Тема 10. Автоматизация процессов в текстовом процессоре Microsoft Word.

10.1. Форматирование и стилевое оформление документа

Общее название программных средств, предназначенных для создания, редактирования и форматирования простых и комплексных текстовых документов — текстовые процессоры. В настоящее время наибольшее распространение имеет текстовый процессор Microsoft Word.

Текстовый процессор Microsoft Word – это приложение Windows, входит в пакет Microsoft Office, предусматривает выполнения операций над текстовой и графической информацией. Предоставляет пользователю всех необходимых операций и сервисных возможностей для эффективной обработки текстов. Выделим главные из них:

· набор текста в интерактивном режиме;

· редактирование текста;

· работа с фрагментами текста (копирование, перемещение, удаление и т.п.);

· форматирование текста (установка абзаца, перенос, выравнивание границ строки и т. п.);

· работа с несколькими текстами одновременно посредством многооконного принципа;

· файловая организация работы с текстами и взаимодействие с операционной системой;

· импорт/экспорт текстов из одного формата в другой, в другие прикладные системы;

· работа с разными шрифтами;

· работа со спецсимволами (математические знаки, индексы и т.п.);

· работа с иллюстративным материалом (таблицы, схемы, формулы и пр.);

· проверка правописания;

· поиск и замена фрагментов текста.

Форматирование документа в процессоре Word осуществляется с помощью команд меню Формат или кнопками панели инструментов Форматирование. Для различных элементов текста - символов, абзацев, разделов и всего документа целиком – предусмотрены различные режимы форматирования.

¨ Наименьшим форматируемым элементом документа является символ.

¨ Следующим форматируемым элементом документа является абзац.

¨ Следующим объектом, к которому применяется форматирование, является страница.

Форматирование символов

Форматирование символа определяет его вид на экране и на бумаге. Самым быстрым способом форматирования символа является использование кнопок панели Форматирование. На этой панели можно выбрать шрифт, размер, начертание букв – чаще всего применяемые элементы форматирования.

Если нужно изменить сразу несколько настроек форматирования, пользуются командой Формат®Шрифт. Появится диалоговое окно Шрифт.

Форматирование абзаца

Абзац выделяется, затем либо с помощью линейки, либо с помощью выполнения команды меню «Формат ® Абзац», затем в диалогом окне Абзац определяются: способ выравнивания строк абзаца, отступы первой строки, ширина и положение абзаца на странице, интервалы между смежными абзацами (отбивка) и т.д.

Выравнивание текста, отступы

Набранный текст выравнивается по левой границе абзаца (по центру, по правому краю, по ширине) с помощью:

меню «Формат® Абзац®Выравнивание» – выбрать способ выравнивания;

или указанием мышкой соответствующих кнопок на панели " Форматирования".

Рекомендуется для основного текста определить выравнивание по ширине.

Обрамление

Чтобы создать рамку вокруг абзаца и заполнить ее узором (или цветом) можно воспользоваться кнопками Стандартной панели инструментов " Таблицы и границы ", "Внешние границы" или выбрать меню Формат– Границы и заливка - Граница – выбрать тип рамки, определить вид линии, цвет, толщину, Заливка – указать цвет заливки.

Чтобы создать рамку вокруг страницы, нужно выбрать меню Формат-Границы и заливка–Страница - если рамка обычная линия, то выбрать Граница– выбрать тип рамки, определить вид линии, цвет, толщину, если хотите рисунком обводить, то Рисунок– выбрать узор (рисунок).

Межсимвольный и междустрочный интервал в тексте

Чтобы расширить или сузить расстояния между символами в тексте (Межсимвольный интервал), необходимо выделить текст, затем выбрать в меню Формат– Шрифт–Интервал– выбрать нужный вид (обычный, разреженный, уплотненный) и указать значения в пунктах.

Междустрочный интервал в тексте определяется для выделенного текста с помощью выбора команды в меню Формат– Абзац– Междустрочный– выбрать вид интервала (одинарный, двойной, полуторный и т.д.) и указать значение.

Формат по образцу

Закончив форматирование выделенного участка текста, можно скопировать этот формат (шрифт, размер, начертание) на другие участки документа. Для этого дважды щелкнуть на кнопке " Формат по образцу" (рисунок кисть) на стандартной панели инструментов. Перемещаясь по тексту, нажимая левую кнопку мыши "закрашиваете" выбранным форматом участки текста.

С помощью контекстного меню.

Чтобы открыть это меню, нужно щелкнуть правой кнопкой мыши где–нибудь на абзаце. В этом меню содержатся команды, предназначенные для выполнения различных операций форматирования.

Форматирование страниц

Если документ, над которым вы работаете, не умещается на одной странице, Word автоматически создает вторую, а при необходимости - третью и т. д. Однако если вам необходимо, чтобы определенные части документа находились на разных страницах, между ними можно вставить жесткий разрыв страницы. По команде «Вставка ® Разрыв» появится диалоговое окно «Разрыв», в котором нужно выбрать пункт «Новую страницу». То же действие можно выполнить нажатием Ctrl+Enter.

Для изменения параметров страницы - указания размеров листа бумаги, на которой будет печататься документ, ширины полей, размещения текста и т. п. - нужно дать команду «Файл®Параметры страницы». Появится диалоговое окно «Параметры страницы». Ширина полей устанавливается на вкладке «Поля, а размер страницы - «Размер бумаги».

Колонки

Весьма выразительный способ оформления документа - форматирование текста в несколько колонок (наподобие газетной или журнальной страницы). Чтобы отформатировать документ в несколько колонок, нужно щелкнуть на панели инструментов кнопку «Колонки» и выбрать необходимое их число. Для изменения формата колонок служит окно форматирования колонок, которое появляется по команде «Формат® Колонки».

Колонтитулы

Колонтитулы - сведения, обычно размещаемые в верхней и нижней частях каждой страницы документа. Колонтитул может включать номер страницы, название раздела, название произведения, имя автора, дату и т.п. Вставив в документ номера страниц, вы тем самым создадите колонтитулы.

Для работы с колонтитулами необходимо дать команду «Вид®Колонтитулы». По этой команде Word переключится в режим просмотра разметки страницы, и появится панель инструментов для работы с колонтитулами.

Номера страниц

Для вставки номеров страниц следует пользоваться командой «Вставка®Номера страниц…». По этой команде появляется окно «Номера страниц», которое позволяет задать положение порядкового номера на странице и указать, нужно ли помещать номер на первую страницу.

Для того чтобы в одном и том же документе можно было использовать различные виды форматирования страниц, нужно разбить его на разделы. Чтобы вставить разрыв раздела, используйте меню «Вставка®Разрыв». Чтобы разрыв раздела служил заодно и разрывом страницы, в окне оформления разрыва нужно выбрать пункт «Новый раздел® Со следующей страницы». Кроме того, если нужно, выбрать окно «Разрыв», чтобы новый раздел начинался обязательно с четной или нечетной страницы, необходимо задать соответствующие параметры.

Печать документа

Во всех Windows-программах, служащих для подготовки документов, печать документа выполняется командой меню «Файл® Печать». Программа позволяет распечатать по выбору - либо целый документ, либо его текущую страницу, либо выделенный текст, либо несколько страниц по их номерам.

Списки

Упорядоченную информацию часто удобно представлять в виде списков. Так представляют инструкции, наборы поясняющих утверждений, перечни предметов или объектов. Word поддерживает два вида списков - маркированные списки, в котором каждый пункт помечается одинаковым маркером, и нумерованные списки, где пункты последовательно нумеруются.

Чтобы создать список нужно щелкнуть на кнопке Нумерация или Маркеры панели инструментов Форматирование. В конце абзаца (предложения) нажать на клавишу Enter.

1.1. Преобразование текста в список

Для преобразования существующего текста в список, надо

1. выделить его и щелкнуть на кнопке Нумерация или Маркеры на панели инструментов. Word автоматически преобразует новый абзац в элемент нумерованного списка, если он начинается с числа, за которым следует точка. Если абзац начинается с символа, то он автоматически преобразуется в элемент маркированного списка. Последующие абзацы также рассматриваются как элементы начавшегося списка.

2. При вводе элементов списка следующий абзац автоматически начинается с номера или маркера. Создание списка заканчивают двукратным нажатием на клавишу Enter в конце абзаца.

3. Чтобы изменить или настроить формат списка, следует дать команду «Формат® Список» или выбрать в контекстном меню пункт Список. В диалоговом окне Список вкладки Маркированный и Нумерованный позволяют выбрать вид маркера или способ нумерации списка. Если стандартное оформление списка не подходит, можно щелкнуть на кнопке Изменить и задать один из маркеров или один из вариантов нумерации, а также положение маркеров или номеров, пунктов списка.

4. Вкладка Многоуровневый позволяет задать список, содержащий до 9-уровней пунктов, нумеруемых или маркируемых отдельно. Для перехода на более низкий уровень служит кнопка Увеличить отступ на панели инструментов Форматирование. Для возврата на более высокий уровень служит кнопка Уменшить отступ.

10.2.Таблицы

Таблицы, создаваемые в Word не могут в полной мере заменить возможности электронных таблиц Microsoft Office или Microsoft Access. Однако они являются важным вспомагательным средством текстового редактора.

Создание простой таблицы

Способ 1. Для создания простой таблицы проделайте следующие шаги:

1. установите текстовый курсор в ту позицию, где планируется разместить таблицу;

2. нажмите кнопку Вставить таблицу на панели Стандартная

3. передвигайте указатель по сетке до тех пор,пока не будет выделено нужное количество строк и столбцов, а затем сделайте щелчок мышью.

Способ 2.

Для создания простой таблицы можно использовать также команду Добавить таблицу из меню Таблица. После выполнения этой команды вы увидите на экране окно Вставка таблиц. Важным отличием этого способа является возможность сразу же при создании таблицы задать ее формат. Для этого в окне Вставка таблицы служит кнопка Автоформат.

Создание сложной таблицы

Для создания сложной таблицы проделайте следующие шаги:

1. Установите текстовый курсор в ту позицию документа, где планируется разместить таблицу;

2. Если панель инструментов Таблицы и границы отсутствует на экране, нажмите кнопку Таблицы и границы на панели Стандартная.

3. После того, как появиться эта панель инструментов, указатель мыши примет вид пера. Если панель инструментов Таблицы и границы уже присутствует на экране, то просто нажмите на ней кнопку Нарисовать таблицу после этого указатель мыши примет вид пера;

4. Переместите указатель при нажатой кнопки мыши из одного угла будущей таблицы в другой, это позволить определить (нарисовать) внешние границы таблицы.

5. Затем аналогичным способом прорисуйте внутри таблицы линии столбцов и строк;

6. 5.Для удаления какой-либо линии или отрезка нажмите кнопку Ластик на панели Таблицы и границы и «сотрите» ненужную линию. Ячейки, границы между которыми будет таким образом удалены, сольются в одну общую ячейку.