Порядок учета денежных средств в кассе и ведение кассовых операций

В процессе хозяйственной деятельности организации постоянно ведут взаимные денежные расчёты. Использование наличных денег при расчётах регламентируется Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ, Порядком ведения кассовых операций в РФ, утверждённых Центральным банком РФ. Эти документы предусматривают создание специального помещения кассы, ведение кассовых документов, порядок приёма, хранения и выдачи денег.

Наличные денежные средства, поступающие в кассы организации, подлежат сдаче в банк. Порядок и сроки сдачи денег устанавливаются банками по согласованию с руководителем предприятия. Большинство организаций сдают наличные ежедневно, оставляя в кассе сумму, не больше лимита, установленного банком по согласованию с руководством. Лимит может быть превышен в дни выдачи зарплаты, стипендий, социальных пособий (но не более 3-х рабочих дней). Также могут задерживать сдачу денег в банк те организации, которые работают круглосуточно и в вечернее время при отсутствии инкассации, а также организации, где нет учреждений коммерческих банков.

Предприятие может расходовать средства, полученные в банках, на цели, на которые их получили. Денежную выручку, поступающую в кассу также можно расходовать на цели, названные в нормативных документах (на хознужды, на командировочные расходы, на оплату труда, выплату пособий и проч.).

Основным нормативным документом, непосредственно регулирующим ведение операций по кассе, является «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации». В соответствии с этим документом, в организации должна быть должность кассира, который является материально-ответственным лицом. Кроме того, для обеспечения кассовой дисциплины предприятие должно иметь помещение кассы с сейфом для хранения денег. Хранение других ценностей в кассе, не принадлежащих предприятию, запрещается. В кассе могут храниться денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, оплаченные авиабилеты, путевки в дома отдыха и санатории, проездные билеты). Эти документы учитываются на 3 субсчете, открываемом к счету 50 по фактической себестоимости их приобретения.

Ведение кассовых операций возложено на кассира. Все кассовые операции должны оформляться унифицированными формами первичной документации. Приход и выдача денег производится на основании приходных и расходных кассовых ордеров формы № КО – 1 и КО – 2 соответственно. Любое движение средств в кассе фиксируется в кассовой книге формы № КО – 4 и журнале регистраций приходных и расходных кассовых ордеров формы № КО – 3. Источники поступления и направления выбытия средств разнообразны. Синтетический учёт ведётся на счёте 50 «Касса».

Поступление денежных средств в кассу отражается по дебету счёта 50, а по кредиту отражаются источники их поступления. При выбытии денежных средств счёт 50 кредитуется, а по дебету фиксируется направление выбытия.

Синтетический учёт денежных средств в кассе:

1. Поступление денежных средств

1.1. Получение наличных из банка Д 50 К 51

1.2. Получение выручки наличными Д 50 К 62

1.3. Возврат аванса, выданного ранее поставщикам Д 50 К 60

1.4. Погашение задолженности учредителей Д 50 К 75

1.5. Поступление кредитов или займов Д 50 К 66

1.6. Поступление целевых средств Д 50 К 86

1.7. Оприходование наличных при инвентаризации Д 50 К 91

2. Выбытие денежных средств

2.1. Выдача заработной платы Д 70 К 50

2.2. Сдача выручки на расчётный счёт Д 51 К 50

2.3. Выдача сумм в подотчёт Д 71 К 50

2.4. Расчёты наличными из кассы за материалы Д 60 К 50

2.5. Выплата дивидендов Д 75 К 50

2.6. Выдача депонированной заработной платы Д 76 К 50

2.7. Возврат ссуд Д 66 К 50

2.8. Недостачи денег в кассе, выявленные при инвентаризации Д 94 К 50.

 

Выдача денег производится на основании разрешения руководителя при наличии документа, удостоверяющего личность. При этом существует предельный размер расчетов наличными из кассы предприятия с юридическими лицами (в настоящее время - 60000). Выдача денег оформляется расходным кассовым ордером и производится в день составления этого ордера. На нём должны быть подписи руководителя, главного бухгалтера и кассира, после исполнения операции ставится штамп «оплачено».

В приходном и расходном кассовых ордерах обязательно указывается основание получения или выдачи денег и приложения, т.е. первичные документы, на основании которых проводится операция.

Приходные расходные кассовые ордера нумеруются, начиная с номера один с начала отчётного года каждый. Нумерация сквозная.

Заполнение приходного кассового ордера производится следующим образом:

1.Указывается наименование организации.

2.Проставляется номер документа и дата поступления денег.

3.Указывается корреспонденция (при необходимости проставляется номер субсчёта или шифр аналитического учёта).

4.Сумма в приходном кассовом ордере указывается числом и прописью (с большой буквы от начала строки).

5.В строке «Принято от» указывается Ф. И. О. физического лица или название юридического лица.

6.В строке «Основание» указывается источник поступления наличных в кассу. Основанием приходного кассового ордера может быть вклад в уставный капитал, выручка от реализации, заём от физического лица, спонсорский взнос, наличные из банка и др.

7.В строке «Приложение» перечисляются первичные документы, оформляющие хозяйственную операцию, на основании которых составляются кассовые документы. Приложением приходного кассового ордера может быть накладная № _ от ….; счёт-фактура; заявление работника; выписка из собрания учредителей от …; выписка банка; распоряжение руководителя; банковский чек № _ от… и др.

После исполнения операции на квитанции ставится штамп «Получено» или печать предприятия, на документах, прилагаемых к приходному кассовому ордеру, - «Погашено».

Заполнение расходного кассового ордера производится аналогично. Выдача должна производиться только с разрешения руководителя и главного бухгалтера, поэтому на расходном кассовом ордере должны стоять их визы. На исполненном расходном кассовом ордере ставится штамп «Оплачено».

Основанием расходного кассового ордера может быть выручка для сдачи в банк, суммы, выданные в подотчёт, на хозяйственные расходы, за аренду, заработная плата за ---- и др., т.е. указывается целевое назначение выдачи.

Приложением расходного кассового ордера может быть квитанция банка № _ от …, служебная записка, приказ № - от…, расчётная ведомость №, доверенность, заявление работника и др., т.е. документы, на основании которых выполняется операция.

Выдача заработной платы и стипендий оформляется расчётно-платёжной ведомостью и одним расходным кассовым ордером на всю сумму ведомости. Напротив фамилий лиц, не получивших заработную плату, кассир ставит штамп «депонировано».

Все операции по поступлению и расходованию денег кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть прошнурована, пронумерована и опечатана печатью организации. Заполняется шариковой ручкой через копировальную бумагу. В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день и выводит остаток денежных средств на следующее число. Расчёт осуществляется следующим образом: остаток на начало дня + приход – расход. Второй отрывной лист прикладывается к приходным и расходным кассовым ордерам и передаётся в бухгалтерию. Возможна автоматизированная форма ведения кассовых операций.

Контроль за ведением кассовых операций осуществляет главный бухгалтер. Не реже одного раза в два года ведение кассовых операций проверяется банками. За несоблюдение условий работы с денежными средствами предусмотрены штрафные санкции.

Инвентаризация кассы проводится внезапно в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров. В ходе инвентаризации производят полный полистный пересчет денежной наличности, ценных бумаг, денежных документов. По результатам инвентаризации составляется акт в двух экземплярах, который подписывают все члены комиссии. При недостаче или излишке денег указывается их сумма и обстоятельства возникновения. Выявленные излишки приходуются на счет 91»Прочие доходы и расходы», недостачи – на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В случае выявления виновных недостачи суммы с 94 счета переносят на счет виновника – 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Аналитический учёт денежных средств ведётся в Журнале-ордере №1 и Ведомости №1. В журнале-ордере записываются обороты по расходованию денежных средств: по горизонтали – списание денег на определённую дату, по вертикали – суммы, перечисленные на каждый корреспондирующийся счёт. На пересечении получится итоговый оборот по кредиту счёта 50. В Ведомости №1 отражаются все приходуемые суммы. Порядок заполнения аналогичен. На пересечении отражается оборот по дебету счёта 50. Кроме того, в ведомости фиксируются сальдо на начало и на конец месяца. Сальдо на конец месяца должно совпадать с остатком в кассовой книге на последний день месяца. Сальдо на конец месяца = сальдо на начало периода + оборот по дебету из Ведомости – оборот по кредиту из Журнала-ордера.

Сдача наличных в банк оформляется объявлением на взнос наличными.