Загрузка рабочей таблицы из файла

- в строке меню выбрать Файл/Открыть… (или кнопку на панели инструментов «Стандартная» или CTRL +O)

- в открывшемся диалоговом окне найти папку, в которой хранится нужная таблица

- щелчком мыши указать нужный файл

- нажать клавишу Enter или кнопку

Сохранение на диске рабочей книги

В строке меню выполнить команду Ф айл/Сохранить, выбрать папку для сохранения, написать имя файла и нажать клавишу Enter или кнопку .

Помни!!!

ü Имя рабочей книге следует присваивать только при первой записи на диск. В дальнейшем нужно использовать команду Файл/Сохранить или кнопку «Сохранить» на панели инструментов или комбинацию клавиш SHIFT+F12.

ü Сохраняй новый вариант рабочей книги каждые 5-10 минут работы, чтобы уберечь результаты своей работы от всевозможных потерь.

ü Для сохранения рабочей книги под новым именем нужно выбрать команду Файл/Сохранить как...

Типы информации в ячейках. Просмотр содержимого ячейки

В ячейки рабочей таблицы может быть введена информация трёх типов:

ü текст;

ü число;

ü формула – выражение, которое указывает, как вычислить новое значение.

Одновременно в одной ячейке может содержаться информация только одного типа.

Для ввода текстовой и числовой информации в ячейку необходимо сделать ее активной и ввести данные с клавиатуры. При вводе данные появляются одновременно и в ячейке, и в строке редактирования:

Для завершения ввода следует нажать Enter или одну из клавиш управления курсором. Процесс ввода данных закончится и активной станет соседняя ячейка. Причём в ячейке по умолчанию число будет прижато к правому краю, а текст – к левому.

Просмотр содержимого ячейки

Содержимое ячейки – это информация, которая записана в ячейку.

Отображение содержимого ячейки – это вид, в котором содержимое ячейки представлено на экране в рабочей таблице.

Чтобы просмотреть содержимое ячейки рабочей таблицы, нужно:

- выделить ячейку, содержимое которой нужно просмотреть;

- просмотреть содержимое ячейки в области редактирования.

Помни!!!

- отображение цифровой информации зависит от формата, в котором представлено число.

- отображением текстовой инфоромации является текст, причём в зависимости от ширины ячейки текст виден либо весь, либо только его часть.

- отображением ячейки, в которой записана формула, является результат вычисления по этой формуле.

Изменение размеров столбца или строки

По умолчанию ячейки имеют стандартную ширину и высоту. Высота строки определяется размером шрифта. Для изменения размеров столбца или строки рабочей таблицы существует несколько способов. Простейший способ – с помощью мыши:

1) поместите указатель мыши на правую границу изменяемого столбца в строке заголовков столбцов, если изменяете ширину столбцов, или на нижнюю границу изменяемой строки в столбце заголовков строк, если изменяете высоту строки. При этом указатель мыши изменит свой вид;

 

2) перетащите выбранную границу на нужное расстояние.

Для изменения размеров сразу нескольких столбцов или строк следует их выделить и перетянуть границу заголовка одного из выделенных элементов. Если на границе заголовков столбцов дважды щелкнуть мышью, то ширина столбца установится по ширине ячейки с самым длинным содержимым.

Особенности ввода числовой и текстовой информации

Особенности ввода чисел

Число в ячейке может быть изображено различными способами в зависимости от использованного формата. Для изменения формата содержимого ячейки необходимо:

- выделить ячейку (группу ячеек);

- выбрать команду меню Фор м ат – Ячейки (Ctrl+1);

- в диалоговом окне Формат_ячеек выбрать вкладыш Число;

- в списке Числовые форматы выбрать тип формата содержимого ячейки, а в полях справа – параметры формата;

- в поле Образец будет отображаться пример содержимого ячейки в выбранном формате;

- чтобы ввести новый формат, следует выбрать пункт все форматы, а затем в поле Тип ввести новый формат;

- щелкнуть ОК.

По умолчанию Microsoft Excel изображает числа в общем формате. В этом формате если число помещается в имеющуюся ширину ячейки, то оно отображается в десятичной форме представления, например, 1274 или 23,45. Если не помещается, то оно преобразется в экспоненциальный формат. Например, при вводе числа 723000000000 в ячейке будет отображаться 7,23Е+11.

Особенности ввода текста

Текстовыми считаются те данные, которые Excel не смог распознать как число, дату или время. Текст может содержать буквы, цифры и специальные символы. Длина текстового значения ячейки не может быть больше 255 символов.

Для ввода текста необходимо:

1. выделить ячейку;

2. набрать текст;

3. нажать кнопку [Enter];

Чтобы ввести текст, состоящий из нескольких строк, в конце каждой строки нажимать комбинацию клавиш [Alt + Enter], использование[Enter] завершит ввод в ячейку.

Чтобы ввести данные другого типа как текст, перед ним необходимо поставить апостроф(').

Чтобы Excel воспринимал любые данные как текст необходимо:

1. выделить ячейку;

2. выбрать Формат → Ячейки;

3. в диалоговом окне Формат ячеек раскрыть вкладку Число;

4. в списке Числовые форматы выбрать Текстовый;

5. нажать ОК.

Если длина вводимого текста больше ширины ячейки, то при наборе текст прокручивается в текущей ячейке. После окончания ввода введенный текст полностью хранится в данной ячейке, а на экране текст:

Ø либо виден в соседних ячейках, если они пустые;

Ø либо виден частично (сколько позволяет ширина данной ячейки), если соседние ячейки не пустые. Чтобы увидеть на экране введенный текст полностью, надо увеличить ширину столбца либо просмотреть текст в области редактирования.

Редактирование содержимого ячейки

Чтобы отредактировать данные в ячейке, необходимо:

- сделать ячейку активной и нажать клавишу F2 или дважды щелкнуть в ячейке мышью;

- в ячейке появится текстовый курсор, который можно передвигать клавишами управления курсором;

- отредактировать данные;

- выйти из режима редактирования клавишей Enter.

 

Помни! Перед выполнением любой команды Microsoft Excel следует завершить работу с ячейкой, т. е. выйти из режима ввода или редактирования (нажать Enter).