Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь FAQ Написать работу КАТЕГОРИИ: АрхеологияБиология Генетика География Информатика История Логика Маркетинг Математика Менеджмент Механика Педагогика Религия Социология Технологии Физика Философия Финансы Химия Экология ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Обязанности офис-менеджера и его административного отдела при проведении корпоративных мероприятийСодержание книги
Поиск на нашем сайте
Офис-менеджер отвечает за детальное планирование всего мероприятия: · Разрабатывает четкий тайм-план: где, когда, с кем будут участники мероприятия, запасные варианты. · Предоставляет на утверждение руководителя скалькулированную смету всего мероприятия. · Заранее (минимум за 3 недели) извещает сотрудников о дате проведения мероприятия. О месте проведения можно известить позднее. Необходимо изначально согласовать с руководством количество участников и статус мероприятия – будут ли только сотрудники или сотрудник может привести с собой подругу (друга), жену (мужа). Желательно получить предварительное подтверждение от сотрудников об их присутствии на мероприятии. · Обеспечивает своевременную авансовую оплату организаторам. · Сотрудникам и приглашенным – рассылает схему проезда к месту проведения мероприятия, возможно, потребуется организовать автобусы или другой транспорт от офиса или от метро. · Сообщает о стиле одежды (Dress code), если это принципиально. Необходимо предусмотреть работу, возможности и емкость гардеробной. Если туалеты расположены далеко – разместить дополнительные указатели. Следует заранее оговорить с ведущим, тамадой или конферансье национальный состав присутствующих или какую-то другую специфику персонала компании, чтобы исключить некорректные со стороны выступающих артистов шутки или анекдоты в процессе выступления. Рекомендуется предусмотреть запас по бару на 20-30% от расчетного количества, чтобы не было сюрпризов. Отслеживают готовность этапов плана по времени. Организовать комнату для переодевания артистов, сообщить время начала выступления – основной программы. Офис-менеджер первый приходит и последний уходит. Контролирует возникновение и разрешение нестандартных ситуаций.
Фуршет. В отличие от банкетов, званых обедов и иных торжественных приемов пищи при фуршетах[2] рассадка за столами не предусматривается, это мероприятия, которые отличаются подвижностью их участников. Основная цель и событие фуршета – это общение, участники таких мероприятий, как правило, не стоят на месте, прохаживаются по помещению, выбирают собеседников. Поэтому специфика предлагаемого меню – очень малые порции. Тарелки предлагаются небольшие, мелкие, которые удобно держать в руке.
Варианты меню для фуршета: ü бутербродные закуски: канапе – различные виды, тарталетки различные, тартинки; пирожки, сэндвичи, крекеры различными муссами; ü закуски: рулетики, конвертики различные, баклажаны яйца фаршированные, маслины и оливки, корзины со свежими овощами, тигровые креветки в различных панировках, валованы, шпажки с сыром, креветкой и др.; ü салаты различные, как правило, немного; ü горячие закуски: мини-шашлычки мясные, рыбные, блинчики, жюльены; ü десерт: фруктовый букет (композиция из нескольких ярусов), коллекция сыров, сервированных виноградом и орехами, десерт фруктовый из дыни, арбуза, ананаса и т. д.; фруктовый салат в апельсиновых корзиночках, мини-пирожные со свежими фруктами, профитроли разные.
Шведский стол (буфетная форма обслуживания, рассадка за столами). При буфетной форме обслуживания, в отличие от стандартной формы обслуживания банкетов, как правило, еды потребуется больше, чем при раскладке по тарелкам, и издержки на еду будут выше, чем при порционном обслуживании (в 1,5-2 раза). Меню шведского стола: закуски: ассорти мясное, ассорти рыбное, ассорти сыров, карпаччо, ростбиф, мясные деликатесы, язык, морепродукты, яйца фаршированные, блинчики-роллы, филе сельди, грибочки маринованные, разносолы (огурчики соленые, черемша, чеснок), овощное попурри, зелень, салаты, винегреты, соте, горячие закуски – многообразные, пирожки закусочные; соусы различные; горячие блюда: мясное филе, рыбное филе, эскалопы, гарниры (картофель, рис, овощи на пару, овощи-гриль); десерт: композиции из фруктов, коллекция сыров, мини-пирожные со свежими фруктами, пирожные различные, профитроли, кондитерские и выпеченные изделия; хлебобулочные изделия.
Банкет (рассадка за столами): Вариант меню банкета – в зависимости от выбранной кухни: ü праздничные закуски с выносом: поросенок фаршированный с миндалем и фисташками, севрюга в "растяжку" и др., мясные деликатесы, морские деликатесы, заливные рулетики из ветчины с сыром, блинчики с красной икрой, разносолы из бочонка (огурчики соленые, капуста квашеная, черемша, чеснок), оливки, маслины, овощное попурри, помидоры черри, грибочки и др. из меню ресторана; ü десерт – фруктовый букет (композиция из нескольких ярусов), пирожные, мороженое, муссы, торты на заказ. Напитки. Бар – важная часть обстановки любого мероприятия. Эталонный стандарт – это 1 бар из расчета на 50 человек. Если желательно повысить уровень сервиса, то это соотношение можно уменьшить до 1 на 40 или 1 на 30 человек. При выяснении вопроса, сколько и какого спиртного должно быть в баре, отталкиваются от состава участников и бюджета. Пробы. Если планируется большое мероприятие – желательно провести пробы блюд из меню. В этом участвуют совместно представители заказчика и исполнителя. Корпоративные тренинги
В современном бизнесе эффективная командная работа (Team-work) персонала является одним из главных преимуществ перед конкурентами, залогом и составляющей успеха работы всей компании. Корпоративные тренинги и Team-building как раз и направлены на то, чтобы коллектив превратился в команду или эффективно работающую группу. Team-building – это тренинги по командообразованию. Их психологическая основа – изменение стереотипов поведения сотрудника по сравнению со стандартной, привычной обстановкой. Помещенный в иную обстановку, сотрудник чувствует необходимость действовать по-другому, по-новому оценивать и анализировать ситуацию. Очень часто Team-building проводят как активный корпоративный отдых на природе, при этом формы проведения могут быть самые разные. Главное – для выполнения заданий не требуется специальных навыков и специальной физической подготовки, не ведется оценка квалификации или специальных профессиональных знаний. Это в первую очередь выполнение заданий вместе, сообща, взаимопомощь внутри команды. Часто бывает, что пассивный на рабочем месте человек оказывается скрытым лидером, и его лидерские качества выявляются в такой неформальной обстановке. Предложения о проведении тренингов различного вида выдвигает руководитель подразделения совместно с отделом кадров. Решение о необходимости проведения и одобрение предварительного бюджета исходит от руководителя компании. Офис-менеджер может быть вовлечен в процесс организации в части предоставления функционального помещения для проведения тренинга, организации кофе-брейков, решения вопросов по обеспечению оборудованием, транспортом. Выбор компании, проводящей тренинг, осуществляет отдел кадров. Качество проведения и результат в значительной степени зависят от команды профессионалов (психологов), проводящих тренинг. Программы Team-building могут быть различного уровня сложности. В целом они являются эффективным методом повышения качества процессов принятия решений, дают возможность реализации командного и личностного потенциала сотрудников, увеличивают доверие к членам команды и к компании в целом. Это и эффективный способ формирования корпоративной культуры. Инсентив-программы, туры
Инсентив-программы[3] – это мероприятия, проводимые как официальное поощрение за успехи в работе, значительное перевыполнение планов по продажам, продвижение товара и т. д. Это также эффективное средство выразить благодарность своим дилерам, дистрибьюторам за отличную работу, поощрить и стимулировать лучших сотрудников, создать дополнительную мотивацию. В западных странах подобные меры поощрения существо-пали уже во второй половине XX века. Это Country Managers meetings или Regional Sales Managers meetings (встречи региональных менеджеров по продажам) – когда менеджеры, ответственные за регионы, собирались 1 раз в год на встречу для подведения итогов, и эти мероприятия проводились каждый раз в новом месте, новой стране и сопровождались большой, интересной и насыщенной культурной и развлекательной программой. Это фактически нематериальная форма стимулирования развития бизнеса и его эффективности. Инсентив-программы сочетают в себе бизнес-программу, культурную программу и программу отдыха. Основная составляющая – бизнес-программа (посещение выставок, семинаров, конференций и т. д.), далее составляются насыщенная культурная программа и программа отдыха, возможно, активного отдыха – например путешествие на джипах, сафари. Эти программы относятся к категории делового туризма. При этом очень важна хорошая устойчивая репутация компании-организатора. Организация конференций
Организация и проведение конференций, семинаров, презентаций и других мероприятий давно стало нормой делового общения. Наиболее удачно формат конференции подходит для продвижения сложных продуктов и услуг. Конференции дают возможность целевой аудитории получить разноплановую информацию по интересующему вопросу, обменяться мнениями и пообщаться между собой. Организация конференции – не только подбор конференц-зала, это создание комфортной атмосферы, условий, необходимых для максимально эффективной работы участников конференции. Успешность ее проведения в целом во многом зависит от предварительной организации конференции, места проведения. В качестве примера организатора корпоративных мероприятий разного масштаба можно привести компанию "Континент Экспресс" (Continent Express), имеющую представительства в Южно-Сахалинске, Санкт-Петербурге и Москве (www.continent.ru). "Континент Экспресс" предлагает своим клиентам проведение всех мероприятий "под ключ", т. е. обеспечение и координацию всех элементов логистики и технической поддержки мероприятий. Это инсентивные поездки, конференции, конгрессы, семинары, тренинги, презентации. При проведении инсентивных поездок и конференций "Континент Экспресс" осуществляет: ü выбор места проведения с предварительным вылетом в страну с представителем компании; ü бронирование прямых чартерных рейсов или мест на регулярных рейсах; ü организацию визовой поддержки; ü транспортировку и таможенную очистку материалов конференции и образцов продукции; ü размещение региональных представителей в гостиницах Москвы перед вылетом в страну проведения мероприятия; ü организацию групповых и индивидуальных трансферов в Москве и на месте проведения мероприятия; ü ускоренное размещение в гостиницах для всей делегации; ü регистрацию участников, раздачу материалов конференции; ü подбор конференц-зала; ü установку технического оборудования (включая нестандартное); ü организацию и обслуживание комнаты секретариата; ü организацию экскурсионной программы и досуга с элементами решения задач по укреплению корпоративного духа сотрудников компании; ü формирование и проведение конкурсов и спортивных соревнований; ü фрахт необходимого количества судов для организации ü круиза; ü организацию выездного питания (Catering) – в любом месте; ü выбор места и проведения гала-ужина; ü получение разрешения и согласования в случае работы с нестандартными площадками; ü организацию концертной программы, приветствий местных ü и частей; ü выбор памятных подарков, сувениров для участников.
|
||||
Последнее изменение этой страницы: 2016-04-20; просмотров: 243; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 18.223.205.163 (0.012 с.) |