Логистика переезда в новое помещение

 

Переезд офиса станет головной болью не только для офис-менеджера, но и для владельцев бизнеса, менеджмента, для всех сотрудников, если не поручить его исполнение професси­ональной мувинговой фирме, которая возьмет на себя хлопоты по организации и проведению переезда.

Но количество специализированных фирм, способных пере­дислоцировать крупный офис, невелико.

Хорошая компания должна иметь как минимум пятилетний стаж перевозки именно крупных объектов и наличие рекомен­даций от солидных клиентов. Нужно, чтобы сотрудники были штатными и их было достаточно для перебазирования 700-1000 рабочих мест.

На сегодня основная масса таких фирм сформированы из бригады грузчиков и водителей. Их опыт ограничивается со­трудничеством с несколькими небольшими конторами. Если ваша компания хочет переехать оперативно, без путаницы в вещах и документах и без потерь, следует найти перевозчика (мувера), гарантирующего высокий уровень сервиса. Профес­сиональная фирма обязательно разместит на сайте список кли­ентов и партнеров, рекомендательные письма, ведь это повы­шает ее авторитет.

Следует поинтересоваться количеством сотрудников, спек­тром упаковочных материалов и структурой маркировки. Для перевозки крупного офиса важны системная организация, чет­кий алгоритм и неукоснительный порядок работы. Менеджер перевозчика должен подробно рассказать, как они будут мар­кировать предметы и перевозить архив. Серьезные фирмы ста­раются использовать собственные специально подготовленные машины и имеют отработанную систему переброски большого количества вещей.

За одну-две недели до дня переезда необходимо обсудить воп­росы подготовки и проведения работы. Менеджер мувинговой фирмы должен учесть условия переезда, объем груза и сообщить клиенту точную стоимость услуг. Профессионалы учитывают день переезда, количество вещей и мебели, нынешний и буду­щий этажи офиса, наличие лифтов, ширину лестничных проле­тов и дверей, план расстановки на новом месте, схему передви­жения сотрудников. Необходимо точно рассчитать количество персонала, упаковочного материала, число машин, подобрать систему маркировки, оговорить план расстановки на новом мес­те. После этого заключают договор. В офис заказчика заранее доставляют коробки для вещей и наклейки с именами (если кто-то пожелает упаковать свое имущество самостоятельно).

За несколько дней до дня переезда заказчик получает спи­сок сотрудников перевозчика. В день переезда в определенный час приходит машина с упаковочным материалом, и приезжа­ют муверы. Они разбирают и упаковывают мебель, пакуют и маркируют компьютеры, оргтехнику и документацию, демон­тируют встроенные шкафы, карнизы, жалюзи, защищают полы, дверные косяки и лифты, грузят мебель и коробки в машины.

На новом месте процесс повторяется в обратном направле­нии: разгрузка, сборка мебели, расстановка, размещение вещей и документов.

Перевозчики отвечают за риски, связанные с неисправным лифтом и пробками на дороге, проблемы с неразборной мебе­лью и громоздкими сейфами; они готовы решать нестандарт­ные задачи, привлекать промышленных альпинистов или подъемный кран. Заранее рассчитывают количество людей и обязанности каждого. По завершении переезда обязательно оформляют Акт приема-передачи.

Еще один важный момент – размещение имущества на но­вом месте, особенно если несколько частей компании съезжа­ются в одно здание либо, наоборот, разъезжаются.

Цена переезда складывается из затрат на упаковочный мате­риал, транспорт и стоимости труда грузчиков. В российских ком­паниях цены ниже, чем в западных, в основном за счет меньших расходов на упаковку, произведенную на территории России[23].

Офис-менеджеру до переезда важно организовать перевод телефонных номеров или установить автоответчики, сообщаю­щие новые номера телефонов и факсов, – рекомендуется ус­тановить срок действия автоответчиков не менее 3 месяцев. Услуга предоставляется провайдерами телефонной связи за дополнительную плату.

Заранее сообщите новые адреса и телефоны всем нужным вам организациям.

Можно установить просто переадресацию звонков, но в этом случае абоненты не будут оповещены об изменениях и позже вновь столкнутся с проблемой связи с вашим офисом.

Лучше всего нанять для переезда профессиональную ком­панию-перевозчика, в этом случае вам необходимо только:

- на новом плане офиса провести нумерацию каждого ра­бочего места, причем при наличии разных этажей номер этажа включают в нумерацию, например 2 – 17 (2-й этаж, место 17), если на каждом этаже несколько комнат, то 3 – 302 – 07 (3-й этаж, комната 302, место 07);

- составить список сотрудников с указанием присвоенного номера;

- вызвать сервисного инженера для отключения телефон­ной станции и подключения ее в новом офисе;

- сообщить перевозчикам время готовности вещей к пере­возке и время подачи автомобилей.

Схема работы с профессиональными перевозчиками выгля­дит так:

1) вызываете эксперта;

2) сообщаете даты переезда;

3) первый адрес – откуда переезжаете;

4) второй адрес – куда переезжаете;

5) показываете старый офис и оговариваете предметы мебели, офисную технику, цветы, предназначенные к перевозке;

6) вместе посещаете новый офис и предоставляете его план.

Эксперт перевозчика оценивает общий и дополнительный объемы (в том числе содержимое шкафов, документы, личные вещи сотрудников и т. д.), удаленность нового офиса и другую спе­цифику; исходя из этого, позже делает вам ценовое предложение.

Опытные профессиональные перевозчики уже на стадии предварительных переговоров при первичном посещении офи­са визуально оценивают объем и могут ориентировочно сказать, сколько упаковочных коробок потребуется. Как правило, это спе­циализированные короба из прочного картона с ручками, рас­считанные на то, чтобы при максимальной загрузке их мог под­нять один человек и погрузить на тележку. За пару дней до пе­реезда представители компании-перевозчика сами доставят вам эти короба. Не рекомендуется заниматься приобретением каких-то других коробок самостоятельно – они могут оказаться непроч­ными, слишком большими, а соответственно слишком тяжелы­ми, плохо закрываться, не иметь удобных для переноски ручек. Все это значительно затруднит процесс переезда, может выз­вать потерю или порчу каких-то документов, вещей – коробка может элементарно порваться;

7) за несколько дней до переезда:

- оформляете все необходимые документы для выноса обо­рудования из старого офиса (разрешение на вынос – для ох­раны здания);

- оформляете соответствующее разрешение на въезд гру­зовых автомобилей на старую территорию;

- оформляете соответствующее разрешение на въезд гру­зовых автомобилей на новую территорию;

- согласовываете вопросы доступа в здание сотрудников компании-перевозчика (в вашем сопровождении, разумеется), доступность грузовых лифтов, возможность использования те­лежек перевозчика или предоставляете свои (зависит от на­польного покрытия).

Упаковкой мебели и техники перевозчики занимаются са­мостоятельно. Упаковку документов из шкафов по желанию заказчика перевозчики тоже могут осуществить сами.

Переезд всегда планируют на конец недели и выходные дни. В пятницу – вы сообщаете сотрудникам вашей компании их упаковочный номер (номер рабочего места), и они упаковыва­ют свои личные вещи, отключают от сети технику, клеят ста­керы с номерами на коробки или просто пишут упаковочный номер. Суббота – обычный день для переезда. Воскресенье – рабочий день на новом месте для вашей службы IT – наладка оборудования. В понедельник в новом офисе ваши сотрудники начинают процесс распаковки.

Подготовьте несколько списков сотрудников с указанием номеров их рабочих мест и несколько планов нового офиса с нанесенными номерами – в понедельник наверняка начнется некоторая неразбериха, связанная с поиском сотрудниками сво­их новых рабочих мест.

Сдача прежнего офиса

При переезде в новый офис всегда встает задача сдачи пре­дыдущего офисного помещения арендодателю.

Надо отметить, что независимо от того, снимаете вы квар­тиру или офис, позиция арендодателя всегда одинакова – он желает, чтобы помещение осталось в идеальном состоянии и у него не возникало дополнительных расходов по сдаче помеще­ния другому арендатору. При этом часто возникает спор – что считать естественным износом помещения, а что – нанесенным ущербом, устранение которого необходимо оплатить. При этом арендодатель часто пытается найти максимум изъянов при сда­че-приемке помещения. Будьте готовы к переговорам, проду­майте заранее, какие претензии может предъявить арендода­тель, попробуйте посмотреть на все его глазами. Не забывайте о вопросе отделимых и неотделимых улучшений, которые вы, возможно, проводили полностью за свой счет.

 

 

Глава 5. Учет и контроль

 

Планирование и бюджетирование

 

Одной из основных обязанностей офис-менеджера являет­ся формирование бюджета на административные накладные расходы и хозяйственные расходы по всей фирме и контроль его исполнения. План мероприятий и соответствующий бюджет финансирования формируются на год с разбивкой по полуго­диям и месяцам.

При формировании плана мероприятий и бюджета исполь­зуют данные технических осмотров, заявки от подразделений, данные за предыдущие периоды, планы мероприятий по под­разделениям и т. д.

Необходимо заранее просмотреть данные о расчетном сроке службы офисной техники, возможно, в проекте бюджета, пред­лагаемого на рассмотрение, потребуется предусмотреть покуп­ку какого-то офисного оборудования. При формировании бюд­жета на следующий финансовый год рекомендуют заложить пол­ную рассчитанную сумму планируемых затрат и еще 10%.

Организация планирования и бюджетирования должна да­вать возможность постоянного наблюдения за расходами.

Обязанность офис-менеджера – придерживаться состав­ленной сметы, не превышать расходов, искать возможности минимизации расходов.

 

Текущие задачи

 

Повседневные задачи офис-менеджера в тесном взаимодей­ствии с бухгалтерией: проверка счетов, ведение графика пла­тежей по регулярным поставкам или услугам, контроль своев­ременности оплаты.

К регулярным платежам относятся:

- платежи за поставки расходных материалов, канцтова­ров, воды;

- платежи за услуги клининговой компании;

- платежи за услуги связи (аренду телефонных линий, ус­луги сотового оператора);

- платежи за аренду помещения и связанные с ней расходы;

- оплата транспортных расходов;

- оплата счетов на билеты командированным;

- оплата счетов на проживание командированных в гости­ницах и т. п.

Учет материальных средств осуществляет бухгалтерия. При приобретении, к примеру, новой техники или мебели офис-менеджер передает все документы в бухгалтерию и сообщает все необходимые данные для постановки на учет нового мате­риального средства. Инвентарные номера присваивает бухгал­терия, обязанностью офис-менеджера является осуществление маркировки поставленного на учет средства.

Вопросы снижения расходов и в ряде случаев – разнесе­ния расходов по проектам всегда являются актуальными.

Учет расходов на изготовление копий документов с целью экономии и разнесения расходов по разным проектам (или кли­ентам) в западных компаниях ведется путем применения мо­делей копировальных аппаратов, оснащенных электронным аудитроном.

Как правило, это достаточно дорогие высокопроизводитель­ные аппараты, встроенные электронные аудитроны которых могут вести, к примеру, порядка 300 счетов в стандартной ком­плектации, но дополнительный расширенный аудитрон может позволять довести общее количество счетов до 2000.

В компаниях, предоставляющих услуги клиентам, напри­мер в консалтинговых фирмах, применение копировальных машин с аудитроном распространено очень широко. Прежде чем начать копирование, сотрудник должен ввести номер проекта или клиента, для которого делается копия, машина сама подсчитывает количество копий, и информация пере­дается в бухгалтерию. Стоимость копий позже включается в счет клиента, которому оказывалась услуга. Без ввода номе­ра аппарат работать не будет. Если сотруднику необходимо сделать копию для себя лично, он вводит присвоенный ему личный код. На усмотрение руководства стоимость копий, сделанных для себя лично, может быть предъявлена к опла­те сотруднику в конце месяца или "подарена" ему, т. е. не взыскана. Ряд компаний таким образом снижают количество бесплатных копий.

Для учета расходов на телефонные переговоры при при­менении офисных телефонных станций вводится кодирование звонков, когда сотрудник не может сделать ни одного звонка, предусматривающего последующую оплату, без введения со­ответствующего кода. Внутренним абонентам могут быть назна­чены индивидуальные номера счетов с целью проверки их зат­рат на телефонные переговоры. Абоненту может быть запре­щено выполнять внешние вызовы без ввода номера счета. В этом случае каждому абоненту назначается режим ввода номера счета. Режим устанавливается вышестоящим менеджером. Может быть, к примеру, запрещен доступ к междугородной или международной связи. Протокол работы УАТС записывает ин­формацию о вызове – дату, время, внутренний номер, набран­ный номер, продолжительность разговора и т. д., затем созда­ется отчет о затратах на переговоры.

Для небольших компаний, в целях снижения затрат на меж­дународные и междугородные разговоры и соединения или для личных нужд, можно использовать специальные телефонные карты.

Одним из способов минимизации расходов в части снабже­ния офиса является регулярный – 1 раз в 6 месяцев монито­ринг рынка на предмет выявления новых товаров с теми же потребительскими свойствами, но других, ранее неизвестных производителей, или поиск новых поставщиков.

О бухгалтерском учете

 

Офис-менеджеру необходимо знать основные положения и требования бухгалтерского учета, чтобы не совершать ошибок, приводящих к убыткам или штрафным санкциям. Объектами сплошного, непрерывного и документального бухгалтерского учета являются имущество предприятий, их обязательства и хозяйственные операции, осуществляемые организациями в процессе их деятельности[24].

Большое значение для правильной организации бухгалтер­ского учета имеет применение учетных измерителей, при по­мощи которых выявляются объем, количество, время и прочие показатели хозяйственной деятельности. Их три: натуральные, трудовые и денежные.

Натуральные измерители необходимы при учете матери­альных ценностей, основных средств, готовой продукции. Еди­ницами измерения могут быть: килограмм, метр, штука, квад­ратный метр и др. С помощью натуральных измерителей про­изводится контроль сохранности собственности, объема процес­са заготовления, производства и реализации продукции.

Трудовые измерители позволяют измерить затраченное время и труд. Для этого существуют следующие единицы из­мерения: минута, час, день, месяц и т. п. На их основе рассчи­тывается производительность труда и начисляется заработная плата.

Денежный измеритель – универсальный, обобщающий и выражается в рублях и копейках. Таким образом суммируются произведенные затраты (расходы) предприятия, ранее выра­женные в трудовых и натуральных измерителях.

В бухгалтерском учете учитываются объекты, обеспечива­ющие хозяйственную деятельность, и объекты, составляющие хозяйственную деятельность. К первой группе относятся хозяй­ственные средства и их источники, ко второй – хозяйственные процессы и их результаты.

Хозяйственные средства предприятия состоят из следую­щих основных групп.

Основные средства – здания, машины, оборудование, транспортные средства и др. Они действуют и используются в хозяйственной деятельности длительное время, изнашивают­ся постепенно, что позволяет их стоимость включать в расходы производства продукции частями, по мере износа, через амор­тизационные отчисления.

Оборотные средства – сырье, материалы, топливо и др. – используются в одном производственном цикле, поэтому вся их стоимость сразу относится в затраты предприятия. В состав данной группы включаются готовая продукция и незавершен­ное производство.

Денежные средства – денежная наличность, находящаяся в кассе предприятия, а также свободные денежные средства в банке на его расчетном счете и прочих счетах, обеспечивающие возможность расчетов с рабочими и служащими по заработной плате, с бюджетом и с прочими кредиторами.

Средства в расчетах – задолженность различных органи­заций и лиц перед предприятием (суммы, выданные в подот­чет, авансовые перечисления и др.).

Отвлеченные средства возникают в связи с получением и распределением дохода. Использованная часть дохода на це­левые мероприятия и называется отвлеченными средствами.

Состав хозяйственных средств формируется за счет различ­ных источников.

Собственные источники: уставный фонд, амортизационный фонд, фонд развития предприятия, страховой фонд, фонд оп­латы труда и др.

Заемные, временно привлеченные источники: кредиты бан­ка, задолженность поставщикам, задолженность работникам (невыплаченная заработная плата), задолженность бюджету, социальному страхованию и прочим организациям и лицам.

Хозяйственные процессы составляют процесс заготовления, производства и реализации. Они совершаются одновременно и состоят из отдельных хозяйственных операций.

Под хозяйственной операцией понимается каждый совершившийся в деятельности предприятия факт, оформленным документом.

Результатом процесса заготовления и производства милом быть экономия или перерасход, а процесса реализации – доход (прибыль) или убыток.

Совокупность способов и приемов, обеспечивающих бухгал­терскому учету контрольные функции, функции анализа и управления хозяйственной деятельностью предприятия, называется методом бухгалтерского учета. К элементам метода относятся следующие: документация, инвентаризация, счета, двойная запись, оценка, калькуляция, баланс и отчетность.

Основными задачами бухгалтерского учета являются:

- формирование полной и достоверной информации о деятельности предприятии и его имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества предприятия, а также внешним – инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;

- обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении предприятием хозяйственных операции и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

- предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности предприятия и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения его финансовой устойчивости.

В бухгалтерском учете используются следующие понятия:

1) синтетический учет – учет обобщенных данных бухгалтерского учета о видах имущества, обязательств и хозяйственных операций по определенным экономическим признакам, который ведется на синтетических счетах бухгалтерского учета;

2) аналитический учет – учет, который ведется в лице­вых, материальных и иных аналитических счетах бухгалтер­ского учета, группирующих детальную информацию об имуще­стве, обязательствах и о хозяйственных операциях внутри каж­дого синтетического счета;

3) план счетов бухгалтерского учета – систематизирован­ный перечень синтетических счетов бухгалтерского учета;

4) бухгалтерская отчетность – единая система данных об имущественном и финансовом положении предприятия и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемая на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам.

Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществля­емых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнени­ем обязательств.

Требования главного бухгалтера по документальному офор­млению хозяйственных операций и представлению в бухгалте­рию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации.

Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считают­ся недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Бухгалтерский учет ведется предприятием непрерывно с момента его регистрации в качестве юридического лица до ре­организации или ликвидации в порядке, установленном зако­нодательством.

Все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков или изъятий.

Все хозяйственные операции, проводимые предприятием, должны оформляться оправдательными документами. Эти до­кументы служат первичными учетными документами, на ос­новании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен
документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и де-
нежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель предприятия. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем предприятия и глав­ным бухгалтером. Первичный учетный документ должен быть со­ставлен в момент совершения операции, а если это не представ­ляется возможным, непосредственно после ее окончания.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участ­никами хозяйственных операций, что должно быть подтверж­дено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. Главный бухгалтер или другое должностное лицо предприятия вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Расчетные операции осуществляются банками с банковских счетов предприятий в соответствии с Положением о безналич­ных расчетах[25]. Банк хранит денежные средства предприятий на их счетах, зачисляет поступающие на эти счета суммы, вы­полняет распоряжения предприятий об их перечислении и вы­даче со счетов и о проведении других банковских операций, предусмотренных банковскими правилами и договором.

Допускается использование при безналичных расчетах:

- платежных поручений;

- чеков;

- аккредитивов;

- платежных требований-поручений.

Формы расчетов между плательщиком и получателем средств определяются договором (соглашением, отдельными договоренностями). По согласованию между предприятиями могут проводиться зачеты взаимной задолженности, минуя бан­ки. В этом случае в банк представляется поручение и чек на незачтенную сумму. Расчетные документы принимаются бан­ком к исполнению при наличии подписей должностных лиц, имеющих право подписи для совершения расчетно-денежных операций по счетам в банке. Платежные поручения, платеж­ные требования-поручения выписываются, как правило, с ис­пользованием технических средств в количестве экземпляров, необходимом для банка и всех участвующих в расчетах сторон.

Чеки выписываются от руки чернилами или шариковыми ручками. Помарки и подчистки в расчетных документах не до­пускаются. Списание средств со счета плательщика произво­дится только на основании первого экземпляра расчетного до­кумента (документа, переданного по телефаксу), если иное не оговорено указаниями Центрального банка РФ.

При расчетах платежным поручением банк обязуется по по­ручению плательщика за счет средств, находящихся на его сче­те, перевести определенную денежную сумму на счет указанно­го плательщиком лица в этом или в ином банке в срок, преду­смотренный законом или устанавливаемый в соответствии с ним[26]. Плательщик представляет в банк поручение на бланке установ­ленной формы. Поручения действительны в течение десяти дней со дня выписки. Поручения принимаются от плательщика к ис­полнению только при наличии средств на счете.

В расчетных документах на реализуемые товары (работы, услуги) сумма налога на добавленную стоимость указывается отдельной строкой.

При расчетах чеками владелец счета (чекодатель) дает пись­менное распоряжение плательщику (банку, выдавшему расчет­ные чеки) уплатить определенную сумму денег, указанную в чеке, получателю средств (чекодержателю). Чеки используют­ся как физическими, так и юридическими лицами, являются платежным средством и могут применяться при расчетах во всех случаях, предусмотренных законом. Не допускаются рас­четы чеками между физическими лицами. Чек имеет хожде­ние только на территории Российской Федерации.

Банки производят списание средств со счета чекодателя на основании поступившего из расчетно-кассового центра реест­ра чеков. Сами чеки остаются на хранении в расчетно-кассовом центре. Их копии могут быть затребованы по мере необходимо­сти. Банк обязан под расписку предупредить чекодателя об от­ветственности за утраченные или похищенные чеки.

Денежные расчеты с населением при осуществлении торго­вых операций или оказании услуг на территории Российской Федерации производятся всеми предприятиями, организация­ми, учреждениями, их филиалами и другими обособленными подразделениями с обязательным применением контрольно-кассовых машин[27]. В некоторых случаях предприятия могут осу­ществлять денежные расчеты с населением без применения ККМ – в силу специфики своей деятельности либо особеннос­тей местонахождения. Не применять ККМ в указанных случа­ях можно только при условии выдачи документов строгой от­четности, приравниваемых к чекам.

 

Хищения и потери

 

Основные средства, принятые на учет по сильно занижен­ной оценке, в дальнейшем могут быть списаны по несуществу­ющим причинам на убыток или же на ответственное лицо, что влечет за собой хищения имущества предприятия. Либо объек­ты основных средств, списанные как негодные к эксплуата­ции, могут стать средством обогащения некоторых лиц. Во из­бежание этого рекомендуется на предприятии в обязательном порядке создать инвентаризационную комиссию, в обязанно­сти которой кроме проведения инвентаризаций входит опре­деление стоимости основных средств при их выбытии, ликви­дации, целесообразности ликвидации. Необходимо подписы­вать акты приемки-передачи, ликвидации основных средств, предварительно ознакомившись с заключениями инвентари­зационной комиссии по этому поводу или договорами на при­емку, покупку, продажу данных объектов, а также осуществ­лять текущий контроль за данной областью учета, создать ус­ловия, определяющие невозможность хищений основных средств.

Во избежание хищений малоценных быстроизнашиваемых предметов (МБП), неправомерного списания их на производство непосредственно или за счет износа необходимо следить за нор­мами расхода, а также утверждать акты ликвидации после оз­накомления с заключениями инвентаризационной комиссии.

В целях обеспечения сохранности МБП на предприятии дол­жен быть организован контроль за их движением. Для этого используются карточки учета МБП, личные карточки учета спецодежды, спецобуви, в которых фиксируется их приобре­тение по некоторой стоимости, начисление износа, отнесение в подотчет ответственного лица, списание по какой-либо причи­не. Кроме того, списание МБП оформляется актом, подписыва­емым руководителем. Суммы в денежном выражении всех по­ступающих за какой-то период МБП должны быть равны сум­марной стоимости отдельных МБП, отражаемых в карточках по их учету.

На складах бывают хищения товаров при распаковке и упа­ковке, хищения целых грузовых мест при доставке груза от перевозчика или перевозчику – эти способы создают видимость недостач, с которыми долго разбираются между собой постав­щики и получатели. Возможны хищения товаров прямо из яче­ек в расчете на то, что при большом количестве товаров в ячей­ке недостачу обнаружат нескоро.

Часто хищения возможны лишь при беспрепятственном выходе с территории склада. Поэтому при наличии риска хи­щений следует вводить личный досмотр сотрудников, провер­ку их сумок или автомобилей, однако эти меры необходимо зак­репить соглашением с профсоюзной организацией или в кол­лективном договоре.

В большинстве случаев со склада ничего просто так не про­падает, для хищений нужен помощник, имеющий необходимые полномочия. Поэтому кроме подписи кладовщика на приходных и расходных документах должна быть подпись бухгалтера. Ком­плектовать заказы к отгрузке не должны сотрудники, занима­ющиеся приемкой товара.

Для противодействия хищениям обязательно документиро­вание всех приобретаемых товаров и материалов, независимо от того, проходили они через склад или нет.

Во избежание хищений товаров рекомендуется вниматель­но относиться к списанию материалов и их денежной оценке. Контроль за движением материалов включает проверку сумм, отражаемых в сопутствующих им документах (чеки, счета, акты-справки, накладные на внутреннее перемещение), при­ходных ордерах, карточках складского учета материалов. В случае выбытия материалов (отпуск их в производство, на сто­рону для переработки, реализации) сверяются суммы в карточ­ках (при соответствующих расходах) с суммами в документах на расход материалов (расходные накладные) либо же с сум­мами, отраженными в отчете о выпуске продукции, выполне­нии работ. При утверждении данных отчетов следует помнить, что они являются основанием для списания материалов, поэто­му необходима проверка соответствия их расхода действующим на предприятии нормам. Кроме того, при контроле учета мате­риалов следует сверять количество материалов и их отраже­ние в денежной оценке, соответствие цен.

Необходимо проводить периодические внезапные конт­рольные выборочные проверки соответствия запасов тех или иных товаров данным учета. Причем обязательно такие провер­ки должны проводить члены постоянной инвентаризационной комиссии, не работающие на складе.

Во избежание хищений материалов рекомендуется иметь в штате заведующего складом или кладовой, с которым заклю­чить договор о материальной ответственности; он и будет осу­ществлять первоначальный контроль за движением материа­лов. Необходимо обеспечить условия по охране склада, а также внимательно относиться к списанию материалов (денежной оценке). Оперативному выявлению недостач в этой области уче­та способствуют внезапные инвентаризации.

Бухгалтер обязан проверять своевременность и полноту оп­риходования поступивших товаров, правильность их списания, а также правильность составления отчетов материально ответ­ственными лицами.

Товар не должен покидать склад, если вместо него не ос­тается документов о его передаче, подписанных выдавшим и получившим товар лицами.

Во время проверки отчетов материально ответственных лиц бухгалтер обязан установить:

- подлинность документов и правильность записей в отче­те, сделанных на основании приложенных документов, а также соответствие даты документов периоду, за который представ­ляется отчет;

- соответствие в данном отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода остаткам, показанным в предыдущем отчете на конец отчетного периода;

- соответствие в отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода фактическим остаткам в инвентаризацион­ных описях на дату проведения инвентаризации;

- законность и обоснованность хозяйственных операций (прием, отпуск, списание товара и т. д.);

- наличие в документах всех необходимых реквизитов, под­писей материально ответственных лиц, распорядительных под­писей руководителя организации на внутреннее перемещение товаров;

- полноту оприходования в отчетном периоде товаров по выданным доверенностям, оплаченным или принятым к оплате документам;

- правильность цен на товары, таксировки и подсчетов в отчете и приложенных к нему документах;

- соответствие записей, сделанных материально ответ­ственными лицами в карточках (книгах) складского учета, пер­вичным приходно-расходным документам;

- соответствие суммы по внутреннему перемещению отпу­щенных товаров и тары сумме, показанной в приходной части товарных отчетов других материально ответственных лиц;

- соответствие выручки, показанной в расходной части то­варного (товарно-кассового) отчета, сумме, оприходованной по кассовому отчету (при учете по продажным ценам).

Если при проверке цен, таксировки или подсчетов бухгал­тер выявляет ошибки, их исправляют корректурным способом, исправления заверяют подписью лица, выявившего ошибку, а об изменении остатка товаров на конец отчетного периода ста­вят в известность материально ответственное лицо, которое расписывается в конце отчета, удостоверяя правильность вне­сенных исправлений и нового остатка товаров.

Отчеты материально ответственных лиц с приложенными к ним документами должны быть подобраны и переплетены по их порядковым номерам. Срок хранения товарных отчетов – три года. Ответственность за сохранность документов возлага­ется на главного бухгалтера организации.

Изъятие отчетов материально ответственных лиц и прило­женных к ним документов по требованию судебно-следственных и других органов, имеющих такое право, производится на основании письменного запроса и с разрешения руководителя организации. Эти документы передаются по акту изъятия с точ­ным перечислением основных реквизитов (наименование, дата, номер документа, сумма, указанная в документе, и т. д.). С этих документов могут быть сняты копии.

Проверка фактического наличия товаров необходима как средство уточнения и выверки остатков, для целей налогообло­жения, для учета издержек. Практикуются три способа инвен­таризации – периодическая, непрерывная и выборочная.

Периодическая инвентаризация. На период инвентариза­ции работа склада должна быть приостановлена, с тем чтобы дать возможность лицам, проводящим инвентаризацию, точно подсчитать остатки.

Непрерывная (перманентная) инвентаризация. Инвента­ризаторы подсчитывают каждый день или каждую неделю оп­ределенное количество или некоторый процент наличных за­пасов и соответствующим образом корректируют постоянно ведущиеся инвентарные счета. Запасы проверяются без особых помех для нормальной работы склада.

Выборочная инвентаризация. Проверка наличия только особо контролируемых наименований зачастую более точна, чем сплошная инвентаризация, так как влияние человеческого фак­тора при сплошной инвентаризации (психическое утомление инвентаризаторов от монотонной работы) нередко приводит к ошибкам.

Инвентаризация должна быть организована так, чтобы ин­вентаризаторы вели подсчет товаров последовательно по мес­там хранения, даже если один и тот же товар хранится в раз­ных складах.

Методика и правила инвентаризации регламентированы специальным нормативным актом[28].