Управление информационными ресурсами

Информация является основой для по­стоянного совершенствования деятельности предприятия.

Информация – это значимые данные

Одним из современных принципов менеджмента качества является управление на основе объективных фактов, но это невозможно, если информация в системе обеспечения качества сама не рассматривается как ресурс и не является объектом управления. Информационные ресурсы – это совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных. Для эффективного управления информационными ресурсами на предприятии необходимо:

- идентифицировать свои потребности в информации;

- идентифицировать внутренние и внешние источники ин­формации;

- проводить своевременную оценку адекватности информа­ции;

- использовать информацию при реализации стратегии и це­лей;

- гарантировать соответствующую безопасность и конфиден­циальность.

Совокупность средств, методов и условий, позволяющих использовать информационные ресурсы, составляет информационный потенциал предприятия, который включает также комплекс научно-исследовательских, учебных, административных, коммерческих и других служб и подразделений, обеспечивающих информационное обслуживание процессов на предприятии на базе современных информационных технологий.

Важнейшими компонентами информационных ресурсов являются:

- техническая и технологическая составляющая – это современное информационное оборудование, компьютеры, развитые компьютерные сети;

- нормативно-правовая составляющая – это документы: приказы, стандарты, нормы и т.д., которые обеспечивают регулируют взаимодействие производителей и распространителей информационных продуктов и услуг;

- информационная составляющая – это справочно-поисковые средства и структуры, помогающие находить нужную информацию.

При разработке информационного обеспечения следует использовать разработанные стандарты, где устанавливаются требования: к унифицированным системам документации; к унифицированным формам документов различных уровней управления; к составу и структуре реквизитов и показателей; к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документации.

Однако, несмотря на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс недостатков:

- чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;

- одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;

- работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач;

- имеются показатели, которые создаются, но не используются.

Поэтому устранение указанных недостатков является одной из задач менеджеров по качеству в области информационного обеспечения.

При разработке информационного обеспечения целесообразно использовать схемы информационных потоков. Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выбрать меры совершенствованию всей системы управления.

Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:

- исключение дублирующей и неиспользуемой информации;

- классификацию и рациональное представление информации.

Для создания информационного обеспечения необходимо:

- ясное понимание целей, задач и функций всей системы управления организацией;

- выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков;

- совершенствование системы документооборота;

- наличие и использование системы классификации и кодирования;

- владение методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации;

- создание массивов информации на машинных носителях, что требует современного технического обеспечения.

Управление финансовыми ресурсами

Менеджмент ресурсов должен включать деятельность по ус­тановлению финансовых потребностей и источников их привлечения.

Финансовые ресурсы предприятия – это денежные доходы и поступления, находящиеся в распоряжении предприятия для выполнения финансовых обязательств, осуществления затрат по расширенному воспроизводству и экономическому стимулированию работающих. Финансовые ресурсы направляются на развитие производства (производственно-торгового процесса), содержание и развитие объектов непроизводственной сферы, потребление, а также могут оставаться в резерве.

Финансовые ресурсы, предназначенные для развития производственно-торгового процесса (покупка сырья, товаров и других предметов труда, орудий труда, рабочей силы, прочих элементов производства), представляют собой капитал в его денежной форме.

Финансовые ресурсы образуются за счет целого ряда источников. По форме права собственности разделяются на две группы источников: собственные и чужие.

Источниками финансовых ресурсов являются: прибыль; амортизационные отчисления; кредиторская задолженность, постоянно находящаяся в распоряжении хозяйствующего субъекта; средства, полученные от продажи ценных бумаг; паевые и иные взносы членов трудового коллектива, юридических и физических лиц; кредиты и займы; средства от реализации залогового свидетельства, страхового полиса и другие поступления денежных средств (пожертвования, благотворительные взносы и т. п.).

Рациональное привлечение и эффективное использование финансовых ресурсов – одна из ключевых задач предприятия в современных условиях. Особенно важно эффективно использовать финансовый механизм самого предприятия, представляющей систему организации, планирования и использования его финансовых ресурсов. В состав финансового механизма входят различные финансовые инструменты, а также финансовые приемы и методы, обеспечивающие кадровое, правовое, нормативное, информационное и программное обеспечение. Под термином «финансовые инструменты» обычно имеются в виду различные формы краткосрочного и долгосрочного инвестирования, торговля которыми осуществляется на финансовых рынках.

Привлечь ресурсы – одна сторона медали. Другая – особенно важная – использовать денежные ресурсы наиболее эффективно. Как известно, необходимо вовремя возвратить авансированные средства после производства и реализации продукции.

Важным понятием с точки зрения финансового менеджмента является величина оборотного капитала, необходимого для финансового обеспечения и производственного процесса. Оборотный капитал используется для приобретения сырья, комплектующих изделий и других компонентов, необходимых для нормальной организации производства; для оплаты ресурсов, потребляемых в процессе производства; для выплаты заработной платы; для выплаты обязательных налогов и платежей.

Эффективное использование финансовых ресурсов достигается посредством финансового планирования. Применяют финансовое планирование, прежде всего для повышения доходности капитала, обеспечения стабильности положения фирмы.

Финансовые сведения о деятельности, связанной с работой системы менеджмента качества и качеством продукции, следует ис­пользовать при анализе со стороны руководства.

Процессы выпуска продукции в системе менеджмента качества

Качество маркетинга

В самом общем случае под маркетингом понимается деятельность, состоящая в продвижении то­варов и услуг от производителя к потребителю. Изначально целью маркетинга было завоевание потребителя, фор­мирование у него вкусов, взглядов и поведения, выгодных про­изводителю.

Современная трактовка маркетинга может быть представлена как организация и управле­ние исследовательской, производственной и торгово-сбытовой деятельностью предприятий, ориентированной на требования рынка, реальные запросы и потребности покупателей в товарах и услугах. Сущность сегодняшнего понимания маркетинга может быть выражена формулой: «Производить и продавать только то, что безусловно найдет сбыт, а не пытаться заставить потребителя брать то, что удалось произвести». Исходя из этого, предпри­ятие в первую очередь должно думать о возможностях реали­зации продукции, а затем уже о возможностях ее производства. При этом по главу угла ставятся не технические и технологи­ческие возможности, а интересы потребителя.

В современных условиях осуществление целенаправленного маркетинга на предприятии предусматривает

- объективное ис­следование рынка (установле­ние потенциальных потребностей и конкурентов, размеров рын­ка, уровня цен и т. д.);

- разработку стратегии сбыта (определение места товара на рынке, выбор оптимальных каналов сбыта, партнеров и форм сотрудничества),

- проведение необходимых рекламных мероприятий (собственно реклама, со­действие продаже, создание благоприятного имиджа предприя­тия);

- планирование производства новых товаров для закрепле­ния на рынке.

В соответствии с концепцией стандартов ИСО серии 9000 мар­кетингу принадлежит ведущая роль в установлении требований к качеству продукции. Общими целями маркетинга на предприятии являются формирование и стимулирование спроса, а также расширение объема продаж, рыночной доли и прибыли. Главная же цель маркетинговой де­ятельности в области качества состоит в определении уровня качества продукции, удовлетворяющего текущим и перспективным требованиям потребителя и общества. Цель маркетинговой деятельности в области качества дости­гается решением комплекса основных задач, которые в зави­симости от уровня принимаемых решений подразделяются на стратегические, тактические и оперативные. За­дачи стратегического уровня связаны с определением и реали­зацией стратегии предприятия в области качества, формирова­нием долгосрочных маркетинговых программ. Задачи такти­ческого уровня—с разработкой краткосрочных маркетинговых программ, направленных на улучшение качества продукции с учетом изменяющихся требований рынка и общества Задачи оперативного уровня определяются решением текущих проблем обеспечения качества и прежде всего разработкой оперативных маркетинговых программ.

На каждом предприятии задачи маркетинга в рамках систе­мы менеджмента качества уточняются исходя из политики в области каче­ства и особенностей продукции. Важно, чтобы по каждой из уста­новленных задач были определены показатели, характеризую­щие требуемый результат решения, что позволяет надлежащим образом оценить эффективность реализации основных задач.

При решении тактических задач маркетинга в системе каче­ства главное внимание уделяется анализу требований к качеству продукции, содержащихся в контрактах.

Важное место в маркетинговой деятельности уделяется анализу контракта.

Анализ контракта – систематическая деятельность, предпринимаемая поставщиком до подписания контракта, чтобы убедиться в том, что требования к качеству точно определены, избавлены от двусмысленности, доку­ментально оформлены и могут быть выполнены поставщиком [ 10 ].

Цель анализа контракта состоит в предупреждении необоснованных требований, которые могут возникнуть у заказчика по­сле постановки продукции на производство. Анализ контракта является обязанностью предприятия, в отдельных случаях он может быть выполнен совместно с заказчиком.

В условиях рыночной экономики, ориентированной на посто­янно изменяющиеся требования и ожидания потребителя, не­обходимо большая гибкость и оперативность в удовлетворении этих требований, а это достигается согласованием требований к качеству в контрактах на поставку продукции. При этом кон­тракт становится не только юридическим, но и техническим до­кументом. Анализ контракта в значительной степени уменьшает риск потребителя.

С содержательной стороны анализ контракта — это комплекс аналитических действий, выполняемых специалистами различ­ных подразделений предприятия с целью определения техниче­ских и производственных возможностей обеспечить выполнение требований потребителя к качеству продукции и условиям по­ставки.

Основными задачами анализа контракта являются:

- обеспечение правильного установления требований заказ­чика к поставляемой продукции и их закрепление в документа­ции,

- оценка способности предприятия выполнить требования за­казчика,

- обеспечение адекватности понимания требований контрак­та поставщиком и потребителем,

- уменьшение риска ответственности предприятия и преду­преждение финансового ущерба,

- защита информации, составляющей «ноу-хау» предприя­тия, • принятие решения по любым требованиям, отличающимся от изложенных (например, в технических условиях, объемах и сроках поставки) в заявке потребителя,

- информирование заказчика об изменениях и отклонениях от установленных контрактом требований.

При поставке продукции основными объектами анализа явля­ются требования к качеству продукции, включая технико-экс­плуатационные показатели, изложенные в стандартах, черте­жах, спецификациях и др., методы контроля качества; использу­емые материалы и комплектующие изделия; условия транспор­тировки и хранения; требования к срокам, объемам поставки и ценам.

На предприятии должно быть обеспечено документирование и хранение результатов анализа контрактов. К числу материа­лов, подлежащих сохранности, в первую очередь относятся:

- документы, фиксирующие внесение изменений в контракт,

- документы, подтверждающие привлечение к анализу кон­тракта соответствующих служб предприятия,

- мнения подразделений предприятия, привлекаемых к ана­лизу контракта, относительно требований контракта в области качества,

- извещения подразделений предприятия об изменениях, вне­сенных в контракт.