Тема: Особливості використання прикметників у ділових паперах

 

1. Перевага надається прикметникам книжного походження: автобіографічний, балансовий, валютний, гарантійний, ґрунтовний, дезорієнтований, єретичний, зоологічний, ідеальний, конфіденційний, легітимний, маршрутний, нейтральний, організаційний, парламентський, регіональний та ін.

Отже, треба уникати вживання прикметників із розмовної, зниженої лексики, двозначним змістом, суфіксами збільшеності, зменшеності й пестливого забарвлення, стягнених повних та усічених форм, замінюючи їх однозначними, неемоційними прикметниками або розгорнутими пояснювальними конструкціями з інших частин мови.

2. У використанні ступенів порівняння окремих якісних прикметників перевага надається аналітичним формам, які утворюються за допомогою прислівників: дуже, надто, більш, менш та ін.

дуже працьовитий

надто великий

менш вдалий

3. Складена форма вищого й найвищого ступенів порівняння утворюється за допомогою прислівників: більш, найбільш, менш, найменш, але уникати вживання суфікса – іш -.

більш рішучий

найбільш доцільний

менш оптимальний

найменш продуктивний

найбільш дотепний

4. Прикметник двосторонній уживається тоді, коли стосується двох сторін – особа, група, осіб, організація, яка представляється в певному відношенні іншій особі, особам, організації. Поєднується зі словами: договір, угода, домовленість, співробітництво, відносини, взаємини, стосунки, зустрічі, зв´язки, обов´язки, переговори.

5. У формах М. відмінка однини чоловічого та середнього роду слід використовувати закінчення – ому.

на попередньому з´їзді

на старому обладнанні

6. Замість розмовної форми користуватися конкретним визначенням.

великий, більший за…,

дуже довгу, надзвичайно довгу

7. Слово «самий» на означення вищого ступеня ніколи не вживається із прикметниками. Його заступає частка - най -

найвищий

найчорніший

найдовший

8. Уникають уживання присвійних прикметників, замінюючи їх іменниками або відповідними прикметниковими формами. Якщо потрібне точне означення, іменник-прізвище (посада, звання тощо) ставлять у Р. відмінку, це ж стосується тих випадків, коли є кілька однорідних членів.

досягнення студента або студентські досягнення

пропозиції Петренка В.П.

розпорядження директора

поради матері, батька і друга

Але усталеним є вживання присвійних прикметників:

а) у термінологічних словосполученнях: адамове яблуко, Архімедо спіраль, базедова хвороба, бертолетова сіль, вейєрштассова сигма-функція, термітів многочлен, гурвіців критерій, жорданова лема, карданова передача, кесарів розтин, клейнова пляшка, лангрінжові дужки, Петрові батоги, рентгенівський апарат, фредногольмів мінор, штурмова система та ін.;

б) у крилатих висловах: Аріаднина нитка, агієві стайні, езопівська мова, дамоклів меч, прокрустове ложе, сісіфова праця та ін.

9. Уникають уживання прикметників, що походять від географічних назв з додатковим роз´яснюючим іменником.

житель м. Біла Церква

цигарки з м. Кременчук

адреса в м. Брест

товари з Республіки Китай

Але усталеним є вживання подібних прикметників, які означають географічні назви, що походять:

а) від топонімів та інших географічних назв:

Харківська область, Великобурлуцький район, Красноярський край, Київський проспект, Керченська протока, Казахська затока, Дніпровський лиман, Чукотський півострів та под.;

б) від імен, прізвищ чи псевдонімів:

Соломонові острови, Магелланова протока, Баренцове море, місто Корсунь-Шевченківський, селище Гоголеве, селище Кіровське та под.

10. Прикметник узгоджується з іменником на означення певних професій, посад та звань жінок лише в чоловічому роді.

старший викладач

досвідчений професор

винахідливий капітан

11. Усі прикметники (у ролі означень), що вживаються у сполуках із числівниками два, три, чотири, стоять у Н. та З. відмінках множини й мають переважно закінчення – і, а не – их. Це ж стосується і прикметника останній із числівником п´ять і більше.

Два нестандартні вироби

Експонувалося три оригінальні розробки

Чотири великі контейнери

Останні десятеро працівників

За останні вісімдесят років

12. Для визначення часу треба: а) ужити відповідні прикметники в Р. відмінку без прийменника у (в), або ж прислівник; б) щоб прикметник стояв не в М., а Р. відмінку без прийменника.

НеправильноПравильно

у позаминулорічну навігацію позаторішньої навігації

у минулому році торік (минулого року)

у позаминулому році позаторік

у тому місяці того місяця

в останній понеділок останнього понеділка

у наступному кварталі наступного кварталу

13. Треба слідкувати за узгодженням прикметникових закінчень з іменниками на позначення невизначеної кількості однорідних предметів, що існують у певній сукупності.

НеправильноПравильно

медичні приладдя медичне приладдя

величезні каміння величезне каміння

пошкоджені коріння пошкоджене коріння

рідкі пруття рідке пруття

 

Резюме

Раїса Анатоліївна Квітницька

Народилася 15 вересня 1965 р. в м. Новий Іржавець Оржицького р-ну Черкаської обл..

Заміжня, маю дочку.

Домашня адреса: узвіз Бурсацький, 3, к.21, м. Батурин, 43002.

Телефон- 343-71

Навчання: 1980-1984 рр. –Черкаське педагогічне училище (учитель початкових класів);

1986-1992 рр. - Харківський державний університет (фах «географ», присвоєно кваліфікацію «Викладач географії»).

Досвід роботи: серпень 1984 р.- 1986 р. – учитель початкових класів СЗШ № 12 м. Золотоноша;

липень 1992 р. – жовтень 1999 р. викладач географії України в Харківському педагогічному коледжі.

Із жовтня 1999 р. дотепер викладач екологічної безпеки Харківського регіонального інституту післядипломної освіти вчителів.

Додаткові відомості: загальний педагогічний стаж 16 р.

Навчаюсь у ХДУ, працювала за сумісництвом у міському приватному ліцеї «Джерело» викладачем географії. 1994 р. закінчила курси перекладачів. 1998 р. видала довідник «Абетка екологічної безпеки», вела програму «Колір надії» на Харківському обласному радіо.

Маю досвід роботи з ПК, умію працювати з Word, Excel.

Досконало володію іспанською та французькою мовами.

У разі потреби можу подати рекомендації.

26.03.2002 (підпис)

 

Тема:Розпорядчі документи.

Накази

Наказ — розпорядчий документ, що видається керівником установи, організації, підприємства на правах єдиноначальності та в межах його компетенції і стосується організаційних або кадрових питань.

Наказ видається на підставі й для виконання чинних законів, постанов і розпоряджень уряду, Президента., Верховної Ради, наказів і директивних вказівок вищих органів. Отже, він має як розпорядче, так і виконавче значення.

Накази охоплюють широке коло питань із виробничої і навчальної діяльності: організація праці (навчання); добір і розстановка кадрів; трудова (навчальна) дисципліна; заохочення до праці (навчання) тощо.

За призначенням усі накази поділяються на накази щодо особового складу (кадрові) та накази із загальних питань (організаційні, із питань основної діяльності).

У наказах щодо особового складу оформляють призначення, переміщення, звільнення, відрядження, відпустки, нагороди та стягнення працівників. Ці накази укладаються на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, протоколів колегіальних органів тощо.

• Окрім обов'язкових реквізитів, накази щодо особового складу залежно від їх змісту укладаються за певними вимогами.

1. У наказах про призначення, зарахування на роботу вказують:

—на яку посаду;

—до якого структурного підрозділу (відділу);

—вид прийняття (переведенням, відповідно до контракту, на постійну, тимчасову роботу або роботу за сумісництвом);

—особливі умови (із прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем та ін.);

—умови платні (відповідно до штатного розкладу).

2. У наказах про переведення на іншу роботу зазначають:

—з якої посади на яку;

—вид, термін (постійно, тимчасово);

—мотивування (реорганізація, скорочення, ліквідування підрозділу, дільниці, філії та ін.).

3. У наказах про надання відпустки вказують·.

а) вид відпустки:

—основна, тарифна;

—додаткова, за тривалий стаж роботи на одному підприємстві; у зв'язку із зупиненням виробництва чи реорганізацією підприємства; як винагорода чи заохочення;

—навчальна, академічна;

—у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю; хворобою; лікуванням; післяопераційною реабілітацією; пологами (декретна) тощо;

—без збереження заробітної плати, за сімейними обставинами; за власний рахунок;

б) загальна кількість робочих днів;

в) дата (з якого числа, місяця, року до якого числа, місяця, року включно);

г) період, за який надається відпустка (для основної, тарифної та додаткової).

4.У наказах про звільнення зазначають:

—дату звільнення;

—мотивування (вихід на пенсію; власне бажання; порушення закону, статуту підприємства; ліквідування організації, установи та ін.) із зазначенням відповідної статті КЗпП чи інших кодексів, законів, статутів.

Начальник чи інспектор відділу кадрів або посадова особа зобов'язані ознайомити зі змістом наказу осіб, прізвища яких фігурували в документі, а ті повинні розписатися в оригіналі, зазначивши дату ознайомлення.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання керівником установи, закладу, підприємства.

 

Зразки:

Міністерство освіти і науки України

Харківський національний університет ім. В. Каразіна

Наказ

№ 94-ВК

17.10.2002 м. Харків

про зміни у штатному розкладі

1. ЗАРАХУВАТИ:

1.1 Біленко Ларису Глібівну на посаду викладача історії України з 17.10.2002 з окладом відповідно до штатного розкладу.

Підстава — заява Біленко Л. Г.

1.2 Кардаша Григорія Юрійовича т посаду старш. лаборанта каф. соціології за сумісництвом 18.10.2002 з окладом відповідно до штатного розкладу.

Підстава — заява Кардаша Г. Ю.

 

 

2. ПЕРЕВЕСТИ:

Вєтрову Ганну Іллівну, вахтера гурт. № 3, на посаду гардеробниці навч. корпусу з 19.10.2002 до 30.03.2002 у зв'язку з капітальним ремонтом гуртожитку.

Підстави:

1) доповідна записка коменданта гурт. № 3 Фесенко С. О.;

2) заява Вєтрової Г. I.

 

 

3. НАДАТИ:

3.1 Беремесенкові Антону Олександровичу, водієві вантажівки ГАЗ-53, тарифну відпустку з 20.10 до 21.11.2002 (на 24 робочі дні) за період роботи.

Підстави:

1) графік відпусток;

2) заява Беремесенка А. О.

3.2 Завалій Валерії Корніївні, доц. каф. української мови, декретну відпустку з 19.10.2002.

Підстава — заява Завалій В. К.

 

 

4. ЗВІЛЬНИТИ:

Комар Олександру Михайлівну, проф. каф. історії України, у зв'язку із закінченням терміну дії контракту з 11.10.2002.

Підстави:

1) контракт від 26.08.99;

2) заява Комар О. М.

 

Ректор (підпис) Г. Б. Лобан

 

 

Харківське акціонерне виробниче об'єднання

цегельний завод № 3

Наказ

№ 134-ВК

04.10.2003 м. Люботин

 

про зміни у складі осіб,

відповідальних за газове господарство

Для виконання вимог «Правил безпеки в газовому господарстві заводу»

 

НАКАЗУЮ:

1.Відповідальним за безпечну експлуатацію котельної та сушильного цеху й дотримання «Правил безпеки в газовому господарстві заводу» - призначити старш. майстра котельної Панасюка В. А.

2.Відповідальніш за випробування рятувальних засобів з-ду призначити інженера цеху № 1 Грошина Т. П.

3.Наказ за № 76-ВК від 17.09.98 відмінити.

4.Контроль за виконанням наказу покласти на голов. інженера з-ду Середу С. О.

 

Директор (підпис) I. М. Литвак

 

 

Розпорядження

Розпорядження — правовий акт управління державного колегіального органу, що видається в межах компетенції, наданої посадовій особі. Видається одноособово керівником або колегіальним органом для вирішення оперативних поточних питань і є обов'язковим для всіх кому він адресований. Як правило, цей документ має обмежений термін дії і стосується вузького кола осі6.

Розпорядження та наказ за правовим статусом рівнозначні документи й можуть видаватися нарівні одне з одним. У цьому випадку в тексті слово «НАКАЗУЮ» заміняють його відповідниками: «ВИМАГАЮ», «ДОЗВОЛИТИ», «ДОРУЧАЮ», «ЗАБЕЗПЕЧИТИ», «ЗОБОВ'ЯЗУЮ», «ІІРОПОНУЮ». На відміну від наказу, який може стосуватися загальних, усе охоплюючих питань, розпорядження частіше висвітлює конкретні питання, що стосуються як усього колективу, так і окремих підрозділів та ланок його роботи.

Реквізити

1.Герб України (для державних організацій).

2.Назва міністерства, якому підпорядкована організація (для державних).

3.Повна назва органу управління, що видає розпорядження.

4.Назва документа та його номер.

5.Дата видання.

6.Місце видання (назва міста, села, селища тощо).

7.Заголовок (про...).

8.Текст, що складається з двох частин:

а) констатуючої — де сформульовано мету чи причину видання;

б) розпорядчої — де сформульовано порядок дій, які потрібно виконати, та зазначено особи, відповідальні за виконання.

9.Додатки (якщо потрібно).

10.Посада відповідальної особи, її підпис та розшифрування підпису.

 

Зразок:

Чернігівське акціонерне об'єднання

6езалкогольних напоїв «Джерело»

Розпорядження №31

01.11.2003 м. Михайло-Коцюбинське

про подання графіків проведення демонтажних робіт

 

У зв'язку з реконструкцією виробничих потужностей ЗОБОВ'ЯЗУЮ: всіх начальників цехів та керівників відділів до 01.12.2003 подати голов. інженерові АО Сельодкіну А. Я. графік проведення демонтажних робіт та інвентаризації верстатів, механізмів, інструментів і сировинних матеріалів.

 

Директор (підпис) 3. I. Луб'яницьшй

 

Тема:Довідково-інформаційні документи.

Акти

Акт — це офіційний документ правової чинності, що констатує (підтверджує) певні факти, події, пов'язані з учинками конкретних приватних або службових осіб, діяльністю підприємств, установ чи їх структурних підрозділів.

Для об'єктивного відображення (фіксування) певних фактів акт укладається колегіально кількома службовими особами, спеціально уповноваженими для цього керівництвом або перевіряючим органом. Як правило, це документація постійно діючих експертних комісій, діяльність яких затверджується відповідним наказом.

Характерна особливість тексту акта полягає в тому, що він містить висновки з фіксованих фактів і пропозиції.

Акти поділяються на законодавчі та адміністративні.

Законодавчі містять рішення щодо чинних законів, указів, постанов чи їх розділів або пунктів.

Адміністративні укладають після попередніх ухвал, коли відбувається:

1.Приймання-передавання матеріальних цінностей, засобів виробництва тощо.

2.Приймання до експлуатації після побудови чи ремонту об'єктів будівель, споруд, машин, механізмів і т. ін.

З.Проведення випробувань нової техніки чи обладнання.

4.Розукомплектування, ліквідація, знищення застарілих, непридатних чи зіпсованих матеріальних цінностей.

5.Планове або позапланове обстеження, перевірка, інвентаризація та експертна оцінка матеріальних цінностей — ревізія.

6.Нещасний випадок (травма, аварія, стихійне лихо, ДТП).

7.3міна керівництва.

Набувши юридичної сили після затвердження вищою інстанцією або відповідальним керівником закладу, установи, акт є документом суворої звітності, на підставі якого порушують адміністративну судову чи кримінальну судову справу.

Текст акта поділяється на вступну та констатуючу частини й містить такі відомості:

Вступна частина

1. Автор документа — підпорядкування міністерству (якщо є), повна назва установи, закладу, відомства (ліворуч, якщо є п. 2, в іншому разі — посередині).

2.3атвердження — посада, підпис, розшифрування підпису, дата (праворуч).

3.Дата заактування факту чи події (якщо комісія працювала кілька днів, то вказують останній день роботи). 4.Місце укладання (праворуч).

5.Назва документа (посередині з великої літери) та номер.

6.3аголовок

Констатуюча частина

7.Текст:

— підстава (наказ, розпорядження, його номер, посада керівника, назва установи, відомства, дата);

— якщо акт укладено комісією, то замість слова «Присутні» пишуть: «Голова комісії, потім — «Члени комісії» з обов'язковим зазначенням їхніх посад, прізвищ та ініціалів, починаючи з голови, а далі за абеткою, нумерують арабськими цифрами (якщо були присутні свідки, то перелічують і їх);

—виклад мети й завдання акта, характер проведеної роботи, перелік установлених фактів та висновків.

8.Шлькість примірників акта й місце їх зберігання.

9.Додатки до акта (кількість примірників і сторінок).

 

10.Підписи голови, членів комісії, присутніх (у разі потреби) та розшифрування підписів.

Якщо висновки й пропозиції в акті викладаються в розпорядчій формі із зазначенням терміну виконання приписаних дій, то документ подають керівникові, який має підписатися, підтвердивши цим, що зі змістом акта він ознайомлений.

Особа, яка не згодна зі змістом акта, повинна підписати його із зазначенням про свою незгоду. Окрему думку члена комісії треба оформляти на окремому аркуші й додавати до акта.

Кількість примірників акта, які мають рівнозначну юридичну силу, визначається нормативними документами або практичними потребами.

Уклавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його змістом осіб, про яких ішлося в акті.

 

Зразки:

 

Міністерство легкої

промисловості України

Харківська панчішна

фабрика № 2

 

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор ф-ки (підпис) В. 3. Козак 10.09.2002

 

Акт № 4

07.09.2002 м. Харків

 

 

про результати ревізії каси

 

Підстава: наказ директора ф-ки від 06.09.2002 за № 34-б. Укладено комісією:

 

Голова — заст. голов. бухгалтера ф-ки Кочегур Б. Т.

 

Члени комісії:

1. Бухгалтер Гумєнна О. О.

2. Старш. економіст Поровська 3. Ф.

 

Присутні:

1. Касир ф-ки Боженко О. А.

2. Голова профспілки Луньков В. С.

 

У результаті проведеної ревізії встановлено:

1.Залишок грошей у касі станом на 07.09.2002 згідно з касовою книгою та даними бухгалтерського обліку 847 грн 65 к. (вісімсот сорок сім гривень шістдесят п'ять копійок).

2.Фактичний залишок готівки 547 грн 65 к. (п'ятсот сорок сім гривень шістдесят п'ять копійок).

3.Нестача готівки становить 300 грн (триста гривень). Комісія пропонує касирові ф-ки Боженку О. А. відшкодувати нестачу в сумі триста гривень до 20.09.2002.

 

Акт укладено у трьох примірниках:

1-й — директорові;

2-й — до бухгалтерії

3-й — касирові.

Голова (підпис) Б. Т. Кочегар

 

Члени комісії: (підпис) О. О. Гуменна

(підпис) 3. Ф. Поровська

 

Присутні: (підпис) О. А. Боженко

(підпис) В. С. Луньков

 

Акт № 14

 

07. 09.2002 м. Харків

про виявлення нестачі продукції при розпечатанні вагона

Укладено комісією:

 

Голова — заст. начальника ст. Харків-Товарний Пупков В. Ю.

 

Члени комісії:

1. Начальник відділу постачання Вершиніна А. 3.

2. Менеджер МП «Енергія» Підмогильний В. Б.

3. Вагар Рожин Г. П.

Комісія розпечатала вагон Л6 0547-д, що надійшов за накладною № 129 від 05.09.2002.

Одержувач вантажу МП «Енергія».

Відправник вантажу Херсонський з-д металоконструкцій.

Ст. відправлення м. Херсон.

Ст. призначення Харків-Товарний Південної залізниці.

Дата подання вагона під розвантаження 07.09.2002.

 

При розпечатанні виявлено:

1. Вагон у неушкодженому стані.

2. Відбитки 3 (трьох) пломб не відповідали контрольним взірцям.

3. Зі 100 (ста) зазначених у накладній комплектів вантажу у вагоні наявні 80 (вісімдесят). Нестача складає 20 (двадцять) комплектів.

Даний акт є документом для претензії МП «Енергія» до вантажного управління Південної залізниці. Акт укладено у двох примірниках.

Голова (підпис) В. Ю. Пупков

Члени комісії: (підпис) А. 3. Вершиніна

(підпис) В. Б. Пїдмогильний

(підпис) Г. П. Рожин

 

 

Звіти

Звіт — документ, який містить відомості (інформацію) про результати діяльності за певний період часу, виконання заходів, доручень, завдань і подається керівникові структурного підрозділу, організації або до керівного органу.

Державна статистична й відомча цифрова звітність укладається на підставі уніфікованих форм (бланків) й у відповідності до затверджених нормативних документів, які вказують порядок їх укладання та оформлення. Внутрішньо-організаційна звітність менш регламентована щодо форми, ніж попередні.

Реквізити:

1.Гриф затвердження — праворуч (для зовнішніх).

2.Штамп установи (якщо не на 6ланку) — для зовнішнього документа.

3.Назва документа.

4.Заголовок, який має такі дані, як:

— «про роботу атестаційної комісії»; «про роботу відділу...», «про педагогічну (виробничу) практику...»

тощо;

— термін звітності (з 09.01.2002 до 09.02.2002, за I квартал 2002 р. тощо);

— статус, посада й місце роботи (навчання) укладача;

— прізвище та ініціали укладача.

5. Текст, який має такі частини:

— вступ (зазначається обсяг завдань, які були поставлені перед установою, відділом чи конкретною особою

за звітний період);

— основна частина (зміст, аналіз виконаної роботи, практики тощо);

— висновки (рекомендації, критичні зауваження щодо поліпшення чи вдосконалення форм або методів ро6оти, практики, перспективи на майбутнє).

6.Додаток (якщо є):

— службова (доповідна, пояснювальна) записка;

— довідкові матеріали;

— квитанції, проїзні документи, рахунки тощо про витрачені кошти (для фінансової звітності).

7. Підпис автора документа.

8. Посада керівника установи, його підпис, ініціали та прізвище (для зовнішніх). 9. Дата укладання.

10. Печатка (для зовнішніх).

 

 

Зразок:

 

Звіт про педагогічну практику

студента групи ГЕ-41

географічного ф-ту ХНУ ім. В. Каразіна

Божедая В. I.

 

Практику проходив із 10.02.2002 до 22.03.2002 в СШ № 1 м. Золочів Харківської обл. У школі було створено належні умови для проходження практики. В одному класі було поєднано викладання географії та історії, що створювало певні складнощі в розміщенні наочності та приладів. Кабінет та географічний майданчик достатньо обладнано технічними засобами, але бракує сучасних мап, атласів, нових підручників та довідково-методичної літератури.

За час практики:

1) провів 10 уроків із географії, 4 з них залікові, які проаналізували вчитель-методист і керівник практики;

2) брав участь в обговоренні та аналізі 4 уроків інших практикантів;

3) зібрав інформаційно-довідковий матеріал для написання реферату «Екологічна абетка»;

4) розробив і виготував 2 комплекти роздаткового матеріалу (анкети);

5) підготував і провів виховний захід «Дбай про майбутнє сьогодні»;

6) брав участь у засіданнях гуртка «Екологія рідного краю» та в укладанні загально-шкільної програми «Позакласна краєзнавча робота на 2002/03 навч. р.

Успішному проведенню практики значною мірою сприяли допомога й доброзичливе ставлення дирекції та викладачів до студентів-практикантів.

Додатки:

1) характеристика-відгук;

2) план контрольного уроку;

3) план виховного заходу;

4) психологічна характеристика учня.

 

 

22.03.2002 (підпис)

 

Протоколи

Протокол — це документ колегіальних органів, у якому фіксують місце, час, мету й результат проведення зборів, конференцій, засідань, нарад та ін. У протоколі занотовують склад присутніх і відсутніх, зміст доповідей, що заслухані, та винесені ухвали з обговорених питань. Зміст інших протоколів — об'єктивний опис певного факту чи події.

Протоколом також оформляється певна діяльність адміністративних, державних, міждержавних структур, слідчих, міліцейських та судових органів.

Відповідно до обсягу фіксованих даних усі протоколи поділяють на три групи.

Стислі (короткі), текст яких містить лише назви обговорених питань (під рубрикою «СЛУХАЛИ» та ухвалу або поширену резолюцію щодо цих питань (під рубрикою «УХВАЛИЛИ»).

Повні, у тексті яких окрім ухвал стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зібрання. До повного протоколу заносять також запитання доповідачам та конспективний запис виступів під час обговорення.

Стенографічні, у яких дослівно зафіксовано виступи, репліки, запитання, обговорення та весь хід засідання, зборів.

У протоколах зазначають такі відомості:

1.Назва документа (посередині) та порядковий номер

(після слова «Протокол»).

2. Дата проведення заходу, засідання та ін. (ліворуч).

З.Місце проведення (праворуч).

4.Назва заходу, зібрання із зазначенням його характеру (загальні збори; установча, наукова, ювілейна конференція; виробнича, розширена, позачергова нарада тощо).

5.Назва установи, організації, закладу чи їхнього структурного підрозділу, де відбувається захід.

6.Посада, прізвище та ініціали особи, яка веде збори. -

7.Посада, прізвище та ініціали особи, яка укладає протокол.

8Склад учасників заходу зазначається за таким принципом:

— посада2, звання, прізвище та ініціали керівників установи, службових осіб, почесних гостей та інших запрошених, членів президії (якщо є);

— якщо кількість присутніх членів колективу не перевищує 15 осіб, то вказують прізвища та ініціали всіх учасників (за абеткою);

— якщо кількісний склад присутніх перевищує зазначену вище цифру, у протоколі вказують лише загальну кількість, додавши до нього реєстраційний лист (укладений за абеткою).

9.Відсутніх і причини відсутності зазначають або поіменно (за абеткою), або лише загальну кількість, якщо

відсутніх більше 10 осіб.

10.Порядок денний (питання, що розглядаються, формулюють у Н. відмінку, зазначивши посаду, прізвище та ініціали особи доповідача).

11.Текст поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить пункти:

«СЛУХАЛИ:», <ВИСТУПИЛИ:», «УХВАЛИЛИ:» (ці слова подають із нового рядка великими літерами):

—після римської цифри на позначення розділу (питання) в одному рядку пишуть «СЛУХАЛИ»;

—прізвище, ініціали та посада чи статус доповідача пишуть із нового рядка в Н. відмінку й підкреслюють. Далі в тому ж рядку, після тире, викладають зміст доповіді у формі прямої мови. У стислих і повних протоколах зазначають «Тексти доповіді додається»;

—нижче занотовують питання та відповіді на них (для повного і стенографічного протоколу);

—розділ «ВИСТУПИЛИ:» (без цифри перед ним) оформляють аналогічно попередньому. Арабськими цифрами зазначають порядок виступаючих, якщо їх більше одного;

— розділ «УХВАЛИЛИ» оформляють аналогічно попередньому розділу. Різні за характером питання ухвали групують і позначають арабськими цифрами з нового рядка. У цьому розділі повністю фіксується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи декількох пунктів, або з констатуючої частини та ре– полюції.

12.Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок і примірників.

13. Посади керівників засідання або наради (ліворуч), підписи та їх розшифрування (праворуч).

Текст протоколу, записаний на підставі виступів учасників зібрання, повинен бути стислим і лаконічним (для стислих і повних), але має містити Інформацію, яка всебічно та зрозуміло характеризує обговорення конкретних питань.

Вислів «протокольна точність» відображає суть даного документа з обов'язковим додержанням змісту, форми та стилю викладу, позицій сторін в усіх розділах і пунктах протоколу.

Збори та конференції, на яких проводяться вибори таємним голосуванням, вимагають укладання окремих протоколів лічильної комісії.

У першому протоколі зазначають склад комісії, а у другому — результати голосування та список осіб, які не брали в ньому участі. Результати голосування за кожну кандидатуру записуються так:

1. Дерев'янченко Р. М. за — 80 (вісімдесятп),

проти — 4 (чотири),

утримався — 1 (один).

 

2. Тюлькін Д. Г. за — 7 (сім),

проти — 74 (сімдесят чотири),

утрималися — 4 (чотири).

У протоколах зборів, конференцій або з'їздів, де для ухвалення рішень потрібний певний кворум, зазначають, скільки мало бути присутніх і скільки було (чи кількість відсутніх), наприклад:

На обліку в профспілковій організації — 155 осіб, присутні — 145, відсутні —10, із них: 4 — у відрядженні, 2 — на лікарняному, 4 — із невідомої причини.

 

 

Зразок:

Протокол №10

загальних зборів біологічного

факультету ХНУ ім. В. Каразіна

03.03.2002 м. Харків м. Харків

 

Голова — Семиволос О. Я.

 

Секретар — Розстригіна В. С.

 

Присутні: декан ф-ту проф. Бондаренко А. П., доц. Воробйов А. Ю., старші викладачі: Кисельов Г. С, Перець С. В,, студ. IV курсу — 73 чол.(список додається).

 

Порядок денний:

1. Підготовка до виробничої практики.

2. Заходи щодо упорядкування та озеленення університетського ботанічного саду.

3.Вибори делегатів на «Студ. фестиваль 2002р.»

 

I. СЛУХАЛИ:

Воробйов А. Ю. — інформація керівника практики про умови, місце та термін її проведення.

Текст виступу додається.

 

 

ВИСТУПИЛИ:

1.Перець С. В. — нагадала присутнім про факти порушення виробничої дисципліни студентами під час минулорічної практики.

2.Яремків В. П,. студ. гр. Б-42 — запропонував ураховувати бажання студентів стосовно місця проходження практики.

УХВАЛИЛИ:

1.У зв'язку з епідеміологічною ситуацією в місті, виробничу практику розпочати з 19.08.2002.

2.Розглянути заяви студентів та запити зі шкіл щодо місця проходження практики.

 

II. СЛУХАЛИ:

Кисельов Г. С. куратор курсу - зачитав довідку про незадовільний стан оранжереї та території ботанічного саду.

 

ВИСТУПИЛИ:

1. Коваль С. Ю.. студ. гр. Б-41 — запропонував утворити групи за добровільним принципом для упорядкування території ботанічного саду.

2. Сєменова І.. К. студ. гр. Б-43 — унесла пропозицію звернутися за посадковим матеріалом до міського розсадника.

УХВАЛИЛИ:

1.Формувати групи практикантів за добровільним принципом кількістю не менше 15 чол.

2. Затвердити додатковий графік робіт для ремонту оранжереї та призначити відповідальним за його дотримання студ. гр. Б-41 Кириленка Ю. Г.

 

 

III.СЛУХАЛИ:

Бондаренко А. П. — інформація про час і місце проведення «Студ фестивалю 2002» та умови виборів делегатів.

 

ВИСТУПИЛИ:

1 …

2. …

3. …

 

УХВАЛИЛИ:

…

 

Додатки:

1)список учасників зборів на 1 с. в 1 пр.;

2)текст виступу доц. Воробйова А. Ю. на 3 с. в і пр.

 

Голова (підпис) О. Я. Семи волос

 

Секретар (підпис) В. С. Розстригіш

 

Витяг із протоколу

Витяг із протоколу — один із найпоширеніших видів документації. Він є короткою (усіченою) формою повного протоколу й відображає конкретне окреме питання.

Витяг надається окремим особам чи надсилається організаціям, установам на їх письмовий запит. У протоколі, із якого зроблено витяг, зазначають, на якій підставі, кому й коли подано чи надіслано документ.

Реквізити

1.Назва документа.

2.Номер документа, із якого робиться витяг.

3.Назва організації, установи, яка проводила засідання, нараду

4.Дата проведення зборів, засідання.

5.Номер питання, що розглядалося, і його суть (як його сформульовано у протоколі).

6. Текст (винесена ухвала щодо питання, яке розглядалося).

7. Посада, прізвище та ініціали того, хто підписав оригінал (без його підпису).

8. Посада, підпис, ініціали та прізвище того, хто уклав витяг.

9.Дата укладання витягу.

 

 

Зразки:

Витяг із протоколу № 14

засідання профспілкового комітету

Харківського медичного училища № 3

від 15.05.2002

III. СЛУХАЛИ:

4. Валько Б. Г. — заява з клопотанням про надання путівки до лікувально-оздоровчого профілакторію «Ластівка».

УХВАЛИЛИ:

Надати завідувачу навчальної частини Вальку Борисові Геннадійовичу путівку до названого профілакторію. Оригінал підписали:

 

Голова Зинов'єв Я. В.

 

Секретар Альошина О. Б.

 

3 оригіналом згідно:

Секретар-рєферент (підпис) 3. В. Гречуха

 

20.05.2002

 

 

Витяг із протоколу № 4-е

засідання кафедри історії України ХНУ

ім. В. Каразіна

від 27.11.2002

II. СЛУХАЛИ:

Замєсов Я. Г. — затвердження теми кандидатської дисертації.

УХВАЛИЛИ:

1.Затвердити тему кандидатської дисертації асп. Замєсова Якова Григоровича в такому формулюванні: «Порівняльний підхід у дослідженні постаті гетьман Мазеш».

2.Призначити науковим керівником акад. Пилинського Кирила Семеновича.

 

Зав. кафедри (підпис) В. Д. Сльозко

 

Секретар (підпис) К. А. Рибакова

 

30.11.2002