О порядке приема наличных денежных средств с использованием кассового оборудования

ООО

«Патио плюс»

Инструкция

О порядке приема наличных денежных средств с использованием кассового оборудования

и документальному оформлению операций

при продаже товаров (услуг) за наличный расчет

На торговых объектах

Год

Содержание:

Раздел 1

1.1 Порядок оформления поступления наличных денежных средств через КСА и (или) платежные терминалы на торговых объектах ООО «ПАТИО плюс»

Ошибки при работе с кассовым оборудованием

Раздел 2

Оформление Приходных кассовых ордеров

Раздел 3

Оформление Расходных кассовых ордеров

Раздел 4

Квитанция о приеме наличных денежных средств при продаже товаров

Раздел5

Возврат денежных средств покупателю

Раздел 6

Формирование кассовой книги

Раздел 7

Формирование кассовых документов, оформленных за день на торговом объекте

Передача в центральную бухгалтерию первичной документации согласно графика документооборота

Раздел 8

Меры ответственности

Приложение №1 Реестр ошибочно сформированных платежных документов кассового оборудования

Приложение №2 Акт о возврате наличных денежных средств покупателю

 

Приложение №3 Заявление от покупателя о возврате денежных средств

Приложение №4 Товарный чек

Приложение №5 Пример оформления книги кассира при неисправности КСА

Приложение №6 Пример оформления книги кассира за день

Приложение №7 Пример объяснительной записки

Раздел 1

1.1 Порядок оформления поступления наличных денежных средств через КСА и (или) платежные терминалы на торговых объектах

ООО «Патио Плюс»

При продаже товаров населению предприятия, осуществляющие розничную торговлю, принимают от покупателей наличные денежные средства и (или) банковские пластиковые карточки с обязательным применением кассовых суммирующих аппаратов (КСА) или специальных компьютерных систем (СКС), модели которых должны быть включены в Государственный реестр. Используемые нашим предприятием модели КСА с установленными на них в порядке, предусмотренном законодательством, средствами контроля до начала их применения были зарегистрированы в налоговом органе по месту постановки на учет. Использование кассового оборудования возможно только при наличии неповрежденных средств контроля (голограмм).

Обязательно также наличие договора на техническое обслуживание и ремонт КСА, такой договор заключен между нашей организацией и ООО «Компания-5» (оригинал договора находится в офисе). Эксплуатационная документация на КСА (паспорт, формуляр) должна находиться в месте эксплуатации КСА. На каждую единицу кассового оборудования оформляется книга кассира. Это необходимо для ежедневной контрольной записи показаний денежных оборотов, регистрируемых кассовым оборудованием. В подтверждение приема наличных денежных средств и (или) осуществления расчетов с использованием банковских пластиковых карточек кассовым оборудованием формируется платежный документ (чек КСА). Кассовый чек выдается покупателю в подтверждение оплаты реализованных товаров (услуг). Также по требованию покупателей заполняется и выдается товарный чек (см. Приложение 4), в котором указывается наименование товара, количество и стоимость реализованного товара. Также по требованию покупателя в товарном чеке указывается сумма НДС по ставке 20%. При реализации товара по розничным ценам с НДС 20% сумма НДС в стоимости товара рассчитывается следующим образом:

Стоимость покупки итого * 20, затем / 120.

Например, стоимость покупки 199 000 руб. Сумма НДС в стоимости составит 199000 *20 / 120 = 33167 руб.

В настоящее время основные требования по документальному оформлению при применении КСА урегулированы Положением 924/16, утвержденным Постановлением Совета Министров РБ и Нацбанка РБ от 06.07.2011г. № 924/16.

Нормами вышеупомянутого Положения урегулирован порядок действий в случае возникновения нештатных ситуаций. В случае обнаружения неисправности кассового оборудования или повреждения средства контроля (голограмм), кассир должен прекратить работу на этом кассовом оборудовании, т.е. прекратить прием наличных денежных средств и банковских пластиковых карточек через КСА. Кассир обязан оформить окончание работы на данном аппарате. При невозможности снятия сменного отчета (Z-отчета) составляется акт произвольной формы наличия денежных средств в денежном ящике и делается запись в книге кассира о сумме денежных средств, которые были приняты и проведены через кассовое оборудование до наступления форс-мажорных обстоятельств. Кассир также вносит запись о неисправности кассового оборудования в книгу кассира (пример записи приведен в Приложении №5).

Для торговых объектов Минского региона план действий следующий. Во-первых, связаться со специалистом ЦТО (ООО «Компания-5»). Специалист либо помогает устранить неисправность по телефону, либо приезжает на торговый объект и проводит при необходимости все необходимые мероприятия: составляет акт о снятии показаний контрольных и накапливающих денежных счетчиков, делает необходимые отметки в эксплуатационной документации на КСА. Неисправность КСА устраняется на месте, или специалист забирает кассовое оборудование в ремонт. В настоящее время акты о снятии показаний контрольных и накапливающих денежных счетчиков в ИМНС не предоставляются, они хранятся в обязательном порядке вместе с эксплуатационной документацией на КСА.

Для торговых объектов других регионов, куда осуществить выезд специалиста ЦТО затруднительно, план действий другой. В любом случае, для начала необходимо связаться по телефону со специалистом ЦТО. Специалист либо помогает устранить неисправность по телефону, либо кассовое оборудование передается для ремонта (на офис специалисту предприятия Малашко Андрею Михайловичу) с полным пакетом эксплуатационной документации на него (паспорт и формуляр). Специалист предприятия передает кассовое оборудование в ремонт на сервисный центр в г. Минске при наличии всей необходимой документации. На предприятии обеспечено наличие подменных кассовых суммирующих аппаратов, полностью соответствующих установленным законодательством требованиям, для того, чтобы была возможность оперативно заменить вышедший из строя аппарат. На время ремонта такой КСА из подменного фонда передается на торговый объект вместо закрепленного за ТО кассового оборудования. При возврате из ремонта кассового аппарата на торговый объект заведующие ТО (или продавцы ТО) обязаны проконтролировать своевременный возврат кассового аппарата из подменного фонда со всей эксплуатационной документацией на него специалисту предприятия, а также сообщить в бухгалтерию в виде письменного сообщения бухгалтеру по рознице Богданович Ольге Сергеевне на ее электронный адрес в Outllook о периоде времени работы с применением КСА из подменного фонда и о сумме наличных денежных средств, принятых за период с применением данного кассового оборудования. Это необходимо для контроля сумм наличных денежных средств, принятых с применением КСА, в т.ч. с применение КСА из подменного фонда. При невыполнении этого требования сотрудники ТО будут депремированы.

При работе на КСА из подменного фонда не требуется наличие новой книги кассира. В книге кассира на КСА, прикрепленный к ТО, делаются соответствующие записи в начале и в конце работы на кассовом аппарате из подменного фонда с фиксацией сумм нарастающего итога и суммы наличных денежных средств, принятых за период работы на подменном кассовом оборудовании. Ежедневные контрольные записи показаний денежных оборотов при работе на подменном фонде производятся в обычном порядке. (Пример записи приведен в приложении №5).

Договор с ЦТО заключен с условием предоставления на время поломки подменного кассового аппарата из фонда ЦТО. В последнем случае такой аппарат будет зарегистрирован в налоговом органе не нашей организацией, временно получившей кассовый суммирующий аппарат для замены, а самим ЦТО.

Торговые объекты могут продолжать работу и в условиях временной невозможности использования кассового оборудования (свой КСА передан в ремонт, подменный еще не получен). В таком случае для принятия наличной выручки при каждой продаже используются документы с определенной степенью защиты, информация об изготовлении и реализации бланков которых включена в электронный банк данных. К таким документам относятся:

квитанция о приеме наличных денежных средств, форма которой (новая) установлена постановлением Министерства торговли от 23.08.2011 N 34,

талоны формы 20-фс, приобретенные в установленном порядке до 19.08.2011г. (могут применяться до полного использования).

Перед началом работы на кассовом аппарате следует сделать операцию открытия смены.

Согласно эксплуатационной документации кассовые суммирующие аппараты позволяют осуществлять прием наличных денежных средств от покупателей по отделам. Наличная выручка принимается от покупателей по отделам в строго определенной нумерации и по следующим основаниям:

-1 отдел - КЭО (услуги МТС)

-2 отдел - КОНТРАКТЫ (ПОДКЛЮЧЕНИЯ) С АБОНПЛАТОЙ (услуги МТС)

-3 отдел - ПКУ БЕЗ АБОНПЛАТЫ, ИНТЕРНЕТ-КОМПЛЕКТЫ БЕЗ АБОНПЛАТЫ (услуги МТС)

-4 отдел - ТОРГОВАЯ ВЫРУЧКА (при проведении расчетов с покупателями наличными денежными средствами за проданный собственный товар - телефоны, фотоаппараты, аксессуары и т.д.)

-5 отдел - ПЕРВОНАЧАЛЬНЫЙ ВЗНОС БЕЛГАЗПРОМБАНК (за проданный в кредит собственный товар – телефоны)

-6 отдел - МОДЕМЫ МТС, ТЕЛЕФОНЫ МТС - РЕАЛИЗАЦИЯ ПО ДОГ.88/ТА (реализация оборудования МТС по продажным ценам МТС)

-7 отдел - КОНТРАКТЫ ПОДКЛЮЧЕНИЯ С АБОНПЛАТОЙ (услуги Велком)

-8 отдел - ПКУ БЕЗ АБОНПЛАТЫ (услуги Велком).

 

На торговых объектах должен существовать единый порядок нумерации отделов. При проведении расчетов через КСА кассир обязан контролировать, по какому отделу следует пробить сумму наличной выручки по определенному основанию. После ознакомления с данной инструкцией все торговые объекты обязаны перейти на единый порядок нумерации отделов. Оригинал служебной записки в произвольной форме о переходе на единый порядок нумерации отделов должен быть передан в бухгалтерию с предварительным извещением в электронном виде бухгалтера по рознице Богданович Ольгу Сергеевну.

В соответствии с эксплуатационной документацией кассир по окончании рабочего дня (смены) обязан вывести контрольную ленту. Также по окончании работы необходимо сформировать суточный (сменный) отчет (Z-отчет). Дата на отчете должна соответствовать дате работы.

Раздел 2

Оформление приходных кассовых ордеров.

1. В конце рабочего дня (смены) согласно снятого суточного (сменного) отчета (Z-отчет) общая сумма продаж за день разбита по отделам.

2. На каждый вид полученной выручки по основаниям, указанным в разделе 1, создается отдельный Приходный кассовый ордер (далее ПКО), являющийся бланком строгой отчетности.

3. Для создания ПКО следует открыть программу 1С 8. В ней выбрать вкладку «Переключить интерфейс», далее выбрать «Управление розничной торговлей», вверху выбрать вкладку «Выручка», выбрать «Приходные кассовые ордера» (помечено стрелками).

 

 

 

1. В журнале «Приходных кассовых ордеров» нажать кнопку Insert (т.е. создается новый документ)
2. 1-я графа «номер» не заполняется (это внутренний программный номер), дальше заполняется дата и время, далее в соответствующие графы проставляется серия и номер ПКО с чистого бланка ПКО (бланка строгой отчетности). Далее заполняется поле «Организация» (ООО «Патио плюс»), потом выбор в поле «касса» «своей» кассы (список касс находится в папке Патио плюс). Пример: Патио плюс г. Минск, ул. В. Хоружей, 6.
3. Далее проставляется сумма выручки в графе «сумма».
4. В «дополнительной аналитике» важно выбрать «подразделение Патио плюс» (во втором поле опять же нужную точку).

Все это будет выглядеть так:

 

 

 

8. Далее вкладка «Печать» (выше на примере указано стрелкой, где это находится). Заполняется поле «Принято от», проставляется фамилия продавца, оформляющего ПКО.

9. Далее Вкладка «Основание». Здесь важно выбирать правильные корреспондирующие счета. Сначала выбираем счет, потом выбираем поставщика услуг (касается ПКУ, подключений, КЭО, доп. услуг, реализованных модемов и телефонов от МТС). Далее по стрелке выбирается основания.

Излишки

Раздел 3

Оформление Расходных кассовых ордеров.

При сдаче наличной выручки в банк через инкассацию либо самоносом кассир обязан выписать Расходный кассовый ордер (далее РКО).

 

1. Для того, что бы создать РКО следует открыть программу 1С 8. В ней выбрать вкладку «Переключить интерфейс», в ней выбрать «Управление розничной торговлей», вверху выбрать вкладку «Выручка», там выбрать «Расходные кассовые ордера» (Указано стрелками)

 

 

2. В журнале «Расходных кассовых ордеров» через кнопку Insert создается новый документ.

3. 1-я графа «номер» не заполняется, это внутренний программный номер, дальше заполняется дата и время, далее идет графа «номер вн.» вписывается следующий номер по порядку (у каждого ТО он свой).

4. Далее заполняется поле «Организация» (ООО «Патио плюс»), потом выбираем в поле «касса» «свою» кассу (Кассы будут в папке Патио плюс). Пример: Патио плюс г. Минск, ул. В. Хоружей, 6.

5. Далее проставляется сумма сдаваемой в банк выручки в графе «сумма».

6. В поле «банк. счет» выбирается «текущий рублевый счет».

7. В самом низу в «дополнительной аналитике» важно выбрать «подразделение Патио плюс» и во втором поле опять же вашу точку.

 

 

8. Потом выбирается вкладка «Печать» (выше на примере указано стрелкой, где это находится). Заполняется поле «Выдать»: вручную ФИО продавца несущего денежные средства в банк, а если на торговый объект приезжает инкассация, проставляется: «Инкассатору (указываем какого банка)»

1. Далее заполняется поле «основание», если самонос, - «сдача наличных в банк», если инкассация - «инкассация торговой выручки».
2. В колонке «корр. счет» выбирается 57.1 (находится справа).
3. Строка «приложение» заполняется следующим образом: если самоносом -«квитанция №…..», если инкассация -«Препроводительная ведомость к сумке № ……. от __.__.2012.»
4. Графа «По» заполняется только в том случае, если сдача выручки осуществляется самоносом. Прописываются паспортные данные того продавца, который указан в колонке «Выдать». При инкассации данная колонка не заполняется.
5. Далее заполняется последнее поле «Кассир» - ФИО продавца, заполнявшего РКО.
6. Кнопка «Записать». Вкладка «П ечать». Печать РКО на ЧИСТОМ ЛИСТЕ А4. Закрыть версию для печати (в правом углу крестик). Нажать кнопку «ОК». На распечатанном листе отрезать белую не заполненную часть. Подписи кассира на распечатанном документе в графе «выдал кассир», также в графе «получил», если наличная выручка сдается самоносом.

Раздел 4

Раздел 5

Раздел 6

Раздел 7

Раздел 8

Меры ответственности.

 

 

За нарушение порядка использования КСА и (или) платежных терминалов, а также отсутствие указанного оборудования для приема наличных денежных средств при продаже товаров предусмотрена ответственность в виде наложения штрафа на юридическое лицо до 200 БВ (статья 12.20 Кодекса РБ об административных правонарушениях).

Ответственность за нарушение порядка приема наличных денежных средств предусмотрена для физического лица статьей 12.18 вышеупомянутого Кодекса в размере до 50 базовых величин.

 

 

Приложение 1

 

 

Генеральному директору

ООО «Патио плюс»

___________________

Покупателя__________________________________

_____________________________________________

Проживающего по адресу:_______________________

______________________________________________

Дом._______кор,_________подьезд________________

Тел.___________________________________________

 

 

ЗАЯВЛЕНИЕ

«______» ___________20___ года, мною был приобретен товар:

1. Наименование: _________________________________________________

2. Марка: ________________________________________________________

3. Модель: _______________________________________________________

стоимостью: __________________________________________________бел.рублей

 

Прошу Вас вернуть денежные средства за уплаченный товар, в связи с____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Виза продавца: _____________________________________________________________________________

ПРИЛОЖЕНИЯ:

.

Гарантийный талон №____________________________________________

Акт технической экспертизы №______________от «______»____________20___г.

 

«______»___________________20___г. Подпись _____________/_______________/

 

Приложение 4

 

Счетом служить не может

ООО «ПАТИО плюс»

Наименование и место нахождения

220005, г.Минск, пр-т Независимости, 58/301/3

(юридический адрес) продавца

УНП 190536246, ОКПО 37639777

Р/С 3012002029016 в ЦБУ 111 ОАО «ПРИОРБАНК»

г.Минск, пр-т Машерова, 40, код 749

торговый объект _______________________________

ТОВАРНЫЙ ЧЕК

 

«______» _____________________ 20____ г.

 

Наименование товара (работы, услуги)	Марка (модель, артикул)	Дополнительные сведения*	Единица измерения	Количество (объем)	Цена, руб.	Сумма, руб.
ИТОГО

 

Итого на сумму __________________________________________________________________________________ рублей

(стоимость покупки)

В том числе НДС ________________________________________________________________________________ рублей

 

Продавец ___________________ ___________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

МП

 

191456899, ООО «Василек» (учетный номер плательщика и наименование юридического лица, фамилия, собственное имя, отчество индивидуального предпринимателя)

Приложение 5

 

КНИГА КАССИРА Кассовое оборудование № 0021200361 (указывается заводской номер)
Дата	Получено наличных денежных средств перед началом работы авансом для расходных операций	Показания нарастающего оборота	Номер суточного (сменного) отчета (Z-отчета)	Сумма выручки за день (смену) (гр.5 - гр.3), рублей	Возвращено сумм наличных денежных средств покупа-телям (потре-бителям), рублей	Сумма ошибочно сформи-рованных платежных документов согласно реестру, рублей	Сдано в кассу (банк), рублей	Остаток денежных средств на конец дня (смены), рублей	Под-пись кас-сира
на начало рабочего дня (смены)	на конец рабочего дня (смены)	всего	в том числе
наличными денежными средствами	получено при расчетах с исполь-зованием банковских пластиковых карточек
сумма, рублей	под-пись кас-сира
09.01.12	-	20 000 000		20 100 000		100 000	100 000	-	-	-	100 000
09.01.12	Принято и проведено	Через КСА		100 000	рублей.	Показания	нарастающего	оборота	20 100 000 рублей.	КСА передан	в	ремонт. Акт от 09.01.12
10.01.12	Получен КСА из подменного фонда	Модификация		Заводской номер _____________.Показания нарастающего оборота	на начало работы	4 525 250	рублей
10.01.12		4 525 250		8 525 250		4 000 000	4 000 000	-	-	-	4 000 000
11.01.12		8 525 250		12 525 250		4 000 000	4 000 000	-	-	-	4 000 000
12.01.12		12 525 250		12 925 250		400 000	400 000	-	-	-	400 000
12.01.12	Возвращен КСА из подменного фонда	Модификация		Заводской номер _____________.Показания нарастающего оборота	на конец работы	12 925 250	Рублей.	Принято за период с применением КСА	из подменного фонда наличных денежных	средств в размере 8 400 000	рублей.
13.01.12	Кассовое оборудование возвращено из ремонта	Акт от 13.01.12г.
13.01.12		20 100 000		25 100 000		5 000 000	5 000 000	-	-	-	5 000 000
14.01.12		25 100 000

 

 

Приложение 6

Пример заполнения книги кассира. Данные приведены условно.

По данным книги кассира нарастающий оборот на начало текущего дня составил 2 240 361 310 руб. За текущий день выручка от реализации товаров составила:

- при проведении расчетов с покупателями наличными денежными средствами - 20 053 520 руб.;

- проведении расчетов посредством банковских карт - 7 820 000 руб.

Выплаты наличных денежных средств покупателям, возвратившим товар, составили 108 000 руб. В начале текущего дня на размен выдано наличных денежных средств на сумму 0 руб.; сдано в центральную кассу для сдачи в банк (инкассация) - 19 000 000 руб. Остаток наличных денежных средств в ящике КСА на конец смены - 945 520 руб. В конце смены в кассу сдана наличная выручка текущего дня - 945 520 руб. Нарастающий оборот на конец текущего дня составил 2 268 234 830 руб.

«Z-отчет» за текущий день выглядит следующим образом:

 

 

ООО «Василек» Z-Отчет Д:00003010 НАЧАЛО ПЕРИОДА: 05.01.2012 20:01 НАЛОГИ НЕ ЗАПРОГРАММИРОВАНЫ   НАЛИЧНЫМИ 17 =………………………………..20 053 520 КРЕДИТ 2 =…………………………………7 820 000 СТОРНИРОВАНИЯ 0 =…………………………………………..0 ВОЗВРАТЫ 1 =…………………………………...108 000 ВНЕСЕНО 2 =…………………………………..............0 ВЫДАНО 1 =………………………………..19 000 000 В КАССЕ 945 520 -_-_-_-_-_-_-_-_-_-_-_-_-_-_-_-_-_-_-_- ИТОГ СМЕННЫХ ПРОДАЖ =………………………………..27 873 520 АНН. ЧЕКОВ. 0 =……………………………………….…..0 СТОРНО ЧЕКОВ 0 =…………………………………….……..0 ОТМЕН. ЧЕКОВ 0 =…………………………………….……..0 РАЗМЕР МНБ 0 ОКРУГЛЕНИЯ 0 НАРАСТАЮЩИЙ ОБОРОТ =…………………………….2 268 234 830 ___________________________________ Фиск. гашение № 00003010 05.01.2012 20:01 УНП 000191456899 РГН 0021200361 ККМ 21200361 Ф_РБ

 

Книга кассира на конец текущего дня должна быть заполнена следующим образом:

 

191456899, ООО «Василек» (учетный номер плательщика и наименование юридического лица, фамилия, собственное имя, отчество индивидуального предпринимателя)

 

КНИГА КАССИРА Кассовое оборудование № 0021200361 (указывается заводской номер)

Дата

Получено наличных денежных средств перед началом работы авансом для расходных операций

Показания нарастающего оборота

Номер суточного (сменного) отчета (Z-отчета)

Сумма выручки за день (смену) (гр.5 - гр.3), рублей

Возвращено сумм наличных денежных средств покупа-телям (потре-бителям), рублей

Сумма ошибочно сформи-рованных платежных документов согласно реестру, рублей

Сдано в кассу (банк), рублей

Остаток денежных средств на конец дня (смены), рублей

Под-пись кас-сира

на начало рабочего дня (смены)

на конец рабочего дня (смены)

всего

в том числе

наличными денежными средствами

получено при расчетах с исполь-зованием банковских пластиковых карточек

сумма, рублей

под-пись кас-сира

05.01.12

-

2 240 361 310

Под-пись

2 268 234 830

27 873 520

20 053 520

7 820 000

108 000

-

19 000 000

945 520

Под-пись

 

 

Приложение 7

 

 

Главному бухгалтеру

ООО «ПАТИО плюс»

Занкевич Т.М.

 

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

 

При проведении суммы наличной выручки по кассовому аппарату ______________________________________ зав. № ________________________________ мною,___________________________________ продавцом торгового объекта по адресу __________________________________________________________ была допущена ошибка.

 

Дата ошибочно проведенной операции __________________________________________________

Сумма выручки в размере _____________________________________________________________

Cумма выручки была проведена по отделу_______________________________________________

Необходимо было провести по отделу___________________________________________________

 

 

_______________________ _______________________________ ______________________

(дата) (подпись) (ФИО)

 

 

ООО

«Патио плюс»

Инструкция

о порядке приема наличных денежных средств с использованием кассового оборудования

и документальному оформлению операций

при продаже товаров (услуг) за наличный расчет

На торговых объектах

Год

Содержание:

Раздел 1

1.1 Порядок оформления поступления наличных денежных средств через КСА и (или) платежные терминалы на торговых объектах ООО «ПАТИО плюс»