Тема: Службові листи (офіційна кореспонденція)

Є два види офіційної кореспонденції:

а) офіційне листування міждержавних установ чи іноземних представництв у дипломатичній практиці;

б) ділове (комерційне) листування, яке має напівофіційний характер, для ділових контактів між фірмами, установами, закладами тощо.

Службовий лист — це один із різновидів інформаційних документів для писемного спілкування й оперативного управління процесами діяльності організацій, установ та їх структурних підрозділів. Загально-усталений принцип побудови змісту службового листа: вступ, докази, висновки й закінчення. Використання ж усіх цих компонентів зумовлюється характером листа й конкретними обставинами справи.

Вступ має містити виклад причин і безпосереднього приводу, що спонукав написати листа. Докази з наведенням фактів, цифрових даних і логічних висновків, у яких повинні переконати адресата в правомірності постановки питання й необхідності позитивного розв'язання його. Основним і неодмінним структурним елементом змісту листа є висновок (закінчення), де викладають суть питання, основну думку: згоду чи відмову, пропозицію чи прохання тощо.

За функціональними ознаками службові листи поділяються на два типи:

і. Листи, що потребують відповіді — листи-запити, листи-прохання, листи-пропозиції, листи-звернення, листи-вимоги.

2. Листи, що не потребують відповіді — листи-відповіді, листи-попередження, листи-розпорядження, листи-відмови, листи-нагадування, листи-подяки, листи;підтвердження, листи-запрошення, комерційні, супровідні, гарантійні, рекламні, рекомендаційні та інформаційні листи.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні та колективні листи.

Звичайний і колективний листи надсилаються на одну адресу, тільки останній укладається від імені декількох організацій чи установ.

Циркулярний— завжди надсилається керівною установою до своїх структурних підрозділів, філій тощо.

Текст службового листа повинен бути простим і розкривати бажано тільки одне питання. Це спрощує його реєстрацію та контроль за проходженням. Якщо ж лист містить кілька питань чи тем, що контролюються різними відділами, то доводиться робити копії.

Головна мета листа — поінформувати, пояснити, упевнити, довести і спонукати до потрібної дії адресата (одержувача). Службовий лист є документом, тому він повинен бути чітким, лаконічним, зрозумілим, не містити нічого зайвого, що б заважало сприйманню основної інформації.

Але оскільки лист все ж відмінний від наказу, акта чи доручення, то ваше письмове спілкування з адресатом може не обмежуватися лише сухими канцеляризмами. Добирати потрібні слова і тон ви повинні самі залежно від мети листування, ступеня знайомства, віку, статі та необхідності дотримання субординації. Безперечна умова — дотримання міри, доречності й і акту.

За законами психології на формування поглядів партнера значною мірою впливає інформація, що надходить першою. Отже, ділові взаємини краще розпочинати 3 особистого, безпосереднього спілкування і вже потім можна продовжувати закріплювати контакти діловим (службовим) листуванням. Оскільки листування виключає вербальні контакти спілкування, доцільно до тексту листів уводити деякі словосполучення і звороти, які засвідчують ваше ставлення до партнера. Із тексту сучасного службового листа повинен вимальовуватися образ автора — надійного партнера, постійного клієнта, чесного конкурента й т. ін. Кореспонденція — ваша візитка та обличчя установи, фірми, компанії, яку ви репрезентуєте.

Останнім часом ділове листування відходить від сухої офіційності й обміну надто заштампованими канцеляризмами, наближаючись до приватної кореспонденції й навіть розмовного стилю, проте ще лишається досить умовностей, додержувати яких конче потрібно. Це передусім стосується структури службового листа: логічних елементів змісту та правил його оформлення.

Реквізити

1.Назва міністерства (для державних структур).

2.Назва й адреса адресанта (ліворуч або посередині).

З.Номер і дата листа.

4. Назва й адреса установи (закладу) адресата, його посада,

прізвище та ініціали (праворуч).

5.3аголовок листа

6.Текст (зміст).

7.Перелік додатків (якщо надсилаються) із зазначенням кількості сторінок.

8. Посада; звання; ранг; статус адресанта (ліворуч).

9.Шдпис, ініціали та прізвище адресанта (праворуч).

10.Печатка (якщо необхідно).

11.Віза виконавця, підпис на копію (якщо необхідно). Ось декілька порад, які допоможуть вам досягти мети:

—Будьте лаконічні. Намагайтеся викладати інформацію чітко й по суті, не зловживаючи чужим часом і увагою.

—Пишіть коротко і просто. Але лаконічність не повинна бути самоціллю і стати на заваді вишуканості та емоційності мови.

—Слідкуйте за логічністю та послідовністю викладу. Основну увагу — найсуттєвішому, а розбивши текст на смислові абзаци, ви полегшите його сприймання адресатом.

— Уникайте багатозначності та не переобтяжуйте лист іншомовними словами. Суть справи слід викладати чітко, зрозуміло, без двозначностей, які можуть викликати сумніви чи запитання.

—Будьте ввічливі. Стежте за стилем вашої кореспонденції. Уникайте категоричності. Не забувайте про вступний і завершальний компліменти.

Завершальні речення можуть виражати: повторну подяку, висловлення сподівання чи надії, запевнення у співробітництві чи надійності, прохання дати відповідь, зателефонувати тощо, вибачення за турботу чи затримку з відповіддю.

Прощальні фрази добираються залежно від рівня стосунків (партнерства) на зразок:

Завжди щиро Ваш...

Із найліпшими побажаннями...

Щиро відданий Вам...

Бажаємо успіхів...

Із повагою...

Залишаємося з повагою...

Із вдячністю й повагою... і т. ін.

Уже написаний лист не відправляйте одразу, відкладіть, щоб потім ще раз перечитати. Пам'ятайте: бездоганно оформлена ділова кореспонденція — це свідчення вашої поваги до адресата!

Оскільки метою офіційного листування є засвідчення адресатові поваги з безумовним урахуванням рангів, воно повинно ґрунтуватися на принципах поваги та обопільної коректності.

Існують певні правила реагування на листи за термінами. Відповідь слід дати не пізніше, ніж через десять днів. Якщо запит, прохання тощо потребує грунтовнішого вивчення, то протягом трьох днів сповіщають адресатові, що інформацію отримано й над розв'язанням питання вже працюють. Остаточну відповідь слід дати не пізніше, ніж через місяць.

Як правило, службові листи укладаються на бланку, що містить віддруковані реквізити установи, закладу, організації. За характером інформації листи поділяються на різні групи.

Ініціативні листи містять прохання, пропозицію, звернення чи запит до адресата.

 

Зразок листа-прохання:

 

Міністерство освіти і науки України Харківський державний технічний університет

будівництва та архітектури

61040, Харків-40, вул. Сумська, 42,

тел. 402-911, 402-104

 

№ 01-6/24 11.01.2002

 

Міністерство у справах молоді та спорту Оргкомітет спартакіади 2003 п. Семибрату В. Г.

 

про умови проведення спартакіади серед вищих навчальних закладів

 

Просимо надіслати пакет документів щодо умов проведення загальнодержавної спартакіади серед вищих навчальних закладів 2003-го року.

Додатки на 10 с. в 1 пр.:

1)характеристика та стан спортивної бази;

2)перелік і характеристика спортивних секцій;

3)список студентів-спортсменів, розрядників, призерів.

Із повагою завідувач навчально-виховною

роботою проф. (підпис) В. С. Микитенко

 

Листи-відповіді за змістом залежні від ініціативних листів, оскільки їх тема і характер були вже задані запитом, проханням та ін., на дату й номер яких повинно 6ути обов'язкове посилання. Лист-відповідь викладає характер проблеми чи вирішення питання, прийняття чи відмову пропозиції тощо, заявлених в ініціативному листі.

Головні умови, що висуваються до змісту листа-відповіді, полягають у чіткості формулювань щодо попередніх прохань (запитів), міри чи ступеня, часу та якості її виконання. Відмова, зміна обсягу робіт, послуг і часу їх виконання повинні бути вагомо обґрунтовані й коректно викладені.

 

Зразок листа-відповіді:

 

Харківське акціонерне об'єднання «Поліграф»

61003, Харків-3, пров. Замковий, 5, тел. 240-081

№ 02-9/91 13.06.2002

Президентові фірми «Дніпро» п. Калантаєві В. О.

39004, Кременчук-4, вул. Паркова, 17

про рекламні матеріали

На Ваш лист № 21-1/97 від 25.05.2002 повідомляємо, що проспекти, календарі та візитки буде виготовлено до кінця травня поточного року.

Директор (підпис) Д. С. Горобець

 

 

Супровідний лист — документ, що інформує адресата про раніше надіслані документи, товари чи інші матеріальні цінності.

Листи такого типу можуть надсилатися разом із комерційними документами (рахунком-фактурою, накладними, чеками тощо), доповнювати креслення, схеми, плани, каталоги, прейскуранти, зразки товарів тощо й виконують допоміжну інформаційно-супроводжувальну функцію.

Супровідний лист може бути також доповненням, проханням, рекомендацією-характеристикою та виконувати роз'яснювальні функції щодо службової особи у відрядженні.

 

 

Зразок супровідного листа:

 

Харківська ЗСШ № 15 ім. О. Олеся

61024, Харків-24, вул. Тернова, 19, тел. 324-490

№б 01-7/14 07.04.2002

Міністерство освіти і науки України Відділ середніх навчальних закладів п. Забужку В. П.

 

 

про підсумок проведення міністерських контрольних робіт Додаємо Вам результати додаткових контрольних робіт, які було проведено в 10-11 класах 02.04.2002 згідно з наказом № 114-6 Міністерства освіти і науки від 01.02.2002. Додатки:

1)54(п'ятдесят чотири)роботи з математики на 108с.,

2)52 (п'ятдесят дві) роботи з української мови на 104 с.

 

Директор (підпис) Л. М. Зуб

(печатка)

 

 

Договірний лист — різновид супровідного листа, що вказує на факт відправлення (надсилання) попередньо укладеного договору, угоди між адресатом і адресантом.

Лист-запрошення містить інформацію про дату, характер, місце, час проведення заходу. Цей документ деталізує умови участі адресата в заході, умови проїзду, перебування, конкретизує порядок денний робочого часу та культурної програми тощо.

Інформаційний лист та лист-повідомлення 6лизькі до листа-запрошення.

Гарантійний лист — документ, що є юридичним гарантом виконання викладених у ньому зобов'язань.

Укладається з метою підтвердження певних угод, умов або фінансово-розрахункових зобов'язань і має підвищену правову функцію.

Цим листом організація, установа, заклад гарантує погашення кредиту, оплату за виконану роботу, надану послугу тощо.

Обов'язкові реквізити: номер розрахункового рахунка із зазначенням назви банку, термін остаточного розрахунку, сума (згідно з тарифами або попередньо обумовлена), підписи вищої посадової особи та головного бухгалтера гаранта.

 

Зразок гарантійного листа:

 

Харківське акціонерне виробниче об'єднання «Гетьман»

61115, Харків-115, просп. Гагаріна, 8,

тел. 511-429, телефакс 522-430

 

№ 07-4/148 09.10.2002

Голові Харківського телерадіокомітету п. Литвину Г. С. 61022, Харків-22, майд. Свободи, 3

 

про рекламні послуги

Просимо прорекламувати продукцію АВО «Гетьман» під час футбольного матчу «Динамо Київ — Спартак Москва. Додаток: текст для рекламного ролика на 10 с. у 2 пр. Оплату згідно з тарифом гарантуємо протягом 30дні після ефіру. Наш р/р № _______відділення 6анк

 

Директор (підпис) В. В. Олешко

 

Голов. Бухгалтер (підпис) С. Т. Чорна

(печатка)

Рекламний лист — це різновид інформаційного листа, що містить докладний опис. рекламованих послуг чи товарів, пропанує діяльність закладу чи установи.

Лист-нагадування — це документ, у якому нагадується про наближення чи закінчення визначеного терміну завчасно обумовлених зобов'язань або проведення заходів.

Лист-підтвердження містить повідомлення про отримання певного відправлення (листа, факсу, телеграми, товару тощо), прибуття певної особи чи групи осіб, виконання певних заходів, дій. Цей лист може підтверджувати тривалість юридичної дії раніше укладених документів (договорів, інструкцій і т. ін).

Рекламаційний лист — це документ, який обґрунтовано доводить про виявлення певних недоліків або дефектів у виконаній роботі, виробленій продукції чи наданій послузі, а саме:

1.Недотримання попередньо обумовлених термінів, технологічних нормативів виготовлення, пакування, транспортування та зберігання продукції, товару, що призвело до псування товарного вигляду, погіршення якості тощо.

2.Обґрунтування недоброякісності може підтверджуватися доданими копіями актів, висновками фахівців-експертів.

 

Зразок рекламаційного листа:

 

Харківське приватне підприємство «Колос»

61014, Харків-14, пров. Молодіжний, 142-а,

тел. 442-301, телефакс 440-327

 

№07-5/94 02.07.2002

Директорові АТ

«Одеська книжкова фабрика»

п. Зарудькові Є. Г.

65008, Одеса-8,

вул. Приморська, 193

про рекламацію на продукцію

 

Повідомляємо, що партія рекламної продукції (проспекти) кількості 800 (вісімсот) пр., які надійшли на ст. Харків – Товарний 01.07.2002 за накладною № 1944/01, виявилися зіпсованими. Акт додається.

Оскільки Ви порушили умови п.17 укладеної спільно Угоди 4-а від 10.03.2002 щодо пакування виготовленої продукції водонепроникну тару під час транспортування залізницею,

ми наполягаємо на виготовленні нової партії проспектів до 25.07.2002.

Просимо надіслати підтвердження в отриманні рекламаційного листа за № 07-5/94 від 02.07.2002.

Додаток — копія акта Л6 403 від 01.07.2002 на 2 с. в 1 пр.

 

Директор (підпис) О. В. Розсохін

 

Лист-претензія — документ, близький до рекламаційного листа, але менш категоричний за змістом. Цей лист скоріше тактовне нагадування чи коректне висловлення незадоволення, що повинно передувати категоричному накладанню штрафних санкцій і позову до арбітражного суду, які містяться в рекламаційному листі.

Контрольний лист — це специфічний документ-талон для індивідуальної реєстрації документів, який містить резолюцію на конкретний документ та його стислий зміст.

Рекомендаційний лист — документ, близький до характеристики, але не обов'язковий. Незважаючи на довільний виклад, у ньому слід зазначити термін роботи працівника в даній організації, установі, просування по службі, його ділові та моральні якості, коло зацікавлень тощо. Інформація повинна бути об'єктивною та виваженою, оскільки це справа честі й імені вашої організації та подальша доля рекомендованого.

Існує інший тип рекомендаційного листа, який заочно рекомендує пред'явника й допомагає йому швидко заручитися підтримкою за місцем перебування.

 

Зразок рекомендаційного листа:

 

м. Маріуполь

04.08.2002

Вельмишановний Зиновію Тадейовичу!

Подавець цього листа, Орест Богданович Савчак, перебуватиме два тижні у Вашому чудовому місті у справах фірми. Це мій колега й близький друг.

Буду щиро вдячний, якщо Ви виконаєте його прохання й надасте підтримку на час перебування в Торонто.

Завчасно дякую за ласкавість і передаю найщиріші вітання родині.

Із повагою

Ваш Максим Білик.

Лист-вітання — це зовсім не обов'язковий офіційний набір заяложених та безликих висловів-штампів до державних свят.

Доцільними будуть поздоровлення з подіями, ювілеями чи успіхами локального характеру. Довільний зміст тексту передбачає враховувати рівень стосунків, становище, вік і стать адресата.

Комерційний лист — специфічний вид ділового спілкування, прийнятого як у внутрішньо державний, так і в міжнародній практиці. Цей лист може містити комерційну інформацію про зміни цін, видів і способів платежів, умови купівлі-продажу тощо.