Интеграция в Microsoft Office

Понятие Microsoft Excel

Excel — пожалуй, самая популярная сегодня программа электронных таблиц. Ею пользуются деловые люди и ученые, бухгалтеры и журналисты. С ее помощью ведут разнообразные списки, каталоги и таблицы, составляют финансовые и статистические отчеты, обсчитывают данные каких-нибудь опросов и состояние торгового предприятия, обрабатывают результаты научного эксперимента, ведут учет, готовят презентационные материалы. Для ведения домашней бухгалтерии Excel тоже вполне подходит.

Основное отличие электронных таблиц от тех табличек, которые можно строить в Microsoft Word и других текстовых редакторах, состоит в том, что настоящие электронные таблицы оснащены возможностью производить вычисления. Ведь вордовская табличка — это просто способ расположения слов и чисел, вы не сможете попросить свой текстовый редактор, к примеру, посчитать сумму чисел по столбцу, а результат поместить в такую-то ячейку. То есть попросить-то сможете, а вот посчитать всего этого Word не сумеет. Зато Excel сумеет, да еще как!

Excel может вычислять суммы по столбцам, строкам или любым иным группам ячеек, перемножать и делить, брать проценты; он сумеет посчитать среднее арифметическое, дисперсию или срок погашения кредита. В нем вообще можно использовать множество стандартных функций — финансовых, математических, логических, статистических.

Если Вам необходимо выполнить работу, в которой будет много вычислений, и Вы, дорожа своим временем, не хотите делать их вручную, используйте специальную компьютерную программу, которая поможет произвести расчеты. Вам надо будет только ввести исходные данные и формулы, а программа подсчитает результаты. Причем, если Вы будете несколько раз менять исходные данные, эта же программа каждый раз будет терпеливо и аккуратно пересчитывать заново все изменяемые расчетные значения. А Вам, представителю человеческого разума, останется проанализировать результаты.

Электронная таблица – это программа обработки данных, представленных в виде прямоугольной таблицы. Она позволяет выполнять различные расчеты и наглядно иллюстрировать числовую информацию в виде диаграмм.

Особенности Microsoft Excel

Microsoft Excel – это простое и удобное средство, позволяющее проанализировать данные и, при необходимости, проинформировать о результате заинтересованную аудиторию, используя Internet. Кроме стандартных возможностей (обычные текстовые документы, бланки, прайс-листы, проводить сортировку, отбор и группировку данных, анализировать и т.п.) его отличает следующие возможности, он выводит на поверхность центральные функции электронных таблиц и делает их более доступными для всех пользователей. Для облегчения работы пользователя упрощены основные функции, создание формул, форматирование, печать и построение графиков.

Ключевые преимущества

· Эффективный анализ и обработка данных включает:

ü Быстрый и эффективный анализ, удобные средства для работы с данными (мастер сводных таблиц позволяет быстро обрабатывать большие массивы данных и получать итоговые результаты в удобном виде);

ü Механизм автокоррекции формул автоматически распознает и исправляет ошибки при введении формул. Microsoft Excel умеет распознавать 15 наиболее распространенных ошибок, которые допускаются пользователями при вводе формул в ячейку. Естественно, при этом Excel сначала спрашивает пользователя, нужно ли производить исправление;

ü Использование естественного языка при написании формул;

ü Проведение различных вычислений с использованием мощного аппарата функций и формул;

ü Исследование влияния различных факторов на данные;

ü Решение задач оптимизации;

ü Получение выборки данных, удовлетворяющих определенным критериям;

ü Построение графиков и диаграмм;

ü Статистический анализ данных. В Excel для Windows есть настолько мощный аппарат математической статистики, что вы можете заниматься статистическим моделированием.

· Богатые средства форматирования и отображения данных

ü Средства форматирования делают оформление таблиц более ярким и понятным (возможности слияния ячеек в электронной таблице, поворот текста в ячейке на любой угол, начертание текста в ячейке с отступом);

ü Мастер создания диаграмм позволяет сделать представление данных в таблицах более наглядным (более удобный и мощный мастер создания диаграмм, кроме стандартных, новые типы диаграмм - диаграммы в виде круглых столбиков, тетраэдров, в виде "бубликов" и др.).

· Наглядная печать

ü Многие пользователи сталкивались с проблемами при печати сложных электронных таблиц. Многие трудности связаны с недостаточно точным определением области печати, т.е. того, какая часть электронной таблицы будет напечатана. Поэтому Microsoft Excel обеспечивает предварительный просмотр границ печатаемой области. После включения режима отображения границ печатаемых областей поверх таблицы появляется сетка, которая показывает, какая часть таблицы будет напечатана на какой странице. При необходимости уместить на одной странице дополнительное количество столбцов или строк таблицы, достаточно просто перетянуть границу страницы в нужное место и Microsoft Excel сам рассчитает необходимое изменение шрифта и масштаба изображения при печати указанного диапазона ячеек на одной странице.

· Обмен данными и работа в Internet

ü Возможность использовать самые свежие данные. С помощью Microsoft Excel Вы можете получать их в виде электронных таблиц прямо Web-серверов в Internet. Microsoft Excel содержит встроенные функции, позволяющие легко помещать на Web-сервер документы, созданные в среде Microsoft Excel. К их числу относятся: мастер сохранения документа в формате HTML, средство просмотра содержимого документов Microsoft Excel для пользователей, не работающих с этим приложением и ряд других;

ü Вы можете использовать встроенный Internet Assistant для преобразования таблицы в формат HTML и публикации на Web-сервере. Microsoft Excel позволяет импортировать данные из HTML-документов, найденных на Web-сервере, восстанавливая при этом формат и оформление таблицы. После импорта данные доступны для выполнения любых операций в Microsoft Excel.

Возможности

ü Справка и помощник по работе с электронными таблицами

Помогает научиться эффективной работе с электронными таблицами. Предоставляет полезные советы и решения. Отвечает на вопросы доступным языком.

ü Удобство ввода формул

Возможность писать уравнения, пользуясь простой терминологией.

ü Просмотр макета страницы

Предоставляет возможность задать точное расположение информации на каждой печатной странице.

ü Гиперссылки

Во все документы Excel XP можно вставлять гиперссылки для доступа к нужным документам независимо от их местонахождения.

ü Работа с HTML-документами

Excel XP работает с документами HTML так же легко, как и со своими документами (*.xls). Форматирование и гиперссылки сохраняются, что дает возможность динамического анализа данных, а не простого их просмотра.

ü Мастер диаграмм

Расположение всех параметров графиков в одном месте ускоряет их создание и редактирование.

ü Сохранение в гипертекстовом формате (HTML)

Возможность автоматически преобразовывать таблицы, созданные при помощи программы Excel, в HTML-формат для того, чтобы размещать их в Internet.

ü Просмотр документов Excel

Возможность публиковать документы Excel так, чтобы их могли просматривать и те, у кого нет программы Excel. Программа Excel Viewer позволяет, не пользуясь программой Excel, просматривать, копировать, увеличивать, фильтровать, печатать и следовать гиперссылкам в документах Excel.

Мастера в Excel

Для облегчения работы в Microsoft Excel предусмотрены различные средства, облегчающие рутинную работу. Одним из таких средств являются Мастера (помощники). Их несколько:

Мастер Диаграмм, позволяющий упростить построение диаграмм;

Мастер Функций, позволяющий упростить написание функций;

Мастер Подсказок, для быстрого поиска информации (хотя он и не является мастером, в строгом смысле этого слова).

Мастер Web-страниц, для создания HTML-страницы при помощи Microsoft Excel.

Мастер шаблонов, позволяет создать новый шаблон или базу данных.

Мастер сводных таблиц позволяет анализировать не только любой срез имеющейся информации, но и упорядочивать столбцы, строки и заголовки страниц методом перетащить и отпустить.

Мастер преобразований, позволяет конвертировать документы в Excel из других форматов.

 

Типовые задачи обработки информации с помощью ЭТ

Типовые задачи – это задачи, которые можно выполнить с помощью любой электронной таблицы, даже самой примитивной:

1) Ввод информации в рабочую таблицу;

2) Редактирование имеющейся рабочей таблицы;

3) Запись рабочей таблицы на диск (для длительного хранения);

4) Загрузка рабочей таблицы из файла на диске (для дальнейшей обработки);

5) Вывод полученной информации на бумажный носитель с помощью печатающего устройства.

Структура рабочей таблицы Microsoft Excel

Для запуска программы Excel необходимо щёлкнуть по кнопке Пуск на Панели задач в нижней части экрана и выполнить команду меню Программы-Microsoft Excel или выбрать ярлык на панели быстрого запуска.

Окно программы Microsoft Excel имеет вид, представленный на рисунке:

В окне, как обычно, присутствуют строка заголовка и строка меню. Далее следуют панель инструментов Стандартная и панель Форматирование, затем располагается Строка формул.

Документ в Excel называется книгой. Книга состоит из листов, каждый из которых является отдельной электронной таблицей. Доступ к листам осуществляется через их закладки.

Рабочая область каждого листа состоит из строк и столбцов, на пересечении которых находятся ячейки.

Строка – горизонтально расположенная единичная часть электронной таблицы. Строки обозначаются натуральными числами (например, 1, 2, 100). Один лист содержит 65536 строк.

Столбец – вертикально расположенная единичная часть электронной таблицы. Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита (например, А,В,С,АВ,ZZ). Один лист содержит 256 столбцов.

Ячейка – это прямоугольник (минимальная часть ЭТ), который лежит на пересечении некоторой строки и некоторого столбца. Обозначение ячейки (адрес) состоит из обозначений столбца и строки, на пересечении которых находится данная ячейка (например, А1, В10, F6). В ячейки заносится информация рабочей таблицы. Ячейка, в которую вводится информация, называется текущей (активной). Она выделяется на экране рамкой. В каждый момент текущей может быть только одна ячейка.

Часто в электронных таблицах приходится иметь дело не с одной ячейкой, а с группой ячеек, представляющих собой прямоугольную часть рабочей таблицы. Такая группа ячеек носит название диапазона ячеек. Обозначение диапазона ячеек состоит из адресов ячеек, которые находятся в верхнем левом и нижнем правом углах диапазона, разделенных двоеточием (например, B3:D5). Приведенный диапазон содержит 9 ячеек.

Перемещение по таблице

Перемещаться по рабочей области можно двумя способами:

· с помощью мышки. При этом указатель мыши имеет форму .

· с помощью клавиш на клавиатуре:

Клавиша (и)	Назначение
­ ® ¯	перемещение к следующей (в указанном направлении) ячейке рабочей таблицы
Tab	перемещение к следующей справа ячейке рабочей таблицы
Shift+Tab	перемещение к предыдущей (следующей слева) ячейке рабочей таблицы
Home или End	перемещение в начало строки
End ®	перемещение в конец строки
Ctrl + Home	перемещение к ячейке А1 рабочей таблицы
Ctrl + End	перемещение к ячейке, стоящей на пересечении последней строки и последнего столбца заполненной части рабочей таблицы

Выделение элементов таблицы

Выделение ячеек – это способ указать ЭТ, с какими ячейками надо работать. Выделенная ячейка помечена на экране рамкой, выделенные диапазоны – подсветкой. В выделенном диапазоне одна из ячеек – текущая – отмечена иным цветом.

Чтобы выделить	С помощью мыши
Ячейку	Щелкните по ячейки
Строку	Щелкните по номеру строки
Столбец	Щелкните по имени столбца
Несколько строк	Протащите указатель по номерам выделяемых строк
Несколько столбцов	Протащите указатель по номерам выделяемых столбцов
Диапазон ячеек	Протащите указатель от верхней левой до нижней правой ячеек диапазона
Несколько несмежных групп ячеек	Следует выделить одну группу, нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, выделить другие ячейки
Всю таблицу	Щелкните по кнопке выделения рабочей таблицы

Для отмены выделения можно щелкнуть мышью в любом месте рабочей таблицы или нажать клавишу перемещения курсора.

 

Просмотр содержимого ячейки

Содержимое ячейки – это информация, которая записана в ячейку.

Отображение содержимого ячейки – это вид, в котором содержимое ячейки представлено на экране в рабочей таблице.

Чтобы просмотреть содержимое ячейки рабочей таблицы, нужно:

- выделить ячейку, содержимое которой нужно просмотреть;

- просмотреть содержимое ячейки в области редактирования.

Помни!!!

- отображение цифровой информации зависит от формата, в котором представлено число.

- отображением текстовой инфоромации является текст, причём в зависимости от ширины ячейки текст виден либо весь, либо только его часть.

- отображением ячейки, в которой записана формула, является результат вычисления по этой формуле.

Особенности ввода чисел

Число в ячейке может быть изображено различными способами в зависимости от использованного формата. Для изменения формата содержимого ячейки необходимо:

- выделить ячейку (группу ячеек);

- выбрать команду меню Фор м ат – Ячейки (Ctrl+1);

- в диалоговом окне Формат_ячеек выбрать вкладыш Число;

- в списке Числовые форматы выбрать тип формата содержимого ячейки, а в полях справа – параметры формата;

- в поле Образец будет отображаться пример содержимого ячейки в выбранном формате;

- чтобы ввести новый формат, следует выбрать пункт все форматы, а затем в поле Тип ввести новый формат;

- щелкнуть ОК.

По умолчанию Microsoft Excel изображает числа в общем формате. В этом формате если число помещается в имеющуюся ширину ячейки, то оно отображается в десятичной форме представления, например, 1274 или 23,45. Если не помещается, то оно преобразется в экспоненциальный формат. Например, при вводе числа 723000000000 в ячейке будет отображаться 7,23Е+11.

Особенности ввода текста

Текстовыми считаются те данные, которые Excel не смог распознать как число, дату или время. Текст может содержать буквы, цифры и специальные символы. Длина текстового значения ячейки не может быть больше 255 символов.

Для ввода текста необходимо:

1. выделить ячейку;

2. набрать текст;

3. нажать кнопку [Enter];

Чтобы ввести текст, состоящий из нескольких строк, в конце каждой строки нажимать комбинацию клавиш [Alt + Enter], использование[Enter] завершит ввод в ячейку.

Чтобы ввести данные другого типа как текст, перед ним необходимо поставить апостроф(').

Чтобы Excel воспринимал любые данные как текст необходимо:

1. выделить ячейку;

2. выбрать Формат → Ячейки;

3. в диалоговом окне Формат ячеек раскрыть вкладку Число;

4. в списке Числовые форматы выбрать Текстовый;

5. нажать ОК.

Если длина вводимого текста больше ширины ячейки, то при наборе текст прокручивается в текущей ячейке. После окончания ввода введенный текст полностью хранится в данной ячейке, а на экране текст:

Ø либо виден в соседних ячейках, если они пустые;

Ø либо виден частично (сколько позволяет ширина данной ячейки), если соседние ячейки не пустые. Чтобы увидеть на экране введенный текст полностью, надо увеличить ширину столбца либо просмотреть текст в области редактирования.

Редактирование содержимого ячейки

Чтобы отредактировать данные в ячейке, необходимо:

- сделать ячейку активной и нажать клавишу F2 или дважды щелкнуть в ячейке мышью;

- в ячейке появится текстовый курсор, который можно передвигать клавишами управления курсором;

- отредактировать данные;

- выйти из режима редактирования клавишей Enter.

 

Помни! Перед выполнением любой команды Microsoft Excel следует завершить работу с ячейкой, т. е. выйти из режима ввода или редактирования (нажать Enter).

Отмена операций

Для отмены последней операции над данными необходимо в меню Правкавыбрать команду Отменить … или щелкнуть кнопку . Если щелкнуть на стрелке 6 рядом с этой кнопкой, то откроется список операций, выполненных в текущем сеансе. Щелкнув на имени одной операции, можно отменить ее и все операции, выполненные после нее.

Чтобы вернуть последнюю отмененную операцию, следует в меню Правкавыбрать команду Повторить … или щелкнуть кнопку . Для просмотра списка отмененных операций следует щелкнуть на стрелке 6 рядом с этой кнопкой

Ввод формул в таблицу. Сообщения об ошибках

Основные сведения

Вычисления в таблицах выполняются с помощью формул. Формула может содержать:

ü числа;

ü ссылки на ячейки или группу ячеек;

ü функции;

ü знаки арифметических операций (+, -, *, /).

Порядок вычислений в формуле определяется обычными математическими законами.

Для ввода формулы в ячейку следует ввести знак '=' и формулу для вычисления. После нажатия клавиши Enter в ячейке появится результат вычисления. При выделении ячейки, содержащей формулу, формула появляется в строке редактирования.

Примеры формул: =(А4+В8)*С6+25, =F7*С14+B12.

Ссылка на ячейку или группу ячеек – способ, которым указывается конкретная ячейка или несколько ячеек. Ссылка на отдельную ячейку – ее координаты. Значение пустой ячейки равно нулю.

Для обращения к группе ячеек используются специальные символы:

: (двоеточие) – формирует обращение к блоку ячеек. Через двоеточие указывается левая верхняя и правая нижняя ячейки блока.

Например: С4:D6 – обращение к ячейкам С4, С5, С6, D4, D5, D6.

; (точка с запятой) – обозначает объединение ячеек. Например, B1:C2;A4:B4 – обращение к ячейкам B1, B2, C1, C2, А4, B4.

Помни!!!

Для того, чтобы быстро вставить в формулу ссылку на ячейку или диапазон ячеек:

ü набери формулу до того места, куда следует вставить ссылку на ячейку или диапазон ячеек;

ü выдели ячейку или диапазон ячеек, которые следует использовать в формуле;

ü набери оставшуюся часть формулы;

ü нажми клавишу Enter.

Функции

Функциями в Microsoft Excel называют объединения нескольких вычислительных операций для решения определенной задачи. Функции представляют собой формулы, которые имеют один или несколько аргументов. В качестве аргументов указываются числовые значения или адреса ячеек.

Например:

=СУММ(А5:А9) – сумма ячеек А5, А6, А7, А8, А9;

=СРЗНАЧ(G4:G6) – среднее значение ячеек G4, G5, G6.

Функции могут входить одна в другую, например:

=КОРЕНЬ(СУММ(25;A1:A5)) – квадратный корень из числа, полученного путем сложения 25 с содержимым ячеек А1, А2, А3, А4, А5.

Для введения функции в ячейку необходимо:

выделить ячейку для формулы;

вызывать Мастер функций с помощью команды меню Вставка – Функция… или кнопки на панели инструментов Стандартная;

в диалоговом окне Мастер функций выбрать тип функции в поле Категория, затем функцию в списке Функция;

щелкнуть кнопку ОК;

­ в полях Число1, Число2 и др. следующего окна ввести аргументы функции (числовые значения или ссылки на ячейки);

­ чтобы указать аргументы, можно щелкнуть кнопку , находящуюся справа от поля, и выделить мышью ячейки, содержащие аргументы функции; для выхода из этого режима следует щелкнуть кнопку , которая находится под строкой формул;

­ щелкнуть ОК.

Замечание:

ü Вставить в ячейку функцию суммы СУММ можно с помощью кнопки, расположенной на панели инструментов Стандартная.

Сообщения об ошибках

Если формула в ячейке не может быть правильно вычислена, Microsoft Excel выводит в ячейку сообщение об ошибке. Если формула содержит ссылку на ячейку, которая содержит значения ошибки, то вместо этой формулы также будет выводиться сообщение об ошибке. Значение сообщений об ошибках следующее:

#### – ширина ячейки не позволяет отобразить число в заданном формате;

#ИМЯ? – Microsoft Excel не смог распознать имя, использованное в формуле;

#ДЕЛ/0! – в формуле делается попытка деления на нуль;

#ЧИСЛО! – нарушены правила задания операторов, принятые в математике;

#Н/Д – такое сообщение может появиться, если в качестве аргумента задана ссылка на пустую ячейку;

#ПУСТО! – неверно указано пересечение двух областей, которые не имеют общих ячеек;

#ССЫЛКА! – в формуле задана ссылка на несуществующую ячейку;

#ЗНАЧ! – использован недопустимый тип аргумента

Копирование и перемещение данных. Изменение ссылок при копировании формул

Для перемещения и копирования содержимого ячеек используется буфер промежуточного хранения информации (Clipboard), позволяющий перемещать данные как в пределах таблицы, так и в другие Windows-программы.

Для копирования содержимого ячеек необходимо:

ü выделить ячейки, содержимое которых следует скопировать;

ü вызвать команду меню Правка -Копироватьили щелкнуть кнопку (вокруг группы ячеек появится пунктирная линия, указывающая, что фрагмент помещен в буфер;

ü выделить ячейки, в которые следует вставить данные (при копировании диапазона ячеек достаточно выделить только левую верхнюю ячейку блока-приемника);

ü вызвать команду меню Правка - Вставитьили щелкнуть кнопку .

Фрагмент из буфера скопируется в указанное место.

Копирование формулы из одной ячейки в другую происходит довольно своеобразно. Так, например, при копировании формулы =А1+А2 из ячейки А3 в ячейку В4 ее содержимое изменится на =В2+В3. Почему так происходит? Формулу =А1+А2 из ячейки А3 Microsoft Excel «читает» следующим образом «Для получения содержимого ячейки А3 нужно вычислить сумму двух ячеек, расположенных сверху относительно ячейки А3». При копировании этой формулу в ячейку В4, она, как и ранее, вычисляет сумму двух ячеек сверху от ячейки с формулой.

В этом примере ссылки на ячейки А1 и А2 в формуле рассматриваются относительно текущей ячейки. Поэтому они называются относительными.

Для перемещения содержимого ячеек необходимо:

- выделить ячейки, содержимое которых необходимо переместить;

- вызвать команду меню Правка - Вырезать или щелкнуть кнопку ;

- выделить левую верхнюю ячейку области, в которую необходимо вставить фрагмент;

- вызвать команду меню Правка - Вставить или щелкнуть кнопку .

Фрагмент из буфера будет вставлен в указанное место.

При перемещении ячеек, содержащих формулы, координаты ячеек аргументов не изменяются. Например, при перемещении формулы =А1+А2 из ячейки А3 в ячейку В4 формула останется =А1+А2.

Заполнение ячеек

Рамка, которая обрамляет текущую ячейку или маркированный фрагмент, имеет в правом нижнем углу маленький квадрат (маркер заполнения).

Если совместить с ним указатель мыши, то последний примет вид чёрного крестика. В этот момент можно, удерживая левую кнопку мыши, отбуксировать рамку вправо, вниз, вверх или влево, маркировав новые ячейки. Если отбуксировать маркер заполнения влево и вверх, то содержимое исходных ячеек будет очищено. Аналогичную операцию можно делать с помощью команды Правка-Заполнить, и в открывшемся подменю выбрать напрвление заполнения.

Абсолютные и смешанные ссылки в формулах

Ссылка однозначно определяет ячейку или группу ячеек рабочего листа. Ссылки указывают в каких ячейках находятся значения, которые нужно использовать в качестве аргументов формулы. С помощью ссылок можно использовать в формуле данные, находящиеся в различных местах рабочего листа, а также использовать значение одной и той же ячейки в нескольких формулах.

Можно также ссылаться на ячейки, находящиеся на других листах рабочей книги, в другой рабочей книге, или даже на данные другого приложения. Ссылки на ячейки других рабочих книг называются внешними. Ссылки на данные в других приложениях называются удаленными.

Имя – это легко запоминающийся идентификатор, который можно использовать для ссылки на ячейку, группу ячеек, значение или формулу. Создать имя для ячейки можно в поле имени, или через меню Вставка → Имя → Присвоить... Использование имен обеспечивает следующие преимущества:

Формулы, использующие имена, легче воспринимаются и запоминаются, чем формулы, использующие ссылки на ячейки.

Например, формула “=Сумма + НДС” гораздо понятнее, чем формула “=F5 + G5 ”:

При изменении структуры рабочего листа достаточно обновить ссылки лишь в одном месте – в определении имен, и все формулы, использующие эти имена, будут использовать корректные ссылки.

После того как имя определено, оно может использоваться в любом месте рабочей книги. Доступ ко всем именам из любого рабочего листа можно получить с помощью окна имени в левой части строки формул.

Вы можете также определить специальные имена, диапазон действия которых ограничивается текущим рабочим листом. Это означает, что эти имена можно использовать лишь на том рабочем листе, на котором они определены. Такие имена не отображаются в окне имени строки формул или окне диалога “ Присвоить имя ”, если активен другой рабочий лист книги.

Excel автоматически создает имена на основе заголовков строк и столбцов рабочего листа.

После того, как имя определено, вы можете:

Заменить все соответствующие ссылки этим именем во всех местах рабочего листа.

Например, определив имя “Платежи” как “=$F$12”, можно заменить все ссылки на ячейку $F$12 с именем “ Платежи”.

Быстро перейти на поименованную ссылку, заменить ссылки, вставить ссылку в формулу с помощью окна имени в строке формул.

После того как формула введена в ячейку, вы можете ее перенести, скопировать или распространить на блок ячеек.

При перемещении формулы в новое место таблицы (путём протяжки нижнего правого угла ячейки) ссылки в формуле не изменяются, а ячейка, где раньше была формула, становится свободной. При копировании формула перемещается в другое место таблицы, ссылки изменяются, но ячейка, где раньше находилась формула, остается без изменения. Формулу можно распространить на блок ячеек.

При копировании формул возникает необходимость управлять изменением адресов ячеек или ссылок. Для этого перед символами адреса ячейки или ссылки устанавливаются символы “ $ ”. Изменяться только те атрибуты адреса ячейки, перед которыми не стоит символ “ $ ”. Если перед всеми атрибутами адреса ячейки поставить символ “ $ ”, то при копировании формулы ссылка не изменится.

Например, если в записи формулы ссылку на ячейку D7 записать в виде $D7, то при перемещении формулы будет изменяться только номер строки “7”. Запись D$7 означает, что при перемещении будет изменяться только символ столбца “D”. Если же записать адрес в виде $D$7, то ссылка при перемещении формулы на этот адрес не изменится, и в расчетах будут участвовать данные из ячейки D7. Если в формуле указан интервал ячеек G3:L9, то управлять можно каждым из четырех символов: “G”, “3”, “L” и “9”, помещая перед ними символ “$”.

Если в ссылке используются символы $, то она называется абсолютной, если символов $ в ссылке нет – относительной. Адреса таких ссылок называются абсолютными и относительными, соответственно.

При использовании в формулах относительной ссылки Excel запоминает расположение относительно текущей ячейки. Так например когда вы вводите формулу = В1+В2 вячейку В4, то Excel интерпретирует формулу как «прибавить содержимое ячейки расположенной тремя рядами выше». Таким образом, формула в ячейке С4 примет вид = С1+С2. при копировании формул Excel автоматически подстраивает относительные адреса ячеек имеющиеся в формулах:

§ при копировании влево (вправо) по горизонтали смещение на одну ячейку уменьшает (увеличивает) каждый номер столбца в формуле на единицу;

§ при копировании вверх (вниз) по вертикали смещение на одну ячейку уменьшает (увеличивает) каждый номер строки на единицу.

Абсолютные адреса при перемещении формул не изменяются, а в относительных адресах происходит смещение на величину переноса.

В нижеприведенном примере при копировании формулы =А4+$A$2 из ячейки А5 в диапазон ячеек А6:А12, ссылка на ячейку А4 изменяется (относительная ссылка), а ссылка на ячейку А2 остается постоянной (абсолютная ссылка).

 

Рассмотрим пример работы с абсолютными ссылками и будем использовать строку №11 (ниже приведённого рисунка). Она высчитывается как отношение итога по столбцу Платежи к соответствующему итогу расчетного столбца.

Если в ячейку В11 формулу записать как =$H$10/B10 и протянуть вправо, то ошибок не возникнет, т.е. при перемещении вправо будет изменяться только адрес соответствующего итога расчетного столбца, а адрес итога по столбцу Платежи будет оставаться неизменным, и мы получим правильный вариант:

Иногда в формулах нужно использовать ссылки, в которых абсолютной является только часть ссылки – либо на имя столбца, либо на номер строки. Например, $F5 или A$10. Такие ссылки называются смешанными. При копировании формулы со смешанной ссылкой в другую ячейку абсолютная часть ссылки остаётся постоянной, а относительная часть меняется относительно нового положения.

Вставить знак доллара в ссылку при наборе формулы можно двумя способами:

1) ввести знак $ с клавиатуры;

2) установить курсор в формуле после ссылки на ячейку и нажать клавишу F4. При повторном нажатии на эту клавишу циклически появляются ссылки, например, для А4: $А$4, А$4, $А4, А4

Работа со строками и столбцами. Фиксирование заголовков

Над строками и столбцами рабочей таблицы выполняются следующие операции:

Ø изменение размеров столбца/строки (группы строк/столбцов);

Ø вставка ячеек, пустой строки/столбца (группы строк/столбцов);

Ø удаление строки/столбца (группы строк/столбцов).

Вставка ячеек, пустой строки/столбца

Для вставки ячеек следует выделить ячейки, на месте которых будут вставлены новые, и вызвать команду Вставка - Ячейки. В появившемся диалоговом окне выбрать тип вставляемого элемента:

ячейки, со сдвигом вправо – вставить ячейки, сдвинув все вправо;

ячейки, со сдвигом вниз – вставить ячейки, сдвинув все вниз;

строку – вставить строку;

столбец – вставить столбец.

Щелкнуть ОК или нажать Enter.

Для вставки строк или столбцов необходимо:

1) выделить строки или столбцы, на месте которых будут вставлены новые;

2) в меню Вставка выбрать пунктСтроки или Столбцы.

Если нужно вставить несколько строк/столбцов, то следует выделить столько строк/столбцов, сколько их нужно вставить (до выделенных).

Удаление элементов таблицы

Для удаления элементов таблицы следует:

1) выделить их;

2) в меню Правка выбрать команду Удалить.

Столбцы и строки удаляются без запросов, а при удалении ячеек появляется диалоговое окно, в котором необходимо выбрать вариант удаления элемента:

ячейки, со сдвигом влево – удалить ячейки, сдвинув все влево;

ячейки, со сдвигом вверх – удалить ячейки, сдвинув все вверх;

строку – удалить строку;

столбец – удалить столбец.

Фиксирование заголовков.

Чтобы удобно было наблюдать информацию большой таблицы, можно зафиксировать заголовки нескольких первых строк и(или) столбцов так, чтобы их положение на экране не менялось при просмотре остальных частей таблицы.

Для того, чтобы зафиксировать положение строк и столбцов:

1) выделяют ячейку непосредственно под строками и правее столбцов, положение которых следует зафиксировать;

2) выбирают команду Окно - Закрепить области.

Фиксирование относится ко всем строкам и столбцам, расположенным выше и левее выделения.

Для того, чтобы отменить фиксирование положения строк и столбцов, необходимо в меню Окно выбрать команду Снять закрепление областей.

Форматирование рабочей таблицы

В Microsoft Excel форматирование рабочей таблицы происходит аналогично соответствующим операциям в Microsoft Word. Правда в электронных таблицах меньше используются действия с изменением параметров страницы и абзаца, а чаще выполняются выравнивание, шрифтовое оформление и обрамление рамки ячеек таблицы.

Установление шрифта

Для установления шрифта необходимо:

- выделить группу ячеек;

- в меню Формат выбрать команду Ячейки;

- выбрать вкладыш Шрифт;

- в списке Шрифт выбирается тип шрифта;

- в поле Начертание выбирается начертание шрифта:

обычный – обычное начертание;

курсив – курсивное наче