Ошибки при работе с кассовым оборудованием

Раздел 2

Оформление Приходных кассовых ордеров

Раздел 3

Оформление Расходных кассовых ордеров

Раздел 4

Квитанция о приеме наличных денежных средств при продаже товаров

Раздел5

Возврат денежных средств покупателю

Раздел 6

Формирование кассовой книги

Раздел 7

Формирование кассовых документов, оформленных за день на торговом объекте

Передача в центральную бухгалтерию первичной документации согласно графика документооборота

Раздел 8

Меры ответственности

Приложение №1 Реестр ошибочно сформированных платежных документов кассового оборудования

Приложение №2 Акт о возврате наличных денежных средств покупателю

 

Приложение №3 Заявление от покупателя о возврате денежных средств

Приложение №4 Товарный чек

Приложение №5 Пример оформления книги кассира при неисправности КСА

Приложение №6 Пример оформления книги кассира за день

Приложение №7 Пример объяснительной записки

Раздел 1

1.1 Порядок оформления поступления наличных денежных средств через КСА и (или) платежные терминалы на торговых объектах

ООО «Патио Плюс»

При продаже товаров населению предприятия, осуществляющие розничную торговлю, принимают от покупателей наличные денежные средства и (или) банковские пластиковые карточки с обязательным применением кассовых суммирующих аппаратов (КСА) или специальных компьютерных систем (СКС), модели которых должны быть включены в Государственный реестр. Используемые нашим предприятием модели КСА с установленными на них в порядке, предусмотренном законодательством, средствами контроля до начала их применения были зарегистрированы в налоговом органе по месту постановки на учет. Использование кассового оборудования возможно только при наличии неповрежденных средств контроля (голограмм).

Обязательно также наличие договора на техническое обслуживание и ремонт КСА, такой договор заключен между нашей организацией и ООО «Компания-5» (оригинал договора находится в офисе). Эксплуатационная документация на КСА (паспорт, формуляр) должна находиться в месте эксплуатации КСА. На каждую единицу кассового оборудования оформляется книга кассира. Это необходимо для ежедневной контрольной записи показаний денежных оборотов, регистрируемых кассовым оборудованием. В подтверждение приема наличных денежных средств и (или) осуществления расчетов с использованием банковских пластиковых карточек кассовым оборудованием формируется платежный документ (чек КСА). Кассовый чек выдается покупателю в подтверждение оплаты реализованных товаров (услуг). Также по требованию покупателей заполняется и выдается товарный чек (см. Приложение 4), в котором указывается наименование товара, количество и стоимость реализованного товара. Также по требованию покупателя в товарном чеке указывается сумма НДС по ставке 20%. При реализации товара по розничным ценам с НДС 20% сумма НДС в стоимости товара рассчитывается следующим образом:

Стоимость покупки итого * 20, затем / 120.

Например, стоимость покупки 199 000 руб. Сумма НДС в стоимости составит 199000 *20 / 120 = 33167 руб.

В настоящее время основные требования по документальному оформлению при применении КСА урегулированы Положением 924/16, утвержденным Постановлением Совета Министров РБ и Нацбанка РБ от 06.07.2011г. № 924/16.

Нормами вышеупомянутого Положения урегулирован порядок действий в случае возникновения нештатных ситуаций. В случае обнаружения неисправности кассового оборудования или повреждения средства контроля (голограмм), кассир должен прекратить работу на этом кассовом оборудовании, т.е. прекратить прием наличных денежных средств и банковских пластиковых карточек через КСА. Кассир обязан оформить окончание работы на данном аппарате. При невозможности снятия сменного отчета (Z-отчета) составляется акт произвольной формы наличия денежных средств в денежном ящике и делается запись в книге кассира о сумме денежных средств, которые были приняты и проведены через кассовое оборудование до наступления форс-мажорных обстоятельств. Кассир также вносит запись о неисправности кассового оборудования в книгу кассира (пример записи приведен в Приложении №5).

Для торговых объектов Минского региона план действий следующий. Во-первых, связаться со специалистом ЦТО (ООО «Компания-5»). Специалист либо помогает устранить неисправность по телефону, либо приезжает на торговый объект и проводит при необходимости все необходимые мероприятия: составляет акт о снятии показаний контрольных и накапливающих денежных счетчиков, делает необходимые отметки в эксплуатационной документации на КСА. Неисправность КСА устраняется на месте, или специалист забирает кассовое оборудование в ремонт. В настоящее время акты о снятии показаний контрольных и накапливающих денежных счетчиков в ИМНС не предоставляются, они хранятся в обязательном порядке вместе с эксплуатационной документацией на КСА.

Для торговых объектов других регионов, куда осуществить выезд специалиста ЦТО затруднительно, план действий другой. В любом случае, для начала необходимо связаться по телефону со специалистом ЦТО. Специалист либо помогает устранить неисправность по телефону, либо кассовое оборудование передается для ремонта (на офис специалисту предприятия Малашко Андрею Михайловичу) с полным пакетом эксплуатационной документации на него (паспорт и формуляр). Специалист предприятия передает кассовое оборудование в ремонт на сервисный центр в г. Минске при наличии всей необходимой документации. На предприятии обеспечено наличие подменных кассовых суммирующих аппаратов, полностью соответствующих установленным законодательством требованиям, для того, чтобы была возможность оперативно заменить вышедший из строя аппарат. На время ремонта такой КСА из подменного фонда передается на торговый объект вместо закрепленного за ТО кассового оборудования. При возврате из ремонта кассового аппарата на торговый объект заведующие ТО (или продавцы ТО) обязаны проконтролировать своевременный возврат кассового аппарата из подменного фонда со всей эксплуатационной документацией на него специалисту предприятия, а также сообщить в бухгалтерию в виде письменного сообщения бухгалтеру по рознице Богданович Ольге Сергеевне на ее электронный адрес в Outllook о периоде времени работы с применением КСА из подменного фонда и о сумме наличных денежных средств, принятых за период с применением данного кассового оборудования. Это необходимо для контроля сумм наличных денежных средств, принятых с применением КСА, в т.ч. с применение КСА из подменного фонда. При невыполнении этого требования сотрудники ТО будут депремированы.

При работе на КСА из подменного фонда не требуется наличие новой книги кассира. В книге кассира на КСА, прикрепленный к ТО, делаются соответствующие записи в начале и в конце работы на кассовом аппарате из подменного фонда с фиксацией сумм нарастающего итога и суммы наличных денежных средств, принятых за период работы на подменном кассовом оборудовании. Ежедневные контрольные записи показаний денежных оборотов при работе на подменном фонде производятся в обычном порядке. (Пример записи приведен в приложении №5).

Договор с ЦТО заключен с условием предоставления на время поломки подменного кассового аппарата из фонда ЦТО. В последнем случае такой аппарат будет зарегистрирован в налоговом органе не нашей организацией, временно получившей кассовый суммирующий аппарат для замены, а самим ЦТО.

Торговые объекты могут продолжать работу и в условиях временной невозможности использования кассового оборудования (свой КСА передан в ремонт, подменный еще не получен). В таком случае для принятия наличной выручки при каждой продаже используются документы с определенной степенью защиты, информация об изготовлении и реализации бланков которых включена в электронный банк данных. К таким документам относятся:

квитанция о приеме наличных денежных средств, форма которой (новая) установлена постановлением Министерства торговли от 23.08.2011 N 34,

талоны формы 20-фс, приобретенные в установленном порядке до 19.08.2011г. (могут применяться до полного использования).

Перед началом работы на кассовом аппарате следует сделать операцию открытия смены.

Согласно эксплуатационной документации кассовые суммирующие аппараты позволяют осуществлять прием наличных денежных средств от покупателей по отделам. Наличная выручка принимается от покупателей по отделам в строго определенной нумерации и по следующим основаниям:

-1 отдел - КЭО (услуги МТС)

-2 отдел - КОНТРАКТЫ (ПОДКЛЮЧЕНИЯ) С АБОНПЛАТОЙ (услуги МТС)

-3 отдел - ПКУ БЕЗ АБОНПЛАТЫ, ИНТЕРНЕТ-КОМПЛЕКТЫ БЕЗ АБОНПЛАТЫ (услуги МТС)

-4 отдел - ТОРГОВАЯ ВЫРУЧКА (при проведении расчетов с покупателями наличными денежными средствами за проданный собственный товар - телефоны, фотоаппараты, аксессуары и т.д.)

-5 отдел - ПЕРВОНАЧАЛЬНЫЙ ВЗНОС БЕЛГАЗПРОМБАНК (за проданный в кредит собственный товар – телефоны)

-6 отдел - МОДЕМЫ МТС, ТЕЛЕФОНЫ МТС - РЕАЛИЗАЦИЯ ПО ДОГ.88/ТА (реализация оборудования МТС по продажным ценам МТС)

-7 отдел - КОНТРАКТЫ ПОДКЛЮЧЕНИЯ С АБОНПЛАТОЙ (услуги Велком)

-8 отдел - ПКУ БЕЗ АБОНПЛАТЫ (услуги Велком).

 

На торговых объектах должен существовать единый порядок нумерации отделов. При проведении расчетов через КСА кассир обязан контролировать, по какому отделу следует пробить сумму наличной выручки по определенному основанию. После ознакомления с данной инструкцией все торговые объекты обязаны перейти на единый порядок нумерации отделов. Оригинал служебной записки в произвольной форме о переходе на единый порядок нумерации отделов должен быть передан в бухгалтерию с предварительным извещением в электронном виде бухгалтера по рознице Богданович Ольгу Сергеевну.

В соответствии с эксплуатационной документацией кассир по окончании рабочего дня (смены) обязан вывести контрольную ленту. Также по окончании работы необходимо сформировать суточный (сменный) отчет (Z-отчет). Дата на отчете должна соответствовать дате работы.