Лекция: учет денежных средств и расчетных операций

ЛЕКЦИЯ: УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ И РАСЧЕТНЫХ ОПЕРАЦИЙ

ПЛАН

1. Денежные средства. Формы денежного обращения.

2. Задачи учета денежных средств.

3. Порядок использования кассовых суммирующих аппаратов и специальных компьютерных систем для приема наличных денежных средств

4. Порядок ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами.

5. Обязанности и порядок работы кассира.

6. Учет приходных и расходных кассовых операций в аптеке.

7. Порядок ведения кассовой книги.

8. Учет операций по расчетному и валютному счетам.

9. Инвентаризация наличных денежных средств, ценных бумаг, бланков строгой отчетности и контроль за соблюдением порядка ведения кассовых операций

 

Денежные средства. Формы денежного обращения

Организация любого вида деятельности требует наличия как материальных ресурсов, так и денежных средств.

Денежные средства – суммы наличных денежных средств в кассе организации, на расчетном, валютном и специальном счетах в банке, а также переводы в пути и денежные документы.

В структуре хозяйственных средств аптеки по видам и размещению денежные средства относятся к оборотным активам и могут быть нормируемые (денежные средства в кассе) и ненормируемые (денежные средства на счетах в банке).

Существует 2 формы денежного оборота: безналичный расчет и наличный расчет.

Безналичный расчет представляет перечисление денежных средств со счета плательщика на счет получателя. Посредником в этих расчетах является банк.

Наличный расчет – движение наличных денег по кассе при оплате товаров, услуг и осуществлении других платежей.

Способ расчетов зависит от статуса участвующих в расчетах лиц (плательщика и получателя денежных средств).

Расчеты между юридическими лицами, а также с участием предпринимателей осуществляются в безналичном порядке. В случаях, предусмотренных законодательством, расчеты между юридическими лицами, а также с участием предпринимателей, могут производиться наличными денежными средствами только с разрешения обслуживающего их банка в размере не более 50 базовых величин в месяц. В ряде случаев законодательство допускает расчеты между юридическими лицами, предпринимателями наличными в размере, превышающем 50 базовых величин в месяц.

Оплата товаров производится в форме наличного или безналичного расчета в установленном порядке.

 

Задачи учета денежных средств

Основными задачами учета денежных средств являются:

- оперативный, повседневный контроль за сохранностью и правильным использованием денежных средств;

- строгое соблюдение установленных правил ведения кассовых операций и операций по безналичным расчетам;

- соблюдение лимита денежных средств в кассе аптеки;

- своевременное и правильное оформление движения денежных средств в документах и регистрах бухгалтерского учета;

- проведение инвентаризации денежных средств и расчетов.

 

КНИГА КАССИРА

Кассовое оборудование № ___________________________

(указывается заводской номер)

 

Дата

Получено наличных денежных средств перед началом работы авансом для расходных операций

Показания нарастающего оборота

Номер суточного (сменного) отчета (Z-отчета)

Сумма выручки за день (смену) (гр. 5 – гр. 3), рублей

Возвращено сумм наличных денежных средств покупателям (потребителям), рублей

Сумма ошибочно сформированных платежных документов согласно реестру, рублей

Сдано в кассу (банк), рублей

Остаток денежных средств на конец дня (смены), рублей

Подпись кассира

на начало рабочего дня (смены)

на конец рабочего дня (смены)

всего

в том числе

сумма, рублей

подпись кассира

наличными денежными средствами

получено при расчетах с использованием банковских пластиковых карточек

 

Наличие книги кассира должно быть обеспечено в месте установки кассового оборудования.

Книга кассира предназначена для ежедневной контрольной записи показаний денежных оборотов, регистрируемых кассовым оборудованием, и должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями руководителя юридического лица и лица, осуществляющего руководство бухгалтерским учетом, а также печатью юридического лица либо подписью индивидуального предпринимателя.

Записи в книге кассира осуществляются:

ежедневно в хронологическом порядке перьевой или шариковой ручкой, без помарок на основании показаний кассового оборудования и подтверждающих документов.

В начале рабочего дня (смены) производится запись даты, показаний нарастающего оборота кассового оборудования на начало рабочего дня (смены) и суммы наличных денежных средств, полученных кассиром перед началом работы для расходных операций. По окончании рабочего дня (смены) заполняются остальные реквизиты, предусмотренные в форме книги кассира.

Внесение в книгу кассира исправлений осуществляется путем зачеркивания ошибочных записей и надписи правильных, которые заверяются подписями лица, уполномоченного юридическим лицом и (или) индивидуальным предпринимателем.

Допускается ведение книги кассира с помощью программно-технических средств при условии обеспечения заполнения всех реквизитов, предусмотренных в форме книги кассира. При этом листы книги кассира формируются в виде выходной формы "Вкладной лист книги кассира". В последней выходной форме "Вкладной лист книги кассира" за каждый месяц должно быть напечатано общее количество листов книги кассира за каждый месяц, а в последней такой форме за календарный год - общее количество листов книги кассира за год. Нумерация листов книги кассира в выходных формах осуществляется в порядке возрастания с начала года. Выходные формы "Вкладной лист книги кассира" брошюруются в хронологическом порядке в течение года. По окончании календарного года (или по мере необходимости) общее количество листов за год заверяется подписями руководителя юридического лица и лица, осуществляющего руководство бухгалтерским учетом, а также печатью юридического лица либо подписью индивидуального предпринимателя.

Кассовое оборудование должно быть установлено в местах, доступных для визуального просмотра покупателем (потребителем) информации индикатора потребителя кассового оборудования (при его наличии), отображающего сумму денежных средств, проведенную по кассовому оборудованию. Кассовое оборудование, не имеющее индикатора потребителя, устанавливается таким образом, чтобы обеспечивался визуальный просмотр самого кассового оборудования. Непосредственно место установки кассового оборудования определяется юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, его использующим.

Кассир обязан проводить суммы принятых наличных денежных средств через кассовое оборудование. В подтверждение принятия указанных сумм он обязан выдать покупателю (потребителю) платежный документ, подтверждающий оплату товара, выполнение работы, оказание услуги, а также поместить полученные от покупателя наличные денежные средства в ящик для денег кассового оборудования (при его наличии) или иное место аналогичного назначения.

По окончании рабочего дня (смены) кассир обязан вывести в соответствии с эксплуатационной документацией на кассовое оборудование: контрольную ленту - для кассового оборудования с электронным журналом, когда контрольная лента формируется в едином рабочем цикле с чековой лентой при регистрации кассовой операции, но оформляется раздельно; суточный (сменный) отчет (Z-отчет).

В случае ошибок, допущенных кассиром при вводе суммы денежных средств в сформированном платежном документе, использование (погашение) в течение рабочего дня (смены) этого платежного документа запрещается. В конце рабочего дня (смены) составляется реестр ошибочно сформированных платежных документов кассового оборудования по форме:

_____________________________________________________________

(учетный номер плательщика и наименование юридического лица, фамилия,

собственное имя, отчество индивидуального предпринимателя)

РЕЕСТР
ошибочно сформированных платежных документов кассового оборудования

Кассовое оборудование № __________________________

(указывается заводской номер)

 

«__» ___________ 20__ г.

 

Реестр составлен комиссией в составе:

заведующий секцией, отделом (при наличии) __________________________________

(фамилия, инициалы)

кассир ___________________________________________________________________

(фамилия, инициалы)

 

Номер платежного документа	Название отдела (при наличии)	Сумма платежного документа, рублей	Причина неиспользования платежного документа

 

Всего на сумму ____________________________________________________ рублей.

4. (сумма прописью)

Перечисленные платежные документы погашены и прилагаются к настоящему реестру.

 

К реестру прилагаются ошибочно сформированные платежные документы.

Контрольные ленты, суточные (сменные) отчеты (Z-отчеты) хранятся в течение 12 месяцев со дня их формирования.

В случае обнаружения неисправности кассового оборудования или повреждения средства контроля, установленного на нем, юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны прекратить прием наличных денежных средств и (или) банковских пластиковых карточек с его использованием.

Кассир обязан оформить окончание работы. При невозможности снятия суточного (сменного) отчета (Z-отчета) производится запись в книге кассира о неисправности кассового оборудования и сумме денежных средств, принятых с применением этого кассового оборудования за данный рабочий день (смену) до обнаружения его неисправности.

На период ремонта кассового оборудования при невозможности его замены на исправное кассовое оборудование или при временном отсутствии электроэнергии юридические лица и индивидуальные предприниматели осуществляют прием наличных денежных средств при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг с оформлением каждому покупателю (потребителю) документа с определенной степенью защиты, информация об изготовлении и реализации бланка которого включена в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции.

Запрещается использование юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями кассового оборудования:

- модели (модификации) которого не включены в Государственный реестр либо исключены из него;

- по истечении 6 лет с даты первой регистрации кассового оборудования в налоговом органе по месту постановки на учет юридического лица или индивидуального предпринимателя;

- не зарегистрированного в налоговом органе по месту постановки юридического лица и индивидуального предпринимателя на учет;

- модели (модификации) которого используются не в соответствии со сферой применения, указанной в Государственном реестре;

- без заполнения книги кассира;

- без средств контроля либо с поврежденными средствами контроля;

- без заключения договора на его техническое обслуживание и ремонт (за исключением специальных компьютерных систем);

- не соответствующего технической документации и эталонному образцу модели (модификации) кассового оборудования, включенной в Государственный реестр, по акту (заключению) юридического лица, определенного Государственным комитетом по стандартизации, о результатах технического освидетельствования кассового оборудования;

- не в фискальном режиме либо не обеспечивающего наличие на платежном документе информации, предусмотренной государственными стандартами Республики Беларусь.

Запрещается хранить в ящике для денег кассового оборудования или ином месте аналогичного назначения наличные денежные средства, не учтенные через кассовое оборудование, кроме полученных перед началом работы для расходных операций и указанных в книге кассира.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели вправе принимать наличные денежные средства при осуществлении розничной торговли лекарственными средствами, медицинской техникой, изделиями медицинского назначения и другими товарами аптечного ассортимента медицинскими работниками фельдшерско-акушерских пунктов;

В случае возврата покупателю наличных денежных средств, принятых с использованием кассы или системы, составляется акт о возврате наличных денежных средств покупателю по установленной форме, к которому прилагаются возвращенные покупателем чеки.

_________________________________________

(УНП и наименование юридического лица, фамилия,

имя, отчество индивидуального предпринимателя)

 

АКТ

о возврате наличных денежных средств покупателю (потребителю)

 

Кассовый суммирующий аппарат, специальная компьютерная система,

билетопечатающая машина, таксометр № _____________________________

(указывается заводской номер)

"__" _________ 200_ г.

 

Акт составлен комиссией в составе:

руководитель (индивидуальный предприниматель) ________________

заведующий секцией, отделом (при наличии) ________________

кассир, иное уполномоченное лицо ______________

 

№ п/п	Номер чека	Название отдела (при наличии)	Номер бригады (при наличии)	Сумма чека (руб.)

 

Всего на сумму _______________________________________ руб.

(сумма прописью)

 

Возвращенные покупателями (потребителями) чеки погашены и

прилагаются к акту.

 

Приложение: ________________________________________________________

 

Руководитель (индивидуальный предприниматель) ________________

(подпись)

Заведующий секцией, отделом (при наличии) ________________

(подпись)

Сдача выручки в банк.

Если в аптеку поступает много денег от реализации товаров, тогда можно с банком заключить договор на инкассацию выручки. При сдаче выручки работник аптеки должен потребовать от инкассатора удостоверение личности, доверенность банка на право инкассации выручки, явочную карточку данной аптеки, порожнюю сумку с номером, закрепленным за аптекой. Инкассаторы банка выручку забирают в установленное время каждый день и принимают ее от кассира аптеки в инкассаторской опломбированной сумке. Кассир аптеки заполняет препроводительную ведомость в трех экземплярах. Первый экземпляр – препроводительная ведомость – кладется в опломбированную сумку, второй – накладная – вручается инкассатору вместе с сумкой, третий – копия препроводительной ведомости – остается в аптеке, на ней инкассатор расписывается и ставит штамп банка.

При сдаче выручки в объединенную кассу аптек оформляют приходный кассовый ордер (ф. № КО-1).

Сдача выручки через отделения связи оформляется квитанцией. В квитанции, кроме суммы перечисляемых денег, указывается сумма услуги за пересылку.

 

Выплаты заработной платы.

Выдача наличных денег на зарплату производится в аптеке по расчетно-платежной ведомости в течение трех дней. Платежная ведомость выписывается либо оформляется с помощью технических средств с указанием по итогу суммы наличных денег цифрами и прописью.

В графе напротив фамилии, собственного имени, отчества (при его наличии) получателя средств цифрами проставляется сумма причитающихся к получению наличных денег.

Выдачу наличных денег кассир производит только лицу, указанному в платежной ведомости, либо лицу, указанному в доверенности, при предъявлении документов, удостоверяющих личность. В этом случае в платежной ведомости перед подписью получателя наличных денег кассир делает запись: "По доверенности", а сама доверенность прилагается к платежной ведомости. При выдаче наличных денег по платежной ведомости получатели предъявляют документы, удостоверяющие или подтверждающие их личность, и расписываются за получение денег в соответствующей графе платежной ведомости. По истечении 3 дней ведомость закрывается, кассир указывает сумму выданных и не выданных денег и скрепляет это своей подписью. На выданную заработную плату выписывается один общий расходный кассовый ордер, а на не выданную заработную плату кассир в ведомости против лица, не получившего деньги, ставит штамп или делает от руки пометку «депонировано» и составляет реестр депонированных сумм. Депонированные суммы сдаются в обслуживающий банк. На сумму сдаваемых наличных денег составляется один общий расходный кассовый ордер.

С разрешения банка выплата заработной платы может производиться аптекой из выручки.

3. Расход наличных денег за закупленное растительное сырье. Выдача наличных денег сдатчикам лекарственного растительного сырья производится по заготовительным документам («Ведомость на закупку дикорастущих растений и (или) их частей у граждан») с последующим составлением по окончании рабочего дня общего расходного кассового ордера на все выданные за день суммы по заготовительным документам.

 

4. Расход наличных денег за закупленную у населения аптечную посуду, бывшую в употреблении.

Принятая по закупочным ценам приемщиком у населения посуда, бывшая в употреблении, подлежит оплате из кассы аптеки наличными деньгами, полученными приемщиком из кассы аптеки под отчет по расходному кассовому ордеру. Принятая посуда дополнительно учитывается в «Ведомости покупки стеклянной посуды, бывшей в употреблении» (ф. № АП-8). Расходование наличных денежных средств на покупку у населения аптечной посуды, бывшей в употреблении, и суммы расходования также устанавливаются решением банка.

Ведомость оформляется в 2-х экземплярах. В конце смены (рабочего дня) первый экземпляр ведомости вместе с отсортированной по емкостям и принятой посудой передается материально-ответственному лицу, второй – остается у приемщика посуды.

 

5. Выдача денег под отчет.

Под отчет наличные деньги из кассы аптеки могут выдаваться на расходы, связанные со служебными командировками, на приобретение канцелярских товаров из торговой сети и другие. Порядок выдачи наличных денег под отчет на предстоящие расходы заключается, как правило, в предварительном обеспечении работников авансом на предстоящие расходы. Разовые выдачи наличных денег отдельным лицам производятся по расходным кассовым ордерам формы КО-2.

В авансовую сумму расходов, выданную работнику на служебную командировку, входят: суточные, оплата жилья и проезд.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, производится при условии полного отчета по ранее полученным на эти цели суммам.

Лица, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

Израсходованные денежные средства, выданные из кассы аптеки под отчет на приобретение товаров из торговых учреждений, должны быть подтверждены чеком. Неиспользованные денежные средства должны быть возвращены в кассу аптеки по приходному кассовому ордеру (ф. № КО-1).

ЛЕКЦИЯ: УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ И РАСЧЕТНЫХ ОПЕРАЦИЙ

ПЛАН

1. Денежные средства. Формы денежного обращения.

2. Задачи учета денежных средств.

3. Порядок использования кассовых суммирующих аппаратов и специальных компьютерных систем для приема наличных денежных средств

4. Порядок ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами.

5. Обязанности и порядок работы кассира.

6. Учет приходных и расходных кассовых операций в аптеке.

7. Порядок ведения кассовой книги.

8. Учет операций по расчетному и валютному счетам.

9. Инвентаризация наличных денежных средств, ценных бумаг, бланков строгой отчетности и контроль за соблюдением порядка ведения кассовых операций