Заполнение раздела месячного отчета аптеки «движение денежных средств и инкассация выручки».

Данный раздел отчета отражает движение наличных денежных средств и состоит из двух таблиц:

1.Касса.

2.Ведомость внесенной (переведенной) выручки.

Таблица «Касса» отражает движение наличных денежных средств по кассе аптеки. В ней указываются: остаток наличных денежных средств на начало отчетного периода, содержание хозяйственной операции (приход или расход), сумма поступивших (израсходованных) денежных средств, остаток на конец отчетного периода.

Заполнение таблицы начинается с выведения остатка наличных денежных средств на начало отчетного периода (переносится как остаток на конец предыдущего отчетного периода). Этот остаток должен соответствовать также остатку по "Кассовой книге". Затем отражаются хозяйственные операции, сопровождавшиеся движением (приходом или расходом) наличных денежных средств по кассе:

К приходным кассовым операциям в аптеке относятся:

- поступление в кассу выручки от покупателей за реализованные товары (всего за период);

- поступление в кассу выручки подведомственных подразделений (всего за период);

- поступление денег из банка на выплату заработной платы;

- возврат подотчетных неиспользованных сумм;

- поступление денежных средств от лиц, погашающих недостачу.

К расходным кассовым операциям в аптеке относятся:

- сдача выручки в банк;

- выплата начисленной заработной платы и иные выплаты;

- выдача подотчетных сумм (на командировочные расходы, на приобретение в торговой сети канцелярских товаров);

- оплата закупаемого у населения лекарственного растительного сырья;

- оплата закупаемой у населения возвратной аптечной посуды;

- недостача денежных средств в кассе, выявленная при инвентаризации и др.

Данная таблица заполняется на основании итоговых записей, сделанных в "Кассовой книге" аптеки за месяц. В "Кассовую книгу" они ежедневно заносятся на основании "Отчета кассира" и приложенных к нему первичных учетных документов (приходных кассовых ордеров по ф. КО-1, расходных кассовых ордеров по ф. КО-2 и др.).

Под таблицей цифрами и прописью указываются количество приложенных к отчету приходных и расходных документов. Лицо, составившее отчет, указывает свою должность, И.О. Фамилию и ставит подпись.

Подраздел «Ведомость внесенной (переведенной) выручки» предназначен для отражения денежных сумм, сдаваемых ежедневно аптекой и подведомственными подразделениями в банк. Эти данные заносятся из «Кассовой книги». В «Кассовую книгу» они заносятся на основании «Отчёта кассира», к которому прилагаются такие оправдательные документы, как препроводительная ведомость, квитанции и т.д. Итоговая сумма внесённой (переведенной) выручки по этой таблице должна соответствовать сумме «сдано выручки в банк» таблицы «касса». Лицо, составившее отчет, указывает свою должность, И.О. Фамилию и ставит подпись.

 

46. Заполнение раздела месячного отчета аптеки "Товарный отчет".

В товарном отчете отражается движение товаров по двум ценам: по ценам приобретения и по розничным ценам, в том числе НДС и налог с продаж. Отчет состоит из двух частей: приход и расход.

Заполнение приходной части начинается с выведения остатка на начало отчетного периода (переносится как остаток на конец предыдущего отчетного периода). Затем отражается поступление товара на основании записей в «Журнале регистрации поступления товаров» по ф. 2-АП, произведенных на основании ТТН. Записи осуществляются в хронологической последовательности с указанием наименования поставщика, номера и даты накладной. В свободных графах приходной части отражают другие хозяйственные операции, приводящие к увеличению суммы товарных запасов в аптеке:

1. Покупка возвратной аптечной посуды у населения: Закупка посуды от населения оформляется «Ведомостью покупки возвратной аптечной посуды у населения» (ф.3-АП).Прием возвратной аптечной стеклянной посуды, бывшей в употреблении, от ОЗ оформляется ТТН-1 или ТН-2.

2. Перевод тары, вспомогательного и других материалов в товар: Оформляется актом в 2-х экземплярах, один из которых прилагается к Товарному отчету.

3. Оприходование излишков товаров, обнаруженных при инвентаризации: Оформляется «Актом результатов инвентаризации» (ф. 16-АП)

4. Дооценка, возникающая в результате округления цен на лекарственные формы индивидуального изготовления по амбулаторной и стационарной рецептуре и фасовки внутриаптечной заготовки: Учет дооценок по экстемпоральной амбулаторной рецептуре, образующихся в результате округления цен, учитывается в «Рецептурном журнале» (ф. 17-АП). Учет дооценок по экстемпоральной стационарной рецептуре, образующихся в результате округления цен, учитывается в «Журнале учета продаж по безналичному расчету (ф. № 10-АП).

Учет дооценки по лабораторным и фасовочным работам ведется в «Журнале учета лабораторных (фасовочных) работ» (ф. 4-АП).

В конце месяца по итогам записей в журналах учета оформляется «Справка о дооценке и уценке, стоимости услуг по приготовлению и фасовке, стоимости воды очищенной» (ф. 5-АП), которая составляется в 2-х экземплярах, один из которых прилагается к Товарному отчету.

5. Дооценка от стоимости услуг по приготовлению и фасовке, при отпуске воды очищенной и разведении этилового спирта: Учет стоимости воды очищенной и услуги по экстемпоральной амбулаторной рецептуре учитывается в «Рецептурном журнале» (ф. 17-АП). Учет стоимости воды очищенной и услуги по экстемпоральной стационарной рецептуре учитывается в «Журнале учета продаж по безналичному расчету (ф. 10-АП). Наценки, возникающие при отпуске воды очищенной и при разведении этилового спирта, учитываются в «Журнале учета лабораторных (фасовочных) работ» (ф. 4-АП). В конце месяца по итогам записей в журналах учета оформляется «Справка о дооценке и уценке, стоимости услуг по приготовлению и фасовке, стоимости воды очищенной» (ф. 5-АП), которая составляется в 2-х экземплярах, один из которых прилагается к Товарному отчету.

6. Переоценка товаров в связи с повышением розничных цен: Переоценка товаров производится на основании распоряжения Правительства или ВСО. Для этого в аптеке создается комиссия, которая снимает остатки переоцениваемых ценностей. Переоценка оформляется актом, который составляется в 2-х экземплярах. Разница между ценами отражается в приходной части "Товарного отчета» аптеки, что подтверждается экземпляром акта переоценки.

В расходной части товарного отчета отражаются итоговые суммы реализованного за отчетный период товара с разбивкой:

- реализовано аптекой;

- реализовано подведомственными подразделениями;

- реализовано лекарственных средств по льготным и бесплатным рецептам.

Реализация товара отражается по двум ценам: ценам приобретения и розничным ценам. Стоимость реализации товара по розничным ценам указывается с разбивкой за наличный расчет, безналичный расчет, в том числе сумма НДС и сумма налога с продаж. Основанием для записи являются итоговые записи, сделанные в "Кассовой книге" аптеки за месяц, «Журнале учета продаж по безналичному расчету (ф. 10-АП), товарные отчеты материально-ответственных лиц по ф. 12-АП, сводные реестры отрывных корешков бланков льготных рецептов врача.

В свободных графах расходной части отражают другие хозяйственные операции, приводящие к уменьшению товарных запасов в аптеке:

1. Учет расхода товаров, израсходованных на хозяйственные нужды: Использованные товары регистрируются в "Журнале учета расхода товаров на хозяйственные нужды" (ф. 6-АП), В конце месяца в журнале подводят итоги и составляют «Акт о списании товарно-материальных ценностей» по ф. 7-АП в 2-х экземплярах, один из которых прилагается к "Товарному отчету".

2. Уценка по лабораторно-фасовочным работам: Учет уценок по лабораторным и фасовочным работам ведется в "Журнале учета лабораторных (фасовочных) работ" по ф. 4-АП. В конце месяца в журнале подводится итог, который заносится в «Справку о дооценке и уценке, стоимости услуг по приготовлению и фасовке, стоимости воды очищенной» по ф. 5-АП, в 2-х экземплярах, один из которых прилагается к "Товарному отчету" аптеки.

3. Уценка по экстемпоральной амбулаторной и стационарной рецептурам: Учет уценок по экстемпоральной амбулаторной и стационарной рецептурам, образующихся в результате округления цен, учитываются в "Рецептурном журнале" (ф. 17-АП) и в "Журнале учета продаж по безналичному расчету" (ф. 10-АП). В конце месяца по итогам журналов составляется «Справка о дооценке и уценке, стоимости услуг по приготовлению и фасовке, стоимости воды очищенной» по ф. 5-АП в 2-х экземплярах, один из которых прилагается к "Товарному отчету" аптеки.

4. Изъятие лекарственных средств для анализа в контрольно-аналитические лаборатории: Изъятие лекарственных средств для анализа оформляется актом в 2-х экземплярах. Один экземпляр акта поступает в испытательную лабораторию, другой прилагается к "Товарному отчету" аптеки. Изъятие лекарственных форм на анализ учитывается в издержках обращения аптеки, если лекарственные средства прошли контроль и их реализация разрешена.

5. Естественная убыль товаров: Списание естественной убыли товаров возможно в аптеке при проведении инвентаризации, если в результате ее выявлена недостача товарно-материальных ценностей.

Для расчета естественной убыли оформляется учетная форма "Расчет естественной убыли товаров" (ф. 15-АП), а для лекарственных средств списка «А», наркотических средств, психотропных веществ и этилового спирта - "Сличительная ведомость ядовитых, наркотических лекарственных средств, спирта этилового и других лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету" (ф. 14-АП).

По результатам инвентаризации оформляется "Акт результатов, выявленных инвентаризацией" (ф. 16-АП), который прилагается к "Товарному отчету" аптеки.

7. Списание товаров, пришедших в негодность в результате боя, порчи, брака: На товары, пришедшие в негодность, составляется «Акт о порче товаров» по ф. 8-АП в 3-х экземплярах. К акту должно быть приложено объяснение материально-ответственного лица. Два экземпляра акта направляют в вышестоящую организацию для утверждения, а 3-й остается в аптеке. После утвержденияВСО списания один экземпляр акта возвращается в аптеку. Негодные ценности уничтожаются в присутствии комиссии. Факт уничтожения оформляется актом и подписывается всеми членами комиссии.

8. Переоценка товаров в связи со снижением розничных цен: Переоценка товаров производится на основании распоряжения Правительства или ВСО. Для этого в аптеке создается комиссия, которой снимаются остатки переоцениваемых ценностей. Переоценка оформляется актом, который составляется в 2-х экземплярах. Разница между ценами отражается в расходной части "Товарного отчета» аптеки, что подтверждается экземпляром акта переоценки.

Затем в отчете выводится остаток на конец отчетного периода по формуле товарного баланса.

Остаток на конец отчетного периода указывается также цифрами и прописью. Товарный отчет подписывают материально-ответственные лица и лицо, составившее отчет. К отчету также прикладывается «Справка–расчет количества отпущенных лекарственных средств» (ф. 18-АП).

 

47. Заполнение раздела месячного отчета аптеки "Движение основных средств, материалов, тары и других товарно-материальных ценностей".

В данном разделе отражается движение основных средств, вспомогательных материалов, топлива, строительных материалов, инвентаря и хозяйственных принадлежностей, специальной одежды, тары. В таблице выводится остаток на начало отчетного периода (переносится как остаток на конец предыдущего отчетного периода), указывается поступление, выбытие товарно-материальных ценностей, рассчитывается остаток на конец отчетного периода.

Первичными учетными документами, отражающими движение основных средств, являются:

- «Акт о приеме-передаче объекта основных средств» (ф. ОС-1)

- «Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств» (ф. ОС-1а)

- «Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств») (ф. ОС-4)

- «Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств») (ф. ОС-4)

- «Инвентарная карточка учета объекта основных средств» (ф. ОС-6)

- «Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств» (ф. ОС-6а)

- «Инвентарная книга учета объектов основных средств» (ф. ОС-6б) и др.

Отчет подписывают материально-ответственные лица и лицо, составившее отчет.

 

48. Заполнение раздела месячного отчета аптеки "Оборотная ведомость по расчетам с покупателями по безналичному расчету".

Назначение данной таблицы - показать взаиморасчеты аптеки с ОЗ, хозяйственными организациями другими покупателями по безналичному расчету. Основанием для заполнения таблицы являются: «Журнал учета продаж по безналичному расчету» (ф. 10-АП), «Реестр выписанных накладных на продажу товаров по безналичному расчету покупателям». В таблице указывается долг в пользу аптеки (дебетовый) или долг за аптекой (кредитовый) на начало месяца, обороты за месяц (сколько перечислено денежных средств и на какую сумму отпущено товара) и выводится остаток на конец месяца (дебетовый или кредитовый).