Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь FAQ Написать работу КАТЕГОРИИ: АрхеологияБиология Генетика География Информатика История Логика Маркетинг Математика Менеджмент Механика Педагогика Религия Социология Технологии Физика Философия Финансы Химия Экология ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Глава 3. Закупка офисного оборудованияСодержание книги
Похожие статьи вашей тематики
Поиск на нашем сайте
Выбор офисной техники Определение потребностей
Вопросами закупки офисного оборудования (техники) занимается офис-менеджер совместно со службой IT. Для закупок специализированной IT-техники привлекаются технические специалисты – чаще всего свои. Их компетенция – выбор оборудования по характеристикам, совместимости и т. д. – все технические аспекты. Организационные вопросы, в том числе вопросы заключения договоров, обсуждений условий поставок и т. д. – компетенция офис-менеджера. Список офисного оборудования по видам не так уж широк: 1) компьютеры, принтеры, сканеры; 2) копировальные аппараты; 3) факсы; 4) мультимедийные проекторы; 5) установка для телефонных конференц-звонков; 6) машинки для уничтожения бумаг (шредеры); 7) ламинаторы; 8) брошюровщики; 9) степлеры. Также существует масса устройств IT, в которых хорошо разбираются только IT-специалисты. Разовые единичные закупки такого оборудования (и последующее предоставление всех отчетных документов в бухгалтерию) они производят самостоятельно, но офис-менеджер должен быть обязательно в курсе. Случаи покупки всех наименований новой техники для совершенно нового и пустого офиса не так часты, поэтому такую ситуацию рассматривать в данном случае не будем. Будем считать, что офис переехал или просто продолжает работать в обычных условиях. Очевидно, что на первом этапе необходимо определиться с потребностями – что вы хотите и что ожидаете от приобретаемого оборудования. Необходимо понять, что не устраивает пользователей или руководство в существующем оборудовании. Возможно, проблема состоит в неоптимальном использовании существующей техники или неоптимальной организации работы. Вполне вероятно, что есть способы изменения процесса организации работы – к примеру, поместить более мощную технику в другой отдел или разместить ее так, чтобы ее могло использовать большее количество сотрудников, оптимизировать размещение сетевой техники, продумать, какие отделы могут использовать технику совместно. Конечно, многое зависит от расположения отделов в офисе, специфичных требований (например, двусторонняя печать на листах формата A3), наличия конфиденциальной информации и т. д. При этом потребности в конкретных видах выполняемых работ (соответственно и в характеристиках техники) могут отличаться у разных отделов. У финансистов – одни требования, у техотдела – другие, у отдела рекламы и PR – третьи. Итак, приобретаемое оборудование должно удовлетворять все потребности отдела или целого офиса, для которого она приобретается. Бывают случаи, когда покупается дорогая и мощная техника, но она не востребована и на 50% (соответственно часть финансовых средств просто выброшена на ветер). Или покупается дешевая и при этом маломощная техника, с ограниченными ресурсами и более высокой стоимостью копии. В итоге маломощная техника быстро выходит из строя из-за очень большой нагрузки, начинаются работы по ремонту и в итоге вновь возникает необходимость новой закупки. Необходимо обсудить с отделами их потребности и составить идеальный набор характеристик закупаемой техники. Бывает, что анализ потребностей выполняет фирма-поставщик, но при этом надо быть уверенным в поставщике и помнить, что, если это недорогая разовая покупка, поставщик не заинтересован тратить много времени на анализ потребностей вашей фирмы. При больших закупках подобный анализ обязательно должен быть проведен фирмой-поставщиком. Ваша роль – проверка соответствия. Виды офисной техники
Полезно иметь представление о широком спектре возможностей современной офисной техники. Функции и характеристики могут отличаться у техники разных производителей, и от них, как правило, зависит и стоимость изделия.
1. Копировальные аппараты. Примерный перечень функций и характеристик копировальных аппаратов представлен ниже (для разных моделей набор функций отличается, и чем выше производительность аппарата, тем, как правило, шире набор его функций): - количество копий в минуту; - емкость податчика оригиналов; - наличие автоматического (дуплексного автоматического) устройства подачи оригиналов; - наличие обходного лотка (боковой податчик материалов для копирования); чаще всего этикетки, пленки, обложки, фотобумага, плотная бумага подаются через боковой податчик – обходной лоток; - возможность двустороннего копирования (в том числе и для формата A3); - диапазон автоматического (и плавного) уменьшения (увеличения), шаг увеличения (уменьшения); - наличие и количество заданных значений увеличения (уменьшения); например А4 – в А5; A3 – в А4; А5 – в А4 и так далее;
- количество и емкость лотков для бумаги; - формат копий; - режимы изменяемой и автоматической контрастности; - автоматический выбор бумаги; - автоматическое переключение лотков; - наличие режима стирания кромок (возможность отключения данного режима); - возможность восстановления работ; - автоматическое подавление фона; - копирование переплетенных оригиналов; - вставка разделителей между копиями на прозрачных пленках; - стирание по кромке с шагом; - автоматическое добавление обложек и вставок; - наличие электронного аудитрона; - возможность предварительного программирования заданий; - программирование вперед; - наличие режима экономии электроэнергии; - возможность сдвига полей при автоматическом копировании; - возможность редактирования участков на странице; - наличие автоматического финишера; - наличие полуавтоматического встроенного степлера; - возможность наложения изображений; - скорость копирования (указывается для А4 при подаче длинной стороной, а A3 – короткой); - время получения первой копии; - число копий (максимум для одного задания); - вместимость лотков; - емкость дуплексного лотка (в дуплексный лоток помещается страница, имеющая уже скопированное изображение на одной стороне и подаваемая для получения изображения на другой стороне, при выполнении двустороннего копирования); - потребляемая мощность – в рабочем режиме, в режиме ожидания; - время разогрева; - время выхода в готовность из режима экономии электроэнергии; - выделение озона (экологический показатель); - наличие дополнительного оборудования; - сортер – количество ячеек в сортере, емкость одной ячейки; - сортер-финишер – режимы сортировки, укладки в стопку, скрепления оригинала; - сшивание автоматическое и в автономном режиме, например до 20 комплектов (количество ячеек) по 50 листов, сшивание одной скрепкой; - возможность использования других материалов для копирования или печати (бланки, этикетки, прозрачные пленки, обложки). Емкость лотков и пробивная способность сшивателей указываются для бумаги плотностью 80 г / м2 – стандартной бумаги, используемой для печатных работ в офисах и на предприятиях. Для бумаги иной плотности показатели будут другими. При сравнении разных моделей аппаратов необходимо принимать во внимание стоимость копии. Обычно количество отпечатков рассчитывается для 5% заполнения страницы – это классический показатель для стандартной печатной страницы. Дружелюбность интерфейса пользователя тоже играет свою роль. Для средних по численности офисов наиболее популярны копировальные аппараты, имеющие: - многолистовую подачу оригиналов автоподатчиком; - масштабирование в интервале 64-156% с шагом 1%; - не менее 5 фиксированных коэффициентов масштаба; - автоматическое двустороннее копирование (1-сторонние оригиналы – в 2-сторонние копии, 2-сторонние оригиналы в 2-сторонние копии, 2-сторонние оригиналы в 1-сторонние копии) - 2-3 лотка подачи бумаги и обходной лоток. Очень важно наличие сервисной службы и возможность заключения сервисного контракта. 2. Факсы. Могут работать на термобумаге (устаревшие модели) и на обычной бумаге. Могут быть многофункциональными аппаратами (иметь также функции принтера, сканера, копира). Могут иметь струйную или лазерную технологию для печатающего устройства. Примерный перечень функций и характеристик факсов: - скорость передачи (секунд на страницу); - сжатие данных (устройство обработки сообщений), регистр памяти; - разрешающая способность при сканировании и передаче сообщений; - объем запоминающего устройства; - скорость сканирования в память (страниц в секунду); - совмещение операций передачи и сканирования (экономит время пользователя); - автоматический выбор номера по алфавиту; - групповой набор номера; - надежность подачи оригиналов (бумаги); - задержанная передача – количество документов (осуществляет передачу в заданное, например ночное время); - автоматический прием в память; - автоматический повторный набор номера; - возможность копирования; - несколько видов отчетов; - скорость печати; - разрешающая способность при передаче; - разрешение при печати; - автоматическое уменьшение для принятия (копирования) длинных или превышающих стандартные размеры документов; - автоматическое устройство подачи документов; - оригиналы на входе – ширина документа, длина документа, максимальная ширина сканирования; - автоматический номеронабиратель – количество номеров ускоренного набора, группы; - уменьшенное изображение первой страницы на подтверждающем сообщении, режим многоадресной передачи, отсроченная передача; - отчеты, переключатель факс-телефон; - наличие порта подключения автоответчика; - вместимость бумажного лотка; - емкость лотка для приема отпечатанных документов; - возможность увеличения объема запоминающего устройства. 3. Принтеры. При выборе принтеров, безусловно, необходимы помощь консультация специалистов IT. Примерный перечень функций и характеристик: - количество страниц в минуту; - разрешение и качество печати; - емкость лотков для бумаги; - емкость выходного лотка; - наличие многоцелевого лотка для специальных материалов; - однолистовой или многолистовой податчик обхода (обходной лоток); - наличие дополнительных лотков (подачи бумаги); - плотность бумаги для стандартных лотков (возможность использования в стандартных лотках бумаги повышенной плотности); - автоматическое перепечатывание страниц при застревании; - возможность двусторонней печати; - языки описания страниц и рабочие режимы; - резидентные шрифты; - ОЗУ; - возможность расширения, максимальная емкость; - интерфейсы, подключение к сетям; - сервисное программное обеспечение печати документов; - программная совместимость; - уровень шума; - возможность подключения дополнительных устройств; - наличие режима экономии электроэнергии. 4. Сканеры Функции и характеристики: - наличие автоподатчика; - сканирование со стекла и через автоподатчик; - скорость сканирования; - разрешающая способность; - программное обеспечение; 5. Измельчители бумаг (шредеры) имеют разную степень измельчения. Для уничтожения секретных документов применяют шредеры с наибольшей степенью измельчения. 6. Ламинаторы – выбирают аппараты нужного формата. 7. Брошюровщики, степлеры используются для документов с большим количеством страниц. 8. Слайдпроекторы, мультимедийные проекторы. 9. Установка для телефонных конференц-звонков. АТС
Установка небольшой офисной АТС (УАТС) – это один из путей увеличения количества коммуникационных точек входа и выхода в своем офисе. Возможности современных УАТС обеспечивают предоставление не только разнообразных услуг цифровой телефонии, но и передачу данных. Таких решений существует много, но необходимо принять но внимание, что, выбрав компанию – поставщика недорогих УАТС, предпринимателю необходимо обеспечить подключение офисной станции к телефонной сети оператора связи. Крупные операторы связи предлагают своим клиентам сервис "под ключ". По заказу клиента могут выполнить проектирование и "построить" корпоративную сеть своего клиента. Например, для решения этой задачи "Комстар Объединенные Телесистемы" предлагает своим клиентам сервис "под ключ", в том числе организацию качественного подключения существующей в офисе УАТС, аренду нужного количества линий (в том числе с возможностью строительства волоконно-оптических линий связи), предоставление комплексных услуг передачи голоса и данных на базе УАТС. Таким образом, с минимальным вложением собственных ресурсов компания малого бизнеса получает у одного оператора связи интегрированные услуги телефонии, передачи данных выделенных цифровых каналов, видео-конференц-связи, доступа в Интернет. Техническое решение для клиента разрабатывается с уче том структуры организации (наличия или отсутствия географически удаленных друг от друга офисов или филиалов и т. п. и специфики ее бизнес-процессов. Подобный подход позволяет клиенту не только пользоваться обширным спектром телекоммуникационных сервисов, но и легко наращивать мощность услуг, изменять их номенклатуру и при этом всегда быть уверенным в гарантированном качестве услуг и надежности функционирования всей инфраструктуры связи. Выполняя интеграционные проекты, "Комстар Объединенные Телесистемы" организует подключение клиента к своей сети, создает кабельную инфраструктуру внутри здания и обеспечивает необходимый набор услуг связи. Подключение крупных корпораций к сети "Комстар Объединенные Телесистемы" осуществляется с применением широкого набора решений "последней мили": волоконно-оптических линий связи, медных телефонных пар, радиодоступа. Предоставление услуг сопровождается круглосуточным мониторингом канального и абонентского оборудования, что обеспечивает полную защиту сетей клиентов от несанкционированного доступа. Для начала необходимо определиться с количеством внешних линий, количеством внутренних линий и количеством мобильных абонентов (под мобильными абонентами подразумевают беспроводные телефоны, используемые в микросотовых системах связи, построенных на основе офисных АТС). Существует ограничение на суммарную величину внутренних и внешних линий в каждой модели АТС. Оборудование должно быть специально адаптировано для России, сертифицировано и снабжено качественной документацией на русском языке. Оборудование должно поддерживать русский язык на дисплеях системных телефонов и протоколах работы АТС. Важно, чтобы была развитая и хорошо организованная сеть сервисных центров в России. Необходимо выяснить, кто поддерживает гарантийные обязательства (оплачивает ремонты, обеспечивает запчастями) – сама фирма-производитель или дистрибьюторы. Необходимо выяснить срок гарантии на все компоненты АТС, например компания Panasonic дает 3-летний срок гарантии на все компоненты, включая системные телефоны, в случае их установки сертифицированным специалистом. Мобильные телефоны
Мобильная связь широко используется в бизнесе. Основная услуга компаний – операторов сотовой связи – предоставление доступа к сотовой сети и обеспечение высококачественной связи. Продукт, продаваемый оператором, – это услуга связи, осуществляемая через SIM-карту с присвоенным, "привязанным" к ней избирательным номером. SIM-карту можно использовать практически с любой моделью телефона стандарта GSM, сохраняя при этом свой телефонный номер неизменным. SIM-карты имеют защитные коды: · PIN-код – персональный идентификационный номер, который необходим для защиты от несанкционированного доступа. PIN-код известен, как правило, только пользователю. Если PIN-код ввести неправильно 3 раза подряд, SIM-карта блокируется, и снять блокировку можно с помощью PUK-кода. · PUK-код – персональный разблокировочный код, вводится при необходимости разблокировать SIM-карту. Если вы неверно 10 раз подряд набрали PUK-код, то SIM-карта полностью блокируется. Необходимо будет обратиться к оператору связи для ее замены. Для сотрудников компании по вопросам разблокировки SIM карты офис-менеджер – основное контактное лицо. В крупных компаниях существует корпоративный стандарт на мобильные телефоны. Выбираются телефоны одного и того же производителя, для сотрудников закупают одну и ту же, как правило, недорогую модель мобильного телефона. Для менеджеров приобретаются более дорогие модели. Мобильная связь оплачиваемая работодателем, предназначена для ведения служебных разговоров. Держателем контракта на мобильные телефоны являете офис-менеджер. Он: - приобретает аппараты и аксессуары; - оформляет подключение номера и дополнительных услуг; - ведет учет выданным аппаратам, SIM-картам, PUK-кодам; - ведет и обновляет список сотрудников и их избирательных номеров; - проверяет счета, детализацию. По поводу ремонта аппарата, зарядного устройства, по вопросам приобретения дополнительных аксессуаров и в случае утраты мобильного телефона сотрудники контактируют с офис менеджером. С вопросами о подключении роуминга или других дополнительных услуг также обращаются к нему. В целях экономии во многих компаниях устанавливают ограничение по сумме расходов на переговоры каждого сотрудника в месяц. Планка ограничений для ключевых сотрудников и разных отделов может отличаться. При этом, если стоимость переговоров в месяц превысила установленный лимит и проверка детализации показала, что часть разговоров сотрудник велась не по служебным делам, ему могут предложить возместить средства, затраченные компанией. В данном случае имеется в виду кредитная форма оплаты мобильной связи, часто используемая корпоративными клиентами.. При подключении в качестве корпоративных клиентов и при оформлении новых избирательных номеров, блокировке существующих, подключении дополнительных услуг, роуминга и т. д. офис-менеджеру необходимы: 1) доверенность от компании; 2) документ, удостоверяющий личность представителя компании; 3) информация о реквизитах компании; 4) соответствующее заявление. Пример. Корпоративным клиентом МТС может стать любая организация, подключив всего 2 телефона на корпоративные тарифы МТС. Компания также может стать корпоративным клиентом МТС, если она уже является представительством (филиалом пли дочерней компанией) другого корпоративного клиента МТС. Программа "Единое корпоративное обслуживание" предоставляет корпоративным клиентам возможность автоматически получить корпоративный статус для своих представительств в регионах. Корпоративных клиентов обслуживают отдельные менеджеры по работе с корпоративными клиентами (Account Manager). По всем возникающим вопросам сотрудники должны обращаться к офис-менеджеру, а он уже связывается с соответствующим контактным лицом.
Сервисные контракты
Контракты на обслуживание техники существуют различные. Например, для офисной копировальной техники они могут включать в себя: только работу – осуществляется периодический выезд мастера; работу и стоимость запасных частей, подлежащих замене; в данном виде сервисного контракта основное удобство – это оперативность, новые запчасти гарантированно будут на складе поставщика и не надо будет лишний раз проводить процесс согласования оплаты; полное сервисное обслуживание – в цену контракта входит работа инженера, стоимость запасных частей и расходных материалов, при этом замена расходных материалов производится на основании показаний счетчика выполненных копий; такой контракт предусматривает замену всех запчастей и расходных материалов, но необходимо учесть, что в нем имеется в виду рекомендованный объем копирования – величина расчетная, которая может не совпасть с действительной, если условия эксплуатации аппарата или техники изменятся. Необходимо обратить внимание на время реагирования, указываемое в сервисном контракте. Срок 24 часа с момента получения заявки – оптимальный. Сервисный инженер может заранее предоставить вам информацию о сроке службы и ориентировочном времени замены деталей вашего аппарата (не расходных материалов). Срок службы привязан к понятию рекомендованного объема копирования, но интенсивность эксплуатации аппарата не может быть предсказана заранее. Серийные номера оборудования указаны на ярлыке, находящемся на корпусе. Номер модели и серийный номер следует записать и сохранять эту запись в качестве свидетельства покупки для идентификации.
|
||||
Последнее изменение этой страницы: 2016-04-20; просмотров: 850; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 52.14.255.122 (0.012 с.) |