Инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учета.

Инвентаризация является элементом метода бухгалтерского учета и представляет собой сверку фактического наличия активов, обязательств и капитала с данными бухгалтерского учета. Порядок проведения инвентаризации и оформления ее результатов изложен в статье 12 Федерального закона № 402-ФЗ. При проведении инвентаризации в организации необходимо также руководствоваться Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом МФ РФ от 13.06.1995 № 49.

 

Проведение инвентаризации является обязательным аспектом в деятельности организации. Инвентаризация включает инвентаризацию имущества и инвентаризацию финансовых обязательств (кредиторской задолженности поставщикам, кредитов банков, займов, резервов и т.д.). Значение инвентаризации состоит в следующем:

 

1. обеспечивается достоверность данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности;

 

2. проверяется и документально подтверждается наличие имущества, обязательств, их состояние и оценка;

 

3. контролируется работа материально-ответственных лиц;

 

4. сохраняется собственность организации.

 

Выделяют следующие виды инвентаризаций: по объему охвата объектов (полная и частичная); по назначению (плановая и внеплановая); по методу проведения (выборочная и сплошная);

 

Полная инвентаризация охватывает все виды активов, обязательств и капитала. Она проводится, как правило, один раз в год перед составлением годового бухгалтерского баланса. Частичная инвентаризация охватывает один или несколько объектов бухгалтерского учета. Например, может быть проведена инвентаризация отдельных видов активов на отдельных участках производства, на складах, у отдельных материально-ответственных лиц.

 

Плановая инвентаризация проводится в заранее установленные сроки. Внеплановая инвентаризация проводится в сроки, установленные руководителем, непосредственно перед ее проведением (например, инвентаризация кассы).

 

Выборочная инвентаризация предполагает проверку у конкретного материально-ответственного лица только некоторых ценностей на выбор и проводится в организациях с большой номенклатурой ценностей. Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех структурных подразделениях предприятиях.

 

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются организацией самостоятельно, за исключением обязательного проведения инвентаризации. В настоящее время проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:

 

· при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

 

· перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, библиотечных фондов – один раз в пять лет;

 

· при смене материально-ответственных лиц;

 

· при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

 

· в случаях стихийного бедствия, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

 

· при реорганизации или ликвидации организации;

 

· в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

 

Для инвентаризации создается специальная инвентаризационная комиссия.Это может быть постоянно действующая инвентаризационная комиссия, рабочая комиссия, разовая комиссия. Персональный состав инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации в приказе об инвентаризации, в котором также конкретизируется состав объектов, подлежащего инвентаризации, причины инвентаризации, определяются порядок и сроки проведения инвентаризации, назначается председатель инвентаризационной комиссии.

 

Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в бухгалтерском учете организации могут применяться типовые унифицированные формы первичной учетной документации, утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 года № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации». Проведение инвентаризации включает несколько этапов:

 

1. для проведения инвентаризации руководитель организации издает приказ, который вручается председателю инвентаризационной комиссии;

 

2. в бухгалтерии распечатываются инвентаризационные описи, которые раздаются всем материально ответственным лицам для заполнения графы «Фактическое наличие»;

 

3. перед началом инвентаризации, например, материальных ценностей комиссия проводит подготовительную работу: проверяет весы, мерную тару, получает от материально-ответственных лиц отчет с документами, подтверждающими движение товарно-материальных ценностей и т.д.;

 

4. после осуществления подготовительных мероприятий производится опись имущества, т.е. проверка его фактического наличия. После проверки фактического наличия материальных ценностей составляются инвентаризационные описи;

 

5. инвентаризационные описи передается в бухгалтерию, где происходит сравнение фактических остатков имущества с данными бухгалтерского учета. В случае выявления расхождений фактических данных, полученных в процессе инвентаризации, с данными бухгалтерского учета, составляются сличительные ведомости, в которых проводится сравнение фактических сведений с данными бухгалтерских документов;

 

6. по результатам проведенной инвентаризации имущества составляется Ведомость результатов, выявленных инвентаризацией, которая подписывается председателем комиссии;

 

7. результаты инвентаризации имущества отражаются в акте, который передается на рассмотрение руководителю организации. В акте комиссия указывает причины обнаруженных при инвентаризации расхождений и вносит руководителю организации предложения об урегулировании инвентаризационных разниц (излишков или недостач) и совершенствовании механизма внутреннего контроля;

 

8. по результатам рассмотрения акта руководитель организации издает приказ, в котором утверждается предложенный инвентаризационной комиссией порядок урегулирования инвентаризационных разниц, даются указания бухгалтерии об отражении результатов инвентаризации в бухгалтерском учете и отчетности, выносится решение о привлечении к ответственности материально-ответственных лиц в случае недостач и излишков.

 

В настоящее время инвентаризационные разницы (излишки и недостачи), выявленные по результатам инвентаризации, регулируются в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н.

 

Выявленные при инвентаризации излишки имущества приходуются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется в состав финансовых результатов организации по кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), т.е. отражается по дебету производственных счетов.

 

Недостача имущества и его порча сверх норм естественной убыли относится на виновных лиц. В этом случае используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», суб. 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

 

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации и отражаются по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы».

 

Окончательное решение по вопросам, связанным с регулированием инвентаризационных разниц, принимает руководитель организации. Результаты инвентаризации подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.

Счета и двойная запись.

Важнейшим элементом информационной системы бухгалтерского учета является бухгалтерский счет. Бухгалтерские счета открываются на каждый вид актива и пассива и позволяют ответить на вопрос: что (какой объект бухгалтерского наблюдения) учитывается на счете? Каждый счет имеет название (наименование) и код (номер шифр), обозначающие вид учитываемого объекта. Например, счет 80 «Уставный капитал», 43 «Готовая продукция», 50 «Касса». Бухгалтерские счета предназначены для отражения на них всех текущих изменений в состоянии имущества предприятия и источников его формирования под воздействием хозяйственных операций. Другими словами, в счетах записываются хозяйственные операции.

Таким образом, бухгалтерский счет - это локальная система, в процессе формирования которой под воздействием хозяйственных операций осуществляется учет, текущий и последующий контроль за наличием и движением экономически однородного объекта.

Движение каждого объекта учета происходит только в двух направлениях: в сторону увеличения и в сторону уменьшения. Например, задолженность перед поставщиками может увеличиваться или уменьшаться (погашаться).

Поэтому в целях раздельного отражения увеличения и уменьшения объекта бухгалтерского учета счет делится на две части в форме двусторонней таблицы. Левая часть ее называется «дебет», а правая - «кредит». В начале таблицы дается код и название счета (рис. 4.1 ).

Сумму итога записей всех хозяйственных операций по дебету счета принято называть оборотом по дебету или дебетовым оборотом. Сумму итога записей всех хозяйственных операций по кредиту счета принято называть оборотом по кредиту или кредитовым оборотом. Остаток или сальдо счета обозначает наличие объекта учета на определенный момент времени (на начало дня, на первое число месяца, квартала). Существует начальное и конечное сальдо (остаток). Начальный остаток по конкретному счету равен сумме соответствующей статьи баланса на начало отчетного периода, а конечный остаток выводится путем подсчета и переносится в баланс по окончании отчетного периода. Бухгалтерские действия по выбору из баланса показателей, характеризующих объект наблюдения на начало отчетного периода, и переносу их как начальное сальдо на бухгалтерские счета называются открытием счета.

В зависимости от получения показателей о средствах или источниках образования средств счета бухгалтерского учета делятся на активные и пассивные.

Активные счета - это счета, на которых ведется учет средств (имущества, активов) предприятия. Активные счета открываются на основании статей актива баланса. Активные счета характеризуются следующими признаками:

1. В активном, счете остаток или сальдо отражается всегда в дебете. Кредитовое сальдо в активном, счете свидетельствует о допущенной ошибке.

2. Поступление средств на предприятие (увеличение активного счета) отражается по дебету, а выбытие средств (уменьшение активного счета) отражается по кредиту.

3. Увеличение значения в кредите активного счета приводит к уменьшению значения в дебете счета.

Рис. 4.2. Схема активного счета .

Таким образом, в активном счете по дебетовой (левой) стороне отражаются начальный и конечный остаток, операции по увеличению средств предприятия, а по кредитовой (правой) стороне - one-рации, отражающие уменьшение средств. Используя обозначения, приведенные в схеме, можно записать формулу выведения конечного остатка активного счета:

Пример. Допустим, на складе предприятия на 1.09.200Х г. было материалов на сумму 30 000 руб. В течение сентября от поставщиков поступило материалов сначала на сумму 12 000 руб., а потом на сумму 15 000 руб. На нужды производства было отпущено материалов на 44 000 руб., на ремонт оборудования было использовано 10 000 руб. В конце месяца на склад были оприходованы возвратные отходы, стоимостью 2 000 руб. Необходимо определить конечный остаток по счету «Материалы».

Пассивные счета - это счета, на которых ведется учет источников формирования имущества предприятия (пассивов). Пассивные счета открываются на основании статей пассива баланса. Пассивные счета характеризуются следующими признаками:

1. В пассивном счете остаток или сальдо отражается всегда в кредите. Дебетовое сальдо в пассивном счете свидетельствует о допущенной ошибке.

2. Увеличение источника средств предприятия (увеличение пассивного счета) отражается по кредиту, а уменьшение источника средств (уменьшение пассивного счета) отражается по дебету.

3. Увеличение значения в дебете пассивного счета приводит к уменьшению значения в кредите счета.

Рис. 4.3. Схема пассивного счёта

Таким образом, в пассивном счете по кредитовой (правой) стороне отражаются начальный и конечный остаток, операции по увеличению источников имущества предприятия, а по дебетовой (левой) стороне - операции, отражающие уменьшение источников формирования имущества. Используя обозначения, приведенные в схеме, можно записать формулу выведения конечного остатка пассивного счета:

Пример. Допустим, на 1.09.200Х г. задолженность перед поставщиками составляла 45 000 руб. В течение месяца она увеличилась на 11 000 руб. (10 сентября) и 5 000 руб. (27 сентября). Предприятие оплатило за сентябрь счета поставщиков на суммы: 23 000 руб., 10 000 руб., 4 000 руб., 18 000 руб. Определите конечный остаток по счету «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Расположение сальдо (в дебете или кредите счета) зависит от местонахождения объекта учета в бухгалтерском балансе. Активы располагаются на левой стороне баланса, следовательно, сальдо на счетах активов (и соответственно увеличение) должно помещаться на левой стороне счета, т.е. по дебету. Для пассивов налицо противоположная картина: пассивы располагаются на правой стороне баланса, следовательно, сальдо на счетах пассивов (и соответственно увеличение) должно помещаться на правой стороне счета, т.е. по кредиту.

Два правила записи хозяйственных операций сформулированы югославским исследователем Иво Дутковичем:

• Чтобы увеличить сальдо счета, надо сделать запись на той же стороне счета (левой или правой), на которой этот счет помещается в балансе.
• Чтобы уменьшить сальдо счета, надо сделать запись на стороне (левой или правой), противоположной той, на которой этот счет помещается в балансе.

Кроме счетов с дебетовым или кредитовым (одним) сальдо в бухгалтерском учете применяются счета, у которых имеют место два сальдо: по дебету и кредиту одновременно. Такие счета называют активно-пассивными. На активно-пассивных счетах учитываются два объекта: один относится к активам, другой - к пассивам. Так, на счете 75 «Расчеты с учредителями» сальдо по дебету отражает дебиторскую задолженность владельцев (вторых лиц) по взносам в уставный капитал. Сальдо в кредите этого счета показывает задолженность предприятия перед его владельцами (учредителями) по выплате доходов (дивидендов).

Активно-пассивные счета имеют одновременно два остатка. Это явление называется развернутым сальдо. При составлении баланса дебетовое сальдо следует показывать в активе, а кредитовое - в пассиве.

В такой схеме конечные остатки исчисляются, исходя из природы активного и пассивного счетов:

В практике ведения бухгалтерского учета развернутое сальдо по активно-пассивному счету можно исчислить только в случае детализации учетных записей.

Почти столетие назад П. Герснер считал недопустимым сальдирование дебиторской и кредиторской задолженности (т.е. сведение развернутого сальдо в одно), так как терялся экономический смысл хозяйственных операций и их влияние на учитываемые объекты. Тем более это неоправданно в условиях рынка. По всей вероятности, у активно-пассивных счетов нет будущего.

Активные, пассивные и активно-пассивные счета принято называть балансовыми счетами, так как они соответствуют статьям актива и пассива баланса.

4.2.

Сущность двойной записи

Природа экономических явлений объяснима объективными законами естествознания, согласно которым ничего не возникает из ничего, материя переходит из одного состояния в другое. Так и в экономике: любой хозяйственный факт имеет два адреса: изменения одного объекта наблюдения вызывают изменения на такую же величину другого объекта. Например, при поступлении от покупателей денег на расчетный счет предприятия увеличивается сумма денег на расчетном счете и уменьшается дебиторская задолженность покупателей.

Хозяйственные операции в бухгалтерском учете отражаются с помощью двойной записи. Двойная запись - это метод отражений суммы отдельной хозяйственной операции не менее чем на двух взаимосвязанных счетах: по дебету одного и кредиту другого счета.

Счета, затрагиваемые в одной хозяйственной операции методом двойной записи, принято называть корреспондирующими счетами, а связь между счетами - корреспонденцией счетов. Например, счет 50 «Касса» может корреспондировать со счетами 51 «Расчетный счет», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и т.п. Если подобная связь между счетами отсутствует, то о таких счетах принято говорить, что они не корреспондирующие. Так, счет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», исходя из своей экономической сущности, не может корреспондировать со счетом 80 «Уставный капитал», а счет 01 «Основные средства» - со счетом 42 «Торговая наценка» и т.д.

Саму запись хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета или, другими словами, указание корреспонденции счетов называют бухгалтерской проводкой или бухгалтерской записью. Бухгалтерская проводка, составленная на основании хозяйственной операции «Материалы на сумму 12 тыс. руб. поступили в основное производство», выглядит следующим образом:

Двойная запись представляет собой так называемую «диаграфическую запись». Так как при помощи двойной записи сумма каждой хозяйственной операции отражается дважды: по дебету одного счета и кредиту другого, то всегда будет соблюдаться равенство итогов дебетовых оборотов всех счетов кредитовым оборотам всех счетов. Отсутствие такого равенства свидетельствует о допущенной ошибке. В этом заключается контрольное значение двойной записи.