Тема № 1 учет денежных средств и расчетов с подотчетными лицами

1. Задачи учета денежных и расчетных операций

2. Учет кассовых операций

2.1 Организация кассы

2.2 Первичные кассовые документы

2.3 Кассовая книга

2.4 Обработка кассовых документов в бухгалтерии

2.5 Характеристика счета “Касса”

3. Учет операций на расчетном счете

3.1 Открытие расчетного счета

3.2 Чековая книжка

3.3 Документальное оформление операций на расчетном счете

3.4 “Выписка из расчетного счета”

3.5 Характеристика счета “Расчетный счет”

4. Учет расчетов с подотчетными лицами

 

ЗАДАЧИ УЧЕТА ДЕНЕЖНЫХ И РАСЧЕТНЫХ ОПЕРАЦИЙ

 

Кассовые операции занимают одно из центральных мест в хозяйственной деятельности организации. В процессе материально-технического снабжения, производства и реализации продукции предприятия вступают в расчетные взаимоотношения друг с другом, с бюджетными и кредитными организациями, внебюджетными фондами, физическими лицами. Основная часть расчетных взаимоотношений происходит через банки в безналичной форме.

Меньшая часть расчетных взаимоотношений осуществляется в наличной форме. Потреб­ность в наличных денежных средствах возникает посто­янно и связана с выплатой заработной платы, пособий, средств на командировочные и хозяйственные расходы, оплату услуг наличными и т. п. В кассу ежедневно могут поступать платежи наличными за услу­ги, в погашение долга работниками, поступления с рас­четного счета или от заказчиков и др.

Для хранения, поступления и выдачи денежных средств наличными организация создает специальный обособленный участок бухгалтерии - кассу. Ее возглавля­ет кассир - материально ответственное лицо, с которым заключается договор о полной материальной ответствен­ности (см. Приложение № 1).

По приказам руководителя и главного бухгалтера ор­ганизации кассир выполняет операции по движению де­нежной наличности.

Перед бухгалтерским учетом в области учета денежных средств и расчетов с подотчетными лицами стоят следующие основные задачи:

1. Полный и своевременный учет денежных операций;

2. Контроль за наличием и сохранностью денежных средств в кассе, на расчетных счетах в банках;

3. Контроль за соблюдением расчетно-платежной дисциплины;

4. Своевременное отражение в документах движения денежных средств и расчетов с подотчетными лицами;

5. Проведение в установленные сроки ревизии кассы и проверки состояния расчетов.

 

УЧЕТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ

Организация кассы

Общий порядок организации денежного обращения в Российской Федерации регламентируется Банком России посредством Положения о правилах организации налич­ного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденного его приказом от 05.01.98 № 14-п. Кроме того, им же разработан Порядок ведения кас­совых операций в Российской Федерации (от 04.10.93, № 18), п. 1 которого гласит: "Предприятия, объединения, организации и учреждения независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков", а п. 5: "Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками по со­гласованию с руководителями предприятий. При необходи­мости лимиты остатков касс пересматриваются".

Сверх установленных норм наличные деньги могут храниться в кассе только в дни выплаты заработной пла­ты,,пособий и т.д. в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в банке.

Помещение кассы должно быть изолировано от других помещений, иметь двойные двери (обычные и решетку). Деньги должны храниться в сейфе. В помещение не допускаются посторонние лица. Не допускается хранение в кассе денежных средств и других ценностей, не принадлежащих предприятию.

Помимо денег с расчетного счета в кассу могут поступать суммы из других источников: выручка от покупателей за реализованную им продукцию, работы и услуги; от персонала за отпущенные им спецодежду, спецобувь, топливо, материалы, реализованную готовую продукцию; плата за содержание в принадлежащих предприятию детском саде, пансионате, базе отдыха, общежитии, жилых домах и т.д.

Для получения денег с расчетного счета в банке предприятие получает “Чековую книжку” (порядок ведения изложен в следующем вопросе лекции).

Первичные кассовые документы

Отдельно для организаций постановлением Госком­стата России от 18.08.98 № 88 утверждена унифициро­ванная (единая) форма кассовых документов. Касса принимает наличные деньги по “Приходным кас­совым ордерам”

(форма № КО-1), подписанным главным бухгалтером или уполномоченным лицом. При этом вносителю выдается квитанция к приходно­му кассовому ордеру за подписью главного бухгалтера и кассира, скрепленная печатью и штампом организации. При получении денежных средств в банке по чеку бухгал­тером также выписывается приходный кассовый ордер с регистрацией его номера и даты на оборотной стороне корешка чека, свидетельствующей о выполнении банком приказа организации. Выдача наличных денег производится по “Расходным кассовым ордерам ” или другим надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям, заявлениям на вы­дачу денег, счетам и др.), на которые ставится специальный штамп, имеющий реквизиты расходного кассового ордера (форма № КО-2). Документы на выдачу денег подписывают руководитель и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется разрешающая подпись руководителя организации, то его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна. Приходные и расходные кассовые ордера выписываются бухгалтером общего или финансового отдела или главным бухгалтером.

Заработная плата, пособия, премии выплачиваются кассиром по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном листе платежной ведомости должна быть сделана разрешительная надпись руководителя предприятия и главного бухгалтера; срок выдачи; общая сумма. По истечение трех дней выплаты кассир в платежной ведомости против фамилий лиц, не получивших деньги, делает запись “депонировано”, составляет реестр депонированных сумм, а на титуле ведомости указывает выплаченную и депонированную суммы, скрепляя эти данные своей подписью. Затем бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на общую выплаченную по платежной ведомости сумму. Никаких подчисток и ис­правлений в кассовых документах не допускается.

Деньги по кассовым ордерам принимаются и выда­ются только в день составления этих документов. При­ходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, вносящим или по­лучающим деньги. Они передаются в кассу лицом, выпи­савшим документ. При выдаче денежных средств по до­веренности они прилагаются к расходному кассовому ор­деру или ведомости на выдачу средств.

По мере выполнения кассовых операций кассир обя­зан подписать их и, кроме того, их и приложенные к ним документы погасить штампом или надписью "ОПЛАЧЕНО" или "ПОЛУЧЕНО" (число, месяц, год).

До передачи в кассу на исполнение кассовые доку­менты записываются бухгалтером в специальном “Журна­ле регистрации приходных и расходных кассовых ордеров” с указанием кодов причин и условий поступления и выдачи наличных денежных средств (см. Приложение).

 

Кассовая книга

Кассовая книга - это регистр аналитического учета, защищающий интересы как кассира, так и организации. Каждая организация может иметь только одну кассовую книгу. Листы в книге номеруются, прошнуровываются и опечатываются сургучной (обычно круглой) печатью организации. На последней странице книги делается надпись: "В настоящей книге всего пронумеровано __ листов" и проставляются подписи главного бухгал­тера и руководителя организации (см. Приложение № 5).

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры дол­жны быть отрывными, они служат отчетом кассира. Под­чистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются, исправления, сделанные корректурным способом, заверяются подписями кассира и главного бух­галтера. Разрешается ведение кассовой книги с исполь­зованием вычислительной техники; регистрация исполни­тельных кассовых документов в кассовую книгу произво­дится сразу после получения или выдачи денег.

В книгу вносятся данные об остатке денег в кассе на начало дня, перечень всех приходных и расходных операций с указанием документа и суммы, остаток денег в кассе на конец дня. По окончании дня кассир обязан подсчитать итоги операций за день, вывести остаток денег в кассе и передать в бух­галтерию отчет с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (на первом экземпляре).

Испорченные кассовые ордера заменяют новыми. Испорченный лист “Кассовой книги” ни в коем случае не выдергивается, а остается на своем месте, перечеркивается и заполняется новый.

Бухгалтеры и другие счетные работники, имеющие право подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассиров.

По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий и стипендий кассир обязан:

а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости про­тив фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: "Депонировано":

б) составить реестр депонированных сумм:

в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомо­сти сделать надпись о фактически выплаченных и подле­жащих депонированию суммах, сверить их с общим ито­гом платежной ведомости и скрепить надпись своей под­писью.

Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом. то на ведомости дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись)". Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается:

г) записать в кассовую книгу фактически выплачен­ную сумму и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер №...".

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделан­ных кассиром в платежных ведомостях, и подсчет выдан­ных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы сдаются в банк, и на их общую сумму составляет­ся один расходный кассовый ордер. Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их до­кументы должны быть заполнены четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки или исправления в этих документах не допускают­ся.

 

С целью создания условий для внезапного проведения ревизий кассы кассир обязан независимо от календарного периода сдачи в бухгалтерию отчета (за один, три, пять дней и т. д.) ежедневно подсчитывать обороты за день и остаток на конец дня в кассовой книге.