Спільні ознаки, що характеризують проекти

Такі ознаки:

• спрямованість на досягнення конкретної мети;

• базування на координованому виконанні пов'язаних між собою дій;

• обмеженість у часі виконання, визначеність певної дати початку і закінчення;

• наявність певного бюджету (фінансового, матеріального тощо);

• певною мірою неповторність, унікальність.

Загалом, саме ці п'ять ознак, або характеристик, відрізняють проекти від інших заходів, планів, програм, ініціатив. Кожна з перелічених характеристик має важливий внутрішній зміст. Розгляньмо їх детальніше.

Спрямованість на досягнення мети. Проекти спрямовуються на досягнення певних результатів — іншими словами, на досягнення мети. Саме ця мета є рушійною силою проекту, і всі зусилля, що докладаються до його планування та реалізації, спрямовані на її досягнення.

Проекти мають численні ієрархічні цілі. Основною метою, наприклад проекту, пов'язаного з програмним забезпеченням для комп'ютера, може бути розробка складної системи управління базами даних. Проміжною метою може бути тестування системи в процесі розробки для налаштування програм, а метою нижчого рівня — визначення дат, коли працівники, які розробляють проект, будуть звітувати про свої результати на оперативній нараді.

Зорієнтованість проектів на досягнення мети надає величезний внутрішній потенціал для управління ними. Передусім це передбачає необхідність точного визначення й формулювання цілей, від вищого рівня — до нижчого, до найпростіших речей. Водночас проект можна розглядати як процес досягнення ретельно обраних цілей, просування проекту на шляху його реалізації пов'язане з покроковим досягненням цілей дедалі вищого рівня, доки, нарешті, не буде досягнуто кінцевої мети.

Протягом останніх десятиліть розроблено методологію сприяння формулюванню та досягненню мети. Цю методологію називають управлінням за цілями (management ву objectives — МВО), розроблялася вона незалежно від загального розвитку теорії та практики управління проектами. Упевнене оволодіння основними принципами МВО може значно полегшити життя проектного менеджера — керівника проекту.

Координоване виконання пов'язаних між собою дій. Сама сутність проектів визначає складність їхнього втілення в життя. Проекти потребують виконання численних завдань, жорстко або гнучко взаємопов'язаних: деякі проміжні завдання не можуть реалізовуватися, доки не завершені інші завдання; інші завдання мають виконуватися паралельно і т.ін. Якщо порушується синхронізація виконання різних завдань, увесь проект може опинитися під загрозою невиконання.

Якщо поміркувати над цією характеристикою проекту, стає зрозумілим, що він є системою, тобто цілим, яке складається з пов'язаних між собою частин. Протягом останніх десятиліть фахівцями з управління проектами розроблено спеціальні методики роботи з системами. Зведені разом, ці методики становлять системний аналіз. Керівник проекту, який опанував основні методи системного аналізу, може ефективно використовувати ці знання для реалізації проектів.

Часові рамки проекту. Проекти виконуються протягом певного проміжку часу (хоча інколи керівникам проектів, які обстоюють виконання початкових графіків, здається, що проект не буде завершено ніколи) і мають більш-менш чітко окреслені початок і закінчення. Проект вважається завершеним, коли досягнуті його основні цілі. Під час виконання проекту значні зусилля спрямовані саме на те, щоб його було завершено у намічений термін. У цьому допомагають графіки, де зазначається час початку і закінчення робіт, які передбачаються проектом.

Слід звернути увагу на те, як це відрізняється від циклів виробництва продукції. Випуск товарів не є обмеженим у часі і залежить лише від наявності та рівня попиту. Коли попит зникає, закінчується й виробничий цикл, тому традиційні процеси виготовлення продукції не можуть бути віднесені до проектів.

Наявність бюджету. Проектна діяльність, спрямована на одержання певного результату у заданий проміжок часу, не може відбутися без використання певних ресурсів (матеріальних, людських, фінансових). Тому невід'ємною рисою проекту є наявність бюджету, який виділяється на забезпечення ресурсних потреб фінансування проекту, що відповідають його масштабу, змісту і терміну виконання.

Унікальність. Проекти — це певною мірою неповторні та одноразові заходи. Водночас рівень унікальності може значно коливатися залежно від особливостей проекту. Скажімо, якщо йдеться про зведення п'ятдесятого будинку в стилі «стандарт» за програмою житлової забудови, то рівень унікальності цього проекту досить скромний. Базові елементи такого будинку ідентичні елементам тих сорока дев'яти будинків, що їх було зведено раніше. Проте основні елементи унікальності можуть відбиватися у специфіці земельної ділянки, де розташовується будинок, у рішенні налагодити нову систему опалення і вентиляції або в необхідності працювати з новою бригадою фахівців тощо.

4. Сіткове планування в проектах. Класифікація графіків

 

Сіткове планування виникло у 50-х роках, коли почали розвиватися комп'ютерні засоби. Його методи мають таку відому міжнародну назву та абревіатуру, як метод критичного шляху — СРМ (Critical path method), або аналіз критичного шляху — СРА (Critical path analysis), або метод оцінки й огляду програми — PERT (Programme evaluation and review technique). У нашій практиці ці методи мають назву «сіткові графіки». Зараз вони застосовуються дуже широко, особливо у великих і складних проектах, за допомогою обчислювальної техніки і програмного забезпечення.

Сіткове планування полягає у створенні логічних діаграм послідовності виконання проектних робіт — сіткових графіків — і визначенні тривалості цих робіт та проекту в цілому з метою подальшого контролю.

Застосування сіткового планування допомагає відповісти на такі запитання:

1. Скільки часу потрібно на виконання всього проекту?

який час мають розпочинатися та закінчуватися окремі роботи?

які роботи є «критичними» і мають виконуватися точно за графіком, аби не зірвати строки виконання проекту в цілому?

а який термін можна відкласти виконання «некритичних» робіт, щоб це не вплинуло на строки виконання проекту?

Сіткове планування полягає передусім у побудові сіткового графіка та обчисленні його параметрів.

Сітковий графік — це графічне подання робіт проекту, яке відбиває їх послідовність та взаємозв'язок. Для його побудови потрібно мати таку інформацію: список робіт; логічні зв'язки між ними.

Робота (операція) може бути визначена як дія, необхідна для реалізації проекту. У сіткових графіках роботи здебільшого мають свій номер або код, який присвоюється їм при укладанні WBS і наводиться у CTR-словнику.

Логічні зв'язки. До побудови сіткової діаграми потрібно визначити зв'язки між роботами, які можуть бути двох типів:

· послідовні, коли одна робота виконується після іншої;

· паралельні, коли декілька робіт можуть виконуватися водночас. Сіткові графіки будуються зліва направо графічним зображенням

· проектних робіт та означенням логічних зв'язків між ними. Залежно від способу зображення їх розрізняють два види сіткових графіків:

· стрілчасті;

· графіки передування.

 

 

Сітковий графік проекту — це інструмент, що використову­ється для планування, складання розкладу і моніторингу ходу ви­конання проекту. Сітковий план розробляється на основі інфор­мації, зібраної для структуризації робіт і представляє графічну схему послідовності плану робіт за проектом. Сітковий графік відбиває операції проекту, які необхідно виконати, логічну по­слідовність і взаємозалежність цих операцій і, у більшості випад­ків, час початку і закінчення самого тривалого ланцюжка опера­цій — критичний шлях. Сітковий графік являє собою основу інформаційної системи проекту, що буде використовуватися ме­неджерами проектів для прийняття рішень, пов'язаних з керу­ванням часом проекту, його вартістю і ходом виконання [7].

Розробка сіткових графіків проектів потребує часу, і отже, грошей. Але чи варто займатися цими розробками? Відповідь, безумовно, позитивна, виняток складають лише незначні й не­тривалі за часом проекти. Сітковий графік легко зрозуміти, тому що він є наочною графічною формою представлення послідовно­сті операцій проекту. Коли сітковий графік розроблено, він легко піддається модифікації і зміні, якщо під час здійснення проекту відбувається щось непередбачене. Наприклад, якщо відбувається затримка з доставкою матеріалів, необхідних для виконання яко­їсь операції, наслідки цього можуть бути швидко оцінені, і весь проект переглянутий за кілька хвилин за допомогою комп'ютера. Інформація, одержана в процесі перегляду мережевого плану, може бути швидко передана всім учасникам проекту [15].

Сітковий графік несе важливу інформацію, розкриваючи вну­трішні зв'язки проекту. Він є основою для календарного плану­вання робіт і використання устаткування, полегшує взаємодію всіх менеджерів і виконавців у процесі досягнення встановлених цілей за часом, вартістю та якістю робіт проекту. Він дозволяє зробити приблизну оцінку тривалості проекту, а не просто визна­чити дату завершення проекту за бажанням. Сітковий графік дає можливість оцінити періоди часу, протягом яких виконання опе­рацій може починатися і закінчуватися, а також час припустимої затримки їхнього виконання. Він створює основу для розрахунку потоків фінансового забезпечення проекту, а також дає змогу визначити, які операції є «критичними» і, отже, повинні виконувати­ся суворо за графіком, щоб проект був завершений у запланований термін. Він показує, які операції треба переглянути, якщо вимага­ються більш стислі строки для своєчасного виконання проекту.

Існують і інші причини, за яких варто приділити пильну увагу сітковому графікові проекту. Сітковий графік мінімізує ризики, пов'язані з виконанням проекту.

Часто на практиці висловлюються твердження, що три чверті часу процесу керування проектом займає складання сіткового графіка.

Процес складання сіткового графіка схожий на процес струк­туризації робіт. Набори операцій використовуються для розробки детального сіткового графіка.

Інтегрування наборів операцій і сіткових графіків виявляється тим місцем, де на практиці процес керування дуже часто дає збої. Одним із пояснень цьому феномену може бути, по-перше, те, що у визначенні наборів операцій беруть участь різні групи людей і, по-друге, що структуризація наборів операцій була погано орга­нізована чи зовсім не орієнтована на кінцевий результат проекту. Інтеграція наборів операцій і сіткових графіків є необхідною умовою ефективного керування проектом.

Сітковий графік забезпечує складання розкладу ходу проекту, відбиваючи логічну залежність, послідовність і час виконання опе­рацій, для чого структурна схема операцій зовсім не призначена. Перше, що потрібно зробити для розробки сіткового графіка проек­ту — визначити набір операцій. Треба пам'ятати, що кожен набір операцій визначається незалежно від інших і має певні крапки свого початку і закінчення виконання, вимагає конкретних ресурсів з ви­значеними технічними специфікаціями і може бути оцінений у вар­тісному вираженні. Однак логіка, послідовність і тривалість дії кож­ного з цих факторів при визначенні набору робіт не має значення.

Сітковий графік проекту дає нам графічне відображення всіх операцій проекту, їх послідовність і залежність. Ця інформація має величезну цінність для всіх керівників проекту. Однак оцінка три­валості кожної операції ще більше підвищить цінність системи. Ре­альний план проекту і сітковий графік вимагають надійної оцінки часу всіх операцій проекту. Внесення часу в сітковий графік дозво­ляє оцінити тривалість здійснення проекту. Коли операції можуть чи повинні початися, коли мають бути в наявності ті чи інші ресур­си, які операції можуть бути відкладені, яким є розрахунковий час завершення проекту — усі ці показники можна визначити за допо­могою часу. Час кожної операції потребує ранньої оцінки необхідних матеріальних, трудових і фінансових ресурсів. Власне кажучи, сітковий графік проекту з оцінкою тривалості операцій пов'язує в систему планування, складання розкладу і контроль проектів.

Сітковий графік проекту розташовує операції в придатній послі­довності для розрахунку часу початку і закінчення операції. Оцінка тривалості операції проводиться на основі витрат часу, необхідного для рішення всіх задач, що складають набір операцій (табл. 2.3.3). За допомогою декількох простих розрахунків менеджер проекту може виконати прямий і зворотний аналіз сіткового графіка.

Процес прямого аналізу розгортається від перших операцій проекту, проходячи всі шляхи (ланцюжки послідовних операцій) сіткового графіка до останньої операції проекту. У міру просу­вання по кожному зі шляхів здійснюється додавання часу вико­нання операцій. Найдовший шлях показує час завершення проек­ту в цілому і називається критичним шляхом (СР).

У таблиці 2.3.3 представлено час операцій у робочих днях для проекту будівництва технологічної лінії.

Таблиця 2.3.3.

 

Опера­ція	Опис операції	Попередня операція	Час опе­рації, днів.	Виконавець
А	Виготовлення котловану, монтаж опалубки і зали­вання фундаменту	Немає		Будівельне управління № 1
Б	Зведення будинку цеху	А		Будівельне управління № 2
В	Монтаж фундаментних плит кранового і техно­логічного устаткування	А		Монтажне управління № 2
Г	Складання і монтаж уста­ткування	А		Механічна май­стерня
Д	Налагодження устатку­вання	М		Механічна май­стерня
Е	Оздоблювальні роботи	В.Б.		Будівельне управління
Ж	Налагодження і пуск	Е.Д.		Монтажне управління

У нашому прикладі ранній термін початку першої операції (операція А) — це 0. Цей час проставляється в лівому куті блоку операції А (див. рис. 2.3.8).

Найбільш раннє закінчення операції А, це 3 дні (ES + Dur чи 0 + 3 = 3). Далі ми бачимо, що операція А передує операціям Б, В, Г. Отже, найбільш ранній час початку цих операцій — це мо­мент завершення операції А (3 робочих дні). На рис 6.8 видно, що операції Б, В, Г можуть початися в момент завершення опе­рації А, і тому усі вони мають ранній початок (ES) 3. Використо­вуючи формулу ES + Dur = EF, той ранній час завершення опера­ції — А буде 5 днів, Б буде 8 днів, Г буде 5 днів.

Операція Е є операцією злиття операцій Б і В, які повинні бу­ти завершені до початку операції Е. Для завершення операції Б потрібен більш тривалий час, ніж для операції В, тому вона і ви­значає ранній початок (ES) операції Е = 11. Для операції Д ранній початок буде дорівнювати 8.

Ранній початок для операції Ж буде дорівнювати 16, бо пря­мий аналіз припускає, що кожна операція починається в той мо­мент, коли завершується остання попередня операція. Під час розрахунку часу раннього початку операцій у процесі прямого аналізу необхідно враховувати:

Додається час операції на кожному кроці аналізу (ES + Dur = EF).

Переноситься раннє завершення (EF) попередньої операції до наступної, в якої вона ж стає часом раннього початку (ES).

Якщо наступна операція не є операцією злиття, вибирається найбільший за значенням час раннього закінчення (EF) серед усіх попередніх операцій.

У такий спосіб нами був розрахований час раннього початку (ES), раннього закінчення (EF) і визначено тривалість проекту в цілому.

Зворотній аналіз починається з останньої операції сіткового графіка. Щоразу, виконуючи крок назад до початку сіткового графіка, необхідно віднімати час розглянутої операції із загальної тривалості проекту в цілому для того, щоб визначити терміни її найбільш пізнього можливого початку (LS) і закінчення (LF) ви­конання. За вихідну часову крапку при виконанні зворотного аналізу вибирається час пізнього закінчення останньої операції проекту. У цієї операції даний час збігається з часом раннього за­кінчення її виконання (EF) (чи у випадку декількох завершальних операцій, операції з найбільшим (EF)). У деяких випадках є вста­новлені крайні терміни тривалості проекту, тоді будуть викорис­товуватися саме ці терміни.

Рис 2.3.10. Сітковий графік будівництва технологічної лінії

Прямий аналіз використовують при укладанні сіткового гра­фіка. Зворотний аналіз використовують при уточненні сіткового графіка після виявлення відставання виконання операцій (робіт) і розробці нового.

Останнім часом на багатьох підприємствах для зменшення ви­трат зі складання сіткового графіка проекту почали складати сіткові графіки, критичний шлях яких знаходиться не на горизонтальній прямій, без обліку часу масштабу критичного шляху (рис 2.3.10).

У кращому випадку критичний шлях показують на горизонталь­ній прямій без обліку масштабу часу критичного шляху. На лагу відзначають тільки назву роботи і тривалість її виконання (рис. 2.3.11).

Рис 2.3.11. Сітковий графік будівництва технологічної лінії

 

 

Прийняті умовні позначення:

Вище лінії робіт нанесені: А, Б, В, Г, Д, Е, Ж — назва роботи; організація, що виконує роботу (БУ — будівельне управління, МУ — монтажне управління, MM — механічна майстерня) і кіль­кість днів виконання роботи.

Нижче лінії робіт — кількість змін, кількість робітників, ви­роблення на одного робітника в тоннах чи у м³.

На рис 2.3.10 показано сітковий графік, критичний шлях якого знаходиться не на горизонтальній прямій, без обліку масштабу критичного шляху. На такому сітковому графіку важко визначи­ти стан виконання проекту в будь-який момент його реалізації.

На рис 2.3.11 наведено сітковий графік виконання того самого проекту, критичний шлях якого показаний на горизонтальній прямій, але без обліку масштабу критичного шляху, що дає біль­ше можливості робити аналіз реалізації проекту в будь-який мо­мент і з меншими витратами.

На рис 2.3.12 зображено сітковий графік у масштабі з критич­ним шляхом, розташованим на горизонтальній прямій, що дозво­ляє в будь-який момент реалізації проекту визначити стан вико­нання проекту (відставання, випередження), кількість працю­ючих робітників, поліпшити організацію робіт і дотримання пра­вил техніки безпеки.