Методы фактического контроля

Самый распространенный метод фактического контроля – инвентаризация. С ее помощью не только осуществляется контроль за сохранностью собственности организации, но и обеспечивается достоверность фактических данных.

Инвентаризация как метод фактического контроля

В процессе ревизии тщательной проверке подвергаются все инвентаризационные документы, организация инвентаризаций, правильность принятых решений по пересортице товарно-материальных ценностей, недостачам и излишкам.

К началу инвентаризации все товарно-материальные ценности должны быть уложены по наименованиям, сортам, размерам. К ним нужно прикрепить ярлыки со сведениями, характеризующими эти ценности. Если ценности находятся в различных местах, то их все, кроме проверяемых, запирают и опечатывают. Ключи от мест хранения находятся у материально ответственного лица, а пломбир или печать – у ревизора. Одновременно проверяются измерительные приборы, весы и т.д., наличие запасных ключей от мест хранения ценностей.

Фактическое наличие ценностей проверяется путем пересчета, взвешивания, перемеривания в натуре исходя из установленных соответствующих единиц измерения. Количество материала и товаров, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, может определяться на основании документов при обязательной выборочной проверке в натуре части этих ценностей.

Недостатком в организации и проведении инвентаризации является то, что отдельные вопросы в процессе пересчета денежных средств, материальных ценностей и проверки расчетов некоторые ревизоры передоверяют материально-ответственным лицам.

Другие методы фактического контроля

o проверка ревизуемых операций в натуре;

o проверка фактов по конечной операции;

o лабораторные анализы;

o экспертная оценка;

o контрольный обмер;

o контрольный запуск сырья и материалов в производство;

o контрольная приемка продукции по количеству и качеству;

o обследование на месте проверяемых операций;

o проверка соблюдения трудовой дисциплины и использования рабочего времени;

o проверка исполнения принятых решений.

 

28 Ревизия управления организации: уровни управления, организационные документы, документооборот.

Уровни управления организацией

В хозяйственных обществах можно выделить четыре уровня управления. Первый уровень – общее собрание (стоит во главе общества). Второй уровень – совет директоров и совет трудового коллектива. Третий уровень – исполнительный орган: правление и его председатель, в условиях единонаначалия – генеральный директор. Четвертый уровень – руководители служб и подразделений.

Структурные подразделения организации

На практике в построении организационных структур организации доминирует функциональный подход. В рамках функциональной структуры существуют основные, вспомогательные и обслуживающие подразделения.

Организационные документы

Организационные документы являются основополагающими в деятельности любой организации и обладают высшей юридической силой. Они содержат нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.

Организационные документы определяют:

o организационно-правовую форму организации, структуру управления;

o штатную численность, состав (номенклатуру) должностей-руководителей, специалистов, технических исполнителей;

o полномочия, обязанности и ответственность структурных подразделений и работников;

o правомочия совещательных органов управления организацией;

o регламент деятельности аппарата управления организации;

o лицензирование деятельности;

o режим работы и системы охраны;

o организацию и оценку труда работников;

o правила реорганизации организации;

o порядок ликвидации организации.

Организационные документы: устав организации, положение о структурном подразделении организации, положение о персонале организации, инструкция, регламент, штатное расписание, распорядительные документы (постановление, решение, указание, приказ, распоряжение), информационно-справочная документация (протокол, выписка из протокола, докладная записка, предложение, объяснительная записка, заявление, акт, сводка, заключение, отзыв, перечень, списки).

Документооборот

В организациях различают три потока документов. Входящие – документы, поступающие из других организаций. Исходящие – документы, создаваемые в организации и отправляемые в другие организации. Внутренние – документы, используемые работниками организации в управленческом процессе.

Работа с документами может быть централизованной, децентрализованной и смешанной.

По объему документооборота организации принято делить на категории:

1-ая категория – организации с объемом документооборота свыше 100 000 документов в год;...

4-ая категория – организации с объемом документооборота до 10 000 документов в год.

Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) установлен обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

o автор документа (корреспондент);

o наименование документа;

o дата документа;

o номер документа;

o дата поступления документа в организацию;

o Номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию;

o заголовок документа и его краткое содержание;

o резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата наложения резолюции);

o отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса исполнения или индекс документа ответа, номер дела, в которое подшит исполненный документ).

Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с момента подписания (утверждения) документа.

Номенклатура дел.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатуры дел подразделяются на индивидуальные, примерные и типовые.

Утвержденные номенклатуры дел действуют в течение ряда лет и подлежат пересоставлению и переутверждению в случае коренного изменения функций и структуры организации. Если изменений не было, то номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года. Ежегодный экземпляр номенклатуры дел – документ постоянного хранения.

Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату, не допускается. В дела подшиваются только исполненные документы, на которые заполнен реквизит «Отметка об исполнении и направлении документа в дело». Содержание дел отражается во внутренней описи документов дел.

По юридической силе документы принято классифицировать на подлинные и подложные. Подлинные документы в свою очередь подразделяются на действительные и недействительные.

Принято различать подлинники (оригиналы) и копии документов. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом оформленная, имеют равную силу. Копии имеют разновидности: отпуск, выписка и дубликат.

Ревизор начинает проверку эффективности системы управления с изучения номенклатуры дел и схемы организационной структуры управления.

Ревизор должен сделать вывод о соответствии существующей в организации номенклатуры дел требованиям делопроизводства. Ревизор обязан проверить наличие нормативных организационных документов. Проверка по существу организационных документов: устава, положений, инструкций и прочих – означает их выверку на соответствие российскому законодательству.

Обязательной проверке подвергается система контроля исполнения решений, действующая в организации.

 

РЕВИЗИЯ ДОГОВОРНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ

Заключение договоров

Договором признается соглашение 2-х или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (ст. 420 ГК РФ).

В соответствии со ст. 420 ГК РФ договор считается заключенным, если между сторонами в требуемой форме достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора.

Согласно общему правилу условия договора определяются по усмотрению сторон, однако отдельные его условия могут быть предусмотрены в законе или правовом акте.

В действующей организации должна осуществляться договорная работа, т.е. правовая деятельность, направленная на регулирование взаимоотношений с контрагентами с помощью договоров. Данная работа имеет два цикла: заключение договора (подготовка, оформление, согласование условий) и использование договоров (оперативные мероприятия, учет, контроль хода и результатов выполнения договорных обязательств).

Действия, составляющие содержание работы по заключению и исполнению договоров группируются по стадиям:

1. подготовка к заключению договоров;

2. оценка оснований заключения договоров;

3. оформление договорных отношений;

4. доведение содержания договора до исполнителей;

5. контроль за исполнением договора;

6. оценка результатов исполнения договора.

Каким требованиям должен соответствовать договор как юридический документ, и какие реквизиты для этого необходимы?

Форма документа согласно ст. 161 ГК РФ должна быть письменная (составлен документ и подписан сторонами). Договор может быть заключен путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (ст.434 ГК РФ).

Еще один способ заключения договора – выписка и оплата счета. Для того, чтобы счет выполнял соответствующие функции договорного документа, в нем должны быть указаны:

o дата выдачи;

o наименование продавца и его банковские реквизиты;

o наименование покупателя;

o наименование товара (услуги);

o цена на единицу товара;

o общая сумма счета или причитающегося платежа;

o подпись уполномоченного лица, выписавшего счет.

В счете указывается срок, в течение которого должен быть произведен платеж по счету (при розничных и мелкооптовых продажах).

Дата подписания договора – важнейший его реквизит. Указание конкретной даты заключения договора необходимо для того, чтобы точно знать, каким нормативным актом следует руководствоваться как при заключении, так и при исполнении договора.

Место совершения сделки. По законодательству местом совершения сделки определяются:

o Правоспособность и дееспособность лиц, совершающих, совершающих сделку;

o Форма сделки.

Это особенно важно при заключении внешнеторговых контрактов и договоров с фирмами государств – членов СНГ.

Точное указание должности, ФИО лица, подписавшего договор (директор, ген. директор). В случае подписания договора по доверенности, должна быть приложена доверенность с подписью лица, выдавшего ее, и печатью организации. В этом случае печать на договоре не требуется. Сотрудник организации, подписавший документ, не будучи на то уполномоченным, самостоятельно отвечает за последствия подписанного.

Реквизиты сторон. В отношении каждой стороны должны быть указаны:

o Почтовые реквизиты;

o Местонахождение (юридический адрес организации);

o Фактический адрес;

o Банковские реквизиты;

o Отгрузочные реквизиты (для контейнеров, железнодорожных отправок).

Основные вопросы, решаемые в процессе ревизии договорной дисциплины.

1. Ревизия системы документооборота по договорам. Ревизору необходимо составить схему движения договоров и проверить их фактическое движение. Важный момент – регистрация договоров. Подписание договоров без регистрации в журнале может привести к тому, что договор может быть отравлен без регистрации. В организации обязательно должна действовать система визирования договоров. Ревизируемая организация должна предоставить проверяющим утвержденный список лиц, имеющих право визирования и подписания договоров с образцами их подписей.

2. Выборочная документальная проверка соответствия договоров, заключенных организацией за ревизуемый период, требованиям действующего законодательства.

3. Выборочная документальная проверка условий договоров, заключенных организацией за ревизуемый период.

4. Анализ договоров. В случае выявления в ходе ревизии условий договоров, не соответствующих требованиям действующего законодательства, ревизор выясняет, действительны ли данные сделки. При выявлении недействительных сделок ревизор выясняет, признается данная сделка недействительной по решению суда (оспоримая сделка), либо без такого решения (ничтожная сделка).

5. Ревизия контроля за исполнением договоров. Ревизор должен изучить систему контроля за исполнением договоров: действенна ли она.

6. Ревизия правомерности совершения крупных сделок. Ревизору нужно проверить соблюдение организацией условий: решение о совершении крупных сделок должен принимать совет директоров единогласно или общим согласием собрания акционеров (большинство голосов в три четверти).

 

30 Основные средства представляют собой совокупность материально-вещественных ценностей, действующих в натуральной форме в течение длительного времени. Главными документами, которыми следует руководствоваться при ревизии основных средств, являются ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утвержденные приказом Минфина России от 30 марта 2001г. №26н, и Методические рекомендации по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденные приказом Минфина России от 20 июля 1998г. №33н.

Ревизия использования основных фондов. В первую очередь проверяется использование технологического оборудования. Устаревшим считается оборудование, работающее 10-15 лет, сильно устаревшее – более 15 лет, а находящееся в эксплуатации до 5 лет относится к прогрессивному. Техническое состояние оборудования отражает степень его износа, следует рассчитать коэффициент его обновления. Чем он выше, тем в большей степени обновлено оборудование. Возраст оборудования определяется по его техническому паспорту.

При анализе характеристик технического состояния оборудования организации высчитываются коэффициенты: модернизации, изношенности, обновления, автоматизации производства, интенсивности использования оборудования.

31 Ревизия поступления и сохранности основных средств.

Ревизия поступления основных средств. Она должна начинаться с анализа и проверки имеющихся в организации планов приобретения основных средств, планов капитальных вложений и ввода в действие производственных мощностей.

Проверку поступления основных средств целесообразно организовать раздельно по видам поступления и источникам финансирования:

o За счет собственных средств;

o За счет привлеченных средств;

o За счет кредитов банка;

o За счет средств, выделенных из государственного бюджета;

o За счет средств, выделенных вышестоящей организацией.

При ревизии обращают внимание на качество оформления актов их приемки, достоверность подписей членов приемочной комиссии на актах приемки-передачи. Технические характеристики основных средств, указанные в акте, сверяются с данными паспорта и другой технической документации. Полнота и своевременность оприходования основных средств в бухгалтерском учете устанавливаются по данным записей в журнале – ордере № 13 и данным документов, оформляющих поступление объектов. Необходимо выявить все факты несвоевременного оприходования основных средств, а это значит: выпускается неучтенная продукция, основные средства используются в личных целях. Ревизуя операции поступления основных средств, следует установить своевременность и законность их закрепления за должностными лицами.

Ревизору необходимо убедиться в фактической эксплуатации принятых основных средств. Правильность поступления вновь созданных основных средств определяется путем сопоставления оприходованных объектов с их перечнем, указанным в титульном списке, сметой.

При контроле приобретения нового оборудования проверяют полноту оприходования комплектов запасных частей, наборов инструментов и технической документации, устанавливают своевременность предъявленных претензий при обнаружении некомплектных и дефектных машин.

Ревизия сохранности основных средств. Прежде всего нужно проверить условия сохранности основных средств:

1. качество осуществления инвентаризации;

2. своевременность и полнота закрепления основных средств за материально ответственными лицами;

3. достоверность учетных данных на 1 число месяца начала ревизии;

4. наличие основных средств.

32 Ревизия операций по изменению стоимости основных средств. Ревизор должен проверить не только формально, но и содержательно работы, проводимые в целях восстановления основных средств. При реконструкции осуществляются затраты, не приводящие к увеличению стоимости основных средств, поэтому ревизор должен выявить эти затраты. Кроме того ревизор обязан выявить затраты, не предусмотренные сметно-технической документацией.

Ревизор проверяет, подтверждается ли расход материалов данным требований на отпуск, расходных накладных, лимитно-заборных карт, оформлены ли окончание и приемка в эксплуатацию реконструированных ил модернизированных объектов по форме №ОС-3.

Ревизия переоценки основных средств. Ревизор должен знать, что ПБУ 6/01 «Учет основных средств» не предусматривается переоценка объектов основных средств по состоянию на истекшую дату. Как правило, переоценка объектов основных средств должна осуществляться в конце года по состоянию на 1 января будущего отчетного года.

Ревизор должен установить, утверждена ли в организации периодичность переоценки основных средств, как соблюдаются сроки переоценки, корректируется ли сумма начисленной амортизации по переоцененному объекту (эта переоценка допускается только по группам однородных объектов).

Порядок, установленный ПБУ 6/01, требует от ревизора во время проверки изучения всей «истории» переоценок, проводимых по объекту основных средств, поскольку сумма проведенной ранее переоценки имеет значение для правильного определения финансового результата деятельности организации.

33 Ревизия операций по ремонту основных средств осуществляется по нескольким направлениям:

1. Ревизия текущего ремонта основных средств. При проверке операций по текущему ремонту определяют правильность начисления зарплаты и расходования материалов и запчастей. Для этого изучаются наряды на сдельную работу (ф.№10а) и лимитно-заборные карты по форме №М-8 на отпуск ценностей со склада. При неравномерном распределении ремонтных работ на протяжении года источником ревизии служат записи на счетах 97 «Расходы будущих периодов» и 96 «Резервы предстоящих расходов».

2. Ревизия капитального и среднего ремонта основных средств. Ревизия по этому направлению начинается с проверки правильности составления плана капитального ремонта и сметно-технической документации по капитальному ремонту отдельных объектов.

3. Ревизия ремонта, проведенного хозяйственным способом проводится несколькими способами: 1) необходимо посредством обследования объектов убедиться в реальном использовании деталей, агрегатов, узлов в указанном объеме выполненных работ, а также в достоверности информации, отражаемой в ежемесячных справках о стоимости выполненных работ по капитальному ремонту каждой машины. Справки должны быть подписаны главным инженером (гл. механиком) и главным бухгалтером организации. 2) возможна фактическая проверка объектов ремонта по инвентаризационным номерам, которые должны быть проставлены в планах-графиках ремонтов. Если ремонт осуществляется с использованием счета 283, то при проверке обращают внимание на правильность списания затрат ремонтного цеха на счета 20, 25, 26.

4. Ревизия ремонта, проведенного подрядным способом. Расчеты на капитальный ремонт машин, оборудования и транспортных средств проверяются на основании актов приемки выполненных работ и счетов, в которых должна быть ссылка на прейскурант, смету или калькуляцию, дату и номер договора или наряда-заказа. Ревизору нужно убедиться в наличии этих документов и соответствии им данных, указанных в актах и счетах. На отдельные виды работ по капитальному ремонту машин, оборудования и транспортных средств иногда нет прейскурантных цен, в таких случаях стоимость ремонта определяют исходя из объема работ, указанного в дефектной ведомости и смете. При этом уточняют, проставлены ли в смете расходы по заработной плате, стоимость материалов и запчастей, накладные расходы, услуги вспомогательных производств и сторонних организаций.

Накладные расходы начисляются в виде общецеховых и общезаводских расходов в % отношении к основной заработной плате.

Расчеты за капитальный ремонт зданий, сооружений с подрядчиком сверяются с данными акта о приемке выполненных работ по форме КС-2 и справкой о стоимости выполненных работ и затрат по форме №КС-3. Все документы, акты, расчеты, объяснения должностных лиц и справки подрядчиков, подтверждающие факты приписок, завышения объемов выполненных ремонтных работ, а также стоимости капитального ремонта, приобщаются к акту комплексной документальной ревизии.

5. Ревизия капитального ремонта основных средств, сданных в аренду. Основанием для проверки затрат служит договор, в котором должны быть изложены условия аренды. Важное место занимает проверка качества капитального ремонта основных средств (длительная безотказная работа, сокращение простоев, уменьшение затрат на текущий ремонт, соблюдение межремонтных периодов). Все это можно проверить по данным первичных документов, отметок в регистрах аналитического учета основных средств.

Заканчивается ревизия операций по капитальному ремонту основных средств проверкой полноты и правильности списания фактической стоимости капитального ремонта за счет источников его финансирования.

34 Ревизия операций по консервации основных средств. Инвентаризация законсервированных основных средств проводится по общим принципам инвентаризации основных средств. Материалами проверки для ревизора являются расчеты экономических служб, которыми обоснована необходимость консервации, приказы и распоряжения руководства организации, наряды на работу, акты выполненных работ, накладные на списание материалов, сметы работ по консервации основных средств.

Ревизия аренды основных средств. Ревизор должен проверить экономическую целесообразность арендных операций, изучить условия договора аренды и данные бухгалтерского учета. В обязательном порядке проверяется, по какой цене (ставке) взимается арендная плата, возмещает ли она суммы амортизационных отчислений, своевременно ли проводится сторонами текущий и капитальный ремонт.

Материалами проверки арендодателя являются договоры, расчеты арендной платы, акты о приеме-передаче объектов основных средств по форме №ОС-1, сметы на капитальный и текущий ремонт. Ревизор устанавливает, есть ли в картотеке карточек учета основных средств специальный раздел «Основные средства, сданные в аренду», открыт ли специальный субсчет в синтетическом учете по сданным в аренду основным средствам, ведется ли на этом субсчете аналитический учет.

Ревизор выясняет, на каком счете (90 или 91) отражаются доходы и расходы по арендным операциям, соответствует ли это экономическим условиям деятельности организации.

Ревизор проверяет правильность оформления отношений аренды (договора аренды), отражение арендной платы в бухгалтерском учете арендодателя, особое внимание уделяется законности отражения коммунальных платежей в бухгалтерском учете арендодателя и арендатора.

35 Ревизия операций выбытия основных средств. Ревизор внимательно изучает условия договора и акт формы №ОС-1. Необходимо проверить визы, проставленные на договоре, и полномочия подписавшего лица. В случае, если продажа произведена сотруднику организации, ревизор выясняет цену продажи, соотношение цены и рыночной стоимости, полноту оплаты.

Сплошным методом проверяются операции дарения основных средств на соответствие действующему законодательству. Ревизор должен учесть, что дарение между коммерческими организациями не допускается (по ГК РФ).

Ревизор проверяет, правильно ли начислены налоги по безвозмездной передаче основных средств, плательщиком НДС является передающая сторона.

Ревизор изучает каждый случай преждевременной ликвидации недоамортизированных основных средств. Проверяется компетентность лиц, входящих в ликвидационную комиссию.

Ревизор проверяет, каким образом реализована возможность использования отдельных узлов, деталей, материалов списываемого объекта, правильно ли проведена оценка узлов, металлического лома и драгоценных металлов (вес, сдача на соответствующий склад, осуществлено ли их оприходование на счета бухучета).

Ревизор устанавливает правильность составления акта формы №ОС-4, достоверность указанных данных, причин выбытия с обоснованием, состояние основных частей, деталей, узлов, конструктивных элементов, наличие необходимых реквизитов.

Ревизор изучает правильность оформления акта формы №ОС-1, устанавливает правомочность действий лица, выступающего от имени того, кто санкционировал передачу основных средств.

Ревизор определяет, в какой оценке переданы средства.

ПО итогам ревизии проводится анализ выбытия основных средств и оформляются выводы ревизора об экономической целесообразности выбытия, правильности отражения операций по выбытию основных средств. Эти выводы отражаются в заключительных материалах ревизии.