Сущность информации и информационных потоков

    «Информация (от латинского informatio - разъяснение, изложение), первоначально - сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, и т.д.); с середины 20 века общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом...» [12, с. 100-102].

Наиболее примечательное свойство информации - способность вызывать изменения. Когда люди узнают что-то новое, они начинают жить по-другому, меняются и их потребности в информационных услугах. Непременным условием выживания в условиях рынка и сохранения конкурентоспособности является адаптация к изменяющимся потребностям. Практически ценность информации прямо пропорциональна той роли, которую она играет в принятии решений, и тому, что поставлено на карту этим решением. Ценность информации определяется тем, как ею распорядиться. Сама по себе она стоит немного.

Информация, призванная обеспечить принятие решений, вносит существенный вклад в решение. Она становится фактором производства и подобно труду, материалам и капиталу создает богатства. В этой своей функции информация является элементом конкурентоспособности, равным по значению умелости менеджмента.

Информация состоит из всех объективных фактов и всех предположений, которые влияют на восприятие человеком, принимающим решение, сущности и степени неопределенностей, связанных с данной проблемой или возможностью. Все, что потенциально позволит снизить степень неопределенности, будь то факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи или слухи, должно считаться информацией [25, с. 77 - 79].

Информационный поток - это совокупность циркулирующих в логистической системе, между логистической системой и внешней средой сообщений, необходимых для управления и контроля операций. Внутренние информационные потки - это потоки информации, которые возникают из внутренних источников организации.

 

 

       

 

 

Рисунок 1 - Виды информационных потоков

 

 

Внутренними источниками служат отчеты компании, беседы с сотрудниками отдела сбыта и другими руководителями и сотрудниками, маркетинговая информационная система, бухгалтерские и финансовые отчеты, отчеты руководителей на собраниях акционеров, сообщения торгового персонала, отчеты о командировках, обзоры жалоб и рекламаций потребителей, благодарственные письма, планы производства, протоколы заседаний руководства, деловая корреспонденция организации, транзакционные системы, предназначенные для операционной работы, в том числе с клиентами, включая клиентов филиалов и представительств и т.д. 

 

 

контроль

                

Источники ин-ции

                                          критерии

 

 

         АНАЛИЗ

 

 

Рисунок 2 - Цикл обработки информации

 

Внешние информационные потоки - это потоки информации, которые возникают из внешних источников (по отношению рассматриваемой организации). Внешними источниками являются данные международных организаций, законы, указы, постановления государственных органов, выступления государственных, политических и общественных деятелей, данные официальной статистики, периодической печати, результаты научных исследований, материалы и данные, представленные клиентами и партнерами предприятия в электронном виде или на бумажных носителях и т. п.

 

	Внешние источники информации
	Фильтрация
	Сортировка
	Информационная база данных
Руководитель
	Руководитель функционального подразделения					Руководитель функционального подразделения
	исполнители		исполнители			исполнители		исполнители

 

Рисунок 3 - Движение информационных потоков внешней информации

Если об этом говорить более конкретно, то здесь в первую очередь следует выделить: статистические ежегодники, каталоги различных фирм, годовые финансовые отчеты фирм, информация отраслей, бирж, банков, таблицы курсов акций, судебные решения и др.

Переход общества к постиндустриальной эпохе и наукоемким тех­нологиям вводит в активный оборот информационные ресурсы и еще более повышает требования к квалификации труда специали­стов. Но именно информация дает возможность рационально распо­ряжаться всеми иными видами ресурсов. Интенсивное использова­ние информации позволяет значительно снизить материалоемкость и энергоемкость продукции, изменить требования к кадровому потен­циалу организации.

Основная проблема - преодолеть ограничен­ность ресурсов. Но имеющиеся ресурсы можно использовать раз­личным способом. Ключевым моментом здесь является решение о том, где и как сосредоточить ресурсы. Концен­трация ресурсов в нужное время, в нужном месте для решения глав­ного, приоритетного направления - вот в чем помогает информация при принятии решений.

Знания и информация становятся стратегическими ресурсами, поскольку наряду с эмпирическим знанием и повсе­дневным опытом в экономическую деятельность непосредственно вовлекается систематизированное теоретическое знание [32, с. 98 - 101].

Требуемая информация рассеяна по множеству источников и мест хранения. Цель автоматизированных информационных систем - собрать, тематически объединить и обработать информацию так, чтобы ускорить доступ к информации и представить ее в виде, удобном для интерпретации человеком-пользователем. Сегодня практически нет ограничений на вид соби­раемой информации и тип используемых носителей информации.

От того, как менеджер сыграет свою ин­формационную роль, организовав профессиональные информацион­ные потоки, в существенной степени зависит производительность работы предприятия. Но производительность предприятия определяется не только количеством информации, но и ее качеством.

Информация - главный ресурс роста производительности пред­приятия, поскольку именно она позволяет:

- устанавливать стратегические цели и задачи предприятия и ис­пользовать открывающиеся возможности;

- принимать обоснованные и своевременные управляющие реше­ния;

- координировать действия разрозненных подразделений, направ­ляя их усилия на достижение общих поставленных целей.

На любом предприятии должна систематически вестись работа в следующих направлениях:

- выявление проблем и определение информационных потребно­стей;

- отбор источников информации;

- сбор информации;

- обработка информации и оценка ее полноты и значимости;

- анализ информации и выявление тенденций в избранных сферах;

- разработка прогнозов и альтернатив поведения предприятия;

- оценка альтернатив различных действий, выбор стратегии и при­нятие управляющих решений для реализации стратегических планов.

Информационное обогащение характерная черта современных организаций. Выигрывает тот, кто эффективнее собирает, обрабатывает и использует информацию об открывающихся воз­можностях.

Автоматизированная информационная система должна обеспечить возможность комплексного использова­ния всей гаммы информационных источников для решения традици­онных и нерегламентированных аналитических задач. Для этого система поддержки принятия решений должна базироваться на кон­цепции единого информационного пространства [37, с. 102 - 110].

Ключевыми направлениями в создании информационной систе­мы, отражающей указанную концепцию, являются внедрение элек­тронного документооборота и возможности работы с электронными образами бумажных документов, а также создание информационно­го хранилища.

Стержнем электронного документооборота является система управ­ления электронным документооборотом, предназначенная для достижения следующих целей:

- интеграции процессов документационного обеспечения управле­ния предприятием в рамках единой информационной системы;

- повышения информированности руководства и специалистов за счет увеличения объемов информационного хранения, централи­зованной обработки информации, уменьшения времени поиска документов, подготовки отчетов и докладов, а также за счет по­вышения полноты и достоверности отчетов;

- уменьшения стоимости документационного обеспечения управ­ления предприятием за счет перехода от бумажного делопроиз­водства к электронному, снижения стоимости копирования и пе­редачи бумажных документов;

- уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;

- интеграции информационных процессов;

- создания качественно новой информационной базы для после­дующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.

Система должна соответствовать существующей информацион­но-организационной структуре предприятия (группы предприятий) и обеспечивать свою модификацию по мере совершенствования этой структуры. Система предназначена для автоматизации до­кументационного обеспечения управления предприятием, включая процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организаци­онно-распорядительных документов и стандартных форм докумен­тов, а также для управления делопроизводством (создание, обработ­ка и систематизация архивного хранения документов).

Объектом автоматизации являются процессы:

- создания документов;

- подготовки, учета, систематизации и архивного хранения, поиска и получения организационно-распорядительных, отчетно-стати­стических, учетных, плановых, информационно- справочных и других управленческих документов;

- работы с документами (передача, учет, контроль исполнения и др.).

При формировании информационных хранилищ как  следует предварительно обследовать потенциально интересные внутренние и внешние источники информации, оценить потенци­альный объем и содержание переносимых в информационное храни­лище сведений, определить требования к структуризации информа­ции и возможности ее поддержания [45, с. 18 - 22].

Доставка информации из внешних и внутренних источников может осуществляться по выделенным каналам, глобальным электронным сетям, по корпоративным и локальным компьютерным сетям. Для работы с бумажными доку­ментами целесообразно использовать современные технологии фор­мирования электронных копий для последующего их использования в рамках электронного архива, анализа неструктурированной и сла­боструктурированной информации по запросу пользователя. При распределенной архитектуре предприятия и его информационных ресурсов обычно предусматривается возможность получения ин­формации из различных территориально разнесенных источников.

Исходные данные, поступающие в систему из различных источни­ков, как правило, фильтруются. В частности, могут присутствовать следующие этапы преобразования данных:

- проверка корректности - внутренней непротиворечивости дан­ных, безопасности внесения данных и функционирования систе­мы в целом;

- приведение к общему формату в соответствии с принципом  интегрированности данных и информации;

- фильтрация и агрегирование данных;

- исключение дублирования данных;

- датирование данных (обязательное внесение временной метки в соответствии с принципом историчности).

Для управления информационным хранилищем и его модифика­цией предусматривается возможность описания различ­ных структур данных (создание и ведение метабазы) как админист­ратором системы, так и конечным пользователем, причем структура данных, видимая с места конечного пользователя, должна быть на­страиваема и на конкретную группу пользователей, и на конкретную решаемую задачу.

Информационное хранилище должно быть построено с учетом предметной ориентации данных, их историчности, интегрированности и неизменяемости во времени. Данные в информационном хра­нилище структурируются благодаря использованию структурных настроек в метаданных с учетом уровня их агрегирования [22, с. 112].

Под агрегированием данных понимается использование механизмов получения системы взаимосвязанных данных различного уровня ле­гализации, например по времени (час, день, неделя, месяц, квартал, год), по региону (отделение, район, город, республика, страна), по подразделению предприятия и т.д.

Максимальный срок хранения информации обычно составляет для агрегированной информации не менее 10 лет, для детализиро­ванной информации - до 4 лет. Исторические данные по истечении определенных сроков могут «складироваться» в общесистемном ар­хиве данных, предназначенном для долговременного хранения на различных видах носителей (на магнитных лентах, в оптических и/или магнитооптических библиотеках и др.). Естественно, в случае необходимости обеспечиваются запрос (например, для ретроспек­тивного анализа временных рядов) данных из архива и добавление их в аналитическую систему, в том числе и в автоматическом режи­ме.

Для экономии времени пользователя может быть организовано многоуровневое хранение информации. При этом сохраняются как некоторые детальные, так и агрегированные данные. Ввиду сложно­сти многоуровневой структуры информационного хранилища необ­ходимо поддерживать его целостность, т.е. соответствие данных вышележащих уровней нижележащим, а также детальных данных - данным оперативных и других внешних систем.

Для описания правил функционирования информационного хра­нилища, ведения журнала операций и реализации доступа к инфор­мации требуются развитые программные средства ведения метабазы и поддержания целостности метаданных. Особое значение как в це­лом для системы подготовки принятия решений, так и для каждой из рассматриваемых автономных задач в рамках многоуровневой орга­низации хранения информации имеет адекватное отражение имею­щихся в распоряжении и потенциально доступных данных при опи­сании и согласовании структуры данных и метаданных. Описание указанных структур должно опираться на внутренние стандарты до­кументооборота и представления информации в организации [19, с. 77 - 79].

Часто бывает мало собрать информацию и организовать ее хранение, главное уметь эффективно пользоваться ею. История учит, что на базе одной и той же информации могут делаться различные, не исключено что и противоположные выводы.

Основными потенциальными пользователями информационных хранилищ являются среднее и высшее звено управления, системные аналитики. Зачастую это неординарно мыслящие люди, многие из которых достаточно эрудированны в области компьютерных технологий и современных аналитических методов. Только не­большая часть их аналитических потребностей может быть предва­рительно сформулирована, регламентирована и документирована. Поэтому особое место в их работе отводится вопросам анализа, в том числе математической поддержки подготовки принятия реше­ний.

Современные информационные системы поддерживают интер­претацию информации как совокупности данных. Это чрезвычайно удобно для непрофессиональных пользователей ЭВМ, так как подобные средства позволяют аналитику, а тем более менеджеру воспринимать модель данных в виде списка знакомых и естественных для него объектов, таких, как «Клиенты», «Договоры», «Оплата труда» и др. В то же время более квалифицированный поль­зователь имеет возможность, описав с помощью встроенного меха­низма формирования запросов новые функции и представления, со­хранить их для использования коллегами. Схема процесса приянтия решений представлена в приложении А.

Особо следует отметить, что аналитиков интересуют не только и, быть может, не столько одномерные (одноаспектные) запросы, сколько сложные запросы с несколькими аспектами анализа и мно­жественными связями. Несмот­ря на то, что подобные запросы могут быть описаны заранее, делать это не всегда удобно из-за непредсказуемости и множественности запросов. Кроме того, анализ только начинается, но никак не закан­чивается констатацией и фиксацией фактов, происходивших в про­шлом. Наиболее интересным эффектом от аналитических инстру­ментов является прогноз на будущее и наличие механизмов модели­рования по схеме «что..., если...». Именно на эти возможности и ориентированы многие программные продукты [12, с. 119].

Представление информации - один из наиболее существенных фак­торов всей концепции. Высшее руководство предприятия за­частую видит только этот компонент информационной системы, поэтому успех во многом связан не только с содержанием, но и с возможностями изобразительного ряда для представления резуль­татов анализа и моделирования, будь то в электронной или бумаж­ной форме.

Обеспечение удобства использования информационно-анали­тической системы во многом зависит от предоставленных пользова­телю средств интерактивного общения. Этим определяется потребность в разработке специальных средств общения конечного пользователя с информационно-аналитической системой, получившей звание пользовательского интерфейса (менеджера/аналитика).

 

1.2 Сущность и принципы управления

 

 

Основными задачами управления являются изучение и практическое применение принципов развития всей совокупности управленческих целей, разработке планов, создании экономических и организационных условий для эффективной деятельности трудовых коллективов. Изучение и овладение этими закономерностями является необходимым условием совершенствования управления организацией, улучшения экономической инфраструктуры и подъема народного хозяйства страны.

Поведение одного из основных и наиболее сложных субъектов управление - человека строится на определенных принципах, внутренних убеждениях, которые определяют его отношение к действительности, на нормах нравственности и морали. Принципы управления объективны, т.е. не зависят от воли и желаний отдельных личностей, хотя любая истина познается через сложнейшую систему субъективно-объектных отношений, и в этом основная трудность управления социумом и отдельной личностью. Эти принципы нельзя считать абсолютной истиной, а только лишь инструментом, позволяющим хоть немного поднять завесу над сверхсложным миром личности и коллектива и лишь подсказать руководителю, как разумнее воздействовать на контролируемую систему и какую реакцию следует, вероятно, ожидать на управляющее воздействие [11, с. 52 - 53].

Принципы управления организацией, обществом и личностью опираются на диалектический закон развития, обобщающий опыт человеческой цивилизации. Итак, принципы управления определяют закономерности формирования управляемой системы: ее структуры, методы воздействия на коллектив, формируют мотивацию поведения его членов, учитывают особенности технологии и технического оснащения управленческого труда. Принципы управления должны определять не очевидные, а более глубокие, именно принципиальные закономерности и одновременно служить руководством к практическим действиям. Они реализуются через сознание, интеллект, волю (напористость) и целеустремленность человека. Важно обеспечить такие условия труда, чтобы в максимальной степени использовать эти человеческие качества [25, с. 72 - 75].

Рассмотрим важнейшие из принципов управления организацией в целом.

1. Принцип системности и комплексности

Любая организация есть система, которая подразумевает объединение частей в целое, свойства которого могут отличаться от свойств входящих в нее частей.

Основные цели и задачи системного подхода заключается в следующем:

- снижение эмерджентности;

- повышение синергичности;

- обеспечение положительной мультипликативности в организации;

- обеспечение устойчивости функционирования организации;

- обеспечение адаптивности работы организации;

- обеспечение совместимости работы подсистем организации (например, подсистемы «персонал» с подсистемой «руководство»);

- обеспечение эффективной работы обратных связей в организации как внутри подсистем, так и между подсистемами.

Принцип системности и комплексности подразумевает умение видеть наиболее значимый комплекс взаимосвязанных и взаимообусловленных подсистем, входящих в организацию.

2. Принцип правовой защищенности правленческого решения

Этот принцип требует от руководителей предприятий знания действующего законодательства и принятия управленческих решений только с учетом соответствия этих решений действующим правовым актам.

3. Принцип оптимизации управления

Своевременная обработка информации о внутренних процессах в системе и ее осмысление должны позволять принимать разумные управленческие решения, совершенствовать внутрисистемные связи, повышать эффективность взаимодействия с внешней средой. Оптимизация управления позволяет совершенствовать структуру управляемого объекта и повышает его функциональные возможности, что в итоге ведет к ослаблению или полному устранению внутрисистемных негативных процессов. Это важный принцип управления можно сформулировать так - оптимизация управления повышает эффективность управляемой системы. Эффективность управляемой системы зависит и от степени ее открытости, восприимчивости к внешней информации. Внешняя среда задает смысл существования организации, устанавливает требования к деятельности [50, с. 159 - 161].

4. Принцип делегирования полномочий

Принцип делегирования полномочий состоит в передаче руководителем части возложенных на него полномочий, прав и ответственности своим компетентным сотрудникам.

5. Принцип соответствия

Выполняемая работа должна соответствовать интеллектуальным и физическим возможностям исполнителя.

6. Принцип автоматического замещения отсутствующего

Замещение отсутствующих (болезнь, отпуск, командировка) должно решаться автоматически на основе действующих служебных должностных инструкций и регулироваться формально.

7. Принцип первого руководителя

Принцип первого руководителя гласит - при организации выполнения важного производственного задания контроль за ходом работ должен быть оставлен за первым руководителем предприятия.

8. Принцип одноразового ввода информации

В деятельности руководителя информация, ее оперативность и достоверность, играет решающую роль, т.к. она является предметом, средством и продуктом управленческого труда. Один раз введенная в память компьютера информация может неоднократно использоваться для решения целого комплекса информационно связанных задач. Накопление производственной, экономической, кадровой и нормативно-справочной информации является основой для создания баз и банков данных, незаменимым инструментом для получения руководителем и всеми структурными подразделениями предприятия объективных и достоверных данных о ходе технологического процесса [12, с. 115 - 121].

9. Принцип новых задач

Применение современных систем математического программирования и технических средств обработки информации позволяет решать и накапливать принципиально новые производственные и научные задачи.

10. Принцип повышения квалификации

Принцип управления настоятельно требует обязательного повышения квалификации всех сотрудников, занятых в производственном процессе, независимо от занимаемой должности. Последние достижения в информационной технологии открывают новые возможности и при решении проблем повышения квалификации.

11. Принцип «монтера Мечникова»

Принцип «монтера Мечникова» гласит, что любое управленческое решение должно быть обеспечено документально (включая при необходимости и финансовые документы) или материально.

12. Принцип цели

В управлении проблема цели является центральной, она определяет и регулирует действия и является основным законом, сложным алгоритмом поведения, подчиняющим себе все стороны управляющего воздействия. Каждое действие должно иметь ясную и определенную цель [25, с. 75 - 77].