Обработка кассовых документов в бухгалтерии

Полученные бухгалтерией отчеты и документы обрабатываются, Каждая запись сравнивается с первичным документом, после чего проставляется шифр корреспондирующего счета. Кассовые документы ежедневно подбираются в отдельные пачки. Затем они передаются вместе с отчетами кассира для обработки. При ручной обработке информации и журнально-ордерной форме учета синтетический учет операций по Кассе ведется в “Журнале - ордере № 1”. Он ведется по Кредиту счета Касса в корреспонденции с дебетом разных счетов. Заполняется на основании данных отчетов “Кассовой книги” за месяц. Обороты по дебету счета Касса контролируются “Ведомостью № 1”, которая ведется по дебету счета Касса. При заполнении “Журнала- ордера № 1” и “Ведомости № 1” используется линейно-позиционный метод. Каждому кассовому отчету отводится одна строка, в которую вносят суммы в соответствующие графы счетов, корреспондирующих с кассой, после чего выводится в последней графе итоговая сумма. В конце месяца в “Журнале-ордере № 1” и “Ведомости № 1” выводится итог - остаток по счету Касса на коней месяца. Этот остаток ежемесячно вносится в “Главную книгу”.(см. Приложения №№ 6,7)

 

2.5 Характеристика счета “Касса”

Для учета кассовых операций применяется активный инвентарный счет 50 “Касса”. Начальный остаток на счете означает денежную наличность в кассе на начало месяца, конечный - то же на коней месяца. По Дебету счета в течение месяца отражаются суммы средств, поступающих в кассу в корреспонденции с соответствующими счетами. По Кредиту счета показывают суммы выданных из кассы денег.

В кассе организации могут храниться не только на­личные денежные средства, но и ценные бумаги, денеж­ные документы, являющиеся бланками строгой отчетно­сти. К денежным документам относятся путевки в дома отдыха и санатории, приобретенные за счет средств фон­да специального назначения, почтовые марки, марки гос­пошлины, единые и проездные билеты (трамвайные, троллейбусные, автобусные). Бланки строгой отчетности (трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов авто­транспорта и т. п.) учитываются на забалансовом сче­те 006 "Бланки строгой отчетности".

Дебет Счет 50 “КАССА” Кредит

 

Начальный остаток - остаток денег на начало месяца
К 51 «Расчетные счета»	на суммы, поступившие из кредитных учреждений	Выдана наличными заработная плата, премии	Д 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
К 71 «Расчеты с подотчетными лицами»	на возврат подотчетными лицами неиспользованных авансов	Выданы наличными пособия, пенсии	Д 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»
К 90 «Продажи»	на суммы выручки от продаж	Выдано наличными по исполнительным листам и депонированной заработной. плате	Д 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»
К 66 «Расчеты по краткосрочным займам и кредитам», 67 «Расчеты по долгосрочным займам и кредитам»	на суммы полученных долгосрочных и краткосрочных займов	Погашены займы наличными	Д 66 «Расчеты по краткосрочным займам и кредитам», 67 «Расчеты по долгосрочным займам и кредитам»
К 73/2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»	на суммы, удержаний из заработной платы виновников материального ущерба	Выдано под отчет на хозяйственные нужды и командировочные расходы	Д 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
К 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»	на суммы, поступившие от предприятий-дебиторов	Выдано дотаций и единовременных пособий по случаю рождения ребенка	Д 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»
К 73/1 «Расчеты по предоставленным займам»	взнос наличными в погашение задолженности сотрудников за товары, проданные в кредит	Сдан на расчетный счет сверхлимитный остаток денежных средств кассы	Д 51 «Расчетные счета»
К 75 «Расчеты с учредителями»	взнос учредителей и др.	Суммы недостач, выявленных при инвентаризации кассы и др.	Д 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Конечный остаток - остаток денег на конец месяца

 

УЧЕТ ОПЕРАЦИЙ НА РАСЧЕТНОМ СЧЕТЕ

 

Открытие расчетного счета

Для хранения временно свободных денежных средств и осуществления расчетных взаимоотношений каждое предприятие, состоящее на самостоятельном балансе и имеющее собственные оборотные средства, открывает в банке свой расчетный счет. Предприятие является полноправным владельцем счета. Оно распоряжается, в пределах строго установленных правил, средствами, находящимся на расчетном счете, то есть платежи и перечисления производятся с согласия владельца счета. Исключения составляют только принудительные списания с расчетного счета по решению суда, арбитража, просроченных платежей в бюджет и внебюджетные фонды.

Для открытия расчетного счета предприятие должно предоставить в банк:

1. Заявление об открытии счета;

2. Нотариально заверенную карточку с образцами печати и подписей;

3. Копию документа, подтверждающего законность образования предприятия;

4. Регистрацию в Пенсионном и других внебюджетных фондах.

 

Чековая книжка

Кассовые операции в первую очередь зависят от состояния расчетного счета организации, поскольку получить денежную наличность возможно лишь при наличии остат­ка на расчетном счете или оформив ссуду банка.

Право на получение денежных средств наличными оформляется организацией посредством выписки денеж­ного чека. Для получения денег с расчетного счета банк предоставляет владельцу счета “Чековую книжку”, Представитель предприятия получает деньги с расчетного счета по надлежащим образом оформленным чекам. В чеке не допускается никаких ошибок, подчисток и исправлений. Чек состоит их трех частей: непосредственно чека, корешка чека и контрольной марки. Собственно чек содержит информа­цию владельца расчетного счета: номер счета, дату чека, сумму, кому заплатить, подписи руководителя организа­ции и главного бухгалтера; контрольную марку. На обо­ротной стороне чека содержится информация о целевом назначении получаемых денежных средств, подпись полу­чателя, информация о документе, удостоверяющем лич­ность получателя, и банковские свидетельства об оплате чека. Эта часть чека остается в банке, а корешок - у ор­ганизации. Чек действителен в течение 10 дней с момен­та его выписки. Каждый чек имеет номер, который проставляется во всех трех его частях. Чек подписывается чекодателем и скрепляется печатью. Чек заполняется от руки. В нем проставляется сумма цифрами и прописью; дата выдачи; фамилия, имя и отчество лица, на которого выдан чек. Строчки заполняются с самого начала, в свободных местах до и после суммы проставляют прочерки. Одновременно с составлением чека заполняются реквизиты корешка чека, который остается в “Чековой книжке”. Расписку в получении чека чекополучатель ставит в корешке. Корешки чеков, а также испорченные чеки не выкидываются и хранятся не менее трех лет. Сам чек сдается в банк, обслуживающий предприятие, для получения денег. Лицу, сдающему чек, выдается контрольная марка, по которой он на следующий день получит в расходной кассе банка соответствующую сумму. Контрольная марка при этом изымается кассиром банка и приклеивается к чеку.

При закрытии счета в банке владелец “Чековой книжки” обязан вернуть оставшиеся неиспользованными чеки вместе с заявлением, содержащим номера этих чеков, обратно в банк.

 

3.3 Документальное оформление операций на расчетном счете

Если имеются излишки кассовой наличности, то сум­мы сверх установленного лимита кассы должны быть сданы на расчетный счет организации. Первичным доку­ментом при этом выступает “Объявление на взнос налич­ными”, состоящее из трех частей. По своему содержанию эти части несут одинаковую информацию. Клиент (организация) вписывает следующие данные: дату, от кого, банк получателя, получатель, расчетный счет получателя, сумму прописью и цифрами, назначение платежа и подпись вносителя денег. Банком заполняются: номер, подписи бухгалтера и кассира. На квитанции проставляется печать. Первая часть - объявление - остается в банке; вто­рая - квитанция - выдается на руки вносителю денег; третья - ордер - прилагается к документам, подтвержда­ющим записи банка по расчетному счету получателя, т. е. данные выписки из его расчетного счета. Квитанция служит основанием для выписки организацией кассового ордера.

Все операции на расчетном счете производятся на основании денежно-расчетных документов установленной формы. Основными расчетными документами, помимо чеков и “Объявлений на взнос наличными”, являются “Платежные поручения”, “Платежные требования”, “Инкассовые поручения”. “Платежные требования” выписываются поставщиком на имя покупателя или заказчика. В нем перечисляются отгруженные товары, выполненные работы или оказанные услуги. “Платежные поручения” выписываются предприятием при расчетах с бюджетными и внебюджетными фондами, с поставщиками и подрядчиками. В них указываются номер платежного документа, дата его выписки, наименование плательщика, наименование его банка, реквизиты его расчетного счета, наименование получателя, наименование его банка, реквизиты его расчетного счета, сумма прописью и цифрами, назначение платежа, подписи и печати. “Инкассовое поручение” обычно выписывают налоговые органы, органы страхования, суда, арбитража. Платежные поручения (требования) при выписке регистрируют хронологической записью в “Журнале регистрации платежных поручений /требований”.

 

3.4 “Выписка из расчетного счета”

В сроки, установленные в зависимости от объема операций на расчетном счете, банк выдает владельцу расчетного счет “Выписку из расчетного счета”. Это копия расчетного счета на определенную дату. К выписке прилагаются все первичные документы, которые подтверждают приведенные в выписке операции по приходу и расходу средств. В “Выписке из расчетного счета” указывается: номер расчетного счета; наименование предприятия; дата предыдущей выписки; дата выдачи данной выписки; начальный остаток средств на расчетном счете; номера приходных или расходных документов; суммы прихода и расхода по каждой операции; итого прихода и расхода за день за день; конечный остаток средств на расчетном счете.

В бухгалтерии полученные выписки обрабатывают. Обработка состоит в следующем:

1. Проверяется номер расчетного счета;

2. Сверяется начальный остаток данной выписки с конечным остатком предыдущей выписки (они должны совпасть);

3. Проверяются запаси по каждой операции по приходу и расходу путем сверки данных выписки с данными первичных документов, приложенных к ней;

4. Проверяется правильность выведенного конечного остатка;

5. Напротив каждой операции по приходу и расходу указывается бухгалтерская проводка;

6. Данные обработанной выписки заносятся на счета.

 

3.5 Характеристика счета “Расчетные счета”

Для учета движения средств на расчетном счете предприятия применяют активный инвентарный счет 51 “Расчетные счета”. Начальный остаток счета означает сумму денежных средств на расчетном счете предприятия на начало месяца, конечный - на конец месяца. По Дебету отражают суммы денежных средств, поступающих на расчетные счета организации от различных предприятий, учреждений и организаций. По Кредиту счета показывают суммы списаний с расчетного счета в пользу разных предприятий.

На основании выписок, поступивших за месяц, а также приложенных к ним расчетно-денежных документов, однородные операции группируются в “Журнале-ордере № 2”, который ведется по Кредиту счета 51 “Расчетные счета” и в “Ведомости № 2”, которая ведется по Дебету счета 51 “Расчетные счета”. Они ведутся линейно-позиционным способом, выделяя для каждой выписки банка отдельную строку. В конце месяца итоги “Журнала-ордера № 2” и “Ведомости № 2” заносятся в “Главную книгу”.