Полностью оборудованные офисы

 

В ряде случаев, если позволяет бюджет, можно арендовать офис через одну из компаний, занимающихся предоставлением полностью оборудованных офисов: в офисных помещениях есть все – мебель, телефонные аппараты, жалюзи на окнах, репро­дукции на стенах, мусорные ведра под столами. Вы можете приехать только со своим ноутбуком – а офис уже вас ждет.

Примером подобной компании может служить международ­ная компания Regus, представленная в 60 странах, а в России – и Москве и Санкт-Петербурге.

Услуги профессионально оборудованного бизнес-центра с 11новыми офисами – это как правило:

1. Общая приемная (Reception), обслуживающая несколько компаний-арендаторов.

2. Служба ответа на телефонные звонки.

3. Переговорные комнаты и студии для видео-конференции с почасовой оплатой.

4. Места общего пользования. Все вопросы по поддержанию чистоты и обеспечению расходными средствами берет на себя арендодатель.

5. Полностью оснащенная кухня. Предоставляется посуда, чай, кофе, сахар. Счета выставляются, как правило, исходя из числа сотрудников (закладывается стандартная норма потребления и какое-то количество гостей).

6. Отдельные рабочие помещения (собственно арендуемые офисы).

7. Принтеры, факсы, сканеры и копиры (выставляется счет
ютом каждой сделанной копии, страницы факса, отпечатан-
ном страницы).

8. Доставка корреспонденции и почтовое обслуживание.

9. Телефонная станция с многостанционным доступом и телефонные порты.

10. Постоянное техническое обслуживание и поддержка по вопросам информационных технологий (при вызове специалиста – почасовая оплата).

11. Цифровые телефоны.

12. Действующая система безопасности.

13. Круглосуточный ежедневный доступ.

14. Ежедневная уборка офиса.

15. Скоростной доступ в Интернет.

16. Локальная компьютерная сеть.

17. Локальные инженерные коммуникации и техническое обслуживание.

По желанию можно завезти свою офисную технику или ис­пользовать технику арендодателя за дополнительную плату.

Так, например, в 2000-2001 г. при выходе на российский рынок компания "МЕТРО" снимала офисное помещение у ком­пании Regus в бизнес-центре "Смоленский Пассаж", даже про­цесс первичного рекрутмента сотрудников на ключевые пози­ции проходил там. Когда был построен первый магазин "МЕТ­РО" в г. Химки, компания переехала в свое помещение.

Виртуальные офисы

 

Виртуальный офис дает все преимущества полнофункци­онального офиса без необходимости переезда из имеющегося офиса. Представьте себе, что вы арендуете офис. А теперь уда­лите с представленной вами картины всю мебель, комнаты – всю физическую составляющую (людей тоже), но при этом оставьте функциональную (все функции офиса – именно офи­са – не бизнеса).

Итак, ваш виртуальный офис (на примере виртуальных офисов, предоставляемых компанией Regus) – это[20]:

- Престижный служебный адрес – для использования на ваших визитных карточках, фирменных бланках и в реклам­ных материалах.

- Сбор и отправка корреспонденции – осуществляется сбор корреспонденции, получение посылок и передача вам в соот­ветствии с вашими указаниями.

- Доступ к готовым офисам и переговорным комнатам – работайте, находясь в любом из наших центров, расположен­ных в любой точке мира.

- Административная и техническая поддержка, предостав­ляемая по требованию, – доступ к обслуживающему персона­лу по административной и IТ-поддержке.

- Местный телефонный номер в любом из 350 городов – осу­ществление всех контактов посредством местного телефонного номера.

- Индивидуализированный ответ на звонки – квалифици­рованный секретарь отвечает на ваши вызовы от имени вашей компании в соответствии с вашими указаниями.

- Переадресация вызова – специальная технология, позво­ляющая осуществлять переадресацию вызовов на ваш основ­ной номер.

- Голосовой почтовый ящик – удаленная настройка и про­слушивание своего личного голосового ящика круглосуточно, ежедневно.

- Входящие и исходящие факсы – используйте наш мест­ный номер факса, мы соберем и отправим вам факсы, где бы вы ни находились.

- Внесение в списки арендаторов – название вашей компа­нии может быть указано в директории при входе в здание сре­ди названий других арендаторов (услуга оплачивается допол­нительно)".

- Благодаря виртуальному офису компания может получить значительные имиджевые преимущества, предоставляемые наличием престижного офиса.

Временные офисы

 

В прейскурантах арендодателей[21] присутствует также пред­ложение "временного офиса" – это оптимальная услуга для деловых людей, которым необходимо присутствие на местном рынке, но не нужен постоянный офис. Можно оплачивать только использованное время аренды офиса, например 80 часов в месяц, при возможности использования всех административ­ных услуг и поддержки по вопросам информационных техно­логий.

Вентиляция помещений

 

В предлагаемом для аренды офисе обязательно уже есть какая-то система вентиляции (возможно, и кондиционирова­ния). Будет нелишним вызвать представителей одной из про­фессиональных компаний, которые проведут тестирование и оценку данной системы вентиляции, проведут расчет: подой­дет ли данная система для ваших нужд. Если в ваши планы вхо­дит перепланировка помещения, консультация обязательна.

При строительстве или капитальном ремонте при расчетах мощности вентиляции учитываются назначение каждого поме­щения и его площадь. Определяется требуемая кратность воз­духообмена, которая показывает, сколько раз в течение одного часа происходит полная смена воздуха в помещении. Требуе­мая кратность воздухообмена зависит от назначения помеще­ния, количества находящихся в нем людей, мощности тепло­выделяющего оборудования и определяется СНиП (строитель­ными нормами и правилами).

Для жилых помещений, как правило, достаточно однократно­го воздухообмена, для офисных помещений требуется 2-3-крат­ный воздухообмен. Представьте себе, что офисное помещение было уже 2-3 раза перепланировано. При перепланировке чаще всего о системе вентиляции никто не задумывается. В результате офис-менеджер получает лишнюю головную боль – людям то жарко, то холодно, то душно. При отсутствии венти­ляции в закрытых помещениях возрастает концентрация уг­лекислого газа и других вредных веществ. Это негативно ска­зывается на самочувствии людей, вызывает головную боль, сон­ливость, потерю работоспособности. Частично проблему мож­но решить, периодически проветривая помещение, однако в этом случае вместе со свежим воздухом внутрь попадут пыль, различные запахи, уличный шум. К тому же приходится по­стоянно открывать и закрывать окно или форточку. Именно для решения всех этих проблем и существуют системы вентиля­ции воздуха.

Воздухообмен прямо пропорционален площади помещения, высоте и заданной кратности. Требуемая производительность приточной вентиляции прямо пропорциональна количеству людей и норме расхода воздуха на одного человека.

Существуют нормы расхода воздуха на одного человека:

- в состоянии покоя – 20 м3/ч;

- работа в офисе – 40 м3/ч;

- при физической нагрузке – 60 м3/ч.

- Типичные значения производительности систем вентиля­ции:

- для квартир – от 100 до 500 м3/ч;

- для офисов – от 1000 до 10 000 м3/ч.

Основные типы систем вентиляции:

1)по способу перемещения воздуха: естественная или искусственная;

2)по назначению: приточная или вытяжная;

3)по зоне обслуживания: местная или общеобменная.
Если установлены кондиционеры, желательно узнать, какая компания проводила установку и есть ли сервисный контракт – возможно, у вас возникнет заинтересованность в продлении сер­висного контракта или его заключении.

Необходимо подключать арендодателя к решению проблем вентиляции.

Охранные системы

 

Обязательно задайте арендодателю как можно больше воп­росов о системе охраны (ниже приведены некоторые из них):

· Каков тип охранной сигнализации – контролирует окна и двери, контролирует внешний периметр, контролирует пере­мещение внутри помещения, другое.

· Куда выводится сигнал с датчиков – комната охраны в здании, милиция, ВОХР, другое.

· Каково состояние датчиков, как часто тестируются.

· Режим работы сигнализации против взлома – круглосу­точно или в ночное время.

· Какой метод оповещения милиции предусмотрен.

· Наличие пассивной защиты (решетки на окнах, замки и т. д.).

· Наличие охраны – круглосуточная, только в ночное вре­мя, отсутствует.

· Вид охраны (кем выполняется), кем заключен договор на охрану – собственником здания, другим арендатором.

· Осуществляется ли обход территории, как часто.

· Как регистрируется обход территории (журнал, конт­рольная кнопка).

· Наличие пропускной системы, наличие кодовых замков, систем электронного доступа, наличие камер видеонаблюдения.

· Что контролируют видеокамеры – периметр здания, внут­реннее пространство.

· Ведется ли видеозапись.

Противопожарные системы

 

Обязательно заранее задайте арендодателю как можно боль­ше вопросов о противопожарных системах:

· Какой тип спринклерной системы установлен (с использо­ванием воды или химических реактивов), каков режим работы спринклерной системы – автоматический или ручной.

· В каком году была установлена спринклерная система.

· Установлена ли спринклерная система во всех помеще­ниях.

· Как часто спринклерная система тестируется специали­зированной организацией (раз в год, дважды, не тестируется вообще).

· Используются ли другие системы автоматического пожа­ротушения, какие (дренчеры (drencher), системы пенного ту­шения, пожаротушения, газового тушения (хладон, углекислый газ и др.) порошкового, аэрозольного тушения, тонкораспыленной водой и др.)

· Установлены ли дымовые (тепловые, комбинированные) датчики, во всех ли помещениях установлены эти датчики.

· Как часто система датчиков тестируется специализиро­ванной организацией (раз в год, дважды в год), не тестируется вообще.

· Куда выводится сигнал датчиков (комната охраны в зда­нии, милиция, ВОХР, другое).

· Есть ли система кнопочного оповещения (тревожная кноп­ка). Куда она выведена (комната охраны в здании, милиция, ВОХР, в другие помещения).

· Есть ли в наличии ручные огнетушители, пожарные кра­ны с рукавами, кем и как часто проверяется состояние пожар­ных кранов в течение года.

Государственная противопожарная служба (ГПС) строго контролирует соблюдение требований пожарной безопасности. Должностные лица – в частности офис-менеджер, и руково­дители организаций могут быть привлечены к административ­ной ответственности за нарушение установленных правил про­тивопожарной безопасности. К примеру за то, что дали подчи­ненным указания, идущие вразрез с правилами противопожар­ной безопасности. Или за то, что не приняли меры по обеспече­нию соблюдения правил противопожарной безопасности, если соблюдение этих правил входит в круг обязанностей конкрет­ного должностного лица.

Согласно ст. 20 (4) КоАП РФ должностное лицо за отсут­ствие сигнализации, загромождение выходов, неправильное устройство путей эвакуации и т. д. может быть оштрафовано в размере 10–30 МРОТ. Юридическое лицо – в размере от 100 до 300 минимальных размеров оплаты труда. Штрафовать граждан и должностных лиц могут не только руководители ГПС, но и рядовые государственные инспектора РФ по пожарному надзору Юридических лиц имеют право штрафовать главный государственный инспектор РФ по пожарному надзору, его за­местители, государственные инспектора субъектов РФ по по­жарному надзору, их заместители, главные государственные инспектора городов и районов и их заместители.

К системам пожарной безопасности объектов предъявляют­ся очень строгие требования.

На любом объекте существует угроза нанесения ущерба имуществу и здоровью людей при возникновении неконтроли­руемого возгорания или пожара. Единственный способ свести в этом случае возможные потери к минимуму – это построить эффективную систему обнаружения и ликвидации возгорания. Основным способом решения этой проблемы является установка системы пожарной сигнализации, которая предназначается для обнаружения очагов возгорания и управления системами опо­вещения людей о пожаре, установками автоматического пожа­ротушения, а также технологическим оборудованием.

Система пожарной сигнализации – это комплекс действу­ющих совместно средств пожарной (охранно-пожарной) сигна­лизации, установленных на защищаемом объекте, для обнару­жения пожара, обработки, представления в заданном виде из­вещения о пожаре на этом объекте, специальной информации и (или) выдачи команд на включение автоматических устано­вок пожаротушения и технических устройств.

Пожарная система должна обнаруживать, идентифициро­вать и точно указывать положение любых потенциальных оча­гов возгорания, определять маршруты эвакуации людей, а так­же обеспечивать скоординированное выполнение мер противо­пожарной безопасности и защиты.

Весь перечень организационно-технических мероприятий на объекте во время пожара имеет единственную главную цель – спасение жизни людей. Поэтому на первое место выходят зада­чи раннего обнаружения возгорания и оповещения персонала.

В российских нормативных документах по пожарной безо­пасности строго регламентируется перечень зданий и сооруже­ний, подлежащих оснащению автоматической пожарной сигна­лизацией. Решение этих задач возложено на пожарную сигна­лизацию.

В случае возникновения пожара важно не только обнару­жить его на ранней стадии, но и оповестить об опасности нахо­дящихся в здании людей и предотвратить возможную панику. Для этой цели в зависимости от категории объекта в соответ­ствии с требованиями норм пожарной безопасности использу­ются различные типы оповещения: звуковое, светозвуковое, речевое, речевое с раздельными зонами включения.

Автоматические системы пожаротушения предназначены для воздействия непосредственно на очаг возгорания в самом начале его возникновения. Работа систем пожаротушения ос­новывается на принципах автоматического обнаружения, ту­шения пожара, управления эвакуацией и технологическим обо­рудованием здания.

Системы водяного пожаротушения применяются для ликви­дации пожаров поверхностным способом на различных объектах и представляют собой универсальное средство тушения для мест постоянного пребывания людей. Однако традиционное тушение водой сопряжено с порчей многих видов имущества. Для сниже­ния порчи имущества используются установки пожаротушения тонкораспыленной водой. Системы газового пожаротушения не наносят вреда защищаемому объекту, поэтому их используют для защиты серверных помещений, вычислительных центров, теле­фонных узлов, библиотек, архивов, музеев, хранилищ банков и других помещений. Системы порошкового пожаротушения мож­но использовать для различных категорий помещений, в том чис­ле электрооборудования под напряжением. Системы аэрозольно­го пожаротушения используют огнетушащий аэрозоль. Такие системы также применяются для различных категорий помеще­ний, удобны в эксплуатации и монтаже и обладают сравнительно малой стоимостью и длительным сроком эксплуатации. Системы пенного пожаротушения используют в основном для тушения возгораний легковоспламеняющихся и горючих жидкостей, неф­тепродуктов, продукции химической промышленности и т. п.

Установки водяного автоматического пожаротушения подраз­деляются на дренчерные и спринклерные системы. При исполь­зовании дренчерных систем подача воды и тушение по­жара осуществляется сразу по всей защищаемой площади (зоне) из всех расположенных на ней оросителей (дренчеров). Спринклерные системы производят тушение только в пределах очага пожара ближайшим к нему оросителем (сприн­клером), который автоматически вскрывается при возрастании температуры в зоне пожара. Указанная схема позволяет избе­жать излишней подачи воды в защищаемое помещение.

К системам пожаротушения относятся как автоматические системы, так и огнетушители (порошковые, углекислотные, пенные). Чаще всего в настоящее время автоматические систе­мы пожаротушения используют только в серверных комнатах крупных компаний. Автоматические системы пожаротушения дают возможность непосредственно воздействовать на пожар в самом его зарождении и таким образом избежать распрост­ранения пламени.

Автоматическая система работает следующим образом:

- датчики обнаруживают возникновение огня;

- центральный пункт управления подает сигнал;

- начинается эвакуация персонала;

- подается сигнал к обеспечению герметичности помеще­ния (закрываются вытяжки, вентиляционные отверстия);

- выпускается огнетушащий состав и проводится через си­стему труб на насадки-распылители; распылители выпускают огнетушащий состав в помещение, тушение пожара произво­дится за секунды.

Установки водяного пожаротушения приступают к тушению независимо от того, находятся ли в помещениях люди или нет, при этом система выполняет также функции пожарной сигна­лизации и дает сигналы на управление эвакуацией и техноло­гическим оборудованием здания. В ряде художественных филь­мов есть сюжеты, когда при угрозе пожара с потолка помеще­ния в здании внезапно начинает разбрызгиваться вода – это как раз и есть пример работы такой системы.

Трубопроводы систем водяного пожаротушения в отапли­ваемых помещениях всегда заполнены водой, а в неотапливае­мых – воздухом. Входящая в состав системы насосная стан­ция за определенный период времени обеспечивает подачу рас­четного количества воды, необходимого для ликвидации пожа­ра. Для обнаружения пожара служат извещатели, для обработ­ки и протоколирования информации и формирования управ­ляющих сигналов тревоги – приемно-контрольная аппарату­ра и периферийные устройства. Кроме этих функций, пожар­ная сигнализация должна формировать команды на включение автоматических установок пожаротушения и дымоудаления, систем оповещения о пожаре, технологического, электротехни­ческого и другого инженерного оборудования объектов. Совре­менная аппаратура охранно-пожарной сигнализации имеет соб­ственную развитую функцию оповещения.

Система охранно-пожарной сигнализации представляет собой сложный комплекс технических средств, служащих для обнаружения возгорания и несанкционированного проникнове­ния в охраняемую зону. Охранная сигнализация оповещает службу охраны о факте несанкционированного проникновения или попытке проникновения людей в здание или его отдельные помещения с фиксацией даты, места и времени нарушения рубежа охраны. Пожарная сигнализация обнаруживает места возгорания и формирования управляющих сигналов для сис­тем оповещения о пожаре и автоматического пожаротушения.

Охранно-пожарная сигнализация интегрируется в комплекс систем безопасности и инженерных систем здания, обеспечи­вая достоверной адресной информацией системы оповещения, пожаротушения, дымоудаления, контроля доступа и др.

Для получения информации о тревожной ситуации на объек­те в состав охранно-пожарной сигнализации входят извещате­ли разного типа. Все устройства охранно-пожарной сигнализа­ции должны обеспечиваться бесперебойным электропитанием. В соответствии с отечественными нормами пожарной безопас­ности охранно-пожарная сигнализация должна бесперебойно функционировать в случае пропадания сетевого электропита­ния на объекте в течение суток в дежурном режиме и не менее 3 часов в режиме тревоги. Для выполнения этого требования охранно-пожарная сигнализация должна использовать систе­му резервного электропитания.

Договоры аренды

 

В договорах на аренду наряду с другими вопросами следует внимательно продумать:

- гарантии арендодателя;

- вопросы сдачи-приемки;

- права и обязанности сторон;

- ответственность сторон;

- условия прекращения договора;

- досрочное расторжение договора.

Ниже приведены некоторые часто используемые в догово­рах формулировки.

Срок аренды начинается с даты подписания сторонами Акта сдачи-приемки помещения. Следует обязательно оговорить, что арендатор будет иметь преимущественное право на продление срока аренды. Можно оговорить механизм исполнения этого преимущественного права.

Например: "Не позднее чем за... дней до истечения перво­начального срока аренды Арендодатель должен предложить Арендатору продлить срок аренды на прежних или иных усло­виях. В случае, если Арендатор дает положительное письмен­ное согласие Арендодателю, срок аренды будет считаться про­дленным на период и на условиях, согласованных Сторонами".

Стоимость аренды. Например: "Стоимость аренды (в даль­нейшем "арендная плата") устанавливается на весь срок арен­ды в размере, равном.... Арендная плата включает в себя все налоги, применимые к арендным платежам по российскому законодательству, ответственность по выплате которых лежит целиком на Арендодателе".

"Все выплаты арендной платы по настоящему Договору осу­ществляются банковским переводом на расчетный счет Арен­додателя (реквизиты которого представлены в письменной фор­ме) либо иным образом по дополнительному соглашению Сто­рон".

Гарантии арендодателя. Например: "Арендодатель насто­ящим заверяет, что на момент начала срока аренды помещение и все структурные элементы помещения, включая, но, не огра­ничиваясь потолками, фундаментами, стенами, полами, комму­никациями, канализацией и электричеством, а также все ме­ханические, электрические, осветительные, телефонные, водо­проводные, отопительные и вентиляционные системы находят­ся в исправном порядке и безопасном состоянии". "Арендода­тель будет поддерживать связь со всеми местными властями, органами жилищно-коммунального хозяйства и т. д., по мере того как в этом будет возникать необходимость в течение всего срока аренды".

Сдача-приемка. Например: "По истечении срока аренды или досрочного расторжения Арендатор обязуется передать поме­щение и оборудование в соответствии с Актом приемки-переда­чи Арендодателю в нормальном состоянии с учетом нормально­го износа". "Арендатор несет полную ответственность за ущерб помещению, мебели и оборудованию Арендодателя, нанесенный Арендатором по его вине. Арендатор не несет ответственности за амортизацию помещения, мебели и оборудования вследствие нормального износа". "Арендатор не будет вносить никаких структурных или других серьезных изменений или улучшений помещения без предварительного письменного согласия Арен­додателя. Любые структурные изменения, произведенные Арен­датором в помещении, которые не могут быть изъяты без ущер­ба для помещения (встроенная мебель и т. д.), после окончания срока аренды переходят в собственность Арендодателя".

Обязательства. Например: "Арендатор вправе: с письмен­ного согласия Арендодателя сдавать арендованное имущество в субаренду; производить улучшения арендованного имущества за счет собственных средств. Отделимые улучшения остаются в собственности Арендатора, а неотделимые улучшения, про­изведенные с письменного согласия Арендодателя, перехо­дят в собственность Арендодателя. В этом случае Арендатор имеет право на возмещение стоимости этих улучшений".

"Арендатор, надлежащим образом исполняющий свои обя­занности по настоящему договору, имеет преимущественное право на пролонгацию договора аренды. Если по истечении сро­ка настоящего договора Арендатор продолжает с согласия Арендодателя пользоваться арендованным имуществом, дого­вор считается возобновленным на тех же условиях на неопре­деленный срок".

Ответственность. Например: "Арендодатель несет ответ­ственность за недостатки сданного в аренду имущества, полно­стью или частично препятствующие пользованию арендован­ным имуществом, даже если во время подписания настоящего договора он и не знал о них, в размере причиненного этими не­достатками ущерба".

"Ответственность Арендатора: при использовании арендо­ванного имущества не в соответствии с целями, указанными в договоре, Арендодатель вправе потребовать расторжения на­стоящего договора. Арендатор отвечает за порчу арендованно­го имущества в объеме причиненного вреда с выплатой штра­фа в размере... % от стоимости испорченного имущества. При сдаче арендованного имущества в субаренду без согласия Арен­додателя Арендодатель вправе потребовать расторжения на­стоящего договора".

Досрочное расторжение договора. Например: "По требова­нию Арендодателя договор, может быть, расторгнут в случаях, когда Арендатор: пользуется имуществом с существенными нарушениями условий настоящего договора; существенно ухуд­шает имущество".

"Настоящий Договор может быть расторгнут Арендатором в одностороннем порядке путем подачи уведомления за 15 дней, если помещение становится непригодным для использования в результате полного или частичного уничтожения или постоян­ных поломок жизненно важных механических, электрических и др. систем в течение периода более 30 дней. Арендатор имеет право расторгнуть настоящий Договор в одностороннем поряд­ке, направив Арендодателю письменное уведомление не позднее, чем за один месяц до даты расторжения Договора. Любая из Сторон имеет право расторгнуть Договор по причинам форс-мажора в течение... дней с момента наступления таких форс-мажорных обстоятельств".

Субаренда

 

Весьма часто помещения сдает в аренду не сам собственник, а выбранная им управляющая компания или оптовый арендатор.

В таком случае конечный пользователь заключает договор субаренды (поднайма) и исполнение договора зависит не только от вторичного арендодателя, но и от собственника имущества. Договор аренды – первоначальный, а субаренды – производ­ный, и его юридическая судьба зависит от основного договора.

Большинство договоров аренды между собственником поме­щения и первичным арендатором содержат условие о поднай­ме: либо сдача в субаренду запрещена, либо разрешена без ог­раничений или на определенных условиях.

Субарендатору следует быть осторожным – в основном до­говоре могут содержаться противоречивые указания.

Договор о поднайме нельзя заключать на период, превыша­ющий срок договора аренды, и субарендаторам нужно внима­тельно изучить условия основного договора о периоде его дей­ствия и возможностях досрочного расторжения.

На стадии обсуждения условий субаренды при помощи юри­ста ознакомьтесь с текстом основного договора и требуйте для изучения подлинный документ, в котором собственник дает свое согласие на поднаем. Если же первичный арендатор (он же – вторичный арендодатель) отказывается предъявить докумен­ты, ссылаясь на коммерческую тайну, лучше поищите другие варианты.

Даже если в отношении первичного арендатора нет каких-то ограничений, они могут быть специально для субарендатора.

Если основной договор признан ничтожным, то ничтожны и заключенные в соответствии с ним договоры субаренды.

Иногда права и обязанности вторичного арендодателя (арен­датора по основному договору) переходят к третьему лицу, на­пример при перенайме, и тот пытается изгнать субарендаторов или ужесточить условия договоров субаренды. Но по закону при изменении сторон основного договора субарендные соглашения остаются в силе.

Собственник имущества и субарендатор не связаны между собой никакими договорными обязательствами, поэтому они не могут прямо предъявить права требования друг к другу. Если субарендатор нарушит соглашение, то за его действия перед владельцем отвечает первичный арендатор (вторичный арен­додатель), так как при задержке платежей по основному дого­вору первичный арендатор не вправе ссылаться на просрочку, допущенную субарендатором. Первичный арендатор не сможет переложить ответственность на субарендатора, если тот нару­шил условия пользования имуществом.

Но по закону субарендатор несет ответственность перед вто­ричным арендодателем, и тот может предъявлять судебные иски. Например, если субарендатор по своей инициативе про­извел перепланировку помещений и их качество ухудшилось, то восстановительный ремонт он оплатит за свой счет.

Вторичный арендодатель – вовсе не посредник между суб­арендаторами и собственником имущества, и спорные ситуа­ции разрешаются в суде между конкретными сторонами дого­вора субаренды.

Иногда первичные арендаторы считают, что с увеличением для них ставок аренды размер платы по договорам субаренды авто­матически возрастает, и пытаются взыскать с пользователя раз­ницу за прошедший период. Но подобные действия незаконны[22].

 

Планировка нового офиса

План офиса

 

Уже на стадии обсуждения договора аренды офис-менед­жер обязан подключить службу IT для планировки офиса, еще раз проверить систему пожаротушения, получить план эваку­ации при пожаре.

Необходимо создать:

- план расположения кабинетов менеджмента;

- план размещения отделов, общей приемной (Reception), расположения комнат для ведения переговоров, кухни (если требуется), подсобных помещений, серверной комнаты;

- план расстановки рабочих столов, расстановки шкафов, сетевых принтеров, копировальных аппаратов, факсов.

На основании этих планов делается разводка электрических, телефонных и компьютерных проводов и розеток в офисе. Даже если офис идеально подходит по площади, не избежать допол­нительных работ по прокладке кабелей, легкой перепланировке.

Выслушиваются требования руководства. Обычно они такие: кабинет руководителя или угловой с окнами с двух сторон, ка­бинеты топ-менеджеров – у окна.

В переговорных комнатах нет необходимости в окнах. Сте­ны переговорной комнаты могут представлять собой стеклян­ные перегородки с жалюзи. По желанию жалюзи могут быть закрытыми и открытыми. Иногда в переговорных комнатах ус­танавливают специализированные внутренние раздвижные перегородки с шумопоглощением – появляется дополнитель­ная возможность организовать из одной большой переговорной две небольшие и наоборот.

Приблизительный план расположения рабочих мест и рас­становки мебели офис-менеджер может создать самостоятель­но, например, с использованием программы Microsoft Visio.

Если планируется закупка новой мебели, компании – по­ставщики мебели, как правило, сами предлагают услуги по пла­нировке помещения с учетом размеров заказываемой мебели.

Важен не только выбор поставщика, но и сроки поставки, условия договора на поставку. Поставщик должен быть уже хо­рошо известен на рынке, и, возможно, через год-два вам опять придется обратиться к нему, чтобы купить дополнительную мебель того же стиля и цвета. Для оформления офиса в едином стиле лучше выбирать серию мебели, в которой присутствует 100-120 элементов.

Оборудование рабочих мест

 

Ниже приведены некоторые сложившиеся в практике ком­плекты оборудования.

1 Общая приемная (Reception):

- стойка;

- рабочий стул (кресло);

- консоль, системный аппарат телефонной станции;

- компьютер;

- принтер;

- шредер;

- кресла (диванчики) для посетителей;

- журнальный столик;

- стойка с рекламной литературой о фирме;

- вешалка;

- зеленый цветок в горшке или живые цветы;

- у входа коврик для ног.

Можно предусмотреть телефон для посетителей с отклю­ченной междугородной связью.

Желательно, чтобы проход из приемной в комнату перего­воров был организован не через офис.

Проход в офис часто бывает отделен стеклянной дверью.

2 Рабочий офис руководителя (минимум, остальное зави­сит от фантазии):

- жалюзи на окнах;

- большое живое зеленое растение;

- рабочий стол, кресло, тумбочка;

- стол для переговоров, стулья;

- книжный шкаф;

- шкаф для одежды;

- телефон;

- сейф;

- компьютер;

- персональный принтер;

- шредер.

3 Стандартное рабочее место:

- стол. Высота рабочей поверхности стола для пользователей персональных компьютеров должна регулироваться в пределах 680-800 мм, при отсутствии такой возможности она должна со­ставлять 725 мм, пространство для ног должно быть не менее 600 мм, шириной не менее 500 мм, глубиной на уровне колен не менее 450 мм и на уровне вытянутых ног – не менее 650 мм;

- подкатная тумба – с ключом;

- рабочий стул (кресло) для пользователей персональных компьютеров должен быть подъемно-поворотным, регулируе­мым по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также рас­стоянию спинки от переднего края сиденья, при этом регули­ровка каждого параметра должна быть независимой, легко осу­ществляемой и иметь надежную фиксацию. Высота подлокот­ников должна быть также регулируемой.

Поверхность сиденья, спинки и других элементов стула (кресла) должна быть полумягкой, с нескользящим, не элект­ризующимся и воздухопроницаемым покрытием, обеспечива­ющим легкую очистку от загрязнений;

- телефонный аппарат;

- несколько электрических розеток;

- компьютер (сеть) или возможность (сетевой разъем) для подключения ноутбука к локальной сети.

4 Комната для переговоров (используется также для внутренних целей):

- стол для переговоров (лучше овальной формы);

- стулья;

- телефон;

- желательно наличие приставки к телефону для проведе­ния конференц-звонков;

- флип-чарт или доска с маркерами;

- экран или белая стена (доска), которую можно использо­вать как экран;

- обязательно – несколько электрических розеток;

- сетевые розетки для подключения одного или несколь­ких компьютеров к общей сети;

- кондиционер.

Источник естественного света (окно) не обязателен.

5 Кухня:

- мойка (раковина);

- рабочий стол;

- шкаф (подвесная полка) с набором чашек, чайных ложек; возможно использование одноразовой посуды (на усмотрение руководства);

- холодильник;

- посудомоечная машина;

- кофейный аппарат (на усмотрение руководства);

- чайник;

- кулер с чистой водой или встроенный фильтр для воды;

- мусорное ведро;

- кофе, чай, сахар, молоко;

- средство для мытья посуды;

- бумажные полотенца.

- Подсобные помещения (склад, серверная, архив):

- стеллажи;

- раздвижная лестница;

- минимальный набор инструментов.

Может быть отдельно выделено место или помещение для оргтехники общего пользования и шкафчик с канцтоварами ежедневного спроса.