Инвентаризация, ее виды и значение

 

Понятие инвентаризация происходит от латинского слова «инвентира», что означает «находить». Это сверка данных бухгалтерского учета с наличием объектов учета в натуральном выражении путем пересчета, взвешивания, измерения и дегустации.

На предприятии в определенные сроки проводят инвентаризацию для проверки достоверности данных бухгалтерского учета. Рекомендуемая периодичность проведения инвентаризации приведена в таблице 3.

Таблица 3

Минимально необходимая периодичность проведения инвентаризаций

Виды имущества и финансовых обязательств	Срок проведения	Номер счета по бухгалтерскому учету	Периодичность
Основные средства	не ранее 1 ноября		1 раз в год (но обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности)
Капитальные вложения	не ранее 1 декабря		1 раз в год (но обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности)
Незавершенное производство и полуфабрикаты собственной выработки	не ранее 1 октября	20, 21	1 раз в год (но обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности)
Незавершенный капитальный ремонт и расходы будущих периодов	не ранее 1 октября	20, 97	1 раз в год
Молодняк животных на откорме, птица, кролики, звери и семьи пчел, а также подопытные животные			1 раз в квартал
Готовая продукция на складах	не ранее 1 октября		1 раз в год
Товары на складах и базах промышленных товаров, в книжных магазинах	не ранее 1 октября		1 раз в год
Товары на складах и базах продовольственных товаров	не ранее 1 октября		2 раза в год
Товары и тара в магазинах и на других предприятиях розничной торговли	не ранее 1 октября		2 раза в год
Нефть и нефтепродукты	не ранее 1 октября	сырье 10, товары 41, готовая продукция 43	1 раз в месяц
Драгоценные металлы и алмазы	не ранее 1 октября		2 раза в год
Библиотечные фонды			в порядке, устанавливаемом министерствами и ведомствами, но не реже, чем 1 раз в 5 лет
Сырье и прочие материальные ценности	не ранее 1 октября		1 раз в год
Денежные средства, денежные документы, ценности и бланки строгой отчетности		50, 006	1 раз в месяц
Расчеты с банками (по расчетным и другим счетам, ссудам, полученным из бюджета средствам и т.д.		51, 52, 55	по мере получения выписок банка
Расчеты по платежам в бюджет		68, 69	1 раз в квартал
Расчеты с филиалами, выделенными на самостоятельный баланс, и с вышестоящими организациями			на 1 число каждого месяца
Расчеты с дебиторами и кредиторами		60, 62, 76	2 раза в год (но обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности)

 

Можно выделить несколько этапов инвентаризации:

Первый этап – подготовительный. Издается приказ о проведении инвентаризации; назначается комиссия; определяются сроки и объекты для инвентаризации; берутся расписки с материально-ответственных лиц о том, что поступившее под их ответственность имущество оприходовано (или списано в расход), все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию; определяются остатки по учетным данным; проверяются весы и другие измерительные приспособления; пломбируется помещение, где будет проведена инвентаризация и т.д.

Второй этап – основной. Натуральная и документальная проверка. Производятся подсчет, взвешивание, обмеривание, поиск документов, подтверждающих данные бухгалтерского учета о наличии имущественных прав, обязательств и резервов. Оформляются типовые формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально-ответственных лиц. Недопустимо заполнять акты описи со слов этих лиц. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи последние дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально-ответственных лиц работник, принявший имущество, расписывается в описи в получении, а сдавший – в сдаче этого имущества. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Третий этап – аналитический. Сопоставляются полученные от проверки фактические данные с данными бухгалтерского учета, выявляются расхождения (излишки, недостачи, недооценка, переоценка) и составляются сличительные ведомости. Применяются следующие типовые бланки сличительных ведомостей: ИНВ-18 для основных средств, ИНВ-19 для товарно-материальных ценностей, ИНВ-20 для оптовой торговли, ИНВ-21 для розничной торговли. На этом этапе по распоряжению руководителя могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственных лиц обязательно до открытия помещения, в котором проводилась инвентаризация. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляются актом (форма ИНВ-24) и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (форма ИНВ-25).

Четвертый этап – заключительный. Проводится заключительное заседание инвентаризационной комиссии, на котором подписывается форма ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией». На основании этого издается приказ руководителя об утверждении результатов инвентаризации и привлечении виновных к административной и материальной ответственности. Вносятся бухгалтерские записи. Составляются заявления в следственные органы и иски в судебные органы.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета должны быть отражены на соответствующих счетах. Излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации. Недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения (счета расходов), а сверх норм – за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты.

В целях обеспечения легитимности и достоверности результатов инвентаризации следует принимать меры к соблюдению правил оформления документов и процедур проведения инвентаризации.

Таблица 4

 

Ошибки проведения инвентаризации и их последствия.

№ п/п	Перечень нарушений	Возможные последствия
	Состав инвентаризационной комиссии не утвержден руководителем	Нет основания для проведения инвентаризации
	Документально подтверждено отсутствие хотя бы одного из членов комиссии во время проведения инвентаризации	Результаты инвентаризации недействительны
	В приказе не указаны сроки инвентаризации	Нет основания для начала проведения инвентаризации
	Во время перерывов в работе комиссии не закрыт доступ посторонним к помещению, где хранятся инвентаризационные описи	Внесение исправлений, искажающих результаты инвентаризации
	При невозможности остановки хозяйственной деятельности, приходные и расходные документы не завизированы председателем инвентаризационной комиссии	Имеется возможность оформить ранее не выписанные приходно-расходные документы
	У материально ответственных лиц не взяты расписки о том, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию	При выявлении нарушений могут быть предъявлены приходно-расходные документы, оформленные в период проведения инвентаризации
	Проводится сопоставление данных бухгалтерского учета с фактическим наличием, а не наоборот. (Идеально составление инвентаризационных описей вручную от руки по факту)	Имеется возможность искажения фактических данных в соответствии с данными бухгалтерского учета
	Инвентаризационная опись составлена в одном экземпляре	Результаты инвентаризации недействительны
	Итоги должны быть выверены на каждой странице - число прописью, количество номеров и сумма материальных ценностей, а также общий итог в натуральных показателях, даже если подсчет велся в денежном измерении	Имеется возможность несанкционированных исправлений
	На каждой странице нет записи «Цены, итоги проверил» и подписи материально ответственного лица	Инвентаризационная опись не является документом, на основании которого можно предъявлять претензии к материально ответственным лицам
	Ошибки и исправления не подписаны и не заверены членами комиссии	Исправления считаются недействительными
	Инвентаризационная опись после утверждения результатов содержит незаполненные строки. (Все они должны быть прочеркнуты)	Имеется возможность внесения дополнительных данных
	На последней странице инвентаризационной описи нет подписи материально ответственного лица об отсутствии у него претензий к членам комиссии и подтверждения, а также о том, что он принимает указанное в описи имущество на ответственное хранение	Отсутствие оснований для предъявления претензий к материально ответственному лицу при выявлении недостач

 

Инвентаризационная комиссия не несет ответственность за недостоверность данных, предоставленных другими организациями и используемых в целях составления инвентаризационных актов по материальным ценностям, за сохранность которых на момент инвентаризации работники организации не отвечают.

Порядок проведения инвентаризации основных средств

1. Инвентаризационная комиссия проводит осмотр всех объектов основных средств на предмет их технического состояния и пригодности к дальнейшей эксплуатации.
2. Проверяется правомерность отнесения имущества к основным средствам: срок полезного использования должен быть не менее 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев.
3. По объектам основных средств, принадлежащих организации на праве собственности, проверяется наличие инвентарных карточек по установленной форме:

- № ОС-6 на каждый отдельный объект основных средств;

- № ОС-6а на группу объектов основных средств;

- № ОС-6б для объектов основных средств малых предприятий.

4. По объектам основных средств, поступивших в организацию в соответствии с договором аренды, проверяется наличие копий инвентарных карточек, переданных арендодателем, или инвентарных карточек, открытых арендатором.
5. Проверяется правильность заполнения инвентарных карточек (инвентарной книги). В инвентарных карточках (инвентарной книге) должны быть приведены основные данные по объекту основных средств: дата ввода в эксплуатацию, срок полезного использования; способ начисления амортизации; освобождение от начисления амортизации (если имеет место); индивидуальные особенности объекта, сведения о реконструкции, о достройке, о дооборудовании, о модернизации, о переоценке и др.
6. Проверяется правильность формирования инвентарного объекта основных средств. Инвентарным объектом признается:

- объект со всеми приспособлениями и принадлежностями;

- отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций;

- обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенный для выполнения определенной работы.

По группе основных средств «Здания» инвентарными объектами являются:
- каждое отдельно стоящее здание;

- здания, примыкающие друг к другу и имеющие общую стену (при этом каждое представляет собой самостоятельное конструктивное целое), считаются отдельными объектами;

- наружные пристройки к зданию, имеющие самостоятельное хозяйственное значение;
- отдельно стоящие здания котельных;

- надворные постройки (склады, гаражи, ограждения, сараи, заборы, колодцы и прочее).

В состав основного здания входят:

- помещения, встроенные в здания, назначение которых иное, чем основное назначение здания, предназначенные для магазинов, столовых, парикмахерских, ателье, пунктов проката предметов культурно - бытового назначения и хозяйственного обихода, детских садов, яслей, отделений связи, банков и других организаций;

- коммуникации внутри зданий, необходимые для их эксплуатации: система отопления, включая котельную установку для отопления (если последняя находится в самом здании); внутренняя сеть водопровода, газопровода и канализации со всеми устройствами; внутренняя сеть силовой и осветительной электропроводки со всей осветительной арматурой; внутренние телефонные и сигнализационные сети; вентиляционные устройства общесанитарного назначения; подъемники и лифты;

- фундаменты крупногабаритного оборудования, сооруженные одновременно со строительством здания.

По группе основных средств «Сооружения» инвентарным объектом является каждое отдельное сооружение (передаточное устройство) со всеми устройствами, составляющими с ним единое целое.

По группе основных средств «Машины и оборудование» инвентарными объектами являются каждая отдельная машина, аппарат, агрегат, установка и т.п., включая входящие в их состав принадлежности, приборы, инструменты, электрооборудование, индивидуальное ограждение, фундамент.

По группе основных средств «Измерительные и регулирующие приборы и устройства» инвентарными объектами являются приборы и устройства, имеющие самостоятельное значение.

По группе основных средств «Вычислительная техника и оргтехника» инвентарным объектом является каждая машина, укомплектованная всеми приспособлениями и принадлежностями, необходимыми для выполнения возложенных на нее функций, и не являющаяся составной частью какой-либо другой машины.

По группе основных средств «Транспортные средства» инвентарным объектом является каждый отдельный объект со всеми приспособлениями и принадлежностями к нему.

По группе основных средств «Инструменты» инвентарным объектом является каждый отдельный инструмент, который не входит в состав станка, аппарата, машины и имеет самостоятельное значение.

По группе основных средств «Инвентарь производственный и хозяйственный» инвентарными объектами считаются только те предметы, которые имеют самостоятельное назначение и не являются частью какого-либо другого объекта (столы, прилавки, ковры, бытовые приборы и др.).

7. Проверяются объемы капитальных вложений, связанных с реконструкцией, модернизацией и дооборудованием объектов основных средств, в результате которых должна быть увеличена их инвентарная стоимость. Если в результате выполненных работ изменилось основное назначение объекта основных средств, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

8. Сопоставляются результаты переоценки, отраженные в инвентарной карточке, с данными бухгалтерского учета.

9. Проверяется соответствие видов основных средств кодам Общероссийского классификатора основных фондов ОК-013-94, утвержденного Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 г. № 359.
10. Проверяется правильность отнесения объектов основных средств к амортизационным группам в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 января 2002 г. №1 «О классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы» (в ред. постановлений Правительства РФ от 09.07.2003 № 415, от 08.08.2003 № 476).
11. Уточняются нормы амортизационных начислений по каждому объекту основных средств.

Амортизация материальных ценностей, учтенных на балансовом счете 03 «Доходные вложения в материальные ценности», предоставляемых во временное пользование (временное владение и пользование) с целью получения дохода, учитывается на счете 02 «Амортизация основных средств» обособленно.
12. Проверяется правильность отражения в учете объектов основных средств, находящихся в собственности двух или нескольких организаций. Такие объекты должны отражаться каждой организацией в составе основных средств соразмерно ее доле в общей собственности.
13. Проверяется наличие свидетельства о государственной регистрации на объекты недвижимости.

14. По основным средствам, принятым в организацию по договору аренды, проверяется:
• наличие договора аренды;

• наличие свидетельства о государственной регистрации аренды (по договорам, заключенным на срок более одного года);

• наличие акта приема-передачи;

• разрешение собственника имущества на субаренду (если это имело место);

• использование по целевому назначению, определенному договором аренды (субаренды);
• соответствие произведенных капитальных вложений в арендованные основные средства условиям договора аренды (за счет арендатора или арендодателя).
Капитальные вложения в арендованные основные средства являются собственностью арендатора, если иное не предусмотрено договором аренды. При этом арендатор может передать произведенные капитальные вложения арендодателю (при его согласии принять вложения на баланс).
Размер и необходимость указанных затрат должны согласовываться арендатором с арендодателем.

По имуществу, находящемуся в федеральной собственности, размер и необходимость указанных затрат согласовывается арендатором с балансодержателем и утверждается арендодателем.

Перечень документов, необходимых для подтверждения произведенных затрат:
- акт приемки-передачи нежилых помещений при передаче в аренду, определяющий их техническое состояние;

- сметная документация, утвержденная в установленном порядке и согласованная балансодержателем и арендодателем, составленная организацией, имеющей государственную лицензию на осуществление проектно-сметных работ;

- договор подряда;

- акт приемки выполненных работ;

- платежные документы.

На сумму капитальных затрат арендатор открывает инвентарную карточку по форме ОС-6;

• порядок начисления амортизации.

Капитальные затраты на арендованные основные средства, подлежащие после прекращения договора аренды передаче арендодателю, амортизируются ежемесячно арендатором в течение срока аренды исходя из способа начисления амортизационных отчислений, установленных арендодателем по объекту, на который произведены указанные затраты.
Таким образом, к указанному объекту должны применяться нормы амортизационных отчислений, соответствующие нормам, применяемым к арендованному объекту основных средств.

15. Проверяется наличие документов, подтверждающих правомерность нахождения федерального имущества у организации на праве хозяйственного ведения, оперативного управления, аренды, безвозмездного пользования и т.д.
16. Проверяется наличие свидетельства о внесении имущества, являющегося федеральной собственностью в реестр федерального имущества.
17. Проверяется наличие паспорта объекта культурного наследия.
18. Выявляются основные средства, не пригодные к дальнейшей эксплуатации и не подлежащие восстановлению. Основные средства заносятся в отдельную инвентаризационную опись по форме ИНВ-1. Составляется акт (произвольная форма), в котором указывается дата ввода в эксплуатацию и причины, приведшие эти объекты в непригодность (порча, полный износ и др.). Акт подписывают все члены комиссии.
19. Выявляются ранее не учтенные основные средства. Оценка таких объектов производится по рыночной стоимости, а сумма износа определяется по техническому состоянию объектов с обязательным оформлением соответствующих актов.

20. Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации (морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав, автомашины в дальних рейсах; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и т.п.), инвентаризуются до момента временного их выбытия.

21. Инвентаризационные описи по форме ИНВ-1 составляются отдельно на основные средства, учтенные на счете 01 «Основные средства», и на основные средства, учтенные на счете 03 «Доходные вложения в материальные ценности». Кроме того, описи составляются отдельно по группам основных средств (производственного и непроизводственного назначения) по каждому месту хранения.

22. Однотипные объекты основных средств одинаковой стоимости, поступившие одновременно, числившиеся за одним материально ответственным лицом и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета (форма ОС-6а), в описях приводятся по наименованиям с указанием количества этих объектов.

23. Составляются отдельные описи на основные средства, принятые в аренду и учитываемые на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства». Описи составляются в количестве трех экземпляров по каждому арендодателю с указанием срока аренды.

24. После заполнения описей один экземпляр передается в бухгалтерию для заполнения графы «По данным бухгалтерского учета» и составления сличительной ведомости, второй экземпляр остается у материально ответственного лица, третий экземпляр описи по арендованным объектам основных средств высылают в адрес арендодателя.

25. При выявлении отклонений от данных бухгалтерского учета составляются сличительные ведомости результатов инвентаризации основных средств по форме ИНВ-18. На арендованные объекты основных средств составляются отдельные сличительные ведомости. Ведомости составляются в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй - передается материально ответственному лицу.