Тема 4. Учет денежных средств

Учет движения денежных средств на банковских счетах.

Учет кассовых операций. Назначение кассы. Порядок ведения кассовых операций. Лимиты по хранению и расчетам наличностью. Порядок документального оформления кассовых операций. При­ходные и расходные кассовые документы. Ведение кассовой книги. Контроль движения принятых и выданных кассиром денежных средств. Орга­низация хранения денежных средств в кассе. Ответственность кассира. Выпол­нение обязанностей кассира другими лицами. Ревизия кассы и контроль соблю­дения кассовой дисциплины.

В соответствии с законодательством платежи между юридическими лицами осуществляются путем наличных и безналичных расчетов. Валютой расчетов служит рубль. В случаях, установленных законодательством Российской Федерации, расчетные операции могут совершаться в иностранных валютах.

В процессе хозяйственной деятельности у организаций возникают производственные взаимоотношения с множеством физических и юридических лиц, которые приводят к возникновению обоюдных расчетных обязательств. По выполнении работниками производственных заданий у организации возникают обязательства по оплате их труда, а также по отчислениям от нее единого социального налога. При получении или продаже организацией материальных ценностей, выполнении работ или оказании услуг у нее возникают расчетные обязательства перед поставщиками и подрядчиками, а также покупателями их продукции, работ и услуг.

Расчеты организации с работниками по оплате труда осуществляются, как правило, путем выдачи наличных денежных средств из кассы.

Расчеты между организациями производятся в безналичной форме путем перевода денежных средств с банковских счетов одного юридического лица на счета другого на основании расчетных документов. Расчетный документ представляет собой оформленное в виде документа на бумажном носителе или в установленных случаях электронного платежного документа:

распоряжение плательщика (клиента или банка) о списании денежных средств со своего счета и их перечислении на счет получателя средств;

распоряжение получателя средств (взыскателя) на списание денежных средств со счета плательщика и перечисление на счет, указанный получателем средств (взыскателем).

При этом могут использоваться:

платежные поручения - распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему его банку, оформленное расчетным документом, перевести определенную сумму на счет получателя средств, открытый в другом банке;

чек - ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной суммы чекодателю;

аккредитивы - условное денежное обязательство, принимаемое банком по поручению плательщика, произвести платежи в пользу получателя средств по предъявлении последним документов, соответствующих условиям аккредитива, или предоставить полномочия другому банку произвести такие платежи;

платежные требования и инкассовые поручения - документы для осуществления расчетов по инкассо (банковская операция, посредством которой банк по поручению и за счет клиента на основании данных документов осуществляет действия по получению от плательщика платежа).

Организации как участники расчетов самостоятельно определяют формы указанных документов (с обязательными реквизитами). Банки как кредитные организации не вмешиваются в договорные отношения своих клиентов при выборе ими форм расчетов.

Организации при совершении данных операций необходимо руководствоваться Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации, утвержденным Центральным банком Российской Федерации 12 апреля 2001 г. N 2-П.

Денежные средства организация должна хранить в банке, для чего она открывает в его учреждении расчетный, валютный и специальные счета.

Учет операций по расчетному счету ведется на счете 51 "Расчетные счета", по дебету которого отражается поступление денежных средств, а по кредиту - их выбытие (перечисление, снятие).

Основанием для отражения операций по счету 51 являются выписки с этого счета, которые банк выдает организации ежедневно (или периодически в установленные им сроки). К выписке банка прилагаются документы, подтверждающие выполнение финансовых операций, нашедших в ней отражение. Выписка является копией (вторым экземпляром) лицевого счета, который банк ведет по расчетному счету организации.

Приведем несколько примеров бухгалтерского учета операций по расчетному счету.

Д-т сч. 51 К-т сч. 62 - поступили денежные средства в оплату отгруженной (отпущенной) продукции (работ, услуг);

Д-т сч. 51 К-т сч. 50 - зачислены на расчетный счет наличные деньги из кассы;

Д-т сч. 51 К-т сч. 62 - получены авансы от покупателей и заказчиков;

Д-т сч. 51 К-т сч. 91 - получены штрафы, пени, неустойки;

Д-т сч. 51 К-т сч. 75 - получены средства в виде взносов в уставный (складочный) капитал или в счет размещенных акций;

Д-т сч. 51 К-т сч. 66, 67 - получены кредиты банка и другие заемные средства;

Д-т сч. 51 К-т сч. 76, 91 - отражены полученные (или причитающиеся) доходы (дивиденды) по финансовым вложениям (по вкладам в уставные капиталы других организаций, по ценным бумагам и т.д.);

Д-т сч. 50 К-т сч. 51 - получены наличные деньги в банке;

Д-т сч. 60 К-т сч. 51 - оплачены счета поставщиков и подрядчиков за полученные ценности, выполненные работы и оказанные услуги;

Д-т сч. 69 К-т сч. 51 - перечислена задолженность по единому социальному налогу;

Д-т сч. 68 К-т сч. 51 - перечислены в бюджет налоги на прибыль и другие платежи, а также налог на доходы физических лиц.

Учет операций по валютному счету ведется в порядке, установленном для учета операций на расчетном счете, но с обязательным пересчетом иностранной валюты в рубли по курсу Банка России на дату поступления или списания их со счета, а также на конец месяца. Порядок учета операций на валютном счете изложен в гл.10 "Учет операций с иностранной валютой и валютными ценностями".

 

Работа организаций с наличными деньгами регламентируется Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденным Советом директоров Банка России (Протокол от 19 декабря 1997 г. N 47), Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40 (с изменениями и дополнениями).

Порядок ведения кассовых операций, в частности, предусматривает:

наличие кассы и ведение кассовой книги;

хранение свободных денежных средств в учреждениях банков;

расходование наличных денег, полученных из банков, на цели, указанные в чеке;

хранение наличных денег в кассах организаций в пределах лимитов, установленных обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями организаций.

Исключение составляют денежные средства, взятые в банке на оплату труда работников, выплату пособий по социальному страхованию и стипендий. Денежные средства, предназначенные на эти цели, могут храниться в кассе организации в течение трех рабочих дней, включая день получения их в банке.

Прием наличных денег организациями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно - кассовых машин.

Кассовые операции оформляются с использованием следующих унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 (с изменениями и дополнениями) и согласованных с Минфином России и Минэкономики России:

приходный кассовый ордер - форма N КО-1;

расходный кассовый ордер - форма N КО-2;

журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов - форма N КО-3;

кассовая книга - форма N КО-4;

книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств - форма N КО-5.

Организация получает наличные деньги из банка через кассира по чеку, выписанному на его имя. Факт получения денежных средств регистрируется при оформлении приходного ордера за подписью главного бухгалтера и кассира.

При поступлении в кассу денежных средств из других источников лицу, внесшему деньги в кассу, выдается квитанция от приходного кассового ордера, заверенная подписями главного бухгалтера и кассира, печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Наличные деньги из кассы организации выдаются по расходным кассовым ордерам или по надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с последующим наложением на эти документы по их закрытии штампа (заменяющего расходный кассовый ордер) с реквизитами расходного кассового ордера.

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером организации. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная подпись руководителя, его подпись на расходном кассовом ордере необязательна.

По истечении установленного срока выдачи средств на оплату труда, пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: "Депонировано";

составить реестр депонированных сумм;

в конце платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись)". Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер N...".

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи их в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на оплату труда и другие приравненные к ней платежи, регистрируются после их выдачи.

Все поступления и выдачи наличных денег организации учитывают в кассовой книге. Каждая организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Кассир при поступлении на работу должен ознакомиться с правилами ведения кассовых операций и заключить с администрацией организации договор о полной индивидуальной материальной ответственности за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий ущерб, причиненный организации в результате как умышленных действий, так и небрежного либо недобросовестного отношения к своим обязанностям, в соответствии с Положением о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, причиненный предприятию.

Руководители организаций обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в ее помещении, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций закрыты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Учет наличных денежных средств в кассе ведется на основании кассовых документов на счете 50 "Касса". Приход средств в кассу показывается по дебету счета, а расход - по кредиту. При необходимости (применении в расчетах иностранной валюты; наличии структурных подразделений и т.п., а также денежных документов) на счете 50 организация может открыть специальные субсчета для учета:

наличных денежных средств в кассе организации (аппарате управления), в том числе для учета наличия и движения российской валюты, а также для каждой используемой иностранной валюты, - 50-1;

наличных денежных средств в операционных кассах (кассах, открываемых в подразделениях организации) - 50-2;

денежных документов - 50-3.

Приведем несколько примеров учета кассовых операций:

Д-т сч. 50 К-т сч. 62 - отражена выручка за продажи товаров, продукции (работ, услуг);

Д-т сч. 50 К-т сч. 62 - получен аванс согласно договору;

Д-т сч. 50 К-т сч. 51 - поступили наличные деньги в кассу из банка;

Д-т сч. 50 К-т сч. 91 - отражены излишки денежных средств, выявленных при инвентаризации кассы;

Д-т сч. 70 К-т сч. 50 - выплачены оплата труда работникам и суммы, приравненные к ней;

Д-т сч. 71 К-т сч. 50 - выданы авансы работникам на командировочные и хозяйственные расходы.

Учет денежных документов (марок, путевок в дома отдыха, акций акционерных обществ и т.п.) ведется на счете 50, субсчет 3 "Денежные документы", по дебету которого отражаются купленные документы по фактической стоимости приобретения в корреспонденции со счетами учета денежных средств или расчетов. По выдаче документов их учетная стоимость списывается с субсчета "Денежные документы" счета 50 в корреспонденции с дебетом счетов:

50, субсчет "Касса организации", или 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - по поступлении денежных средств (постановке на удержание) в оплату за выданные путевки;

26 "Общехозяйственные расходы" - по использованным маркам.