Порядок ведения кассовой книги и хранения наличных денег

 

Юридические лица отражают все поступления и выдачи наличных денег в кассовой книге по установленной форме.

Основанием для записей в кассовую книгуявляются оформленные в соответствии с законодательством приходные и расходные кассовые ордера, а также документы, указанные в частях второй и третьей настоящего пункта.

Для юридических лиц, применяющих упрощенную систему налогообложения в соответствии с законодательством и ведущих учет в книге учета доходов и расходов,при получении наличных денег в обслуживающих банках основанием для осуществления записей в кассовую книгу по усмотрению руководителя юридического лицаили лица, им уполномоченного, являются приходные кассовые ордера либо корешки чеков из чековых книжек для получения наличных денег.

Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью юридического лица. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей. Неотрывная часть листа (с горизонтальной линовкой) как первый экземпляр остается в кассовой книге. Отрывная часть листа (без горизонтальной линовки) является вторым экземпляром и заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира.

Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и незаверенные исправления в кассовой книге не допускаются. Исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

На каждом листе кассовой книги проставляются дата и остаток наличных денег в кассе за предыдущий день (период).

Учинение записей в кассовой книге начинается на лицевой стороне неотрывной части листа после строки ”Остаток на начало дня“.

Предварительно лист необходимо согнуть пополам по линии отреза так, чтобы отрывная часть была подложена под неотрывную часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после строки ”Итого по странице“ отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальным линиям оборотной стороны неотрывной части листа.

Учинение записей в кассовую книгу осуществляется кассиром сразу после получения или выдачи наличных денег отдельно по каждому ордеру.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег по кассе на конец дня и передает в бухгалтерскую службу в качестве отчета кассира второй отрывной экземпляр листа кассовой книги с приложенными приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Режим рабочего времени определяется правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности) в соответствии со статьей 123 Трудового кодекса Республики Беларусь.

Бланк отчета кассира до конца операций за день не отрывается.

В строке ”в том числе на оплату труда“ указывается сумма остатка наличных денег, не выплаченных по платежной ведомости на оплату труда.

Записи в кассовой книге ведутся до полного использования листов кассовой книги.

Ведение кассовой книгидопускается с помощью программно-технических средств при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов и выведения остатка наличных денег на начало и конец рабочего дня. При этом листы кассовой книги формируются в виде выходной формы ”Вкладной лист кассовой книги“. Одновременно с ней формируется выходная форма ”Отчет кассира“. Названные выходные формы должны составляться на конец рабочего дня и иметь одинаковое содержание.

В последней выходной форме ”Вкладной лист кассовой книги“ за каждый месяц должно быть автоматически напечатано общее количество листов кассовой книгиза каждый месяц, а в последней за календарный год – общее количество листов кассовой книгиза год.

Кассир после получения выходных форм ”Вкладной лист кассовой книги“ и ”Отчет кассира“ обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами и другими приходными и расходными документами в бухгалтерскую службупод расписку во вкладном листекассовой книги.

Нумерация листов кассовой книгив этих выходных формах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

Выходные формы ”Вкладной лист кассовой книги“ брошюруются в хронологическом порядке в течение года и хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера юридического лица и печатью юридического лица.

9. Инвентаризация наличных денежных средств, ценных бумаг, бланков строгой отчетности и контроль за соблюдением порядка ведения кассовых операций

 

В сроки, установленные руководителем юридического лица, подразделения, но не реже одного раза в квартал проводится внезапная инвентаризация кассы с полным полистным (поштучным) пересчетом наличных денежных средств, ценных бумаг, бланков строгой отчетности, находящихся в кассе.

Общие правила проведения инвентаризации и примерные формы актов инвентаризации наличных денежных средств, ценных бумаг и бланков строгой отчетности приведены в Инструкции по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30 ноября 2007 г. № 180.

Уполномоченные государственные органы в пределах своей компетенции осуществляют проверки соблюдения юридическими лицами, подразделениями, индивидуальными предпринимателями, частными нотариусами порядка ведения кассовых операций, порядка расчетов наличными деньгами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь.

При проведении проверок рассматриваются следующие вопросы:

- полнота оприходования наличных денег, полученных из кассы обслуживающего банка, и полнота их сдачи в обслуживающий банк;

- соответствие записей в кассовой книге данным обслуживающего банка (по суммам, полученным из кассы обслуживающего банка и сданным в кассу обслуживающего банка), и в случае расхождения между данными обслуживающего банка и записями в кассовой книге выясняются причины этих расхождений;

- соблюдение согласованного порядка и сроков сдачи выручки в обслуживающий банк, уточняется сумма наличных денег, поступивших в кассу юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса за проверяемый период, и сопоставляется с суммой наличных денег, сданных в обслуживающий банк;

- соответствие суммы и даты сдачи наличных денег в обслуживающий банк с соответствующими записями в кассовой книге, и при обнаружении расхождений между данными обслуживающего банка и записями в кассовой книге выявляются причины создавшегося положения;

- расходование по целевому назначению наличных денег, полученных из кассы обслуживающего банка;

- соблюдение согласованных с обслуживающим банком условий расходования на месте поступающих в кассу юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя наличных денег;

- соблюдение установленного предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями;

- соблюдение юридическим лицом, подразделением установленного обслуживающим банком лимита остатка кассы на каждый день проверяемого периода и определение сверхлимитных остатков по каждому дню, когда имело место превышение лимита остатка кассы;

- соблюдение установленного порядка оформления операций по приему и выдаче наличных денег, ведение форм первичной учетной документации по кассовым операциям (приходные и расходные кассовые ордера, журналы регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях, кассовая книга, книга учета принятых и выданных кассиром наличных денег);

- соблюдение порядка выдачи наличных денег под отчет, сроков составления отчетов об израсходованных суммах (наличные деньги, банковские пластиковые карточки) и сроков возврата неизрасходованных сумм;

- соблюдение порядка проведения инвентаризаций наличных денежных средств, ценных бумаг, бланков строгой отчетности юридического лица, подразделения;

- устранение недостатков, выявленных предыдущими проверками.