Глава 2. Поддержка деятельности компании

 

Организация работы офиса

Функции административного отдела

 

"Обеспечение нормального функционирования офиса" – вот стандартная фраза, которой пробуют кратко описать обязанно­сти офис-менеджера. Они зависят от многих факторов – раз­мера компании, величины офиса, количества сотрудников, на­личия своего транспорта, класса здания, в котором офис распо­ложен, наличия филиалов в других городах и т. д.

Организация и контроль работы офиса и административно­го персонала – это непрерывный вид деятельности. Рабочий процесс должен контролироваться на всех этапах, чтобы была уверенность в том, что офис функционирует четко и без сбоев. Надо периодически думать о том, что может сделать рабочий процесс более эффективным и как можно сократить или устра­нить ошибки.

Организация работы офиса включает:

- соблюдение мер противопожарной и общей безопасности персонала;

- организацию работы транспорта;

- организацию системы безопасности;

- организацию питания сотрудников;

- организацию услуг связи;

- внутреннее оформление офиса (плакаты, постеры, живые растения);

- ведение графика использования переговорных комнат;

- учет и контроль расходов на телефонные переговоры;

- организацию рабочих мест, эргономику;

- снижение уровня шума;

- контроль уровня освещенности и микроклимата (жарко, холодно, дует);

- организацию курьерской связи;

- организацию сервисно-профилактических работ;

- организацию поездок сотрудников (заказ авиа- и желез­нодорожных билетов для сотрудников офиса), диспетчеризация автотранспорта;

- вывоз мусора;

- перемещение мебели;

- организацию конференц-звонков или видеоконференций;

- комплектацию аптечки;

- инвентаризацию хозяйства офиса;

- профилактическое обслуживание и ремонт офисной тех­ники;

- организацию уборки помещений;

- организацию ведения журнала учета посетителей (испол­нители – общая приемная), выдачу нагрудных карточек (бейджей) с надписью "Посетитель" и многое другое.

Эргономика рабочих мест сотрудников

 

Забота о персонале лежит на руководителе предприятия и отделе кадров, но воплощение этой заботы ложится на плечи офис-менеджера. В некоторых компаниях эта забота заключа­ется в организации питания сотрудников в обеденное время, медицинском страховании сотрудников, иногда и членов их се­мей. В других компаниях подобные вопросы не рассматривают­ся вообще. В ряде компаний идут дальше – оплачивается посещение фитнес-центров, организуется аренда залов для занятия волейболом, футболом. В одной из компаний организовали для сотрудников массажный кабинет. Решение достаточно проду­манное – работники некоторых отделов часто страдают от ос­теохондроза вследствие малой подвижности и не всегда имеют достаточно времени для занятий в фитнес-центрах.

Оптимальной организации работы сотрудников и снижению затрат способствует предоставление стандартных рабочих мест сотрудникам, не имеющим фиксированных рабочих мест. Та­кая система позволяет сократить затраты на одного человека и оптимизировать использование рабочего места, поскольку од­ним рабочим местом будет пользоваться несколько человек.

Например, в отделах продаж крупных компаний практику­ется система Hot Desking – "горячих столов", когда за рядом сотрудников не закреплено фиксированное рабочее место, а вой­ти в компьютерную сеть своей фирмы он может с любого рабо­чего места в офисе под своим именем (Login) и паролем. Эта си­стема хорошо зарекомендовала себя, в том числе и с точки зре­ния сохранности информации – минимальное количество бу­мажных носителей позволяет осуществлять полную архивацию (Back Up) информации.

В настоящее время распространенным является размеще­ние рабочих мест в Open Space – помещении с открытой планировкой. Это значительно экономит офисную площадь и облег­чает процесс контроля за работой сотрудников со стороны ру­ководства. Следует отметить, что подобное размещение со­здает дополнительные шумовые нагрузки, поэтому необходимо периодически 1 раз в 3 месяца напоминать сотрудникам – в форме рассылки по e-mail или на собраниях о необходимости:

- ведения телефонных переговоров негромко;

- ведения разговоров по мобильным телефонам вне общей комнаты;

- уменьшения уровня громкости сигнала вызова мобильных телефонов;

- минимального использования громкой связи при прове­дении телефонной конференции с рабочего места, расположен­ного в Open Space.

В современных офисах развита система общения по электронной почте, Messenger, ICQ. Это создает значительные удобства и экономию времени, снижает уровень шума в офисе за счет сокращения телефонных звонков.

Курение в помещениях современных офисов хорошего уров­ня запрещено. Для этого существуют специально отведенные места, как правило, на улице.

Трудовой кодекс РФ обязывает работодателя обеспечить безопасные условия и средства охраны труда. Если в компании нет отдела по охране труда или соответствующего подготовлен­ного специалиста, функции представителя администрации (ра­ботодателя) в ряде случаев могут быть возложены на офис-ме­неджера. Он должен проверять, все ли оборудование и рабочие места соответствуют требованиям техники безопасности, и осу­ществлять постоянный контроль.

Помещения с постоянным пребыванием людей должны иметь, как правило, естественное освещение. Освещение (есте­ственное, искусственное или совмещенное) должно обеспечивать зрительный комфорт, предупреждать появление зрительного и общего утомления, профессиональные заболевания глаз. Су­ществуют нормы освещенности. Устройство и эксплуатация установок искусственного освещения должны соответствовать ГОСТ 12.2.007.13-88, СНиП 23-05-95 и другим нормативным пра­вовым актам.

Пример. После переезда в новое помещение сотрудники финансового отдела начали жаловаться на неприятные ощуще­ния, резь в глазах, быструю утомляемость глаз. Анализ ситуа­ции выявил, что этот эффект давал свет от голубых ламп днев­ного света – свет отражался от стандартной белоснежной бу­маги с распечатками очередных финансовых документов (мно­го мелких цифр, сведенных в сложные таблицы) и вызывал до­полнительное напряжение глаз. Известно, что лампы дневного света вызывают также раздражение нервной системы и поэто­му могут применяться только для общего освещения больших цехов и т.п. На рабочих местах рекомендуются только обычные лампы накаливания, дающие желтоватый свет.

С любыми возникающими вопросами сотрудники в первую очередь обращаются к офис-менеджеру. Одному сотруднику жарко, другому холодно на своем рабочем месте в офисе, тре­тьему дует, у четвертого потерялся ключ от замка тумбочки, нужно передвинуть что-то (тумбочку или шкаф), сломался стул или нужна подставка для ног и многое другое, вплоть до аптеч­ки. Кстати об аптечке – стандартный набор соответствует стан­дартной аптечке автомобилиста, так что его можно взять за ос­нову, дополнительные средства приобретаются по усмотрению руководства. Офис-менеджер должен знать, к кому перенаправить сотрудника по тому или иному вопросу, но в большей час­ти офис-менеджеру приходится решать эти проблемы самому или с помощью своего ассистента.

Порядок в офисе

 

Рабочие места должны быть удобными для сотрудников. Деятельность персонала не может быть эффективной, если на предприятии не поддерживаются чистота и порядок. Они важ­ны для безопасности, гигиены и эффективности работы.

Ниже приведен рекомендуемый дилерам одной из автокомпаний график уборки помещений (табл. 1). Он приведен для того, чтобы показать, насколько важным считается следить за чис­тотой помещений – она работает на имидж дилера, автокомпа­нии и машин.

 

Таблица 1.

График уборки помещений

 

Объекты

Метод

Д

Н

М

2М

3М

6М

Полы

Входной коврик

Чистка пылесосом

*

Ковровые покрытия

Чистка пятен

*

Частичная чистка пылесосом

*

Полная чистка пылесосом

*

Чистка шампунем

Кафель

Местная уборка

*

Полная уборка

*

Виниловые и другие покрытия

Влажная уборка

*

Полировка

*

Выставочные образцы

Автомобили

Протирка (внешняя)

*

Полировка

*

Мебель и оборудование

Стойка

Протирка

*

Влажная уборка и полировка

*

Столы

Протирка

*

Влажная уборка и полировка

*

Косяки дверей, оконные рамы, батареи, отопление и т. д.

Влажная уборка

*

Фурнитура дверей

Протирка

*

Влажная уборка и полировка

*

Кресла и стулья

Частичная чистка пылесосом

*

Чистка с шампунем

Компьютеры

Протирка

*

Влажная уборка

*

Телефоны

Влажная уборка

*

Мусор и разное

Урны

Выброс мусора

*

Замена вставки

*

Влажная уборка и обеззараживание

*

Окончание табл. 1

Объекты	Методы	Д	Н	М	2М	3М	6М
Пепельницы	Очистка	*
Чашки, стаканы и т. д.	Убирать и мыть	*
Брошюры, журналы и т.д	Содержать в порядке	*
Плакаты и т. д.	Проверять состояние		*
Канцелярские принадлежности	Проверять и пополнять			*
Вывески и зоны
Вывески	Проверка функционирования и чистка		*
Вход, парковки и дорожки для клиентов	Поддержание в чистоте и порядке	*
Туалеты	Уборка. Наличие мыла, полотенец и т.д.	*
Пол и оборудование в цехах	Поддержание в чистоте и порядке	*
Компрессор	Проверка		*
Склад	Поддержание в чистоте и порядке	*
Магазин	Поддержание в чистоте и порядке	*

 

Примечания: Д – ежедневно, Н – еженедельно, М – ежемесячно, 2М – раз в два месяца, ЗМ – раз в квартал, 6М – раз в полгода.

 

Чистота и порядок начинаются с аккуратности каждого сотрудника.

Сотрудники должны:

- заканчивать все начатые работы до конца рабочего дня, с Рем чтобы не оставлять до утра продукцию и тару в проходах, проездах, несоответствующих помещениях;

- не оставлять ничего на столах при уходе из офиса;

- не класть никакие личные вещи и продукты питания в I юлы;

- возвращать все папки и документы после использования hi их постоянное место;

- аннулировать старые компьютерные файлы немедленно | и >сле их обновления;

- держать бланки и бумагу для принтеров в надлежащем I «стоянии в установленных местах.

Уборщики должны:

- периодически убирать мусор со всей площади служебных помещений;

- по крайней мере раз в день пылесосить пол.

Администрация должна:

- не размещать в офисе лишние шкафы или ящики для хра­нения документов; определить период хранения документов в офисе и поручить периодически сдавать в архив старые доку­менты;

- запретить приносить пищевые продукты в служебные помещения во избежание появления крыс и насекомых;

- обеспечить место для принятия пищи вне служебных по­мещений;

- запретить курение в служебных помещениях и выделить место для курения.

На территории предприятия должна быть оборудована пло­щадка для складирования твердых отходов и бытового мусора. На их вывоз и утилизацию необходимо заключить договоры с соответствующими фирмами.

Распределите ответственность между подразделениями. Составьте графики ежедневной, еженедельной и ежемесячной уборок.

Экологическая безопасность должна обеспечиваться соблю­дением установленных требований охраны окружающей сре­ды к территории, техническому состоянию и содержанию по­мещений, вентиляции, водоснабжению, канализации и другим факторам.

Аутсорсинг

 

Важным вспомогательным средством для организации ра­боты офиса является аутсорсинг. Слово и само понятие заим­ствованы из практики зарубежных компаний.

Аутсорсинг – это привлечение сторонних фирм-подрядчи­ков для выполнения комплекса работ на постоянной основе.

В России аутсорсинг становится все более популярным, по­скольку компании начинают уделять больше внимания струк­туризации бизнес-процессов и их более четкому разделению на основные – приносящие наибольшую отдачу, прибыль компа­нии, и вспомогательные, которые обеспечивают поддержку ос­новного бизнеса. Западные компании уже давно используют эту стратегию как способ повышения эффективности работы орга­низации и снижения операционных затрат. По оценкам экспер­тов, в ряде случаев аутсорсинг, применяемый в крупных компаниях, позволяет добиться гарантированного снижения расхо­дов на 20%. При этом некоторые офисные процессы бывают на­столько размыты по компании (и потому плохо управляемы), что (организации идут по пути применения аутсорсинга, в том числе и для получения более четкой информации о структуре и себе­стоимости этих процессов.

Наиболее часто на аутсорсинг передаются:

- обслуживание офиса – ежедневная уборка помещений;

- кэтеринг (снабжение кухни необходимыми запасами чая, кофе, молока, сахара и т. д., салфетками, одноразовой посудой), организация фуршетов, сопровождение длительных деловых встреч и совещаний;

- работа флористов (компании, занимающиеся живыми цветами, поставляют букеты срезанных цветов для приемной или ухаживают за живыми растениями в офисе);

- транспортные вопросы – часто удобнее иметь договор с транспортной компанией с определенным парком машин, неже­ли заниматься вопросами содержания транспортного парка ком­пании самостоятельно;

- организация поездок ­– билеты (выписка и доставка), бро­нирование гостиниц. Визовые вопросы могут быть поручены агентству, но, как правило, сама координация остается в веде­нии сотрудника компании;

- расчет заработной платы;

- погрузочно-разгрузочные работы, перестановка мебели в офисе и т. д., проведение переезда из офиса в офис;

- службы IT (частично);

- вопросы логистики;

- юридические услуги;

- вопросы охраны и организации пропускного режима;

- курьерские услуги;

- уничтожение конфиденциальных документов.

Передача телекоммуникационных служб в субподряд – эффективный способ получить весь комплекс сервисов, не вкла­дывая средства в развитие ресурсной базы. Работа с одной ком­панией, которая строит и развивает телекоммуникационную инфраструктуру, взаимодействует со всеми операторами свя­зи и курирует процесс получения арендаторами услуг, позво­ляет гарантировать высокий уровень сервиса при минимальных издержках.

Встречается аутсорсинг документооборота компании.

Проблема вывоза мусора тоже возникает в том или ином виде. Например, вывоз большого объема мусора после доставки мебе­ли, оборудования или уничтожение большого объема докумен­тов. Есть компании, оказывающие услуги по вывозу мусора.

Существуют компании, оказывающие услуги по уничтоже­нию конфиденциальных документов – документы накаплива­ются в опечатанных бумажных коробах-контейнерах, и после их заполнения представители такой компании вывозят и сжи­гают данные короба без их вскрытия.