Вимоги до мовлення

Офіційно-діловий стиль це стиль, який задовольняє потреби писемного спілкування в суспільно-політичному, господарському житті, у ділових стосунках, у виробничій та іншій діяльності членів суспільства.

 

Найважливіші риси офіційно-ділового стилю:

1) високий ступінь стандартизації мовних засобів, широке вживання типових мовних зворотів, наприклад: відповідно до..., у зв’язку з тим, що..., доводимо до Вашого відома...

Сподіваємося на подальшу плідну співпрацю…;

2) точність, послідовність і лаконічність викладу;

3) відсутність образності, емоційності, індивідуальних авторських рис;

4) наявність реквізитів, які мають певну черговість і постійне місце;

5) для чіткої організації текст ділиться на параграфи, пункти, підпункти;

6) лексика здебільшого нейтральна, вживається в прямому значенні;

7) відсутні діалектизми, жаргонізми, вигуки, частки, іменники з суфіксами суб’єктивної оцінки;

8) речення переважно прості, поширені, з прямим порядком слів; вставні слова, як правило, стоять на початку речень.

9) форми вживаних дієслів характеризуються значенням позачасовості, постійності дії, при чому переважають форми теперішнього часу;

10) вживаються прості поширені речення, ускладнені зворотами, безособові речення, переважають складнопідрядні та складносурядні; прямий порядок слів.

 

Офіційно-діловий стиль поділяється на підстилі:

1.Законодавчий - Законодавство; офіційно-ділові стосунки між державою і її громадянами, Конституція України, закони, укази, статути, положення, ін.

 

2.Дипломатичний - Міждержавні офіційно-ділові стосунки: політика, економіка,культура. Конвенції (міжнародні угоди), комюніке (повідомлення), ноти (звернення), протоколи, меморандуми (дипломатичні

листи), договори, заяви, ультиматуми (дипломатичних вимог), ін.

 

3.Юридичний - Юриспруденція: судочинство, дізнання, розслідування, арбітраж, правові та конфліктні

відносини Акти, позовні заяви, запити, протоколи, постанови, повідомлення, ін.

 

4.Адміністративний - Професійно-виробнича сфера, правові відносини, діловодство. Офіційна кореспонденція, договори, контракти, заяви, автобіографії, характеристики, доручення, розписки, ін

 

Вимоги до мовлення: правильність, точність, чистота, лаконічність, доречність.

 

Правильність мовлення - це дотримання норм сучасної української літературної мови. Правильність мовлення полягає в доцільному використанні тих чи інших граматичних форм, синтаксичних структур у певному контексті.

 

Точність мовлення ділової особи полягає в чіткій відповідності значення слів предметам, діям, ознакам або явищам дійсності (понятійна точність) і відповідність висловлювання задуму продуцента (предметна точність), уміння виражати думки так, щоб вони були однозначно сприйняті реципієнтом у процесі спілкування. Логічність виражається у способі організації ділового тексту, його композиції, у правильності побудови словосполучень, речень, у точності вживання слів, у змістовних зв`язках мовних засобів, які виражають відношення між частинами й компонентами думки.

 

Чистота ділового мовлення передбачає відсутність позалітературних елементів (діалектизмів, просторічних слів, брутальної лексики, жаргонізмів, вульгаризмів, професіоналізмів, іншомовних слів, якщо є українські відповідники, суржикових слів, форм слів, синтаксичних структур, слів-паразитів тощо), які засмічують ділову українську мову.

 

Лаконічність мовлення - це ясне, чітке і стисле викладення змісту ділового тексту. Якщо мовець правильно відбирає слова, він не буде багатослівним. Оскільки зайві слова не несуть нової інформації, то за допомогою мінімуму мовних засобів можна чітко сформулювати думку, виразити максимальну за обсягом інформацію.

 

Доречність полягає в такому доборі й організації мовних засобів, які роблять мову відповідною меті та змісту тексту, комунікативній ситуації, індивідуальним рисам будь-якої ділової особи.

Поняття про документ, його вимоги. Текст як основний елемент ділового документа.

 

Документ (від латин. documentus — спосіб доказу) — це матеріальний об’єкт (носій), що містить певну інформацію, оформлений у визначеному порядку і має юридичну силу відповідно до чинного законодавства.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці.

Документи оформляють на різних матеріальних носіях: на папері, фотоплівці, магнітній і перфострічці, дискеті, перфокарті тощо.

Документи мають різне призначення (функції). Ці функції можуть бути загальними, тобто їх виконують практично всі документи, і специфічними (властивими лише частині документів).

 

Загальні функції документів:

1) інформаційна (документ як засіб збереження інформації);

2) соціальна (документ задовольняє певні потреби суспільства);

3) комунікативна (документ як засіб зв’язку між установами, підприємствами і т.д.);

4) культурна (документ як засіб закріплення певних культурних традицій).

 

Специфічні функції документів:

1) управлінська (документ як засіб управління);

2) правова (документ як засіб закріплення правових норм);

3) історична (документ як джерело історичних відомостей).

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

 

Основні реквізити документа:

1) Державний герб;

2) емблема організації;

3) назва міністерства чи відомства;

4) назва підприємства (установи, фірми, організації);

5) поштова адреса, індекс, номер телефону, факсу;

6) номер рахунка в банку;

7) назва виду документа;

8) дата

9) індекс (вихідний № документа);

10) місце складання чи видання;

11) гриф обмеження доступу;

12) адресат;

13) гриф затвердження;

14) резолюція;

15) заголовок до тексту;

16) текст;

17) позначка про наявність додатка;

18) підпис;

19) візи;

20) відбиток печатки;

21) позначка про виконавця;

22) позначка про виконання й направлення документа до справи;

23) позначка про перенесення даних на машинний носій;

24) позначка про надходження.

 

 

Текст професійного документа повинен відповідати таким вимогам:

а) достовірність (викладені факти повинні відображати справжній стан речей);

б) точність (не допускається подвійне тлумачення слів та виразів);

в) повнота інформації (зміст документа має вичерпувати всі обставини справи);

г) стислість (не повинно бути зайвих слів, смислових повторів, надмірно довгих міркувань, інформації не по суті справи);

ґ) логічна послідовність (логічний взаємозв’язок частин тексту);

д) нормативність мовних засобів (відповідність нормам літературної мови);

е) стандартизація тексту документа.

 

Текст документа може бути оформлено у вигляді:

— власне тексту;

— анкети (текст, що містить словесну/цифрову характеристику об’єкта за низкою ознак);

— таблиці.

Названі форми тексту в документі можуть поєднуватися.

 

Текст поділяють на абзаци — частини тексту, які складаються не більше, як з двохчотирьох речень. Треба стежити, щоб кожен абзац розпочинав нову думку чи мікротему. Для сприйняття краще, якщо ці речення будуть різні: найкоротші — на початку і в кінці. У виробничих документах, де звертається увага на кожну операцію чи деталь, абзаци використовуються для виділення однорідних членів чи сурядних речень в окремі мікротексти. Тут доречні абзаци з одного — двох речень.

 

Текст документа, як правило, складається з двох частин: вступної (виклад підстав для створення документа) й основної (виклад пропозицій, прохань, висновків, розпоряджень, рішень). Такого порядку викладу слід дотримуватися і в текстах, які складаються з одного речення.

 

В діловому тексті варто використовувати звичні стандартизовані форми словосполучень. Це прискорює складання і сприйняття документа. Дієприслівникові звороти слід вживати на початку речень.

Якщо текст документа великий за обсягом або містить однотипну інформацію (висновки, рішення тощо), то його поділяють на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, нумеруючи їх арабськими цифрами.